Mengenal Modul HP Project Management dalam Aplikasi Web HP Project Portfolio Management Bima Adisetya Bima4u@gmail.com http://bimadisetya.blogspot.com Lisensi Dokumen: Seluruh dokumen di IlmuKomputer.Com dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial (nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiap dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari IlmuKomputer.Com. Pendahuluan Sebelumnya sudah dibahas mengenai aplikasi HP PPM secara garis besar. Di dalam aplikasi HP PPM terdapat berbagai komponen yang mendukung fungsi manajemen proyek dan portofolio. Salah satu komponen tersebut ada HP Project Management. HP Project Management adalah modul yang dipergunakan untuk mengelola dan memantau proyek. Modul HP Project Management berisi beberapa komponen yang mendukung dalam pengelolaan dan pemantauan proyek itu sendiri. Komunitas elearning IlmuKomputer.Com 1
HP Project Management. Gambar 1. Project Management HP Project Management adalah sebuah modul yang dipergunakan untuk mengelola dan memantau proyek-proyek dalam jumlah besar. Dapat diintegrasikan dengan manajemen kontrol yang lain agar meminimalisir resiko dan biaya proyek. HP Project Management berisi berbagai fitur yang mendukung untuk mengelola proyek. Fitur-fitur tersebut diantaranya adalah: 1. Project and Task Project and Task adalah fitur dari Project Management yang dipergunakan untuk membuat dan mencari proyek, serta mencari kegiatan yang terdapat pada proyek. Fitur Project and Task berisi fasilitas: Gambar 2. Project & Task Komunitas elearning IlmuKomputer.Com 2
a. Search Project yang berfungsi untuk mencari sebuah proyek atau lebih dengan kriteria tertentu. Gambar 3. Search Project b. Search Task yang berfungsi untuk mencari Task atau kegiatan didalam sebuah proyek yang terdapat pada bagian workplan. Gambar 4. Search Task Komunitas elearning IlmuKomputer.Com 3
c. Create Project yang berfungsi untuk membuat proyek dalam HP PPM. Gambar 5. Create Project Dalam sebuah proyek di HP PPM terdapat berbagai kolom atau bagian yang menyatakan berbagai informasi dari proyek tersebut. Bagian-bagian tersebut dikelompokan menjadi 3 yaitu: Project Summary Di sini terdapat kilasan proyek secara keseluruhan, dari workplan atau daftar kegiatan dan waktunya, staffing profiles atau daftar pekerja yang dipakai, dan project cost atau banyaknya anggaran atau biaya yang dipergunakan dalam proyek itu Gambar 6. Project Project Detail Di sini terdapat informasi proyek secara keseluruhan. Seperti tahapan aksi sebuah proyek, nama proyek, nama manajer proyek, kapan rencana proyek akan berjalan dan kapan akan Komunitas elearning IlmuKomputer.Com 4
selesai, kapan proyek benar-benar berjalan dan kapan selesainya, catatan-catatan mengenai hal penting proyek dapat ditulis di kolom catatan, dokumen-dokumen penting yang dipergunakan di proyek, nama dan informasi pihak ketiga sebagai pemenang proyek, dan lain sebagainya dapat dilihat pada gambar-gambar di bawah ini. Gambar 7. Project Detail I Gambar 8. Project Detail II Komunitas elearning IlmuKomputer.Com 5
Gambar 9. Project Detail III Project Reference Di sini terdapat berbagai informasi dari luar yang dapat dimasukan ke dalam pengelolaan proyek. Dapat dipilih dari folder di dalam PC kemudian diunggah ke dalam project reference ini. Gambar 10. Project Reference I Gambar 11. Project Reference II Komunitas elearning IlmuKomputer.Com 6
2. Staffing Profiles Gambar 12. Staffing Profiles Staffing Profiles adalah fitur yang dipergunakan untuk mengelola karyawan atau pegawai yang terdapat pada proyek yang sedang dikelola di Project Management. Di dalam fitur staffing profiles terdapat beberapa fasilitas yang dipergunakan untuk mendukung proses pemantauan karyawan atau pegawai. Beberapa fasilitas tersebut yaitu: a. Search Staffing Profiles, adalah fasilitas didalam HP Project Management yang berfungsi untuk mencari profil karyawan atau pegawai yang sedang aktif atau tidak aktif pada proyek tertentu. Gambar 13. Search Staffing Profiles b. Create Staffing Profiles, adalah fasilitas yang dipergunakan untuk membuat profil kepegawaian dengan memanfaatkan daftar pegawai dari resource management. Profil tersebut akan diaplikasikan ke suatu proyek tertentu dengan kriteria tertentu. Komunitas elearning IlmuKomputer.Com 7
