Perancangan Sistem Informasi Penggajian pada AKMI Baturaja PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA AKMI BATURAJA M. Romzi Program Studi Manajemen Informatika, AMIK AKMI Baturaja Jl. A. Yani No. 267 A Baturaja, OKU, Sumatera Selatan Email:ujromzi@yahoo.co.id ABSTRAK Bidang keuangan adalah salah satu bidang yang perlu menggunakan komputersebagai alat bantu kerja, salah satu contoh yaitu bagian keuangan AKMI Baturaja telah menggunakan komputer sebagai alat bantu kerja untuk mengolah data keuangan khususnya pengolahan gaji karyawan. Pada sistem yang lama pengolahan data gaji menggunakan aplikasi microsoft excel, namun dengan seiring bertambahnya volume data penggajian maka perlu dibuat suatu rancangan sistem informasi yang dapat lebih mempermudah pengolahan data gaji yang dapat mempermudah pengolahan data penggajian, sehingga petugas tidak perlu lagi menginputkan data yang sama secara berulang dalam bentuk lembar kerja.. Keyword : keuangan, penggajian 1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Peranan komputer sebagai alat pendukung kerja sudah tidak diragukan lagi keberadaannya, apalagi dengan maraknya penggunaan jaringan komunikasi global sehingga menjadikan komputer tidak hanya sebagai alat kerja melainkan menjadi alat komunikasi, sosialisasi dan komunikasi serta sarana hiburan. Sebagai alat kerja komputer telah dilengkapi dengan berbagai piranti lunak antara lain pegolah data, pengolah kata dan pengolah angka sehingga menjadikan komputer lebih berdaya guna untuk kalangan pekerja diberbagai bidang. l 1
Perancangan Sistem Informasi Penggajian pada AKMI Baturaja Bidang keuangan adalah salah satu bidang yang perlu menggunakan komputer sebagai alat bantu kerja, salah satu contoh yaitu bagian keuangan AKMI Baturaja telah menggunakan komputer sebagai alat bantu kerja untuk mengolah data keuangan khususnya pengolahan gaji karyawan. Piranti lunak yang digunakan untuk mengolah data penggajian yaitu Microsoft Excell. Sebagai piranti lunak pengolah angka Microsoft Excell memiliki berbagai kelebihan salah satunya yaitu pengguna komputer dapat menggunakan berbagai fungsi yang ada pada aplikasi tersebut diantaranya fungsi matematika dan fungsi keuangan yang dapat membantu menghitung data keuangan. Akan tetapi seiring dengan banyaknya data gaji yang diolah maka penggunaan Microsoft Excel untuk pengolahan data gaji dirasakan tidak efektif lagi. Sebagai gambaran pengolahan data penggajian menggunakan Microsoft Excell ditulis pada lembar kerja (work sheet) yang terdiri dari sejumlah sheet. Satu sheet digunakan untuk mengolah satu data pegawai. Apabila ada lima puluh orang karyawan berarti memerlukan lima puluh sheet. Itu baru untuk satu bulan, apabila satu tahun berarti tersimpan enam ratus sheet dalam komputer. Dari gambaran diatas tentunya akan mengalami kesulitan untuk melakukan pengolahan serta pemeliharaan data gaji, oleh karena itulah perlu dibuat desain sistem informasi penggajian yang dapat mempermudah pengolahan dan pemeliharaan data keuangan khususnya penggajian. 1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, dirumuskan permasalahannya adalah pengolahan data menggunakan lembar kerja pada microsoft excel kurang efektif untuk pengolahan data gaji yang meningkat kapasitasnya seiring perkembangan banyaknya data gaji yang diolah. 1.3. Batasan Masalah Rancangan sistem informasi penggajian ini dimulai dari proses pemasukan data gaji, peroses perhitungan gaji, pembuatan dan pencetakan slip dan pembuatan dan pencetakan laporan bulanan. 2
