Data Entri pada Basisdata WINISIS Menggunakan ISISMarc Oleh: Abdul Rahman Saleh 1 Pendahuluan Otomasi perpustakaan di Indonesia berkembang pesat khususnya di perpustakaan perguruan tinggi serta jenis perpustakaan lain di kota-kota besar. Sejak awal diperkenalkannya di Indonesia pada paruh kedua 1980an, otomasi perpustakaan menjadi dambaan dan cita-cita para pustakawan dan pengelola perpustakaan. Sejak itu pula banyak lembaga baik pemerintah, non pemerintah maupun perorangan yang mengembangkan perangkat lunak untuk otomasi perpustakaan. Kita mengenal Spectra yang dikembangkan oleh UK Petra Surabaya, SIPISIS yang dikembangkan oleh Perpustakaan IPB, Adonis yang dikembangkan oleh Perpustakaan Universitas Andalas, Lontar yang dikembangkan oleh Universitas Indonesia dan masih banyak lagi. UNESCO juga mengembangkan perangkat lunak yang dapat membantu perpustakaan melakukan program otomasinya. Perangkat lunak tersebut sudah sangat dikenal oleh para pustakawan yaitu CDS/ISIS baik yang berjalan pada sistem operasi DOS maupun yang berjalan pada sistem operasi Windows. CDS/ISIS yang berjalan pada sistem operasi Windows dikenal dengan WINISIS yang saat ini sudah mencapai versi 1.5. Perangkat lunak ini sangat populer dan digunakan oleh banyak perpustakaan. Namun demikian banyak sekali pustakawan yang mengeluh karena penggunaan perangkat lunak ini agak sedikit rumit, khususnya dalam hal entri data (input). Penggunaan tanda tudung (^) sebagai penanda subruas (subfield) sangat tidak disukai oleh para pustakawan. Jika Anda termasuk kelompok yang tidak suka penggunaan tanda tudung 1 Pustakawan Madya pada Perpustakaan IPB dan Pengajar Program Studi Magister Teknologi Informasi untuk Perpustakaan, Sekolah Pascasarjana, Institut Pertanian Bogor 1
(^) ini, maka Anda tidak perlu khawatir, karena saat ini sudah dibuat suatu antarmuka yang membantu Anda agar dalam entri data Anda tidak perlu dipusingkan dengan tanda tudung tersebut. Perangkat lunak antarmuka tersebut adalah ISISMarc. Fitur ISISMarc ISISMarc pada dasarnya adalah software antarmuka untuk entri data bagi basisdata CDS/ISIS yang bekerja pada sistem operasi Windows. ISISMarc ini dibuat dengan maksud untuk menggantikan modul entri data standar versi Winisis. ISISMarc ini dibuat atas kerjasama antara Library of Congress (USA) dengan Kementrian Pendidikan Argentina. Sebagaimana namanya, ISISMarc dibuat untuk menangani (menghandle) entri data dengan format semacam MARC seperti MARC21, UNIMARC dan lain-lain. Namun demikian ISISMarc ini juga dapat digunakan dengan mudah untuk format lain pada CDS/ISIS. Fitur utama dari ISISMarc adalah sebagai berikut: - Multiuser sehingga dapat digunakan pada lingkungan jaringan lokal (LAN). - Memiliki definisi lembar kerja yang indipenden dan multi bahasa. - Memungkinkan entri data untuk subruas tunggal dengan deskripsi lengkap untuk masingmasing subruas. - Memungkinkan entri data untuk beberapa subruas (multiple subfields). - Dapat dikustomisasi (customisable). - Dapat menangani authority file sebagai basisdata eksternal. - Memiliki fasilitas bantuan (user-help link) baik level ruas maupun subruas. - Mendukung validasi cantuman melalui format CDS/ISIS - Mendukung copy/paste cantuman dari basisdata lain. 2
