Personalia Jakarta, 01 Agustus 2005 SURAT EDARAN No. 015/PSL/CHC.HMC/2005 Perihal : Pelaksanaan Pembayaran Uang Cuti Besar Pegawai I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Sehubungan dengan Cuti Besar Kedua bagi sebagian besar Pegawai (khususnya Pegawai yang berasal dari Bank Bergabung) akan jatuh tempo pada tanggal 1 Agustus 2005, maka dianggap perlu untuk diatur lebih lanjut ketentuan pelaksanaan pembayaran Uang Cuti Besar tersebut sebagaimana tercantum dalam Surat Edaran (SE) Personalia No. 022/PSL/CHC.HRS/2004 tanggal 25 November 2004 perihal Ketentuan Fasilitas Cuti Pegawai. Tersedianya ketentuan pelaksanaan pembayaran Uang Cuti Besar yang lengkap dan jelas (terutama dalam waktu dekat untuk mengatur pembayaran Uang Cuti Besar Kedua Tahun 2005) akan menjadi pedoman bagi pelaksanaan pembayaran Uang Cuti Besar berikutnya baik Tahap Pertama maupun Tahap Kedua dan seterusnya. B. Maksud dan Tujuan 1. Sebagai pedoman dalam pembayaran Uang Cuti Besar, sehingga pelaksanaan pembayaran Uang Cuti Besar tersebut dapat berjalan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 2. Memberikan informasi yang jelas dan lengkap kepada Pegawai, sehingga diharapkan Pegawai dapat mengetahui dan memahami ketentuan fasilitas Cuti Besar secara benar. C. Dasar Hukum 1. Surat Edaran Personalia No. 022/PSL/CHC.HRS/2004 tanggal 25 November 2004 perihal Ketentuan Fasilitas Cuti Pegawai. 2. Surat Edaran Personalia No. 008/PSL/HSS.HRS/2002 tanggal 27 Desember 2002 perihal Masa Bebas Tugas (MBT) Pegawai. 3. Nota Human Capital Group No. CHC.HMC/CNB.349/2005 tanggal 25 Juli 2005 perihal Ketentuan Pelaksanaan Pembayaran Uang Cuti Besar Pegawai. II. KETENTUAN UMUM A. Istilah Istilah-istilah yang dimaksud dalam Surat Edaran ini adalah : 1. Bank adalah PT Bank Mandiri (Persero) Tbk. Hal 1 dari 8
2. Bank Bergabung adalah PT Bank Bumi Daya (Persero), PT Bank Dagang Negara (Persero), PT Bank Ekspor Impor Indonesia (Persero), dan PT Bank Pembangunan Indonesia (Persero). 3. Pegawai adalah Pegawai Bank yang memiliki Nomor Induk Pegawai (NIP) yang tercatat di database kepegawaian Kantor Pusat Bank termasuk Pegawai yang ditempatkan/ditugaskan di Anak Perusahaan/Dana Pensiun/Yayasan. 4. Unit Kerja adalah Group, Kantor Wilayah, Kantor Cabang baik di dalam negeri (Hub dan Spoke) maupun di luar negeri (KLN), serta Proyek/Tim (bila ada). 5. Masa Kerja adalah masa dinas Pegawai di Bank yang dihitung sejak tanggal Pegawai bekerja atau bergabung dengan Bank termasuk masa dinas di Bank Bergabung (khusus bagi Pegawai yang berasal dari Bank Bergabung). Yang tidak diperhitungkan sebagai Masa Kerja adalah Cuti Diluar Tanggungan Bank (CLTB bukan karena hamil/melahirkan). 6. Cuti Besar (Cubes) adalah fasilitas Pegawai berupa pemberian uang dan tidak berupa pemberian hari cuti/menambah hari cuti kepada Pegawai Tetap yang telah memiliki Masa Kerja penuh minimal 3 (tiga) tahun atau kelipatannya (selanjutnya disebut Uang Cuti Besar). 7. Cuti Besar Pertama adalah fasilitas Cuti Besar yang pertama kali diberikan oleh Bank kepada Pegawai sesuai tanggal jatuh tempo Cuti Besar Pegawai yang bersangkutan. 