IT Inventory TPB [PROPOSAL PENAWARAN] Perdanasistematika.com [PROPOSAL PENAWARAN] Sistem IT Inventory Kawasan Berikat
GENERAL INFORMATION Project Title Sistem IT Inventory Kawasan Berikat Contact Information Project - Name CV Perdana Sistematika - Address Pondok Wage Indah I/C-27 Taman Sidoarjo - Phone call 031-8556296, 087833305255 - Email info@perdanasistematika.com - Website Perdanasistematika.com Kiossistem.com Inventoryku.com Inventorybeacukai.com
Sistem IT Inventory Tempat Penimbunan Berikat (TPB) Kebutuhan informasi/ laporan pihak beacukai: Sistem Informasi Persediaan berbasis komputer pada TPB paling sedikit memenuhi persyaratan sebagai berikut : - Dipergunakan untuk pencatatan : Pemasukan barang; Pengeluaran barang; Barang dalam proses produksi (work ini process); Penyesuaian (adjustment); dan Hasil pencacahan (stock opname); - Harus dibuatkan sedemikian rupa sehingga menghasilkan : Laporan Pemasukan Barang per dokumen pabean Laporan Pengeluaran Barang per dokumen pabean Laporan Posisi Barang dalam Proses (WIP) Laporan Pertanggungjawaban Mutasi Barang : o o o o Sistem Informasi Persediaan berbasis komputer untuk pengelolaan barang yang ditimbun di Kawasan Berikat untuk kepentingan pemeriksaan dan dapat diakses secara realtime dan/atau online terbatas hanya untuk membaca (read only) atau mengunduh (download) yang dilakukan oleh Pejabat Bea dan Cukai yang mengawasi Kawasan Berikat. Berikut ini adalah gambaran back end pendataan system IT inventory. Back end disini adalah data yang diolah oleh administrator IT inventory. Data ini dapat dientry manual namun juga dapat diisi melalui proses import data dari data yang berasal dari sistem inventory perusahaan yang sudah ada, misal (system data PO, data exim (EDI system), data gudang bahan & penolong, data WIP, data gudang jadi dan lain-lain). Administrator akan menggunakan back end data ini sebagai fungsi kontrol dan dapat melakukan koreksi bila terdapat kesalahan data. Juga untuk memudahkan perusahaan dalam melakukan rekonsiliasi dengan dokumen kepabeanan di KPPBC. Sedangkan front end adalah tampilan data secara web base via website sehingga data bisa diakses oleh pihak eksternal dalam hal ini pihak Bea Cukai.
Berdasarkan kebutuhan dasar yang diinginkan pihak beacukai tersebut diatas, berikut ini gambaran sistem back end yang akan digunakan untuk menghasilkan laporan yang diinginkan: 1. Penerimaan Barang (BC23,BC262,BC40) Gambar: Tabel Pemasukan per Dokumen Pabean (BC23,BC262,BC40) Gambar diatas adalah header atas data pemasukan barang ke dalam kawasan berikat. Perhatikan 3 tombol dibawah tabel; - Lihat rincian : untuk melihat rincian/ detail (contoh lihat gambar berikutnya) - Create : untuk menambah data header dokumen BC (masuk) - Edit : untuk mengoreksi data - Delete : untuk menghapus/ membatalkan data
Gambar: Tabel rincian pemasukan barang Gambar: untuk memudahkan pencarian data dibuatkan opsi pilihan pencarian 2. Pemakaian bahan baku ke produksi
Gambar: tabel header pengeluaran barang ke produksi Gambar: tabel rincian/ detail pengeluaran barang 3. Posisi stock Meliputi : Bahan baku dan penolong, mesin, work in process, barang jadi/ finish good.