- Memiliki kemampuan editing huruf yang built-in dan memungkinkan akses ke jenis huruf yang diberikan atau disediakan oleh Windows. - Mendukung profil multiple user. - Mendukung Z39.50 protokol (built-in). - Dapat melakukan browsing ke semua cantuman (melalui format CDS/ISIS). - Dan masih banyak yang lain. Instalasi ISISMarc Jika dalam komputer Anda belum ada ISISMarc, maka pertama kali Anda harus menginstall ISISMarc yang sumbernya (pre-install software) dapat diunduh (download) dari situs UNESCO (www.unesco.org) atau langsung ke situs dimana Anda dapat mengunduh IsisMarc (http://portal.unesco.org/ci/en/ev.php-url_id=11041&url_do=do_topic&url_section= 201.html). Setelah Anda selesai mengunduh perangkat lunak tersebut maka langkah berikutnya adalah menginstal ISISMarc. Basisdata akan diinstalkan pada drive yang sama dengan drive yang dipilih untuk lokasi perangkat lunak IsisMarc. Basisdata CODE dan MSG akan ditimpa (overwritten). Oleh karena itu Anda disarankan untuk membuat cadangan basisdata tersebut untuk menghindari kemungkinan hilangnya data akibat perubahan tersebut. Basisdata yang diikutsertakan dalam paket distribusi ini adalah: MRCLTE MRCLTS BDU (300 cantuman katalog dari Argentinean Union Catalogue). Didalamnya termasuk entri lembar kerja (FMT21) untuk material yang jelas-jelas menggunakan MARC21. BLANK, sama seperti BDU tetapi isinya kosong (0 cantuman). 3
UNIMRC SERVERS Z39.50 server basisdata Isis: gunakan basisdata ini untuk menambah/ menghapus server tujuan z39.50. DOTS Basisdata Isis untuk aturan tanda baca. Instalkan IsisMarc dengan urutan langkah sebagai berikut: 1. Kopikan file Setup1542.exe dari ISISMarc ke folder WINISIS. 2. Klik ganda file Setup1542.exe yang baru dikopikan, akan muncul layar seperti berikut: 3. Klik OK, maka akan keluar layar seperti berikut: 4. Selanjutnya klik tombol Next, maka akan keluar layar seperti berikut 4
5. Tandai (dengan klik) I have read the advisory file kemudian klik tombol Next. Akan muncul layar seperti berikut: 6. Selanjutnya klik tombol Next, maka akan muncul layar berikut: 5
7. Terima saja nilai defaultnya dan klik tombol Next, akan muncul layar seperti berikut: 8. Lanjutkan dengan mengklik tombol Next, akan muncul layar seperti berikut: 9. Klik tombol Install, maka ISISMarc akan diinstal sesuai dengan konfigurasi yang telah dirancang sebelumnya (pada waktu menjawab pertanyaan sebelum proses ini). Setelah selesai proses instalasi maka akan muncul layar berikut: 6
10. Klik Finish, maka proses instalasi ISISMarc sudah selesai dan siap dijalankan. Menjalankan ISISMarc Saat ini ISISMarc sudah siap dijalankan. Jika dipanggil program ISISMarc dengan meng klik ganda Isismarc.exe, maka ISISMarc akan langsung membuka berkas MRCLTE. Jika Anda tidak menginginkan berkas ini secara otomatis terbuka, Anda harus mengedit file Isismarc.cip. Buang perintah DB=MRCLTE (perintah ini yang menyebabkan file MRCLTE akan terbuka secara otomatis). Langkah berikutnya adalah sebagai berikut: 1. Buat DBN.PAR basisdata buku atau basisdata lain yang menggunakan format MARC pada direktori DATA. Misalnya untuk BUKU.PAR dengan isi sebagai berikut: 1=C:\winisis\data\buku\ 2=C:\winisis\data\buku\ 3=C:\winisis\data\buku\ 4=C:\winisis\data\buku\ 5=C:\winisis\data\buku\ 6=C:\winisis\data\buku\ 7=C:\winisis\data\buku\ 8=C:\winisis\data\buku\ 9=C:\winisis\data\buku\ 10=C:\winisis\data\buku\ 7
2. Jalankan ISISMarc dengan mengklik ganda Isismarc.exe, maka akan muncul layar seperti berikut: 3. Pilih basisdata dengan meng klik Database > Open, maka akan muncul layar seperti berikut: 4. Klik buku.par > Open. Jika FDT21 belum ada pada basisdata buku, maka akan muncul layar seperti berikut: 8
5. Klik saja tombol Yes, dan proses pembuatan FDT21 akan dilakukan. Akan muncul layar seperti berikut: 6. Klik saja OK (kecuali jika Anda akan melakukan perubahan-perubahan pada ruas yang tampil). Akan muncul layar seperti berikut: 9
