2015 White Paper Aplikasi RKPD Online Abstrak Dokumen ini adalah white paper atas aplikasi RKPD Online yang ditujukan kepada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA). Adapun isi dari dokumen ini terdiri dari pendahuluan, keunggulan aplikasi, ruang lingkup pekerjaan, spesifikasi teknis, alur kerja, dan implementasi. www.cartenz.co.id
Daftar Isi Pendahuluan... 3 Keunggulan Aplikasi... 4 Ruang Lingkup Pekerjaan... 6 Spesifikasi Teknis... 7 Modul Registrasi dan Administrasi/Manajemen Pengguna... 7 Modul Master Data... 8 Modul Usulan Publik... 8 Modul Program dan Kegiatan... 8 Modul Smart Filtering... 8 Modul Laporan... 8 Modul RKPD Perubahan... 9 Alur Kerja... 10 Implementasi... 12 Tenaga Ahli... 12 Waktu Pelaksanaan... 12 Halaman 2 dari 13
Pendahuluan Perencanaan pembangunan daerah merupakan suatu proses perencanaan pembangunan yang dimaksudkan untuk melakukan perubahan menuju arah perkembangan yang lebih baik bagi suatu komunitas masyarakat, pemerintah dan lingkungannya dalam wilayah/daerah tertentu dengan memanfaatkan atau mendayagunakan berbagai sumberdaya yang ada dan harus memiliki orientasi yang bersifat menyeluruh, lengkap tetapi tetap berpegang pada azas prioritas. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, disingkat BAPPEDA, adalah lembaga teknis daerah dibidang penelitian dan perencanaan pembangunan daerah yang dipimpin oleh seorang kepala badan yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati/Walikota melalui Sekretaris Daerah. Badan ini mempunyai tugas pokok membantu Bupati/Walikota dalam penyelenggaraan Pemerintahan Daerah dibidang penelitian dan perencanaan pembangunan daerah. Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) merupakan unsur perencanaan penyelenggaraan pemerintahan yang melaksanakan tugas dan mengkoordinasikan penyusunan, pengendalian, dan evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan daerah. Beratnya tupoksi yang diemban Halaman 3 dari 13
membuat BAPPEDA membutuhkan sebuah alat bantu yang memberikan manfaat maksimal baik dari sisi waktu maupun kualitas. Salah satu rutinitas pada BAPPEDA adalah melakukan penyusunan Rencana Kerja Pembangunan Daerah (RKPD) yang merupakan kegiatan fundamental untuk menyelenggarakan pemerintahan. Ini merupakan kegiatan BAPPEDA yang cukup berat, mengingat seluruh program kerja Organisasi Perangkat Daerah (OPD) harus diorganisasikan dan di-administrasikan dengan baik. Hal ini tentunya butuh alat bantu sebuah sistem informasi modern yang dapat membantu mengurangi beban kerja BAPPEDA. Selain itu dengan menggunakan sistem informasi tersebut akan mampu mengurangi kesalahan proses penyusunan program dan kergiatan RKPD. Berdasarkan kondisi tersebut, kami selaku perusahaan pengembang perangkat lunak telah memiliki solusi dalam sebuah sistem informasi/aplikasi yang dapat diterapkan untuk proses penyusunan RKPD. Aplikasi ini memiliki teknologi berbasis web yang dapat diakses kapan pun dan dimana pun. Sehingga memudahkan bagi setiap OPD yang harus melakukan input program dan kegiatan dalam penyusunan RKPD tersebut. Penerapan aplikasi ini sangat membantu fungsi perencanaan dan pengawasan RKPD pada Pemerintah Daerah. Terlebih aplikasi ini memiliki kelebihan untuk mendorong proses penyusunan RKPD secara partisipasif, yang tidak hanya menerima usulan dari OPD, termasuk usulan publik juga dapat difasilitasi dengan baik. Keunggulan Aplikasi Dalam menawarkan aplikasi ini, tentunya memiliki keunggulan yang dapat bermanfaat bagi Pemerintah Daerah yang berminat untuk menggunakannya. Halaman 4 dari 13
