BAB IV KEGIATAN PELAPORAN KERJA PRAKTEK 4.1 LandasanTeori Sebelum penulis menjabarkan isi laporan kerja praktek ini, penulis mempunyai landasan teori untuk mempertanggung jawabkan laporan yang dibuat. Adapun landasan teori yang akan dijabarkandalam sub bab ini, mengenai sistem, informasi, sistem informasi, raskin, serta sistem informasi raskin. 4.1.1Sistem Definisi menurut Al Bahra bin Ladjamudin dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi adalah sistem adalahsuatu bentuk integrasi antar satu komponen dengan komponen lainnya. [:2006:6]. Adapun definisi lain menurut Jogianto H.M, dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi menjelaskan bahwa: sistem adalah sekumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. [2009:3]. Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menyimpulkan sistem adalah sekumpulan kegiatan yang saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 4.1.2 Informasi Definisi informasi menurut Jogianto H.M, dalam buku Analisis dan Desain Sistem Informasi menjelaskan bahwa: informasi adalah 16
data yang telah diperoleh menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. [2009:8]. Adapun definisi lain mengenai informasi menurut Azhar Susanto, dalam buku yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi dan Pengembangan Berbasis Komputer adalah: informasi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat [2004:40]. Berdasarkan definisi diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang memberikan arti dan manfaat. 4.1.3 Sistem Informasi Definisi sistem informasi menurut Azhar Susanto dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi Konsep dan Pengembangan Berbasis Komputer adalah sebagai berikut: Sistem Informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik phisik maupun non phisik yang saling berhubungan saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berati dan berguna [2004:1]. Definisi lain mengenai sistem informasi menurut Kusrini dan Andri Koniyo dalam bukunya yang berjudul Tutunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan VB & SQL Server Informasi adalah sebagai berikut: sistem informasi adalah sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsistem informasi terhadap 17
pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan [2007:5]. Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem informasi adalah kumpulan dari su-sub sistem yang saling berhubungan dan bekerjasama (sesuai fungsi) untuk mencapai suatu tujuan yaitu pengolahan data menjadi informasi yang berguna dan memiliki nilai manfaat dalam suatu organisasi. 4.1.4 Raskin Raskin adalah program subsdi pangan yang bersentuhan langsung dengan masyarakat, serta melibatkan berbagai pihak, baik pemerintah pusat, maupun pemerintah daerah (pemprov dan pemkab/pemkot), aparat Desa/Kelurahan, lembaga musyawarah desa, LSM, serta tokoh masyarakat. Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa raskin adalah perencanaan penetapan pagu Raskin nasional sampai dengan tingkat Desa/Kelurahan berdasarkan data rumah tangga sasaran (RTS) BPS. Penetapan rumah tangga sasaran penerimaan manfaat (RST-PM) berdasarkan hasil kesepakatan Desa/Kecamatan dan rencana pendistribusian Raskin. 4.1.5 Bagan Alir/Flowchart Menurut dalam Jogianto H.M bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi, menjelaskan bahwa: 18
Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat komunikasi dan utuk dokumentasi. Pada waktu akan menggambar. [2009:795] Terdapat beberapa jenis bagan alir yang biasa digunakan, yaitu sebagai berikut: 1. Bagan Alir Sistem (System Flowchart) Bagan alir sistem ( sistem Flochart ) merupakan bagan yang menunjukan arus pekerjaan secara keseluluran dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalm sistem. Bagan alir sistem menunjuka apa yang dikerjakan dalam sistem.bagan alir sistem yang digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol yang digunakan. 2. Bagan Alir Dokumen (Dokument Flowchart) Bagan alir dokumen (Dokument Flowchart) atau disebut dengan bagan alir folmulir (folmulir flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang yang menunjukan arus dari laporan data folmulir termasuk tembusan-tembusannya. Bagan alir dokumen ini menggunakan simbol-simbolyang sama dengan digunakan didalam bagan alir sistem. 3. Bagan Alir Skematik (schamatic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem, yaitu menggambarkan prosedur dalam sistem, juga menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan lainnya yang digunakan. Maksud penggunaaan gambar-gambar ini adalah untuk memudahkan dalam penjelasan simbol-simbol bagan alir kepada orang-orang yang kurang paham. 4. Bagan Alir Pemograman (Program Flowchart) Bagan alir program (Program Flowchart) terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika program (Logica Program) dan bagan alir program komputer terinci (detailed computer program flowchart). Bagan alir logika program digambarkan tiap-tiap langkah didalam program komputer secara logika. Bagan alir logika program ini dipersiapkan oleh analisis sistem. 19
5. Bagan Alir Proses (process Flowchart) Bagan alir proses (process Flowchart) merupakan bagan alir yang banyak digunakan di teknik industri. Berguna untuk menggambarkan proses dalam suatu prosedur [2009:795]. 4.2 Pembahasan Pelaporan Kerja Praktek 4.2.1Fungsi dan Dokumen yang Terkait 4.2.1.1 Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam sistem informasi raskin pada perum bulog divisi regional Jawa Barat adalah sebagai berikut: A. Seksi Pengadaan Melakukan pengadaan beras/gabah dengan membuat kontrak dengan mitra kerja, kontrak ditandatangani kasup divre. B. Seksi Analisa Harga dan Pasar Melakuakan penilai harga pasar pasar/gabah, jika harga dibawah harga pokok produksi (HPP) pengadaan harus beli terus. C. Persediaan dan Angkutan Melakukan penempatan rumah tangga sasaran penerima manfaat (RTS-PM) di desa/kelurahan menggunakan data yang terdiri dari rumah tangga sangat miskin, miskin dan hampir miskin. Data tersebut merupakan sasaran program penanggulangan Kemiskinan secara nasional. D. Perawatan dan Kualitas Melakukan perawatan kualitas beras bulog, sehingga dalam penyerahan harus sesuai dengan kualitas beras bulog. 20
E. Penyaluran Penyaluran beras bersubsidi bagi kelompok masyarakat miskin bertujuan untuk mengurangi beban pengeluaran rumah tangga miskin. Di samping itu, dimaksudkan untuk meningkatkan akses masyarakat miskin dalam pemenuhan kebutuhan pangan sebagai salah satu hak dasar masyarakat. Hal ini merupakan salah satu program pemerintah baik dari pusat maupun daerah yang penting dalam peningkatan ketahanan pangan nasional. Efektifitas program RASKIN dapat di tingkatkan kordinasi antar instansi/lembaga terkait baik di tingkat pusat maupun daerah. Koordinasi mulai dari perancangan, pelaksanaan, pengawasan dan pengendalian dengan mengedepankan peran penting partisipasi masyarakat. 4.2.1.2 Dokumen yang Terkait Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi raskin pada perum bulog divisi regional Jawa Barat adalah sebagai berikut: A. Surat permintaan alokasi (SPA), yaitu pengajuan dari Bupati/Walikota berdasarka alokasi pagu raskin. B. Lembaran berita acara serah terima (BAST), yaitu lembaran yang dipergunakan untuk penyerahan beras ke titik distribusi. C. Surat penerima penjualan beras distributor (SPPB/DO), yaitu surat untuk mengambil beras dari gudang bulog. D. Lembar rumah tangga sasaran penerima manfaat (RTS-PM) lembar pelaksana distribusi penyerahan raskin. 21