1.4. Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penelitian ini untuk meningkatkan kualitas pencatatan pada bagian keuangan khususnya terhadap peroses penggajian pada AKMI Baturaja dengan harapan dapat: 1. Mempermudah petugas dalam perhitungan gaji tiap dosen dan karyawan. 2. Mempemudah dalam pembuatan dan pencetakan slip gaji. 3. Mempermudah dalam pembuatan laporan. 4. Menjaga konsistensi terhadap data penggajian. 5. Mempermudah pemeliharaan data penggajian. 6. Meningkatkan layanan terhadap dosen dan karyawan. 2. Kajian Teori 2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi Jogiyanto (2003:34) mendefenisikan sistem dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen. Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Contoh sistem yang didefinisikan dengan pendekatan prosedur ini adalah sistem akuntansi. Sistem ini didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan, pembelian dan buku besar. Dengan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk tujuan tertentu. Contoh sistem yang didefinisikan dengan pendekatan ini misalnya adalah sistem komputer yang didefinisikan sebagai kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak Jogiyanto (2003:36) mendefenisikan informasi adalah data yang telah diolah atau diproses sehingga mempunyai arti bagi penerimanya sehingga dapat untuk menentukan keputusan pada setiap tingkatan manajemen Dari kedua definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolah transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu 3
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.2. Gaji Mulyadi (2001: 373) mendefinisikan gaji dan upah adalah sebagai berikut: gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, umumnya gaji diberikan secara tetap perbulan. 2.3. Visual FoxPro Visual FoxPro merupakan perangkat lunak pengolah data yang dilengkapi dengan bahasa pemrograman yang bekerja pada sistem operasi windows. Visual FoxPro mendukung pemrograman berorientasi objek disamping kemampuan pemrograman procedural yang tetap diperthankan. Saat ini Visual FoxPro telah mencapai versi 9 yang memiliki kemampuan untuk berinteraksi dengan produk desktop dan client/server serta dapat membangun aplikasi yang berbasis web. 2.4. MySQL MySQL merupakan Database Management System (DBMS) Open Source yang dibuat dan dikembangkan di Swedia oleh David Axmark, Allan Larsson dan Michael Monty Widenius pada tahun 1980-an. MySQL dapat bekerja secara fleksibel pada sejumlah sistem operasi, diantaranya sistem operasi windows. 3. Analisa dan Perancangan Sistem 3.1. Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan Sistem informasi penggajian yang ada menggunakan microsoft excel dengan cara menginputkan data-data gaji pada lembar kerja (worksheet). Data gaji terdiri dari gaji pokok, tunjangan, pendapatan lain-lain serta pemotongan gaji. Data gaji pokok dihitung berdasarkan jabatan dan golongan, data pendapatan lain-lain adalah data gji duliar gaji pokok sepeti honor kelebihan mengajar, honor pembimbing dan penguji magang, honor pembimbing dan penguji tugas akhir, honor mengajar kelas malam, honor pembuatan soal dan lainlain. Data potongan dapat berupa potongan pajak, potongan koperasi dan potongan bank. Berikut aliran sistem penggajian pada sistem yang sedang berjalan. 4
KARYAWAN BAU BAAK SEK-PRODI PUDIR II DATA KARYAWAN DAN GOLONGAN DATA KARYAWAN DAN GOLONGAN KELEBIHAN MENGAJAR, PENGAWAS, PIKET DLL DATA GAJI PENDATAAN GAJI POKOK DATA PBB/PENGUJI MAGANG DAN TUGAS AKHIR DATA PBB/PENGUJI MAGANG DAN TUGAS AKHIR PEMBUATAN SLIP GAJI PENDATAAN POTONGAN REKAP DATA KELEBIHAN SLIP GAJI LAPORAN REKAP DATA KELEBIHAN LAPORAN REKAP DATA KELEBIHAN PENDATAAN KELEBIHAN A PERHITUNG AN GAJI DATA GAJI A SLIP GAJI Gambar 1. Diagram Alir Sistem 5
