Bab 1 Pendahuluan 1.1. Latar Belakang Masalah Peran dari sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI) dalam menjalankan kegiatan bisnis suatu organisasi di era informasi saat ini sangat dibutuhkan. Dimana dapat dilihat bahwa SI/TI memiliki beberapa peranan penting dalam suatu organisasi, antara lain, SI/TI merupakan sarana untuk membantu suatu organisasi dalam mewujudkan efesiensi integrasi antara perspektif manajemen dan operasional (proses back office dan front office), meningkatkan kualitas layanan kepada konsumen, SI/TI juga dapat dijadikan dasar untuk membantu pengambilan keputusan. Selain itu, SI/TI dapat membantu suatu organisasi dalam merencanakan program kerja ke depan atau secara umum dapat dikatakan bahwa SI/TI berfungsi sebagai sarana dalam membantu organisasi dalam merealisasikan tujuan strategisnya. Suatu organisasi perlu melakukan penggalian kebutuhan bisnis dan mengevaluasi sumber daya SI/TI, sehingga diperoleh peluang yang dapat dimanfaatkan dan dikembangkan oleh pemangku kepentingan (stakeholder) yang terlibat di dalam organisasi. Bagi organisasi, memiliki strategi bisnis saja belum cukup untuk menghadapi persaingan di antara organisasi. Strategi bisnis yang dituangkan dalam business plan harus dilengkapi dengan strategi SI/TI. Tujuannya adalah untuk memanfaatkan 1
2 secara optimal penggunaan SI/TI sebagai komponen utama SI/TI di organisasi. Strategi SI/TI di lingkungan pemerintahan saat ini mengarah pada pemanfaatan SI/TI sebagai sebuah penggerak bisnis utama (key enabler business) di dalam aktivitas pengelolaan dan penyelenggaraan program pembangunan daerah. Fokus dari implementasi SI/TI dalam ruang lingkup pemerintahan daerah (pemda) adalah pada area pengembangan organisasi dan sistem pemerintahannya yang membutuhkan pengembangan sistem organisasi yang diarahkan pada perbaikan sistem pengelolaan pemda termasuk perbaikan di dalam struktur organisasi. Implementasi SI/TI di pemda adalah bagaimana integrasi antara kegiatan organisasi pemerintahan dan kebutuhan infrastruktur SI/TI dalam fungsi bisnis yang dijalankan. Dampak dari itu semua, organisasi menerapkan SI/TI dengan hanya memperhatikan kebutuhan sesaat dan memungkinkan penerapan SI/TI yang saling tumpang tindih. Kondisi tersebut membuat SI/TI tidak dapat dimanfaatkan sesuai dengan yang diharapkan berdasarkan misi dan tujuan penerapan SI/TI, yaitu efisiensi dan efektifitas dalam pemenuhan kebutuhan organisasi, mulai dari pemenuhan kebutuhan pada level yang tertinggi dalam organisasi yaitu pihak manajemen sampai pada kebutuhan paling bawah yaitu pihak operasional (Yunis, 2009).
3 Penyebab utama dari kegagalan suatu organisasi dalam menerapkan SI/TI adalah kurangnya perencanaan yang matang terhadap implementasi SI/TI. Perencanaan implementasi SI/TI harus diselaraskan antara strategis SI/TI dan strategi SI/TI (Ward dan Peppard, 2002). Perencanaan strategis (renstra) SI/TI mutlak diperlukan oleh setiap organisasi yang akan memanfaatkan SI/TI. Dokumen renstra ini menjadi acuan dalam melakukan investasi SI/TI. Tanpa renstra yang jelas, maka investasi SI/TI yang hendak dilakukan akan berjalan tanpa arah dan memberikan kontribusi yang tidak maksimal serta tidak selaras dengan tujuan yang ingin diraih (Tambotoh, 2010). Keselarasan penerapan SI/TI dengan kebutuhan organisasi hanya mampu dijawab dengan memperhatikan faktor integrasi di dalam pengembangan SI/TI, tujuan integrasi yang sebenarnya adalah untuk mengurangi kesenjangan yang terjadi dalam proses pengembangan SI/TI. Dalam rangka menurunkan kesenjangan tersebut, maka diperlukan sebuah kerangka kerja dalam merencanakan, merancang, dan mengelola infrastruktur SI/TI yang disebut dengan enterprise architecture (EA). Pemilihan EA adalah karena EA dipandang sebagai sebuah pendekatan logis, komprehensif, dan holistik untuk merancang dan mengimplementasikan sistem dan komponen sistem secara bersamaan. Dengan kata lain, EA mengintegrasikan SI/TI di dalam suatu arsitektur (Parizaue, 2002).