E. Lembar harga penjualan beras (HPB), yaitu lembar yang dipergunakan untuk mengatur daftar penjualan beras. F. Lembar daftar penerima manfaat (DPM), yaitu lembar yang sesuai dengan harga penjualan beras. G. Lembar rekapitulasi daftar penerima manfaat, yaitu lembaran yang dipergunakan untuk merekap dari semua dokumen untuk memperlancar penyaluran beras raskin ke titik distribusi. 4.2.2 Sistem Informasi yang Terkait Sistem informasi yang ada pada perum bulog divisi regioanal jawa barat adalah sebagai berikut: A. Pemerintah pusat membuat surat program raskin untuk pemerintah daerah berdasarkan perundangan yang menjadi landasan pelaksanaan program raskin. B. Pemerintah daerah menerima surat program raskin (SPR) lalu di simpan sebagai arsip. C. Divre/sub divre/bulog menerima surat permintaan alokasi (SPA) dari pemerintah daerah (Pemda) untuk menentukan lokasi penyaluran beras raskin. D. Berdasarkan surat permintaan alokasi (SPA) maka, divre/subdivre/bulog membuat surat penerimaan pengajuan beras (SPPB) untuk diberikan kepada seksi pengadaan. 22
E. Berdasarkan surat permintaan penjualan beras (SPPB), seksi pengadaan membuat harga penjualan beras (HPB) untuk diberikan kepada seksi analisis dan pasar. F. Seksi analisis dan pasar menerima lalu mengarsipkan harga penjualan beras (HPB) tersebut. G. Berdasarkan harga penjualan beras (HPB), seksi analisis dan pasar membuat berita acara serah terima (BAST) yang akan diberikan kepada divre/subdivre/bulog lalu di simpan sebagai arsip. H. divre/sub divre/bulog membuat MBA berdasarkan berita acara serah terima (BAST). I. MBA yang dibuat oleh divre/subdivre/bulog diberikan kepada seksi pengadaan lalu di arsipkan. J. Seksi pengadaan membuat rumah tangga sasaran penerima manfaat yang akan diberikan kepda seksi analisis dan pasar. K. Seksi analisis dan pasar membuat harga penjualan beras raskin (HPBR) bedasarkan rumah tangga sasaran penerima manfaat (RTS-PM) yang akan diberikan kepada seksi persediaan dan angkutan. L. seksi persediaan dan angkutan menerima dan membuat daftra penerima manfaat (DPM) berdasarkan harga penjualan beras raskin (HPBR). M. Harga penjalan beras raskin (HPBR) diberikan ke seksi perawatan dan kualitas lalu diarsipkan. 23
N. seksi perawatan dan kualitas membuat rekapitulasi daftar penerima manfaat () lalu diberikan ke divre/subdivre/bulog untuk ditandatangan. O. setelah rekapitulasi daftar penerima manfaat () ditandatangan oleh divre/subdivre/bulog diberikan kepada seksi penyaluran, agar beras raskin bisa segera disalurkan. 4.2.2 Bagan Alir Sistem Informasi Raskin PEMERINTAH PUSAT PEMERINTAH DAERAH 24
D B S P R DB SPA Mulai 1 SPR SPR T SPR SPA SPR SPA Cetak SPR Cetak SPA SPR SPA 1 2 Gambar: 4.1 Bagan Alir sistem Berjalan 25
D B SP PB DIVRE/SUB DIVRE/BULOG 5 2 BAST T SPA Membuat MBA 10 Membu at SPPB MBA 2 SPPB CETAK SPPB Cetak MBA MBA Acc RDP M 2 SPPB 6 2 ACC 3 11 Gambar: 4.2 Bagan Alir sistem Berjalan Lanjutan 1 SEK. PENGADAAN SEK. ANALISA HARGA 26
F ile b as t F i le H P B 3 DAN PASAR 4 7 6 SPPB HPB RTS-PM MBA T Bua t HP B RTS_PM T Buat BAST Buat HPBR HPB CETAK HPB HPB RTS- PM Cetak RTS- PM BAST Cetak BAST BAST HPBR Cetak HPBR HPBR RTS- PM 4 5 8 7 Gambar: 4.3 Bagan Alir sistem Berjalan Lanjutan 2 SEKSI PERSEDIAAN DAN ANGKUTAN SEKSI PERAWATAN DAN KUALITAS 27
File DPM File 8 9 HPBR DPM T T Buat DPM DPM Cetak DPM DPM T Cetak 1 2 9 10 Gambar: 4.4 Bagan Alir sistem Berjalan Lanjutan 3 SEKSI PENYALURAN 28
11 AC SELESAI Gambar: 4.5 Bagan Alir sistem Berjalan Lanjutan 4 Keterangan: SPR SPA RTS-PM BAST HPB HPBR DPM SPPB : Surat Perintah Raskin :Surat Permintaan Alokasi :Rumah Tangga Sasaran Penerima Manfaant :Berita Acara Serah Terima :Harga Penjualan Baras :Harga Penjualan Beras Raskin :Daftar Penerima Manfaat :Surat Penerimaan Penjualan Beras :Rekapitulasi daftar penerima manfaat 29