8. Cuti Besar Kedua Tahun 2005 adalah fasilitas Cuti Besar yang diberikan kepada Pegawai yang memiliki tanggal jatuh tempo Cuti Besar Kedua pada tahun 2005. Sebagian besar Pegawai yang berasal dari Bank Bergabung memiliki tanggal jatuh tempo Cuti Besar Kedua Tahun 2005 pada tanggal 1 Agustus 2005. 9. Gaji Dasar Cuti Besar adalah gaji Pegawai yang digunakan untuk menghitung besarnya Uang Cuti Besar yang akan diterima Pegawai. Penetapan Gaji Dasar Cuti Besar setiap pegawai diatur sebagai berikut : a. Bagi Pegawai yang aktif bekerja di Bank (termasuk Pegawai MBT), ditetapkan Gaji Dasar Cuti Besarnya adalah sebesar Gaji Bersih bulan terakhir sebelum tanggal jatuh tempo Cuti Besar Pegawai tersebut. Pegawai yang memiliki tanggal jatuh tempo Cuti Besar Kedua pada tanggal 1 Agustus 2005 ditetapkan Gaji Dasar Cuti Besarnya sebesar Gaji Bersih pada bulan Juli 2005. b. Bagi pegawai yang berstatus Cuti Sakit, ditetapkan Gaji Dasar Cuti Besarnya adalah sebesar 100% (seratus prosen) dari Gaji Bersih bulan terakhir sebelum tanggal jatuh tempo Cuti Besar Pegawai tersebut (bila telah dibayarkan sebesar 50% bagi pegawai Cuti Sakit Tahun Kedua). Hal 2 dari 8
c. Bagi Pegawai yang berhenti karena meninggal dunia selama periode perhitungan Cuti Besar yang belum dibayarkan, ditetapkan Gaji Dasar Cuti Besarnya adalah sebesar Gaji Bersih yang diterima pada bulan terakhir sebelum tanggal meninggal dunia atau dinyatakan berhenti bekerja karena meninggal dunia. d. Bagi Pegawai yang selama periode perhitungan Cuti Besar yang jatuh tempo memiliki 2 (dua) masa dinas di tempat bekerja yang yang berbeda, yaitu : 1) Berada di Unit Kerja Bank dan di Anak Perusahaan/Dana Pensiun/ Yayasan Bank, maka pegawai dimaksud akan ditetapkan memiliki 2 (dua) besaran Gaji Dasar Cuti Besar, yaitu sebesar Gaji Bersih bulan terakhir yang diterima di Bank dan di Anak Perusahaan/Dana Pensiun/Yayasan Bank. 2) Berada di Unit Kerja Dalam Negeri dan di Unit Kerja Luar Negeri (Kantor Luar Negeri), maka pegawai dimaksud akan ditetapkan memiliki 2 (dua) besaran Gaji Dasar Cuti Besar, yaitu sebesar Gaji Bersih bulan terakhir yang diterima di Unit Kerja Dalam Negeri (valuta Rupiah) dan di Unit Kerja Luar Negeri/Kantor Luar Negeri (valas setempat) e. Bagi Pegawai yang selama periode perhitungan Cuti Besar yang jatuh tempo sepenuhnya berada di Unit Kerja Luar Negeri/Kantor Luar Negeri atau di Anak Perusahaan/Dana Pensiun/ Yayasan Bank, ditetapkan Gaji Dasar Cuti Besarnya adalah sebesar Gaji Bersih bulan terakhir yang diterima di Unit Kerja Luar Negeri/ Kantor Luar Negeri (valas setempat) atau sebesar Gaji Bersih bulan terakhir yang diterima di Anak Perusahaan/Dana Pensiun/ Yayasan Bank dan menjadi beban Anak Perusahaan/Dana Pensiun/Yayasan Bank yang bersangkutan. B. Kriteria / Persyaratan Pegawai yang Menerima Pembayaran Uang Cuti Besar Pegawai yang menerima pembayaran Uang Cuti Besar harus memenuhi semua persyaratan sebagai berikut : 1. Pegawai Tetap yang tercatat sebagai Pegawai Aktif, Pegawai MBT, Pegawai Cuti Sakit, dan Pegawai Tugas Belajar. 