4 Pemerintah Daerah (Pemda) Kabupaten Sumba Barat sebagai salah satu organisasi non-profit yang merupakan sebuah lembaga pemerintahan yang telah lama memanfaatkan SI/TI, namun belum optimal karena di dalam kegiatan bisnisnya masih banyak kelemahan terkait pengelolaan data yang seharusnya dapat diakomodasi dengan adanya bantuan teknologi, hal ini terjadi karena belum adanya perencanaan SI/TI secara baik. Selain itu, jika melihat Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Pemda Kabupaten Sumba Barat sejak tahun 2005-2010 dan tahun 2010-2015, penerapan SI/TI tidak secara eksplisit dicantumkan, baik sebagai salah satu program pembangunan daerah maupun sebagai alat pendukung program pembangunan daerah tersebut. Perencanaan ini sangat bertolak belakang dengan kondisi yang terjadi di lapangan, dimana seharusnya penerapan SI/TI lebih diperhatikan guna mengatasi tata laksana dan sistem administrasi pemerintahan baik di lingkungan internal dan eksternal yang belum efektif dan efisien. Permasalahan yang ditemui pada saat melakukan penelitian di Pemda Kabupaten Sumba Barat yang paling sering terjadi adalah seputar manajemen kepegawaian, manajemen pemerintahan, manajemen pembangunan, manajemen kemasyarakatan, manajemen pelayanan, manajemen administrasi, manajemen legislasi, manajemen keuangan, manajemen kewilayahan, dan manajemen sarana dan prasarana yang seringkali pengolahan data dan informasinya tidak teratur
5 sehingga mengakibatkan terhambatnya pekerjaan di setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD). Salah satu contoh, adalah peristiwa hilangnya data-data yang berhubungan dengan kepemerintahan merupakan hal yang biasa terjadi. Hal ini cukup mengkhawatirkan, karena sebagai lembaga pemerintahan, maka tertib administrasi sangat diperlukan. Bahkan yang lebih krusial adalah pengelolaan data inventaris barang daerah, karena berdasarkan wawancara yang dilakukan, data inventaris barang daerah tersebut sebagian besar tidak jelas siapa yang bertanggung jawab. Hal ini terjadi, karena sistem pelaporan data inventaris barang daerah yang belum sinergi dan terintegrasi dari setiap SKPD. Hasilnya, data yang dikumpulkan sering tidak sesuai dengan kondisi fisik. Bahkan pada saat melakukan pengamatan di Pemda, ditemukan fakta bahwa ternyata sistem administrasi sebagian besar masih berbasis kertas (paper-based) dan tidak mungkin terintegrasi dengan seluruh SKPD sehingga pengelolaan data menjadi tidak efisien. Sejalan dengan isu strategis Pemda, yaitu koordinasi dan sinergi antar lembaga, dari pengamatan dan wawancara salah satu masalah utama yang dihadapi oleh Pemda Kabupaten Sumba Barat adalah kurangnya sinergi diantara berbagai SKPD dengan Bagian Informatika yang merupakan lembaga yang mengatur pengolahan data elektronik dan merupakan lembaga pengembangan SI/TI Pemda Kabupaten Sumba Barat. Bagian Informatika kurang dilibatkan dalam perkembangan SI/TI di
6 Pemda Kabupaten Sumba Barat itu sendiri. Hal ini terjadi karena sumber daya manusia (SDM) yang ada di Bagian Informatika masih kurang memadai, baik dari segi kuantitas maupun kualitas. Dari sisi kualitas, sebagian besar pegawai Bagian Informatika belum memiliki kemampuan analitis di bidang SI/TI yang tercermin dari tingkat pendidikan yaitu dari delapan (8) orang pegawai Bagian Informatika dibagi menjadi enam (6) orang pegawai negeri sipil dan dua (2) tenaga kontrak. Dimana tiga (3) orang memiliki gelar sarjana/s1 (2 Sarjana