114 BAB IV MODEL SIH-P YANG DIGUNAKAN OLEH BANK DALAM MEWUJUDKAN AZAS AKUNTABILITAS SEBAGAI SALAH SATU AZAS GOOD CORPORATE GOVERNANCE (GCG) 1.1 Model Sistem Informasi Hukum Perusahaan SIH diklasifikasi atas 3 (tiga) jenis, yaitu: (a) SIH-P departemental atau sektoral; (b) SIH-P terintegrasi; dan (c) sistem campuran. SIH-P sektoral adalah SIH-P yang dibangun berdasarkan jenis kegiatan perusahaan dan dibangunan pada setiap departemen yang mengelola urusan perusahaan tertentu. Jika di dalam suatu perusahaan terdapat 5 (lima) departemen, maka pada perusahaan tersebut dibangun 5 (lima) sektor SIH-P. SIH-P terintegrasi adalah SIH-P yang bersifat terpusat. Seluruh SIH-P untuk seluruh departemen di dalam perusahaan itu dikelola oleh satu departemen yang secara khusus mengelola sistem tersebut. SIH campuran adalah SIH yang dibangun berdasarkan urusan yang dikelola oleh setiap departemen, tetapi di dalam perusahaan itu juga dibangunan suatu departemen khusus yang mengintegrasi seluruh sistem informasi dari setiap departemen. Setiap departemen disamping bertugas mengembangkan dan mengelola sistem informasi hukumnya sendiri juga bertugas menyediakan atau pelaporkan data hukum dari departemennya kepada departemen yang mengelola urusan sistem sistem informasi hukum. Departemen yang bertugas mengelola urusan informasi hukum bertugas mengintegrasikan data hukum yang disajikan oleh setiap departemen ke dalam SIH-P yang terintegrasi. Pada model campuran, taggungjawab penyimpanan dan pemeliharaan keamanan data yang disimpat,
115 demikian juga penyajiannya didistribusikan secara berimbang pada setiap departemen dan departemen yang secara khusus mengelola urusan pengelolaan informasi hukum perusahaan. Peraturan perusahaan umumnya menentukan alokasi urusan, tugas, kewenangan dan tanggungjawab masing-masing departemen dalam soal itu. Pengertian sistem menurut Gordon B. Davis dikatakan bahwa sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. 1 Sementara itu, pendapat lain disampaikan oleh Raymond Mcleod yang mengatakan bahwa sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu. 2 Dari pengertian diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa suatu sistem merupakan elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Disisi lain kata sistem dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya menunjukkan metode penyusunan atau metode klasifikasi (penggolongan), tetapi dapat juga berarti macam perlengkapan yang dipergunakan, organisasi penyusun tenaga kerja, dan metode-metode yang dipergunakan apabila meminjam dan mengembalikan surat. 3 Menurut Laudon dan Odgers, sistem terdiri dari beberapa unsur antara lain: (a) Input (jenis input seperti data, informasi dan material yang diperoleh dari h. 23. 1 Hendi Haryadi, 2009, Administrasi Perkantoran Untuk Manajer & Staf, Visimedia, Jakarta, 2 Ibid, h. 24. 3 Moekijat, 2008, Administrasi Perkiantoran, CV. Mandar Maju, Bandung, h. 118.
116 dalam maupun luar organisasi); (b) Processing (pemprosesan dari input menjadi output melibatkan metode dan prosedur dalam sistem); (c) Output (berupa informasi pada kertas atau dokumen yang tersimpan secara elektronik, kemudian didistribusikan ke bagian yang membutuhkan); (d) Feedback (mutlak diperlukan karena dapat mengevaluasi efektivitas output yang dihasilkan); dan (e) Controling (dilakukan melalui dimensi internal dan eksternal). 4 Menurut Mcleod dan Schell bahwa sistem yang baik memiliki karateristik sebagai berikut: (a) Fleksibel (sistem dibuat lebih fleksibel agar memudahkan keadaan yang sering berubah); (b) Adaptif (sistem harus cepat dan mudah diadaptasikan dengan kondisi yang baru tanpa mengubah sistem yang lama maupun fungsi utamanya); (c) Sistematis (sistem dibuat tidak mempersulit aktivitas pekerjaan yang telah ada); (d) Fungsional (sistem dapat membantu mencapai tujuan yang telah ditentukan); (e) Sederhana (sistem harus lebih sederhana sehingga mudah dipahami dan dilaksanakan); (f) Pemanfaatan sumber daya yang optimal (sistem dirancang dengan baik sehingga penggunaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat optimal pemanfaatannya). 5 Bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal. Dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara dan 4 Irra Chrisyanti Dewi, 2011, Manajemen Kearsipan, Prestasi Pustaka, Jakarta, h. 31. 5 Ibid.