Gambar 14. Create Staffing Profiles c. Manage Forecast, adalah fasilitas yang dipergunakan untuk mencari dan mengelola forecast atau perencanaan pengelolaan sumber daya manusia. Fasilitas ini memantau mana perencanaan sumber daya yang sesuai dengan rencana atau yang sedang bermasalah, kemudian mengatur kembali agar menjadi sehat atau tidak bermasalah. Gambar 15. Manage Forecast 3. Project Controls Project Controls adalah fitur dari Project Management yang berfungsi untuk mengontrol beberapa komponen penting dari sebuah proyek, yaitu: Issues atau isu, Risk atau resiko, dan Scope Changes atau perubahan cakupan dalam proyek. Di fitur ini dapat dibuat isu-isu, resiko-resiko, atau perubahan cakupan dalam sebuah proyek oleh manajer proyek yang bersangkutan atau tiap penanggung jawab setiap kegiatan dalam proyek. Kemudian isu, resiko, dan perubahan cakupan tersebut dapat termonitor atau terbaca oleh atasan, manajer proyek, atau pemangku kepentingan sehingga mereka dapat segera membuat keputusan penting yang menyangkut kelangsungan proyek. Di dalam Project Controls terdapat beberapa fasilitas yaitu: Komunitas elearning IlmuKomputer.Com 8
Gambar 16. Project Control a. Search Project Issues, adalah fasilitas yang digunakan untuk mencari isu-isu yang ada pada suatu proyek atau beberapa proyek secara bersamaan. Gambar 17. Search Project Issues Komunitas elearning IlmuKomputer.Com 9
b. Search Project Risk, adalah fasilitas yang digunakan untuk mencari resiko-resiko yang terdapat pada suatu proyek atau beberapa proyek secara bersamaan. Gambar 18. Search Project Risk Komunitas elearning IlmuKomputer.Com 10
c. Search Scope Changes, adalah fasilitas yang digunakan untuk mencari adanya perubahan cakupan yang pada suatu proyek atau beberapa proyek secara bersamaan. Gambar 19. Search Scope Changes Komunitas elearning IlmuKomputer.Com 11
d. Submit Projec Issues, adalah fasilitas yang digunakan untuk membuat atau memasukan isu-isu terkait proyek tersebut. Gambar 20. Submit Project Issues Komunitas elearning IlmuKomputer.Com 12
e. Submit Risk, adalah fasilitas yang digunakan untuk membuat atau memasukan resiko-resiko yang akan atau sudah terjadi disuatu proyek. Gambar 21. Submit Project Risk Komunitas elearning IlmuKomputer.Com 13
f. Submit Scope Changes, adalah fasilitas yang digunakan untuk membuat atau memasukan perubahan-perubahan cakupan kegiatan dalam sebuah proyek. Gambar 22. Submit Scope Changes Penutup Demikian sekilas isi dari Project Management aplikasi HP PPM. Semua fitur atau fasilitas-fasilitas tersebut dapat dipakai bersama-sama atau cuma sebagian saja sesuai dengan keinginan dari manajer proyek, ketua tim kegiatan dari proyek, atau pemangku kepentingan dari proyek. Jika ada pertanyaan atau masukan dapat mengirimkan langsung kepada penulis. Hormat saya, semoga tulisan saya dapat menambah pengetahuan pengaplikasian Project Management. Komunitas elearning IlmuKomputer.Com 14
Referensi http://www.bpmvision.com.au/wp-content/uploads/2013/04/hp-saas-project-portfolio-manage ment-centre-brochure.pdf http://www8.hp.com/us/en/software-solutions/software.html?compuri=1171920 Biografi Penulis Bima Adisetya. Menempuh studi dijurusan Teknik Informatika STMIK PROVISI Semarang angkatan 2004 dan lulus tahun 2008. Tahun 2008, menempuh studi Magister Teknologi Informasi di Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Saat ini, bekerja sebagai Pranata Komputer Pertama di Kementerian Keuangan. Komunitas elearning IlmuKomputer.Com 15