Gambar: tabel posisi stock bahan baku & penolong Gambar: tabel daftar mesin
Gambar: tabel WIP (Work in Proces) Work in Proces umumnya terbagi kedalam kelompok: Produksi, Replacement Part dan Sample. Gambar: tabel Barang Jadi 4. Produksi dan Barang Jadi Pada menu yang berhubungan dengan Produk Barang Jadi terdapat dua tabel data:
1. Tabel pengeluaran barang jadi/ penjualan (BC25, BC261, BC27, BC30, BC41) 2. Tabel hasil produksi (penerimaan) Pengeluaran barang dari area tempat penimbunan berikat, didata pada tabel terpisah dengan pengelompokan berdasar jenis dokumen BC-nya, sama halnya dengan yang ada pada tabel penerimaan barang ke area tempat penimbunan berikat. Gambar: Tabel pengeluaran barang jadi Gambar: Detail pengeluaran barang jadi (eksport)
Gambar: Tabel header hasil produksi Gambar: View detail rincian penerimaan produksi 5. Pengelolaan Work In Process Pada sistem ini terdapat sistem pendataan Work in process mulai setting saldo awal, realisasi produksi, pengiriman WIP keluar dalam rangka sub kontrak, dan sistem pencacahan WIP.
Gambar: menu pengelolaan WIP 6. Pengelolaan scrap/ waste/ sisa produksi Sistem pengelolaan barang sisa produksi digunakan untuk memenuhi salah satu syarat sistem IT Inventory yang meminta untuk melaporkan data scrap. Gambar: menu pengelolaan scrap 7. Laporan sistem IT Inventory Kawasan Berikat Dari sumber data yang terangkum pada point 1 sampai dengan 6 maka sistem pelaporan yang diinginkan dapat dihasilkan. Adapun contoh format pelaporan telah sesuai dengan petunjuk format laporan yang sudah diterbitkan oleh pihak bea cukai.
Gambar: tampilan laporan pemasukan barang per dokumen pabean Gambar: tampilan laporan pengeluaran barang per dokumen pabean Gambar: tampilan laporan posisi Work In Process
Gambar: tampilan laporan pertanggung-jawaban mutasi bahan baku dan penolong Gambar: tampilan laporan pertanggung-jawaban mutasi barang jadi Gambar: tampilan laporan mutasi barang sisa/ scrap
8. Database Gambar: laporan pertanggung-jawaban mutasi mesin & peralatan kantor Untuk menunjang kebutuhan pihak beacukai yang menginginkan sistem dapat diakses secara web based maka pada sistem kami ini, kami menggunakan database MySQL yang tersimpan pada web server. Database tersebut adalah open source sehingga tidak diperlukan registrasi tertentu kepada vendor. Kami memberikan bantuan untuk instalasi web server dengan public IP yang diberikan oleh pihak Telkom atau ISP lain. Selanjutnya data ditampilkan menggunakan web base programming menggunakan PHP dengan format tampilan seperti diatas. Kebutuhan dasar yang utama adalah meliputi 3 field tambahan yang harus dimiliki tabel penerimaan dan pengeluaran barang dari dan keluar TPB. 3 Field tersebut adalah: - Jenis Dokumen BC - Nomer Dokumen BC - Tanggal Dokumen BC 9. Software Program dibuat dengan dengan menggunakan YII (PHP framework), Jquery, Ajax (Web based). Apabila klien telah memiliki sistem EDI dari Bea cukai, data EDI (BC23 & BC30) bisa dikonfigurasikan ke dalam sistem ini (import data). 10. Data Backup
Data bisa dibackup secara periodik melalui fasilitas yang telah disediakan baik menggunakan fasilitas pada sistem maupun melalui software database management lain (misal; SQLfront, Heidi SQL, MySQL workbench, dll). 11. WEB Server Server menggunakan XAMPP ver. 1.8.4 (atau lebih) dari Apache dengan beberapa konfigurasi seperti dibawah ini; 12. Otorisasi User Sesuai ketentuan yang diminta oleh pihak Bea cukai bahwa tidak semua orang boleh mengakses sistem ini. Dengan kata lain user sistem harus memiliki level otorisasi tertentu untuk menjalankan sistem. Maka pada sistem inipun untuk management user dibuat sebagai berikut; - Setiap user memiliki password dan root data tertentu - Fitur yang bisa diakses setiap user bisa berbeda - Hak akses yang berbeda untuk setiap user - Memiliki historical log pada transaksi sehingga kegiatan pengguna dapat dipantau. Berikut ini adalah gambaran system IT inventory pada website. 13. Penerimaan Barang (BC23,BC262,BC40)
Gambar: Tabel Pemasukan per Dokumen Pabean (BC23,BC262,BC40) Gambar diatas adalah header atas data pemasukan barang ke dalam kawasan berikat. Klik detail maka akan tampil rincian (detail) dokumen tersebut. Gambar: Tabel rincian pemasukan barang Klik detail pada tabel rincian akan menampilkan data perbaris secara lebih terperinci.
