PERATURAN DERAH KABUPATEN AGAM NOMOR 13 TAHUN 2004 SUSUNAN ORGANISASI DAN TATA KERJA KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAN DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI AGAM, Menimbang : a. bahwa untuk menyelenggarakan kewenangan pemerintahan dibiang Arsip dan Perpustakaan oleh Daerah Kabupaten Agam berdasarkan Undang-undang Nomor 22 tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah, maka perlu dibentuk lembaga yang akan melaksanakan kewenangan; b. bahwa untuk melaksanakan kewenangan dibidang Arsip dan Perpustakaan sebagaimana dimaksud huruf a diatas sesuai dengan potensi dan kewenangan yang dimiliki maka organisasi pelaksananya ditetapkan dalam bentuk Kantor Arsip dan Perpustakaan; c. bahwa untuk mewujudkan maksud huruf a dan b di atas, maka pembentukan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah ditetapkan dengan Peraturan Daerah Kabupaten Agam. Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 1956 tentang Pembentukan DaerahOtonom Kabupaten Dalam Lingkungan Propinsi Sumatera Tengah (Lembaran Negara Tahun 1956 Nomor 25); 2. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3041); 3. Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara 1999, Nomor 60, Tambahan Lembaran NegaraNomor 3839); 4. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 1999 tentang Perimbangan Keuangan Antara Pemerintah Pusat Dan Daerah (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 72, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3848); 5. Undang-Undang Nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3890); 1
6. Peraturan Pemerintah Nomor 25 Tahun 2000 tentang Kewenangan Pemerintah Dan Kewenangan Propinsi Sebagai Daerah Otonom (Lembaran Negara Tahun 2000 Nomor 54, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3952); 7. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2003 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 14); 8. Keputusan Presiden Nomor 44 Tahun 1999 tentang Teknik Penyusunan Peraturan Perundang-Undangan, Dan Bentuk Rancangan Undang-Undang, Rancangan Peraturan Pemerintah, Dan Rancangan Keputusan Presiden. Dengan Persetujuan DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN AGAM MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN DAERAH KABUPATEN AGAM TENTANG PEMBENTUKAN ORGANISASI DAN TATA KERJA KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan : 1. Daerah adalah Kabupaten Agam. 2. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Agam. 3. Bupati adalah Bupati Agam. 4. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Kabupaten Agam. 5. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah adalah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Agam. 6. Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah adalah Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Agam. 7. Unit Pelaksana Teknis Kantor adalah unsur pelaksana Teknis untuk melaksanakan sebagian tugas Kantor Arsip dan Perpustakaan. 8. Kelompok Jabatan Fungsional adalah Kelompok Jabatan fungsional Kantor Arsip dan Perpustakaan. 2
BAB II KEDUDUKAN, TUGAS DAN FUNGSI Bagian Pertama Kedudukan Pasal 2 (1) Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah adalah merupakan unsur pelaksana Pemerintah Daerah dibidang arsip dan perpustakaan. (2) Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Daerah melalui sekretaris Daerah. Bagian Kedua Tugas Pasal 3 Kantor Arsip dan Perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan kewenangan Pemerintah Daerah dibidang arsip dan perpustakaan. Bagian Ketiga Fungsi Pasal 4 Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud Pasal 3, Kantor Arsip dan Perpustakaan mempunyai fungsi: a. Perumusan kebijakan teknis dalam penyelenggaraan arsip dan perpustakaan Daerah; b. Penyelenggaraan pengelolaan dan pelayanan dibidang arsip dan perpustakaan; c. Melakukan koordinasi bidang kearsipan dan perpustakaan; d. Pembinaan terhadap Unit Pelaksana Teknis tertentu sesuai dengan lingkup tugasnya. 3