Single Gateway Interaksi perencanaan dalam satu pintu, baik eksternal maupun internal guna mendukung perwujudan satu perencanaan yang bersumber dari satu sumber saja. Permanent Recording Penyimpanan data yang terpadu, terstruktur dan terpusat di dalam aplikasi RKPD Online. Seluruh sejarah usulan dapat dilihat sejarahnya, baik yang telah terealisasi maupun yang belum. Real Time Transparent Data Pengajuan usulan dan pengolahan data dapat dilakukan setiap saat 24 jam sehari, 7 hari seminggu. Tanpa harus dibatasai ruang dan waktu, karena aplikasi berbasis Web. Semua data dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan tahapan dan menghasikan data untuk Dokumen Rencana Kerja Pemerintah, yang dapat diakses oleh siapapun. Smart Filtering Fitur yang memudahkan pencarian, pengkategorian serta prioritasi usulan (program atau kegiatan), baik eksternal maupun internal. Integrated Sistem memungkinkan diintegrasikan dengan sistem lainnya yang terkait dengan perencanaan, seperti Sitem Informasi Keuangan Daerah (SIKD), Sistem Perencanaan Tata Ruang, dan lainnya. Statistics & Reports Menyediakan informasi statistik yang bermanfaat untuk pemantauan proses pembuatan rencana kerja dan dukungan untuk pengambilan keputusan. Halaman 5 dari 13
Scheduler Secured Sistem menyediakan kemampuan untuk pengaturan jadwal bukatutup rekam usulan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan oleh BAPPEDA, seperti jadwal Usulan Awal, Musrenbang, dan lainnya. Sistem diakses melalui Secure Socket Layer (SSL) dengan protocol https, yang dienkripsi dengan menggunakan Digital Certificate. Ruang Lingkup Pekerjaan Dalam melakukan implementasi Aplikasi RKPD Online ini akan didefinisikan ruang lingkup pekerjaan yang menjadi tanggung jawab kami sebagai pihak penyedia barang. Adapun ruang lingkup pekerjaan tersebut adalah sebagai berikut. 1 Melakukan persiapan dan instalasi aplikasi RKPD Online pada server yang dimiliki oleh BAPPEDA dan memastikan aplikasi dapat diakses oleh pihak-pihak yang menjadi target pengguna. 2 Melakukan input master data yang menjadi referensi pada aplikasi RKPD Online, seperti master data OPD, Pegawai, Program, Kegiatan dan sejenisnya. 3 Melakukan pelatihan penggunaan selama 3 hari kepada para calon pengguna aplikasi RKPD Online dari kalangan BAPPEDA tentang cara penggunaan, alur kerja serta troubleshooting aplikasi secara komprehensif terhadap pengguna pada masing-masing wewenang yang ditentukan. 4 Memberikan garansi aplikasi selama 1 tahun masa pemeliharan jika ditemukan kesalahan (error) pada aplikasi. Garansi ini bukan garansi dalam penambahan fitur aplikasi, request update data secara langsung ke database atau sejenisnya. Halaman 6 dari 13
Adapun pekerjaan yang bukan merupakan ruang lingkup kami sebagai penyedia aplikasi RKPD Online ini adalah sebagai berikut. Tidak menanggung biaya sosialisasi (sosialisasi dimaksud adalah bukan pelatihan, akan tetapi sosialisasi ke publik dan OPD) penerapan aplikasi RKPD Online, namun dapat mendukung acara sosialisasi tersebut sebagai nara sumber. 1 Biaya diluar dari perangkat keras (hardware), seperti server, jaringan, digital certificate dan lainnya yang mendukung jalannya aplikasi. 2 Integrasi dengan aplikasi lain bukan merupakan ruang lingkup penawaran. Jika memang dibutuhkan, maka penawaran akan disesuaikan ruang lingkup integrasi tersebut. 3 Tidak menanggung biaya berlangganan hosting dan kepengurusan domain dari aplikasi. 4 Spesifikasi Teknis Adapun spesifikasi teknis yang ada dalam aplikasi RKPD Online ini adalah: Modul Registrasi dan Administrasi/Manajemen Pengguna Dalam penerapan aplikasi RKPD Online diperlukan modul registrasi pengguna serta manajemen pengguna terhadap seluruh pihak yang akan mengakses aplikasi. Terlebih lagi aplikasi ini akan diakses oleh publik yang memungkinkan mereka utuk mengusulkan kegiatan pada Pemerintah Daerah. Dengan manajemen pengguna ini, maka bisa ditentukan hak akses terhadap aplikasi untuk masing-masing pengguna. Halaman 7 dari 13