117 khususnya pengelolaan perusahaan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perusahaan dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu. Ketentuan dan pengaturan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan masih bersifat parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan perundang-undangan sehingga perlu diatur secara komprehensif dalam suatu undang-undang tersendiri. Penyelenggaraan kearsipan nasional saat ini pada dasarnya belum bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh berbagai kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara Negara. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip sesuai dengan ketentuan Pasal 1 angka 1 Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (selanjutnya disebut UUKA). Pasal 1 angka 2 UUKA menjelaskan tentang pengertian Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Kearsipan mempunyai peranan yakni sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan,
118 pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. 6 Arsip berasal dari kata arheion (bahasa Yunani) dan archivum (bahasa Latin) artinya kantor pemerintah dan kertas yang disimpan di kantor tersebut, yang semula diterapkan pada record atau rekaman pemerintah. 7 Menurut Hadiwardoyo dan Yuniarti Secara etimologis pengertian arsip dapat dibedakan menjadi dua, yaitu pengertian Eropa continental dan pengertian Inggris Raya atau Anglo-Saxon. Di lingkungan Eropa, menyebutkan istilah arsip (archief) untuk semua jenis naskah yang dibuat atau diterima oleh suatu instansi dalam pelaksanaan fungsi kedinasan. Sedangkan dalam pengertian Inggris arsip adalah semua naskah yang dibuat atau diterima dalam pelaksanaan fungsi kedinasan suatu instansi dikenal dengan nama record (rikod). 8 Kata arsip meliputi 3 pengertian: 1) kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan; 2) gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen 3) organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen. 9 Menurut Sulistyo Basuki Arsip dinamis (record) artinya informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan 116. 13. 6 The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Cet. 7, Liberty, Yogyakarta, h. 7 Sulistyo Basuki, 2003, Menajemen Arsip Dinamis, Gramedia, Jakarta, h. 1. 8 Yuniarti dan Widyarsono, 2007, Akses dan Layanan Arsip, Universitas Terbuka, Jakarta, h. 9 Basir Barthos, 2009, Manajemen Kearsipan, Bussmi Aksara, Jakarta, h.101.
119 tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut. Defenisi tersebut merujuk kepada mengapa arsip dinamis diciptakan dan alasan mengapa arsip dinamis disimpan. Arsip dinamis yang disimpan menunjang kegiatan sehingga disimpan sebagai bukti aktivitas tersebut. 10 Menurut kamus administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi dokumen-dokumen itu dapat ditemukan secara cepat. 11 Arsip sering disamakan dengan dokumen. Namun keduanya berbeda. The International Standart Organization mendefinisikan records (dokumen) sebagai informasi yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis. Sedangkan arsip didefinisikan oleh Deserno dan Kynaston sebagai dokumen dalam semua media yang mempunyai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen. 12 Kehadiran arsip pada dasarnya karena adanya kegiatan organisasi, suatu kelompok atau individu. Tanpa adanya suatu kegiatan atau aktivitas, maka arsip tidak akan tercipta. Arsip dinamis dengan demikian dapat merupakan informasi keseluruhan proses dalam organisasi. Oleh karenanya arsip dinamis ini memiliki beberapa fungsi yang dapat dimanfaatkan sebagai sumber informasi bagi organisasi. Fungsi arsip yaitu: (1) Mendukung Proses Pengambilan Keputusan, (2) 10 Sulistyo Basuki, Op.cit, h. 13. 11 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, 2005, Manajemen Kearsipan Eletronis, Gava Media, Yogyakarta, h. 2. 12 Badri Munir Sukuco, 2007, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Erlangga, Jakarta,, h. 82.