2. Memiliki Masa Kerja penuh minimal 3 (tiga) tahun pada bulan pembayaran Uang Cuti Besar Pertama dan minimal 6 (enam) tahun pada bulan pembayaran Uang Cuti Besar Kedua, serta kelipatannya (3 tahunan) untuk Cuti Besar berikutnya (Cuti Besar Ketiga dan seterusnya). 3. Memiliki tanggal jatuh tempo Cuti Besar pada bulan pembayaran Uang Cuti Besar tersebut. 4. Tidak berstatus Pegawai CLTB bukan karena hamil/melahirkan. Khusus Pegawai yang berhenti karena meninggal dunia selama periode perhitungan Cuti Besar yang belum dibayarkan tetap dapat diberikan Uang Cuti Besar secara proporsional. Hal 3 dari 8
C. Pegawai Yang Tidak Menerima Pembayaran Uang Cuti Besar 1. Pegawai yang masih berstatus Calon Pegawai (Officer Development Program /ODP) dan Pegawai Kontrak (belum diangkat menjadi Pegawai Tetap). 2. Belum memiliki Masa Kerja penuh minimal 3 (tiga) tahun atau kelipatannya pada bulan pembayaran Uang Cuti Besar tersebut. 3. Pegawai yang sedang melaksanakan CLTB bukan karena hamil/melahirkan. 4. Pegawai Berhenti bukan karena meninggal dunia. D. Uang Cuti Besar tidak diberikan secara proporsional, kecuali bagi pegawai yang berhenti karena meninggal dunia. E. Pemberian Uang Cuti Besar yang jatuh tempo tidak menghapuskan hari cuti tahunan dan uang perjalanan cuti tahunan Pegawai. F. Uang Cuti Besar bagi Pegawai MBT hanya diberikan kepada Pegawai yang perhitungan Cuti Besarnya jatuh tempo pada periode MBT. Apabila dalam periode MBT tersebut, Cuti Besar Pegawai tersebut tidak/belum jatuh tempo, maka Uang Cuti Besar tersebut tidak dapat dibayarkan (karena hak Cuti Besar pegawai tersebut belum ada/belum timbul). III. KETENTUAN PELAKSANAAN A. Penetapan Tanggal Jatuh Tempo Cuti Besar 1. Penetapan tanggal jatuh tempo Cuti Besar Pertama dilakukan dengan menghitung Masa Kerja Pegawai secara penuh dari tanggal bergabung atau bekerja di Bank sampai dengan masa dinas 3 (tiga) tahun berikutnya. 2. Khusus bagi Pegawai yang berasal dari Bank Bergabung ditetapkan tanggal jatuh tempo Cuti Besar Pertamanya pada tanggal 1 Agustus 2002. Hal ini terkait dengan kebijakan merger Bank, yaitu adanya cut off date 31 Juli 1999 untuk pembayaran hak Cuti Besar Proporsional Bank Bergabung. Namun terdapat juga Pegawai yang berasal dari Bank Bergabung yang memiliki tanggal jatuh tempo Cuti Besar Pertama pada periode antara tanggal 1 Agustus s.d. 31 Desember 2002, yaitu Pegawai yang memiliki tanggal jatuh tempo Cuti Besar Terakhir di Bank Bergabung pada tanggal 1 Agustus s.d. 31 Desember 1999. 3. Penetapan tanggal jatuh tempo Cuti Besar Kedua (dan seterusnya) dilakukan dengan menghitung Masa Kerja Pegawai secara penuh dari tanggal jatuh tempo Cuti Besar Pertama atau Terakhir (sebelumnya) sampai dengan masa dinas 3 (tiga) tahun berikutnya. B. Perhitungan Masa Kerja Pegawai untuk Cuti Besar 1. Perhitungan Masa Kerja Pegawai tersebut di atas (Butir III.A) berlaku juga bagi Pegawai yang ditugaskan di Anak Perusahaan/Dana Pensiun/Yayasan Bank, namun tidak termasuk periode waktu yang tidak diperhitungkan sebagai Masa Kerja, yaitu masa Cuti Diluar Tanggungan Bank (CLTB bukan karena hamil/ melahirkan). Hal 4 dari 8