Modul Master Data Master data merupakan data referensi awal yang diperlukan sebelum aplikasi bisa bekerja sesuai dengan alur kerja yang telah ditetapkan. Data ini seperti data urusan, bidang urusan, program, kegiatan, kecamatan, kelurahan, puskesmas, dan data lainnya. Modul Usulan Publik Partisipasi masyarakat merupakan salah satu keunggulan yang diajukan oleh aplikasi RKPD Online ini. Harapan terbesar dari penerapannya adalah publik dapat mengusulkan kepada Pemerintah Daerah kegiatan yang dirasa urgen berdasarkan aspirasinya. Selain itu mereka juga dapat memantau apakah usulannya tersebut telah diakomodir atau belum. Modul Program dan Kegiatan Program dan kegiatan merupakan modul inti dari aplikasi RKPD Online ini, dimana seluruh OPD akan mengorganisasikan serta mengadministraskannya di aplikasi ini. Ini modul yang membuat efisien pekerjaan penyusunan RKPD yang dapat mereduksi kesalahan manusia, karena dibantu oleh komputer untuk mengelolanya. Modul Smart Filtering Modul ini merupakan modul untuk melakukan pengkategorian, pencarian serta prioritasi program dan kegiatan yang telah diusulkan oleh setiap OPD/SKPD. Dengan bantuan aplikasi ini proses seleksi program dan kegiatan menjadi lebih mudah dan cepat, karena kriteria pencarian yang sangat mudah untuk digunakan. Modul Laporan Modul ini merupakan modul untuk mencetak laporan-laporan yang sesuai dengan kebutuhan, yang biasanya diatur dalam peraturan baik di level UU, PP, dan level dibawahnya. Laporan ini yang akan menjadi laporan RKPD tahunan bagi Pemerintah Daerah. Halaman 8 dari 13
Modul RKPD Perubahan Modul ini merupakan modul yang digunakan untuk melakukan usulan yang dilakukan pada fase usulan perubahan Halaman 9 dari 13
Alur Kerja Dalam sebuah aplikasi pasti ada alur kerja yang telah ditetapkan. Alur kerja tersebut menjadi panduan dalam berinteraksi dengan sistem. Proses penyusunan RKPD tersebut biasanya melalui beberapa tahapan kerja, yang akan disesuaikan dengan alur kerja yang ada pada sistem. Sebagai gambaran, alur kerja yang ada secara garsi besar dalam penyusunan RKPD adalah sebagai berikut. Setda Seluruh OPD Setwan Kecamatan Seluruh OPD Janji Bupati/Walikota Hasil Tematik Hasil Reses Hasil Musrenbang Kecamatan Rancangan Awal BL BL BTL BL BTL BL/BTL BL Seleksi Forum OPD Rancangan Renja Hasil Forum OPD Forum OPD Seleksi Bidang/ verifikasi Sistem Seleksi Musrenbang Hasil Musrenbang Musrenbang Kab/Kota Usulan Hasil Musrenbang (Rancangan Akhir RKPD) Seleksi Bidang Sistem + Seleksi oleh Petugas Final RKPD Halaman 10 dari 13