120 Mendukung Proses Perencanaan, (3) Mendukung Pengawasan, (4) Sebagai Alat Pembuktian, (5) Memori Perusahaan, (6) Arsip Untuk Kepentingan Politik dan Ekonomi. 13 Sistem pengolahan arsip adalah suatu paduan tata cara yang sistematis dalam mengolah informasi agar tersimpan dengan aman dan dapat ditemukan dengan mudah sewaktu diperlukan. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan sebagai bukti akuntabilitas kinerja instansi pemerintah maupun swasta. 14 Adapun tujuan dari penyelengaraan kearsipan menurut Pasal 3 UUKA yakni: a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional; b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; 13 Mustari Irawan, 2009, Perencanaan Jadwal Retensi Arsip, Universitas Terbuka, Jakarta, h. 15. 14 Thomas Wiyasa, 2003, Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis, Cet.1, Pradnya Paramita, Jakarta, h. 192.
121 d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu; f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Davis menjelaskan kaitan data dan informasi yakni informasi adalah data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang. 15 Pada Pasal 4 UUKA menyebutkan penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berazaskan: kepastian hukum; keautentikan dan keterpercayaan; keutuhan; asal usul (principle of provenance); aturan asli (principle of original order); keamanan dan keselamatan; keprofesionalan; keresponsifan; 15 Badri Munir Sukoco, 2007, Manajemen administrasi perkantoran modern, PT. Gelora Aksara Pratama, Surabaya, h. 96.
122 keantisipatifan; kepartisipatifan; akuntabilitas; kemanfaatan; aksesibilitas; dan kepentingan umum. Beberapa istilah yang dikenal dalam penyelenggaraan kearsipan yakni; arsip dinamis, arsip vital, arsip aktif, arsip inaktif, arsip statis, arsip terjaga, dan arsip umum. 1) Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 2) Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 3) Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 4) Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 5) Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan sesuai dengan ketentuan Pasal 1 angka 10 UUKA. Akses arsip merupakan ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi
123 legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. Lembaga kearsipan yakni lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Pada Pasal 29 UUKA menyebutkan bahwa unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (2) harus dipimpin oleh sumber daya manusia yang profesional dan memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan. Dalam hal pengelolaan SIH-P pada perusahaan perbankan sangat dibutuhkan tenaga profesional yang memenihi syarat sebagai seorang arsiparis yang dimana tenaga ahli tersebut harus mengerti tentang hukum dan/atau mengerti tentang produk hukum perusahaan yang dimiliki perusahaan. 1.2 Bentuk Pelaksanaan Sistem Informasi Hukum Perusahaan pada Perusahaan Perbankan di Bali SIH-P pada perusahaan perbankan di Bali dilaksanakan dengan berbagai cara. Bentuk pelaksanaan ini setidaknya dapat dikualifikasikan atas dua bentuk, yaitu: (a) (b) Manual; dan Sistem komputer sederhana. Sistem manual adalah sistem yang tersusun secara manual dengan menggunakan model pengarsipan manual. Sistem komputer sederhana adalah SIH-P yang disusun dengan menggunakan perlengkapan komputer sebagai peralatan, namun belum menggunakan model sistem tertentu. Kedua sistem ini