Gambar: viewer detail rincian (items) Perhatikan tombol Advanced Search, petugas BC data melakukan searching pencarian atas suatu dokumen bila diperlukan.
Gambar: Data ditampilkan sesuai periode laporan yang diinginkan dan harus memiliki fasilitas pencarian data (Advanced Search) 14. Pengeluaran barang (BC25, BC261, BC27, BC30, BC41) Pengeluaran barang dari area tempat penimbunan berikat, didata pada tabel terpisah dengan pengelompokan berdasar jenis dokumen BC-nya, sama halnya dengan yang ada pada tabel penerimaan barang ke area tempat penimbunan berikat.
Gambar: tabel header pengeluaran barang dari TPB Gambar: tabel rincian/ detail pengeluaran barang dari TPB
Gambar: viewer detail per item 15. Posisi stock Meliputi : Bahan baku dan penolong, mesin, work in process, barang jadi/ finish good. Gambar: tabel posisi stock bahan baku & penolong
Gambar: dilengkapi fasilitas pencarian barang per-item & per-kategori Gambar: tabel daftar mesin/ equipment
Gambar: tabel WIP (Work in Proces) Work in Proces umumnya terbagi kedalam kelompok: Produksi, Replacement Part dan Sample. Gambar: tabel Barang Jadi
16. Produksi Pada modul Produksi terdapat dua tabel data yang perlu ditampilkan: 1. Tabel pemakaian bahan 2. Tabel hasil produksi Gambar: Tabel pemakaian bahan
17. Menu Laporan untuk bea cukai Gambar: Tabel hasil produksi Gambar: menu laporan bea cukai
Berikut contoh form untuk menampilkan report yang diinginkan; Gambar: Laporan menunjuk jenis dokumen & periode laporan Gambar: Contoh salah satu laporan BC dengan format PDF 18. Waktu pengerjaan instalasi & training Umumnya tidak dibutuhkan waktu lama untuk proses ini. Sepanjang hardware server telah tersedia dan tidak terdapat kendala diluar yang diperkirakan hanya butuh waktu +/- 2 jam untuk setup web server & database MySQL pada server apache. Begitu juga untuk training user hanya butuh waktu 1 jam. 19. Support sistem setelah instalasi Kami menggunakan media seperti Team viewer untuk membantu klien bila terdapat kendala selama sistem berjalan. Sehingga diharapkan bila terdapat trouble bisa
langsung diatasi tanpa menunggu kedatangan pihak kami. Sistem ini bisa dijalankan secara remote dimanapun, kapanpun sepanjang terdapat koneksi jaringan internet. 20. Produk & harga I. Opsi pertama Harga sistem IDR 25.000.000,- bergaransi bila terdapat kerusakan software tidak terbatas waktu. Klien menyiapkan web server sendiri dengan IP Public agar bisa diakses oleh pihak Beacukai. Klien akan diinstalkan sistem dan mendapat source program & master database yang diperlukan. II. Opsi kedua Full hosting di server kami. Anda tidak perlu membeli software kami dan tidak mendapat source program asli kami. Anda menyewa sistem dan hosting kami dengan layanan support 24 jam. Dikenakan biaya bulanan IDR. 2.500.000,- Catatan: - Garansi tidak termasuk kerusakan data karena kesalahan input, masalah hardware dan kelistrikan. - Terdapat fasilitas bridge system dimana bila klien telah memiliki sistem insventory sendiri (SAP, ERP dll) sistem bisa menerima data import dari template yang disediakan sehingga tidak perlu entry ulang dari data ERP. - Gratis bantuan import data saat setup (master data). Untuk melakukan tinjauan silahkan anda hubungi kami di 087833305255 atau email kami: info@perdanasistematika.com, kami akan berikan link url serta user & password untuk mengakses system IT Inventory kami. Terima kasih, Hormat kami Tri yatmoko, SE 087833305255 CV Perdana Sistematika