Komputer dan 1 sarjana sosial), dua (2) orang berijazah SMA, 2 (dua) orang berijazah SMP dan satu (1) orang berijazah SD. Berdasarkan wawancara dan pengamatan yang dilakukan juga, aplikasi untuk SDM yang merupakan salah satu bagian dari aplikasi kepegawaian yang sangat dibutuhkan memiliki fitur, antara lain berupa data pokok pegawai, pendidikan, kepangkatan, absensi, dan lainnya adalah model pengukuran kinerja pegawai yang menjadi dasar melakukan analisa beban kerja tidak diakomodir dengan baik. Di samping itu, Bagian Kepegawaian kesulitan dalam melakukan analisa yang diperlukan jika memanfaatkan sumber data tersebut karena belum adanya aplikasi tersebut. Pemda Kabupaten Sumba Barat melalui Bagian Informatika telah berupaya untuk mengatasi berbagai permasalahan yang terjadi terkait dengan manajemen kepegawaian, yaitu dengan mengembangkan perencanaan untuk aplikasi kepegawaian, akan tetapi kelemahannya, perencanaan
7 aplikasi kepegawaian tersebut tidak ditindaklanjuti karena pergantian kepemimpinan kepala daerah pada saat itu (KaSub Bagian Telematika, 2011). Sejalan dengan isu strategis Pemda pula yaitu sarana dan prasarana maka salah satu masalah utama yang dihadapi oleh Pemda Kabupaten Sumba Barat adalah kondisi infrastruktur perkantoran yang saat ini yang letaknya terpisah-pisah untuk beberapa SKPD dengan kantor pusat Pemda Kabupaten Sumba barat. Berdasarkan wawancara dan pengamatan, untuk infrastruktur SI/TI sangat tidak memadai, karena infrastruktur SI/TI hanya terdapat pada kantor pusat Pemda Kabupaten Sumba barat. Persoalan saat ini adalah perencanaan jaringan internetworking yang mampu mengintegrasikan beberapa SKPD yang terpisah dengan kantor pusat Pemda Kabupaten Sumba Barat. Berbagai permasalahan di atas seakan menjadi persoalan klasik di lembaga pemerintahan di Indonesia pada umumnya dan Pemda Kabupaten Sumba Barat pada khususnya. Berbagai aturan, mulai peraturan perundang-undangan hingga peraturan setingkat menteri bahkan surat keputusan sudah dikeluarkan untuk mengatur sistem administrasi dan manajemen pengelolaan pemerintahan, namun masih saja dijumpai persoalan ketidakefisienan dan ketidakefektifan dalam pengelolaan administrasi.
8 Berdasarkan wawancara dan pengamatan, hal ini terjadi karena Pemda Kabupaten Sumba Barat belum memiliki renstra SI/TI yang mampu menyelaraskan antara strategi bisnis dan strategi SI/TI. Keadaan ini jelas sangat memprihatinkan dan Pemda seharusnya membutuhkan SI/TI untuk memberikan solusi bagaimana cara mengatasinya. Berdasarkan isu strategis dan beberapa persoalan utama yang diuraikan di atas, maka alasan perlunya strategi SI/TI adalah sebagai berikut: - SI/TI diperlukan untuk mewujudkan sistem dan tata laksana administrasi yang efektif, efisien, dan profesional sehingga upaya pencapaian RPJMD yang dibuat bisa tercapai. - SI/TI diperlukan untuk mewujudkan sinergi melalui integrasi data dan proses komunikasi diantara SKPD dan lembaga terkait lainnya. - SI/TI diperlukan untuk mengoptimalkan pemanfaatan SDM berdasarkan beban kerja yang ada sehingga kinerja organisasi secara keseluruhan akan meningkat. - Perbaikan sarana dan prasarana SI/TI serta pemanfaatan SI/TI untuk pengelolaan sarana dan prasarana - Strategi teknologi dan investasi SI/TI yang dibuat supaya selaras dengan visi, misi, tugas, pokok, dan fungsi (tupoksi) dan strategi organisasi. Semua pengembangan aplikasi, dan infrastruktur harus membantu proses bisnis organisasi.