3.2. Rancangan Sistem Yang Diajukan 3.2.1. Rancangan DFD Konteks Diagram konteks merupakan gambaran dari suatu sistem yang terdapat dalam suatu organisasi yang menunjukan batasan sistem, entity luar yang berintegrasi dengan sistem secara umum mengalir diantara entity dan sistem. Diagram konteks dari sistem yang akan dibangun adalah seperti gambar 2 dibawah ini. Gambar 2. Diagram Konteks Sistem Pada diagram konteks ini terdapat empat entity luar, yaitu kepegawaian, baak, pudir dua dan dosen/karyawan. 3.2.2. Rancangan DFD Level 0 6
Data flow diagram level 0 merupakan penjelasan rinci proses-proses yang terjadi antara entity yang merupakan pengembangan dari diagram konteks untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3 berikut : Gambar 3. DFD Level 0 7
Pada DFD level 0 ini, digambarkan enam proses dasar yaitu cek honor per kegiatan, cek gaji pokok dan tunjangan, perhitungan gaji kotor, pemotongan gaji, rekam data gaji dan cetak slip dan laporan. 3.2.3. Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan gambaran yang membentuk hubungan relasi logika antara data atau file-file dari program aplikasi yang dirancang. ERD berisikan komponen-komponen entitas dan himpunan relasi yang dilengkapi dengan attribut-attribut yang mempresentasikan seluruh fakta yang dapat ditinjau. Adapun ERD-nya adalah sebagai berikut. 8
Gambar 4. Entity Relationship Diagram (ERD) 4. Implementasi dan Pembahasan Sistem informasi penggajian ini direncanakan akan dikembangkan dengan menggunakan perangkat lunak Visual FoxPro 9.0 untuk antarmuka program dan MySQL versi 5 untuk database server. Adapun hasil dari sistem informasi penggajian ini diantaranya adalah sebagai berikut: 9
4.1. Form Entry Data Golongan Form Entry Data Golongan digunakan untuk mengentry data golongan, gaji pokok, tunjangan masa kerja dan tunjangan keahlian. Data golongan seperti 3a, 3b, 3c dan seterusnnya. Besar gaji pokok diinput sesuai dengan golongan. Gambar 5. Entry Data Golongan 4.2. Form Entry Data Jabatan Struktural Form Entry Data Struktural digunakan untuk mengentry data jabatan struktural dan besar tunjangan. Contoh data jabatan seperti : Pembantu Direktur, Kepala Program Studi. Gambar 6. Entry Data Jabatan Struktural 10
4.3. Form Entry Data Jabatan Fungsional Form Entry Data Fungsional digunakan untuk mengentry data jabatan fungsional dan besar tunjangan. Contoh data jabatan fungsional seperti : Asisten Ahli, Lektor, Lektor Kepala dan Profesor. Gambar 7. Entry Data Jabatan Fungsional 4.4. Form Entry Data Potongan Form entry data potongan digunakan untuk mengentry data potongan, seperti potongan koperasi, bank dan potongan lain-lain. Gambar 8. Entry Data Potongan 11
5. Kesimpulan Dari hasil penelitian dan anlisis pada sistem yang lama, maka dapat disimpulkan bahwa sistem yang lama perlu digantikan dengan sistem yang baru agar pengolahan data gaji dapat lebih mudah. Pada sistem yang lama perlu dibuat lembar kerja untuk pembuatan slip tiap dosen sehingga ada kemungkinan kekeliruan pada saat melakukan proses penyalinan lembar kerja, hal ini tidak akan ditemuai pada sistem yang baru, karena pada sistem yang baru petugas cukup mengentrikan data gaji yang perlu di update saja untuk kepentingan pembuatan slip bulan berjalan. DAFTAR REFERENSI Hentzen Whil, (2007), MySQL Client-Server Application With Visual FoxPro, Hentzen Werke Publishing, United States of America Jogiyanto HM., (2003), Sistem Teknologi Informasi, Andi Offset Yogyakarta. Martina Inge, (2003), 36 Jam Belajar Komputer Visual Foxpro 6.0, Elexmedia Jakarta Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Salemba Empat, Jakarta Raymod McLeod, (1995), Sistem Informasi Manajemen, Prenhallindo Jakarta Tommy, (2008), Tip dan Trik Profesional MySQL 5, Elexmedia Jakarta 12