2. Bagi Pegawai yang selama periode perhitungan Cuti Besar memiliki 2 (dua) masa dinas di tempat bekerja yang berbeda, yaitu : a. Di Unit Kerja Bank dan dalam penugasan di Anak Perusahaan/Dana Pensiun/ Yayasan Bank, maka pegawai dimaksud akan ditetapkan memiliki 2 (dua) Masa Kerja, yaitu Masa Kerja di Bank dan Masa Kerja di Anak Perusahaan/ Dana Pensiun/Yayasan Bank. b. Di Unit Kerja Dalam Negeri dan Unit Kerja Luar Negeri (Kantor Luar Negeri), maka pegawai dimaksud akan ditetapkan memiliki 2 (dua) Masa Kerja, yaitu Masa Kerja di Unit Kerja Dalam Negeri dan Masa Kerja di Unit Kerja Luar Negeri/Kantor Luar Negeri. C. Besaran Uang Cuti Besar 1. Pada 3 (tiga) tahun pertama atau Cuti Besar Pertama akan dibayarkan Uang Cuti Besar sebesar 1 (satu) kali Gaji Dasar Cuti Besar. 2. Pada 3 (tiga) tahun kedua atau Cuti Besar Kedua akan dibayarkan Uang Cuti Besar sebesar 2 (dua) kali Gaji Dasar Cuti Besar. 3. Pada 3 (tiga) tahun ketiga atau Cuti Besar Ketiga dan seterusnya kembali akan dibayarkan Uang Cuti Besar secara bergantian/berselang mengacu pada ketentuan butir 1 dan 2 di atas. 4. Khusus Pegawai yang berhenti karena meninggal dunia akan dibayarkan Uang Cuti Besar secara proporsional, yaitu berdasarkan perhitungan Masa Kerja Proporsional pegawai dimaksud dikali besaran Uang Cuti Besar sesuai ketentuan butir 1 s.d. 3 di atas. 5. Penetapan besaran Uang Cuti Besar bagi Pegawai yang memiliki 2 (dua) masa dinas di tempat bekerja yang berbeda akan menggunakan perhitungan proporsional, yaitu dengan menggunakan 2 (dua) nilai Gaji Dasar Cuti Besar (Butir II.9.d) dan Masa Kerja untuk Cuti Besar (Butir III.B.2) yang berbeda. Contoh Pertama (Pegawai Kantor Cabang Luar Negeri) : Seorang Pegawai A (berasal dari Bank Bergabung) yang sebelumnya ditugaskan di FION Group dimutasikan/dipromosikan menjadi GM di Kantor Cabang Luar Negeri t.m.t. 1 Agustus 2003. Tanggal jatuh tempo Cuti Besar Pertamanya adalah tanggal 1 Agustus 2002, sehingga ybs. akan memiliki tanggal jatuh tempo Cuti Besar Kedua tanggal 1 Agustus 2005. Pada tanggal jatuh tempo Cuti Besar Kedua, pegawai tsb. akan menerima Uang Cuti Besar Kedua dengan perhitungan proporsional sebagai berikut : Periode I (ketika bertugas di FION Group) menggunakan rumus : Masa Kerja di Dalam Negeri (12 bulan) X 2 X Gaji Dasar Cubes Dalam Negeri Masa Cuti Besar (36 bulan) (Valuta Rp) Hal 5 dari 8
Periode II (ketika bertugas Kantor Luar Negeri/KLN) menggunakan rumus : Masa Kerja di Kantor LN (24 bulan) X 2 X Gaji Dasar Cubes Kantor Cabang LN Masa Cuti Besar (36 bulan) (Valas Setempat) Total Uang Cuti Besar yang akan diterima Pegawai tersebut adalah sebesar hasil penjumlahan Uang Cuti Besar pada Periode I (Unit Dalam Negeri) dan Periode II (Unit Luar Negeri) di atas. Contoh Kedua (Pegawai yang Bertugas di Anak Perusahaan) : Seorang Pegawai Officer B (berasal dari Bank Bergabung) yang sebelumnya ditugaskan di Regional Office dimutasikan/dipromosikan menjadi Direktur di Anak Perusahaan