7. Untuk menampilkan data klik panah ke bawah pada jendela worksheet dan klik tulisan All. Layar yang sudah menampilkan cantuman metadata dokumen akan dimunculkan seperti berikut: 8. Cantuman yang tampil pada kesempatan pertama adalah cantuman pada urutan pertama. Anda dapat memajukan atau memundurkan tampilan cantuman dengan cara meng klik panah kanan dan/atau panah kiri (dua panah pada posisi tengah). Anda juga dapat menuju cantuman terakhir dengan meng klik panah kanan yang bergaris, dan menuju posisi cantuman pertama dengan meng klik panah kiri yang bergaris (dua panah pada posisi pinggir). Anda dapat melakukan perubahan pada cantuman yang dikehendaki dengan cara meng klik formulir yang sudah terisi atau dapat menambah isi cantuman pada formulir yang masih kosong. 9. Untuk menambah cantuman baru Klik pada ikon bergambar kertas kosong. Komputer akan menampilkan layar dengan formulir (worksheet) kosong seperti gambar berikut: 10
10. Pada form tersebut Anda dapat melihat nomor-nomor seperti 0XX, 1XX, dst sampai 9XX. Ini adalah nomor kelompok data sesuai dengan standar internasional (ISO 6709). Daftar kelompok tersebut sesuai dengan format MARC. Klik nomor tersebut untuk mengisikan data yang diperlukan. Anda dapat mengisi semua formulir kosong tersebut sesuai dengan kebutuhan, namun sekurang-kurangnya yang harus diisi adalah seperti berikut: 099 No. Panggil Setempat diisi dengan kode penempatan dokumen 100 Entri Utama [Orang] diisi dengan tajuk entri utama dokumen 245 Judul diisi dengan judul dokumen 250 Edisi diisi dengan edisi dokumen (bila ada) 260 Penerbit dan Distribusi diisi dengan catatan penerbitan dokumen 300 Deskripsi Fisik diisi dengan keterangan fisik seperti jumlah halaman, ilustrasi dll. 650 Entri Tambahan Subyek diisi dengan topik dokumen (bisa diambil dari thesaurus) 695 Kata Kunci diisi dengan kata-kata penting yang mungkin dijadikan titik cari oleh 11
pencari dokumen 700 Entri tambahan orang diisi dengan entri tambahan pengarang selain yang ada di ruas 100 850 Kode Lokasi Lemari diisi dengan Kode Lokasi 980 008/005 Tanggal diisi dengan tanggal input 985 Jumlah eksemplar diisi dengan jumlah eksemplar dokumen 986 Kode Operator diisi dengan kode operator input 11. Jika sudah selesai mengisi form kosong yang perlu diisi, kemudian tekan tombol ikon bergambar disket atau tekan Edit > Save Record untuk menyimpan data. 12. Proses entri (input) data selesai. 13. Selanjutnya jika Anda akan mengisi cantuman (record) baru, maka Anda mengulangi proses nomor 9 sampai nomor 12. Penutup Demikian sedikit pembahasan mengenai ISISMarc. Dengan diterapkannya ISISMarc mudah-mudahan dapat menghilangkan ketidaksukaan pemakai Winisis terhadap perangkat lunak CDS/ISIS baik versi DOS yang sudah semakin ditinggalkan orang, maupun CDS/ISIS versi Windows atau yang dikenal dengan nama Winisis. Memang Winisis sendiri sudah mulai ditinggalkan orang karena basisdata Winisis tidak dapat langsung diakses dari internet. Namun demikian jika kita menghendaki basisdata kita yang dibuat dengan Winisis dapat diakses via internet, kita dapat memanfaatkan antarmuka yang banyak beredar di dunia, antara lain adalah ISISOnline yang versi Indonesianya dikembangkan oleh Ismail Fahmi dari ITB. Semoga catatan kecil ini membantu para pustakawan yang ingin menerapkan otomasi perpustakaan, namun tidak memiliki dana cukup besar untuk mengembangkan perangkat lunak sendiri. 12
Bahan Bacaan New Functionality added to IsisMarc (IsisMarc 1.542). IsisMarc Manual P4&P5. Diunduh dari www.unesco.org (Diakses tanggal 7 Mei 2009). Nowicki, Zbigniew M. (2001). New features of the WinISIS system: Guidebook for users of CDS/ISIS for DOS. Geneva, United Nation Conference on Trade and Development. CDS/ISIS database software: UNESCO and Information processing tools. http://portal.unesco.org/ci/en/ev.php-url_id=11041&url_do=do_topic& URL_SECTION=201.html (Diakses tanggal 7 Mei 2009) 13