BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Di era globalisasi yang terjadi saat ini membuat perusahaan swasta, pemerintah, bahkan perusahaan milik negara yang ada di Indonesia saling bersaing secara kuat. Karena di era ini, tenaga kerja dari seluruh dunia akan bersaing secara ketat dengan tenaga kerja dalam negeri. Hal ini menuntut setiap orang yang ahli di bidangnya masing-masing untuk berusaha memenangkan persaingan. Persaingan antar orang tersebut sangat berpengaruh dengan kemajuan perusahaan. Dan untuk bersaing dan memenangkan persaingan, perusahaan diharapkan fokus dalam perusahaannya dan juga menjalin hubungan kerja yang baik dengan perusahaan lainnya.selain itu, untuk menjadikan perusahaan yang lebih maju, setiap instansi dan perusahaan punya tujuan agar suatu kegiatan yang direncanakan dapat tercapai. Oleh sebab itu, perusahaan harus melaksanakan kegiatan yang sesuai dengan apa yang direncanakan, salah satunya dengan mengadakan perjalanan dinas. Di setiap perusahaan pasti pernah melakukan perjalanan dinas untuk mendukung kelancaran bisnis dan meningkatkan mutu kinerja pimpinan serta karyawannya. Adapun manfaat perjalanan dinas secara umum antara lain untuk menyelesaikan tugas-tugas kantor yang berkaitan atau berhubungan dengan kegiatan perusahaan. Perjalanan dinas sendiri dapat diartikan sebagai perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan atau karyawan untuk melakukan kegiatan bisnis atau dinas. (Sumber: sinta.ukdw.ac.id) Perjalanan dinas diatur 1
dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 37/PMK.02/2012 Tentang Perjalanan Dinas. PT Pertamina (Persero) merupakan perusahaan atau instansi yang bergerak di bidang minyak bumi serta gas bumi dan energi. PT Pertamina (Persero) Refinery Unit IV Cilacap merupakan salah satu yang paling besar dari unit pengolahan yang ada di tanah air, dengan kapasitas produksi terbesar yakni 348.000 barrel/hari, dan terlengkap fasilitasnya. Kilang Refinery Unit IV ini bernilai strategis karena memasok 34% kebutuhan Bahan Bakar Minyak (BBM) nasional atau 60% kebutuhan Bahan Bakar Minyak (BBM) di Pulau Jawa. PT Pertamina (Persero) memiliki banyak tenaga kerja yang terlibat dalam produksinya. (Sumber: www.pertamina.com) Dengan banyaknya tenaga kerja juga menjadi salah satu yang berpengaruh dalam kemajuan dan suksesnya perusahaan. Oleh sebab itu, tenaga kerja terutama staf, karyawan dan pimpinan PT Pertamina (Persero) dituntut untuk memiliki wawasan yang luas diluar lingkungan perusahaannya sendiri. Wawasan yang luas dan tidak hanya di lingkungan perusahaan dapat didapat dengan melakukan perjalanan dinas. Sama halnya dengan perusahaan atau instansi lainnya, PT Pertamina (Persero) seringkali mengadakan perjalanan dinas bagi kepala bagian atau pimpinan ataupun karyawan karyawannya. Terdapat 2 (dua) macam perjalanan dinas di PT Pertamina (Persero) antara lain perjalanan dinas dalam negeri dan perjalanan dinas luar negeri. Tata Kerja Organisasi (TKO) Perjalanan Dinas yang digunakan PT Pertamina (Persero) sebagai Standart Operating Procedure (SOP) terdapat 2