Alur kerja diawali dengan penginputan usulan oleh masing-masing OPD/SKPD untuk tahun kegiatan yang dikehendakinya. Penginputan usulan yang dimaksud adalah penginputan usulan rancangan awal. Semua OPD/SKPD termasuk Kecamatan melakukan input usulan kegiatan untuk masing-masing instansinya. Melalui jalur usulan ini hanya bisa memasukkan usulan yang sifatnya Belanja Langung. Pada jenis usulan ini juga bisa dilakukan pembatasan jumlah usulan melalui batasan pagu. Selain inputan rencana awal oleh masing-masing OPD/SKPD termasuk kecamatan, selanjutnya juga dilakukan inputan usulan melalui jalur janji Bupati/Walikota, Tematik kewilayahan, Reses dan Musrenbang tingkat kecamatan. Melalui jalur ini, setiap peserta bahkan individu bisa mengajukan aspirasi kegiatan melalui forum musyawarah usulan. Aspirasi kegiatan ini nantinya akan ditujukan kepada dinas/kecamatan pelaksana sesuai dengan tupoksinya. Apabila ditemukan aspirasi yang salah ruang atau salah dalam pemilihan dinas yang ditujunya, maka fungsi pemantauan dan perbaikan akan dilakukan oleh pemegang sektor. Pada masing-masing jenis usulan janji Bupati/Walikota, Tematik kewilayahan, Reses dan Musrenbang tingkat kecamatan bisa dilakukan pembatasan usulan melalui batasan pagu. Semua hasil usulan baik rancangan awal dan yang sifatnya aspirasi masyarakat/forum akan kemudian dipilah dan dianalisis untuk dijadikan rancangan rencana kerja. Tidak semua usulan akan dijadikan renja, melainkan hanya usulan yang dianggap sesuai dengan rencana pembangunan daerah dan anggaran yang digunakan dianggap mencukupi. Semua status rancangan rencana kerja kemudian akan ditelaah secara bersama-sama oleh OPD/SKPD termasuk kecamatan melalui forum yang dinamakan forum gabungan OPD dan biasanya dilakukan di kantor BAPPEDA. Hasil telaahan ini kemudian akan mendapatkan hasil berupa usulan-usulan yang disetujui/lulus proses pada forum gabungan OPD. Hasil dari forum gabungan OPD ini kemudian akan dilakukan verifikasi anggaran dan kecukupan anggaran serta kesesuaian prioritas dan penciri termaju oleh bidang/pemegang sektor di BAPPEDA. Proses ini dilakukan secara bertahap dimulai dari pemegang sektor sampai kepada kepala bidang BAPPEDA. Hasil dari tahapan varifikasi kemudian akan dibawa kepada forum yang lebih besar dan biasanya melibatkan dewan dan Bupati/Walikota melalui forum musrenbang kabupaten/kota. Pada forum ini semua usulan akan di telaah kembali dan ditentukan lulus atau tidak dengan pertimbangan-pertimbangan tertentu. Hasil musrenbang kabupaten/kota menjadi rancangan RKPD yang kembali akan dilakukan verifikasi secara bertahap di BAPPEDA. Tahapan dimulai dari pemegang sektor sampai ke kepala bidang BAPPEDA. Hasil dari verifikasi ini yang kemudian menjadi list usulan RKPD final. Halaman 11 dari 13
Developer S1 TI 3 Orang Business Analyst S2 TI/Ekonomi 1 Orang Project Manager S2 TI 1 Orang Admin Staff/Lainnya S1 TI 1 Orang Technical Writer S1 TI/Lainnya 2 Orang Implementor S1 TI 5 Orang Implementasi Tenaga Ahli Karena ini merupakan penjualan aplikasi yang bersifat siap pakai, maka tenaga ahli yang akan bekerja untuk mengimplementasikan aplikasi RKPD Online bukan bersifat jasa konsultasi, namun tenaga ahli ini disediakan dan memiliki dedikasi untuk melakukan pengembangan secara berkelanjutan terhadap aplikasi dan siap untuk bekerja pada saat implementasi atau ada troubleshooting yang terjadi. Waktu Pelaksanaan Waktu pelaksanaan untuk melakukan implementasi aplikasi RKPD Online cukup panjang, hal ini dikarenakan waktu sosialisasi penggunaannya kepada seluruh OPD bisa memakan waktu lama. Hal ini juga bergantung dari kesiapan infrastruktur dan tenaga pada masing-masing OPD/SKPD termasuk Kecamatan. Asesmen Awal dan Pengumpulan Master Data [2 minggu] Koordinasi Internal dengan Bappeda [2 minggu] Pendampingan Implementasi [3 minggu] 12 Minggu Waktu Pelaksanaan Deployment & Instalasi ke server [1 minggu] Sosialisasi [3 minggu] Evaluasi [1 minggu] Halaman 12 dari 13
Halaman 13 dari 13