124 pada dasarnya tidak jauh berbeda dari segi sistem perekaman dan sistem penyajian informasi. Perbedaannya hanya terletak dari segi peralatan yang digunakan. Bentuk SIH-P yang digunakan oleh Bank BPD Bali saat ini dalam bentuk Perundang-undangan, PBI dan Keputusan Direksi. Untuk kedepannya, Bank BPD Bali sangat memerlukan SIH-P yang terstruktur, terorganisasi dan lengkap dalam rangka penerapan GCG yang diharapkan bisa meningkatkan daya saing perusahaan. Sedangkan pada BPR Kertiawan belum memiliki bentuk SIH-P yang digunakan dalam pengambilan keputusan, dan tidak memiliki model SIH-P dalam rangka memenuhi kebutuhan pengambilan keputusan yang cepat. Pada Bank BNI 46 pedoman pengambilan keputusan dengan mengacu pada Pedoman Perusahaan Online atau EPP (elektronik pedoman perusashaan), maka dengan adanya SIH-P yang terstruktur dan lengkap sangat diperlukan dalam pengambilan keputusan agar keputusan yang diambil lebih cepat dan akurat. Dari data lapangan yang ditemukan model pelaksanaan SIH-P pada umumnya hanya sebatas kepemilikan standar operasional prosedur (SOP) dan merujuk pada undang-undang terkait pelaksaaan GCG dalam penyelenggaraan sistem informasi pada perusahaan perbankan yang ada. Masih kurangnya tenaga profesional yeng memenuhi syarat sebagai seorang arsiparis yang dapat mengelola SIH pada perusahaan perbankan yang berakibat tidak dimilikinya SIH-P dalam menunjang performance perusahaan dalam penyelenggaraan GCG. Penyelenggaraan GCG dapat dikatakan sebagai suatu penilaian yang obyektif dalam menilai suatu perusahaan perbankan telah memiliki SIH-P yang terintergasi
125 menunjang pengambilan keputusan perusahaan agar cepat, tepat, dan akurat dengan tujuan peningkatan corporate value. 1.3 Model Ideal SIH-P Perbankan Dalam Rangka Penyelenggaraan Perusahaan Yang Akuntabel dan Berdaya Saing Tinggi Model SIH-P yang ideal bagi perusahaan perbankan yakni model SIH yang berbasis komputerisasi sederhana yang dikelola seorang yang arsiparis yang berpendidikan minimal strata satu (S1) ilmu hukum yang mengerti tentang produk hukum perusahaan yang dimiliki perusahaan perbankan tersebut. Dengan adanya model SIH-P yang berbasis komputerisasi sederhana diharapkan dapat membantu dalam pengambilan keputusan yang cepat, tepat, dan akurat sebagai bentuk implementasi GCG pada perusahaan perbankan. Dengan SIH-P yang berbasis komputerisasi yang nantinya dapat diakses oleh stakeholders dalam rangka penyelenggaraan perusahaan yang akuntabel dan berdaya saing tinggi. Sedangkan Model SIH-P yang ada pada saat ini Bank BPD Bali dalam bentuk Surat Edaran Bank Indonesia dan bentuk Keputusan Direksi. Model SIH-P yang diharapkan oleh Bank BPD Bali yakni yang bias diakses oleh setiap kantor operasional yang ada di Bank BPD Bali sehingga nantinya dengan mudah dapat dipahami dan dilaksanakan di semua lini operasinal. Sedangkan pada BPR Kertiawan berpendapat belum memerlukan adanya SIH-P dalam rangka proses pengambilan keputusan yang cepat dan akurat, dan tidak memiliki model untuk SIH-P dalam rangka pelaksanakan GCG. Model SIH-P yang telah dimiliki oleh Bank BNI 46 dalam rangka pengambilan keputusan yang cepat dan akurat telah memenuhi dan telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sedangkan model SIH-
126 P yang diperlukan yakni sistem yang memuat kumpulan peraturan yang sejalan dengan perkembangan bisnis lengkap dengan mitigasi resikonya. Dari data yang diperoleh dilapangan menunjukkan bahwa belum adanya model SIH-P yang ideal dimiliki oleh perusahaan perbankan dibali. Masih sedikit yang mengetahui bahwa pentingnya SIH yang dimiliki tersebut sangat mempengaruhi daya saing perusahaan dalam rangka penyelenggaraan GCG. Adanya SIH-P yang ideal nantinya dapat membantu organ perusahaan dalam mengambil keputusan tanpa mengurangi resiko kedepannya yang dapat mempengaruhi citra perusahaan.