BAB III SUSUNAN ORGANISASI Pasal 5 (1) Susunan Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah terdiri dari : a. Kepala; b. Sub Bagian Tata Usaha; c. Seksi Pembinaan Kearsipan; d. Seksi Pengelolaan Arsip ; e. Seksi Perpustakaan; f. Unit Pelaksana Teknis Tertentu; g. Kelompok Jabatan Fungsional. (2) Bagan Susunan Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah adalah sebagaimana tercantum pada Lampiran Peraturan Daerah ini. Bagian Pertama Kepala Kantor Pasal 6 Kepala Kantor mempunyai tugas memimpin, mengendalikan, dan mengawasi penyelenggaraan tugas dan fungsi kantor serta tugas-tugas lain kantor yang diberikan oleh Bupati. Pasal 7 Untuk menyelenggarakn tugas sebagaimana dimaksud Pasal 6, Kepala Kantor mempunyai fungsi : a. Perumusan pedoman kebijakan teknis penyelenggaraan arsip dan perpustakaan. b. Kerjasama dan koordinasi penyelenggaraan arsip dan perpustakaan; c. Pengendalian terhadap pelaksanaan pengelolaan, penyelenggaraan, pembinaan arsip dan perpustakaan. Bagian Kedua Sub Bagian Tata Usaha Pasal 8 (1) Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas merencanakan dan melaksanakan tugas-tugas umum, tata usaha, rumah tangga, keuangan dan kepegawaian. (2) Sub Bagian Tata Usaha dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada kepala Kantor. 4
Pasal 9 Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud Pasal 8, Sub Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi; a. Melaksanakan ketatausahaan, yang meliputi urusan umum, keuangan dan kepegawaian; b. Melaksanakan urusan perencanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan. Bagian Kedua Seksi Pembinaan Kearsipan Pasal 10 (1) Seksi Pembinaan Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas kantor yang berkaitan dengan pembinaan kearsipan serta tugas lain yang diberikan Kepala Kantor. (2) Seksi Pembinaan Kearsipan dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Kantor. Pasal 11 Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud Pasal 10, Seksi Pembinaan Kearsipan mempunyai fungsi : a. Menyelenggarakan pembinaan pengelolaan kearsipan; b. Menyelenggarakan penilaian angka kredit arsiparis; c. Menyelenggarakan pembinaan arsiparis serta peningkatan dan pengembangan kemampuan arsiparis; d. Menyelenggarakan pemasyarakatan dan penyuluhan kearsipan. Bagian Ketiga Seksi Pengelolaan Arsip Pasal 12 (1) Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Kantor yang berkaitan dengan pengelolaan arsip serta tugas lain Kantor yang diberikan Kepala Kantor. (2) Seksi Pengelolaan Arsip dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Kantor. 5
Pasal 13 Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud Pasal 13, Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai fungsi : a. Menyelenggarakan pengelolaan dan penarikan arsip inaktif; b. Menyelenggarakan layanan arsip inakitif; c. Memberikan jadwal retensi Arsip dan penggunaan Arsip; d. Menyelenggarakan penilaian dan akuisisi Arsip; e. Menyelenggarakan pengolahan Arsip statis yang telah diakusisi; f. Menyelenggarakan pelestarian, pemeliharaan, perawatan dan pengamanan arsip statis; g. Menyelenggarakan penelitian, pengkajian, dan pengembangan sistem sarana dan prasarana kearsipan. Bagian Keempat Seksi Perpustakaan Pasal 14 (1) Seksi Perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Kantor yang berkaitan dengan perpustakaan, serta tugas lain kantor yang diberikan Kepala Kantor. (2) Seksi Perpustakaan dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Kantor. Pasal 15 Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud Pasal 14, Seksi Perpustakaan mempunyai fungsi: a. Menyelenggarakan pembinaan dan koordinasi dibidang perpustakaan; b. Menyelenggarakan pengadaan dan pengelolaan bahan koleksi perustakaan. Bagian Kelima Unit Pelaksana Teknis Kantor Pasal 16 (1) Unit Pelaksana Teknis Kantor adalah unsur pelaksana operasional kantor untuk melaksanakan sebagian tugas kantor yang mempunyai wilayah kerja satu atau beberapa kecamatan. (2) Unit Pelaksana Teknis Kantor dipimpin oleh seorang Kepala yang berada dan bertanggung jawab kepada Kepala Kantor dan secara operasional dikoordinasikan oleh Camat. 6