9 - Aplikasi-aplikasi SI/TI yang akan dibuat harus terintegrasi dengan baik sehingga tidak terjadi tumpang tindih (overlapping) atau bahkan duplikasi pembuatan aplikasi. - Arus informasi antar bagian dalam organisasi harus konsisiten, akurat, dan cepat, sehingga kesalahpahaman antar bagian dalam organisasi karena informasi yang tidak tepat bisa dihilangkan. Dalam menjalankan seluruh program pembangunan daerah seperti yang terdapat dalam RPJMD 2010-2015, maka Pemda Kabupaten Sumba Barat harus menyiapkan kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan, salah satunya adalah infrastruktur SI/TI untuk membantu mencapai tujuan yang telah ditentukan. Infrastruktur SI/TI yang dibangun harus dapat beradaptasi disesuaikan dengan perubahan kebutuhan strategis oraganisasi. Infrastruktur SI/TI yang adaptif tersebut dapat diukur dari kecepatan implementasi layanan baru, mampu mengakomodasi peningkatan beban, dan kemudahan menambah komponen baru sehingga dapat mendukung pengembangan SI/TI (Aulia, 2009). Infrastruktur SI/TI yang digunakan oleh Pemda Kabupaten Sumba Barat sebaiknya berbasis EA sehingga kebutuhan organisasi dapat terakomodasi dengan baik dan saling terintegrasi. Dampak dari hal tersebut adalah kemudahan bagi level manajemen tingkat atas Pemda Kabupaten Sumba Barat dalam mengambil keputusan dalam proses perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan peningkatan kinerja setiap
10 kegiatan dalam program pembangunan daerah. Untuk itu, maka perlu dilakukan suatu perencanaan strategis SI/TI di lingkungan Pemda Kabupaten Sumba Barat yang mampu menyelaraskan antara strategi bisnis dan strategi SI/TI sehingga dapat tercapai tujuan secara efektif dan efisien. Konsep renstra SI/TI yang digunakan dalam pengembangan SI/TI Pemda Kabupaten Sumba Barat adalah dengan menggunakan kerangka The Open Group Architecture Framework (TOGAF) dengan melakukan tahapan dalam Architecture Development Method (ADM). Tahapan yang ada pada TOGAF ADM juga memiliki perencanaan SI/TI yang akan diselaraskan dengan pengembangan arsitektur SI/TI. 1.2. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah, maka penelitian ini bertujuan untuk menjawab permasalahan yang terjadi yaitu: 1. Bagaimana menyusun usulan strategi SI/TI bagi Pemda Kabupaten Sumba Barat agar tata laksana dan sistem administrasi pemerintahan dapat berjalan dengan efektif dan efisien. 2. Bagaimana mendefinisikan TOGAF ADM untuk pemodelan EA dalam mendukung aktivitas bisnis di Pemda Kabupaten Sumba Barat dalam manajemen kepegawaian, manajemen kepemerintahan, manajemen pembangunan, manajemen kemasyarakatan, manajemen pelayanan, manajemen
11 administrasi, manajemen legislasi, manajemen keuangan, manajemen kewilayahan, dan manajemen sarana dan prasarana. 3. Bagaimana membangun model infrastruktur SI/TI berbasis EA yang standar dan sesuai untuk diterapkan di Pemda Kabupaten Sumba Barat dan dapat digunakan sebagai pedoman untuk mengembangkan SI/TI untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi. 1.3. Tujuan Penelitian Sehubungan dengan rumusan masalah, maka penelitian ini memiliki tujuan, yaitu: 1. Menyusun usulan strategi SI/TI bagi Pemda Kabupaten Sumba Barat agar tata laksana dan sistem administrasi pemerintahan dapat berjalan dengan efektif dan efisien. 2. Membangun model infrastruktur SI/TI berbasis EA sesuai dengan aktivitas bisnis dari Pemda Kabupaten Sumba Barat yang akan mempermudah pengembangan SI/TI dengan menggunakan kerangka TOGAF ADM. 1.4. Manfaat Penelitian Manfaat yang ingin dicapai dengan adanya penelitian ini, antara lain, terdiri atas manfaat praktis dan manfaat akademis.