t.m.t. 1 Juli 2004. Tanggal jatuh tempo Cuti Besar Pertamanya adalah tanggal 1 Agustus 2002, sehingga ybs. akan memiliki tanggal jatuh tempo Cuti Besar Kedua tanggal 1 Agustus 2005. Pada tanggal jatuh tempo Cuti Besar Kedua, pegawai tsb. akan menerima Uang Cuti Besar Kedua dengan perhitungan proporsional sebagai berikut : Periode I (ketika bertugas di Regional Office) menggunakan rumus : Masa Kerja di Bank (23 bulan) X 2 X Gaji Dasar Cubes Reg.Office/Bank Masa Cuti Besar (36 bulan) (Gaji Officer) Periode II (ketika bertugas Anak Perusahaan) menggunakan rumus : Masa Kerja di Anak Persh. (13 bulan) X 2 X Gaji Dasar Cubes Anak Persh. Masa Cuti Besar (36 bulan) (Gaji Direktur Anak Persh.) Total Uang Cuti Besar yang akan diterima Pegawai tersebut adalah sebesar hasil penjumlahan Uang Cuti Besar pada Periode I (Regional Office) dan Periode II (Anak Perusahaan) di atas. 6. Biaya yang timbul atas pembayaran Uang Cuti Besar yang dihitung secara proporsional untuk periode Masa Kerja di Anak Perusahaan/Dana Pensiun/ Yayasan akan menjadi beban Anak Perusahaan/Dana Pensiun/Yayasan. Ketentuan ini hanya berlaku bagi Pegawai yang ditugaskan di Anak Perusahaan/ Dana Pensiun/Yayasan. D. Pembayaran Uang Cuti Besar 1. Pembayaran Uang Cuti Besar kepada Pegawai dilaksanakan pada minggu pertama di setiap bulan bagi seluruh Pegawai yang memiliki tanggal jatuh tempo Cuti Besar pada bulan tersebut. 2. Khusus pembayaran Uang Cuti Besar kepada Pegawai yang sebagian masa dinasnya berada di Anak Perusahaan/Dana Pensiun/Yayasan Bank, Bank hanya akan melakukan pembayaran kepada Pegawai dimaksud sesuai perhitungan proporsional Uang Cuti Besar yang menjadi beban Unit Kerja Bank, yaitu berdasarkan pengali Masa Kerja dan Gaji Dasar Cuti Besar di Bank. Sedangkan pembayaran sebagian Uang Cuti Besar Pegawai yang menjadi beban biaya Anak Perusahaan/Dana Pensiun/Yayasan Bank sepenuhnya menjadi tanggung jawab dari Anak Perusahaan/Dana Pensiun/Yayasan Bank, namun pelaksanaannya tetap akan dikoordinasikan oleh Human Capital Group. Hal 6 dari 8
3. Ketentuan Butir 2 di atas berlaku juga bagi Pegawai yang ditempatkan dan bekerja secara penuh selama masa perhitungan Cuti Besar yang jatuh tempo (3 tahun) di Anak Perusahaan/Dana Pensiun/Yayasan Bank. Selanjutnya Bank tidak akan melakukan pembayaran Uang Cuti Besar kepada Pegawai dimaksud. 4. Pembayaran Uang Cuti Besar tersebut akan dilakukan oleh Kantor Pusat dengan mekanisme yang sama dengan sistem pembayaran gaji bulanan, yaitu Human Capital Group akan mengkreditir Buku Besar 195.116.23 All Account Suspend JPP di masing-masing Cabang. 5. Pembayaran Uang Cuti Besar Kedua kepada Pegawai yang status rekening penampungan gaji bulanannya Tidak Aktif (kode rekening : 00), karena berstatus pegawai MBT, berhenti bekerja karena meninggal dunia, Tugas Belajar, Pegawai yang ditugaskan di Anak Perusahaan, Dana Pensiun/Yayasan, Cabang Luar Negeri akan dilaksanakan paling lambat dalam jangka waktu 2 (dua) minggu setelah tanggal pembayaran normal sebagaimana ditetapkan oleh ketentuan Surat Edaran ini. 6. Hal