(3) Unit Pelaksana Teknis Kantor dibentuk berdasarkan kebutuhan dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. (4) Unit Pelaksana Teknis Kantor mempunyai wilayah kerja satu atau beberapa kecamatan. (5) Unit Pelaksana Teknis Kantor terdiri dari Kelompok Jabatan Fungsional. Bagian Keenam Kelompok Jabatan Fungsional Pasal 17 (1) Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Pemerintah Daerah sesuai dengan keahlian dan kebutuhan. (2) Jumlah tenaga fungsional ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja. (3) Kelompok Jabatan Fungsional bertanggung jawab kepada Kepala Unit Pelaksana Teknis Tertentu. Pasal 18 (1) Kelompok jabatan fungsional dapat dibagi kedalam sub-sub Kelompok sesuai dengan ketentuan, dan masing-masing dipimpin oleh seorang tenaga fungsional Senior. (2) Jumlah tenaga fungsional ditentukan berdasarkan sifat, jenis dan beban kerja yang ada. (3) Pembinaan terhadap tenaga fungsional dilakukan sesuai dengan peraturan perundang - undangan yang berlaku. BAB IV TATA KERJA Pasal 19 Dalam melaksanakan tugas setiap pimpinan unit kerja dan Kelompok Jabatan fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sikronisasi baik dilingkungan masing-masing maupun antar satuan organisasi dilingkungan Pemerintah Daerah serta dengan instansi lain di luar Pemerintah Daerah sesuai dengan tugas masing-masing. Pasal 20 Setiap pimpinan unit kerja bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahan masing-masing dan memberikan bimbingan serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya. 7
BAB V PENGANGKATAN DALAM JABATAN DAN ESELON Bagian Pertama Pengangkatan Dalam Jabatan Pasal 21 (1) Kepala Kantor, Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Kepala Seksi dan Kepala Unit Pelaksana Teknis diangkat dan diberhentikan oleh Bupati sesuai dengan Peraturan dan Perundang-undangan yang berlaku. (2) Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Kepala Seksi dan Kepala Unit Pelaksana Teknis diangkat dan diberhentikan oleh Bupati atas usul Kepala Kantor. Bagian Kedua Eselon Pasal 22 (1) Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah adalah Jabatan Eselon III a. (2) Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Kepala Seksi dan Kepala Unit Pelaksana Teknis adalah Jabatan Eselon IVa. BAB VI PEMBIAYAAN Pasal 23 Segala biaya yang diperlukan untuk pelaksanaan tugas dan kegiatan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah dibebankan kepada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah serta dana lain yang sah sesuai dengan perundang- undangan yang berlaku. BAB VII KETENTUAN PENUTUP Pasal 24 (1) Hal-hal yang belum cukup diatur dalam Peraturan Daerah ini sepanjang mengenai pelaksanaanya akan diatur lebih lanjut oleh kepala Daerah. (2) Dengan berlakunya Peraturan Daerah ini, maka segala ketentuan yang mengatur tentang Arsip dan Perpustakaan yang telah ada sebelumnya dinyatakan tidak berlaku 8
Pasal 25 Peraturan Daerah ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Daerah ini dengan penempatannya dalam Lembaran Daerah Kabupaten Agam. Diundangkan di Lubuk Basung pada tanggal 17 Maret 2004 SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN AGAM, dto. Drs.MUCHSIS MALIK NIP.010081886. LEMBARAN NEGARA KABUPATEN AGAM TAHUN 2004 NOMOR 15 Ditetapkan di Lubuk Basung pada tanggal 8 Maret 2004 BUPATI AGAM, dto. ARISTO MUNANDAR 9
BAGAN SUSUNAN ORGANISASI DAN TATA KERJA KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN LAMPIRAN PERATURAN DAERAH KABUPATEN AGAM NOMOR 13 TAHUN 2004 TANGGAL 8 MARET 2004 KEPALA KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL SUBAG TATA USAHA SEKSI PEMBINAAN KEARSIPAN SEKSI PENGELOLAAN KEARSIPAN SEKSI PERPUSTAKAAN UPTK KETERANGAN BUPATI AGAM, GARIS KOMANDO Dto. GARIS KOORDINASI ARISTO MUNANDAR 10