beberapa perjalanan dinas yakni perjalanan dinas dalam negeri, perjalanan dinas dalam negeri pihak ketiga dan peserta on the job training calon pekerja, perjalanan dinas luar negeri pihak ketiga, pekerja tugas belajar luar negeri dan perjalanan dinas luar negeri. Namun di PT Pertamina (Persero) RU IV Cilacap hanya melaksanakan perjalanan dinas dalam negeri saja, atau perjalanan dinas dalam negeri untuk staf, karyawan dan pimpinan. Untuk perjalanan dinas yang bersangkutan dengan perjalanan dinas luar negeri diatur oleh pusat atau PT Pertamina (Persero) Pusat, Jakarta. Perjalanan dinas di PT Pertamina (Persero) dilakukan untuk keperluan mengikuti pendidikan dan pelatihan, detasering, kunjungan dinas, seminar atau symposium, dan penugasan khusus yang antara lain seperti swapping atau pemagangan atau benchmark. (sumber: TKO Perjalanan Dinas PT Pertamina (Persero)) Di setiap perjalanan dinas pasti terdapat biaya perjalanan dinas, begitu juga di perjalanan dinas. Dan penggatian biaya perjalanan dinas sering disebut di PT Pertamina (Persero) sebagai deklarasi. Deklarasi atau penggantian biaya perjalanan dinas sendiri dilakukan berdasarkan prinsip actual cost. Berdasarkan Tata Kerja Organisasi (TKO) Perjalanan Dinas, actual cost yakni besaran biaya yang nyata atau sesungguhnya dikeluarkan untuk kepentingan melakukan perjalanan dinas, dimana prosedur klaimnya harus menyertakan dokumen bukti pengeluaran. (Sumber: TKO Perjalanan Dinas PT Pertamina (Persero)) Untuk melakukan deklarasi atau penggantian biaya perjalanan dinas, pegawai diwajibkan melengkapi dokumen persyaratan yang telah diatur pada 3
Tata Kerja Organisasi (TKO) Perjalanan Dinas PT Pertamina (Persero). Adapun pihak yang terkait dalam pembuatan deklarasi atau penggantian biaya perjalanan dinas seperti pekerja, atasan pekerja, fungsi Human Resources (HR) Service, fungsi keuangan dan Manajer. Dalam pembuatan deklarasi atau penggantian biaya perjalanan dinas,pekerja membuat Surat Keterangan Perjalanan Dinas Dalam Negeri (SKPD DN) melalui admin setiap fungsi atau bagian lalu ditandatangani oleh atasan pekerja (jika yang melakukan perjalanan dinas adalah asistant manager, maka yang menandatangani manager), untuk pemesanan tiket transportasi dapat melewati Human Resources (HR) Service, dan fungsi keuangan menggunakan sistem yang disebut MySAP dalam membuat deklarasi atau biaya perjalanan dinas. Dalam sistem MySAP juga dapat dilakukan pencatatan transaksi akuntansi perjalanan dinas secara otomatis. Fungsi keuangan hanya memiliki kewenangan untuk melakukan verifikasi besarnya biaya perjalanan dinas yang di klaim sesuai dengan dokumen pendukung yang dilampirkan dan batasan yang tertera di dalam Tata Kerja Organisasi (TKO) Perjalanan Dinas PT Pertamina (Persero). Untuk mengisi form pada MySAP diperlukan data-data antara lain tiket (jika menggunakan transportasi umum), bill hotel atau akomodasi (jika menginap di hotel), Surat Keterangan Perjalanan Dinas Dalam Negeri (SKPD DN), dan form laporan perjalanan dinas dalam negeri atau rekap biaya. (Sumber: TKO Perjalanan Dinas PT Pertamina (Persero)) Namun dalam pelaksanaannya, masih saja ada kasus yang terjadi seperti dokumen yang dilampirkan oleh pekerja tidak lengkap atau tidak melengkapi dokumen-dokumen yang 4
seharusnya dilampirkan dalam klaim deklarasi atau pengganti biaya perjalanan dinas dan perhitungan pada rekap biaya deklarasi atau pengganti biaya perjalanan dinas tidak sesuai dengan yang dilampirkan. Berdasarkan penjelasan di atas, penulis tertarik untuk mengetahui pembayaran deklarasi atau biaya perjalanan dinas di PT Pertamina (Persero) RU IV Cilacap dan membahas masalah diatas untuk tugas akhir dengan judul Analisis Prosedur Pembayaran Deklarasi Karyawan Pada PT Pertamina (Persero) Refinery Unit IV Cilacap