tersebut di atas dikarenakan proses pembayaran ke rekening pegawai dimaksud dilakukan secara manual (tidak melalui sistem pembayaran gaji bulanan), sehingga terdapat proses tambahan untuk memastikan / menjamin keakuratan data perhitungan Cuti Besar bagi pegawai tersebut di atas. 7. Biaya yang timbul atas pembayaran Uang Cuti Besar yang dilakukan oleh Bank kepada Pegawai yang bertugas di Unit Kerja Dalam Negeri akan menjadi beban Unit Kerja Pegawai sebagaimana yang telah dicadangkan oleh Human Capital Group. Sedangkan pembayaran Uang Cuti Besar kepada Pegawai yang bertugas di Unit Kerja Luar Negeri (KLN) akan menjadi beban KLN masingmasing Pegawai. 8. Pajak penghasilan yang timbul karena adanya pembayaran Uang Cuti Besar ditanggung oleh Pegawai, sehingga besarnya Uang Cuti Besar yang diterima Pegawai adalah Uang Cuti Besar yang diterima ditambah pajak. 9. Perincian pajak penghasilan tersebut akan disampaikan oleh Kantor Pusat Human Capital Group kepada masing-masing Cabang melalui RSTKM 483 Rincian Perhitungan Pajak Bulanan. 10. Penyetoran pajak penghasilan tersebut agar dilaksanakan langsung oleh Cabang ke Kas Negara dengan mendebet Buku Besar 260.111.01 Pajak Karyawan YMHD PPh Pasal 21. Khusus untuk Cabang wilayah DKI Jakarta, penyetoran pajak akan dilakukan oleh Kantor Pusat - Human Capital Group. IV. KETENTUAN KHUSUS PEMBAYARAN UANG CUTI BESAR KEDUA TAHUN 2005 A. Pembayaran Uang Cuti Besar Kedua bagi Pegawai yang memiliki tanggal jatuh tempo pada tanggal 1 Agustus 2005 akan dilaksanakan pada Minggu Pertama bulan Agustus 2005 dengan mekanisme pembayaran sesuai ketentuan Surat Edaran ini. Hal 7 dari 8
B. Pembayaran kepada pegawai yang memiliki tanggal jatuh tempo Cuti Besar Kedua setelah bulan Agustus 2005 tetap akan dibayarkan pada minggu pertama di setiap bulan sesuai dengan tanggal jatuh tempo Cuti Besar Pegawai yang bersangkutan. Hal di atas berlaku juga bagi pegawai yang memiliki tanggal Cuti Besar Pertama (karena baru memiliki masa kerja 3 tahun) setelah bulan Agustus 2005. C. Hal-hal lain yang terkait dengan pelaksanaan pembayaran Uang Cuti Besar Kedua Tahun 2005 (a.l. kriteria/persyaratan, penetapan tanggal jatuh tempo, perhitungan, pembayaran, dll.) tetap mengacu pada ketentuan Surat Edaran ini. D. Dengan adanya pembayaran Uang Cuti Besar Kedua ini, Direksi menghimbau kepada seluruh jajaran Bank agar dapat menggunakan Uang Cuti Besar tersebut dengan sebaik-baiknya dan kiranya dapat menyisihkan sebagian untuk ditabung. V. PENUTUP A. Ketentuan dalam Surat Edaran ini berlaku terhitung mulai tanggal diterbitkannya Surat Edaran ini. B. Apabila terdapat hal-hal yang belum diatur dalam Surat Edaran ini, maka akan diatur dan ditetapkan kemudian. C. Dengan diberlakukannya ketentuan ini, maka ketentuan Cuti Besar yang diatur oleh SE Fasilitas Cuti Pegawai tetap berlaku selama tidak bertentangan dengan ketentuan ini. Demikian agar menjadi maklum dan untuk dilaksanakan dengan tertib. PT BANK MANDIRI (PERSERO) TBK DIREKSI Wayan Agus Mertayasa Wakil Presiden Direktur Nimrod Sitorus Direktur Hal 8 dari 8