12 1. Manfaat Praktis Adapun manfaat praktis penelitian ini, yaitu: - Adanya rencana strategis SI/TI dan model infrastruktur SI/TI yang dapat dijadikan acuan dalam mengembangkan, mengimplementasikan, dan mengelola SI/TI serta infrastruktur SI/TI di Pemda Kabupaten Sumba Barat. - Membantu Pemda Kabupaten Sumba Barat dalam memberikan panduan dan acuan kepada masing-masing SKPD dalam menentukan standar pengembangan dan implementasi SI/TI. 2. Manfaat Akademis Sedangkan manfaat bagi akademisi adalah perencanaan strategis SI/TI dan pembangunan model infrastruktur SI/TI yang dikembangkan yang berbasis EA dengan menggunakan kerangka TOGAF ADM dapat menjadi wawasan baru dalam pengembangan dan perencanaan strategis SI/TI baik untuk organisasi swasta maupun pemerintahan. 1.5. Batasan Masalah Batasan atau ruang lingkup permasalahan dalam penelitian ini, antara lain adalah: 1. Penelitian dilakukan di Pemda Kabupaten Sumba Barat pada Bagian Informatika yang berfungsi sebagai pengolah data elektronik dan pengembang Sistem Informasi Manajemen Daerah (SIMDA).
13 2. Penelitian ini dibatasi pada aktivitas bisnis dari Bagian Informatika yang tertuang dalam tugas pokok dan fungsi (tupoksi) sehubungan dengan pembangunan Pemda Kabupaten Sumba Barat berdasarkan dokumen RPJMD Tahun 2010-2015. 3. Keluaran merupakan pemodelan EA yang menghasilkan cetak biru (blueprint) model dan kerangka dasar dalam pengembangan SI/TI yang terintegrasi untuk mendukung percepatan tujuan organisasi pemerintahan. 4. Penelitian ini tidak membahas pengukuran tingkat kedewasaan SI/TI terhadap implementasi di Pemda Kabupaten Sumba Barat. 5. Penelitian ini tidak membahas bagaimana penyusunan anggaran biaya yang dibutuhkan dari renstra SI/TI. 1.6. Sistematika Penelitian Sistematika dalam penelitian ini, yaitu: Bab 1 Pendahuluan, pada bagian ini berisi latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian secara praktis dan akademis, batasan atau ruang lingkup masalah, dan sistematika penelitian. Bab 2 Tinjauan Pustaka, pada bagian ini berisi penelitian yang pernah dilakukan terkait topik penelitian; dan teori-teori pendukung yang digunakan yang berhubungan erat dengan pokok-pokok landasan berpikir, yang relevan dengan topik
14 penelitian, seperti Pemerintah Daerah, keterbukaan informasi publik, arsitektur SI/TI, strategi SI/TI, Enterprise, Architecture, EA, Unified Modeling Language (UML), analisa Critical Success Factor, analisa Value Chain dan TOGAF ADM. Bab 3 Metodologi Penelitian, pada bagian ini berisi metode penelitian menggunakan kerangka TOGAF ADM serta tahapan yang dilakukan dalam penelitian antara lain: langkahlangkah penelitian dan pengumpulan data. Bab 4 Hasil Pembahasan dan Analisis, pada bagian ini berisi mengenai analisa dan pembahasan yaitu proses persiapan untuk mempersiapkan perancangan EA. Proses persiapan meliputi tiga (3) tahapan awal dari struktur dasar TOGAF ADM, yaitu Preliminary Phase, Architecture Vision, dan Businness Architecture untuk identifikasi obyek penelitian yaitu Bagian Informatika Pemda Kabupaten Sumba Barat dapat dilakukan secara mendalam, serta menjelaskan pembahasan mengenai Information System Architecture, Technology Architecture, Opportunities and Solution, Migration Planning, Implementation Governance dan Change Management. Bab 5 Penutup, pada bagian ini berisi kesimpulan mengenai hasil renstra SI/TI berdasarkan model EA pada Pemda Kabupaten Sumba Barat dan saran-saran yang dapat berguna untuk Pemda dalam melakukan implementasi renstra SI/TI yang telah disusun serta saran guna perkembangan penelitian selanjutnya.