B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut: a. Apakah pelaksanaan prosedur pembayaran biaya perjalanan dinas karyawan sudah sesuai dengan Standart Operating Procedure atau Tata Kerja Organisasi Perjalanan Dinas PT Pertamina (Persero) RU IV Cilacap? b. Apakah ada kendala yang dihadapi oleh fungsi keuangan pada saat pekerja melakukan klaim deklarasi? C. Batasan Masalah Dalam Tata Kerja Organisasi (TKO) Perjalanan Dinas PT Pertamina (Persero), terdapat beberapa jenis perjalanan dinas antara lain: 1. Perjalanan dinas dalam negeri 5
2. Perjalanan dinas dalam negeri pihak ketiga dan peserta on the job training (OJT) calon pekerja 3. Perjalanan dinas luar negeri 4. Perjalanan dinas luar negeri pihak ketiga 5. Pekerja belajar luar negeri (Sumber: TKO Perjalanan Dinas PT Pertamina (Persero)) Namun PT Pertamina (Persero) RU IV Cilacap hanya melakukan perjalanan dinas dalam negeri, maka penulis membatasi agar pembahasan tidak terlalu luas, sehingga penulis hanya membahas jenis perjalanan dinas no 1 (satu) yaitu perjalanan dinas dalam negeri untuk staf, karyawan dan pimpinan. D. Tujuan Dari uraian rumusan masalah diatas, oleh sebab itu penulis memiliki tujuan penulisan ini sebagai berikut: a. Untuk mengetahui apakah prosedur pembayaran deklarasi atau pengganti biaya perjalanan dinas yang dilaksanakan oleh PT Pertamina (Persero) RU IV Cilacap sudah sesuai dengan Standart Operating Procedure atau Tata Kerja Organisasi Perjalanan Dinas PT Pertamina (Persero). b. Untuk mengetahui kendala yang dihadapi fungsi keuangan PT Pertamina (Persero) RU IV Cilacap dalam pelaksanaan klaim deklarasi atau penggantian biaya perjalanan dinas. c. Untuk mengetahui prosedur pembayaran deklarasi atau pengganti biaya perjalanan dinas karyawan di PT Pertamina (Persero) Refinery Unit IV Cilacap. 6
E. Manfaat Setelah melakukan penulisan ini, ada manfaat yang dapat diperoleh beberapa pihak dari penulisan ini sebagai berikut: a. Bagi penulis Untuk menambah pengetahuan dan wawasan tentang prosedur pembayaran biaya perjalanan dinas atau deklarasi karyawan di PT Pertamina (Persero) RU IV Cilacap. b. Bagi perusahaan Untuk memberi masukkan kepada PT Pertamina (Persero) RU IV Cilacap agar SOP lebih efektif dan menjadi acuan kepada karyawan agar dapat melakukan perjalanan dinas sesuai dengan ketentuan atau syarat yang telah ditentukan. c. Bagi Universitas Untuk menambah informasi kepada mahasiswa dan sebagai referensi bagi mahasiswa untuk penelitian yang sejenis. F. Kerangka Penulisan a. Bagian Awal 1. Halaman Sampul 2. Halaman Persetujuan 3. Halaman Pernyataan Orisinalitas (Keaslian Penulisan TA) 4. Halaman Kata Pengantar 5. Halaman Daftar Isi 6. Halaman Daftar Tabel 7
7. Halaman Daftar Gambar/Grafik 8. Halaman Daftar Lampiran 9. Halaman Intisari/Abstrak b. Bagian Inti 1. BAB I PENDAHULUAN Dalam bab pendahuluan dibahas mengenai latar belakang, rumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan, dan kerangka penulisan. 2. BAB II GAMBARAN UMUM PENULISAN Dalam bab ini dibahas tentang kondisi umum, tinjauan pustaka berupa pengertian dari judul, metodologi penulisan, dan data dan/atau sumber data. 3. BAB III ANALISIS DAN PEMBAHASAN Dalam bab ketiga ini membahas mengenai analisis (deskripsi dan inferensi) dan interprestasi dan pembahasan. 4. BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab terakhir ini dibahas tentang kesimpulan dari penulisan tugas akhir dan saran. c. Bagian Akhir 1. DAFTAR PUSTAKA 2. LAMPIRAN 8