SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN KELOMPOK DEWA PURNAMA SIDI PUTRA I KETUT OKA YUDHI PRAYOGA M NURUDIN STMIK STIKI INDONESIA 2010/2011
Definisi Sistem Pendukung kelompok ( GDSS ) Salah satu definisi Sistem Pendukung Keputusan Kelompok atau Group Decision Support System (GDSS) adalah sistem berbasis komputer interaktif yang memfasilitasi solusi masalah-masalah tak terstruktur oleh grup pengambil keputusan. Komponen-komponen GDSS meliputi hardware, software, orang, dan prosedur. Ciri terpenting GDSS adalah: 1 GDSS sistem informasi yang didesain khusus, bukan sekedar konfigurasi komponen sistem yang telah ada. 2 GDSS didesain dengan tujuan mendukung grup pengambil keputusan dalam pekerjaannya. 3 Maka GDSS harus meningkatkan proses pengambilan keputusan dan/atau hasil keputusan grup dibandingkan dengan keadaan tak menggunakan GDSS. 4 GDSS mudah untuk dipelajari dan digunakan. 5 GDSS bisa didesain untuk 1 jenis masalah atau untuk pelbagai keputusan organisasional level grup. 6 GDSS didesain untuk mendorong bermacam-macam aktivitas seperti peneluran ide, penyelesaian konflik, dan kebebasan berekspresi. 7 GDSS memiliki mekanisme ikutan yang mengecilkan berkembangnya perilaku negatif grup, seperti konflik yang merusak, miskomunikasi, atau groupthink. Perlengkapan pendukun system informasi kelompok Permasalahan yang mungkin timbul dalam GDSS adalah karena digunakannya berbagai metode baru untuk mengorganisir dan melaksanakan rapat, pertemuan/meeting maka mungkin ada keengganan atau penolakan di awal dari penggunaan GDSS ini. Berbagai teknik seperti teknik fasilitasi, brainstorming, dan atmosfir yang terbuka dan transparan harus mulai dikembangkan sebagai langkah awal untuk menggunakan GDSS ini.
Dalam pemanfaatan GDSS ini, maka beberapa alat dalam perangkat lunak yang dibutuhkan di sini, antara lain adalah: 1. Kuesioner Elektronik; alat ini membantu untuk membuat perencanaan awal dengan mengidentifikasi permasalahan yang menjadi perhatian dan membantu memastikan bahwa informasi yang penting tidak terlewatkan. 2. Sarana Diskusi Elektronik; memungkinkan kelompok orang yang terlibat untuk secara bersama dan tanpa diketahui (tetap terjaga kerahasiaannya) untuk mengkontribusikan ide atau pemikirannya atas topik yang dibahas dalam kelompok. 3. Pengelola Ide; memudahkan integrasi yang diorganisir dan sintesa ide yang dihasilkan selama proses brainstorming. 4. Alat Pembuat Kuesioner; mendukung fasilitator dan pimpinan kelompok untuk pengumpulan informasi, sebelum maupun selama proses penetapan prioritas. 5. Alat untuk voting; memberikan kemudahan dengan menyediakan metode atau teknik untuk penetapan prioritas atau voting. 6. Alat identifikasi dan analisa stakeholder; menggunakan pendekatan yang terstruktur untuk mengevaluasi dampak usulan yang timbul di organisasi dan mengidentifikasi serta menilai dampak potensial dari proyek yang diusulkan. 7. Alat pernyataan kebijakan; menyajikan dukungan yang terstruktur untuk pengembangan kesepakatan atas penggunaan kata-kata dalam pernyataan kebijakan. 8. Istilah-istilah group; mendokumentasikan kesepakatan kelompok atas katakata dan istilah-istilah yang disepakati. Aktifitas dasar yang terjadi di kelompok manapun dan yangmemerlukan dukungan yang berdasarkan komputer adalah : pemanggilan informasi, pembagian informasi, dan penggunaan informasi (Huber, 1984).
Pemanggilan informasi : melibatkan pemilihan nilai datadari database yang ada maupun pemanggilan informasisederhana (termasuk sikap, opini, dan observasi informal)dari anggota kelompok lain. Pembagian informasi : menampilkan data pada layartampilan agar bisa dilihat oleh semua kelompok, ataupengiriman data ke tempat terminal anggota kelompokyang terpilih agar data tersebut bisa dilihat olehnya. Pengguna informasi mencakup aplikasi teknologi software(seperti paket modeling atau program aplikasi spesifik),prosedur, dan teknik pemecahan masalah kelompok untuk data dengan tujuan agar sampai pada keputusankelompok. Keuntungan GDSS: 1 Anonimitas - mengusir rasa takut yang menyebabkan keputusan yang lebih baik dari berbagai pengambil keputusan hierarki. 2 Parallel Komunikasi - menghilangkan memonopoli memberikan peningkatan partisipasi, keputusan yang lebih baik 3 Pencatatan otomatis - tidak perlu mencatat, mereka secara otomatis dicatat Kemampuan untuk rapat virtual - hanya perlu perangkat keras, perangkat lunak dan orang-orang yang terhubung 4 Portabilitas - Dapat dibentuk untuk menjadi portable ke laptop 5 Potensi global - Orang bisa terhubung di seluruh dunia 6 Tidak perlu untuk guru komputer - meskipun beberapa pengalaman dasar adalah suatu keharusan Kekurangan GDSS: 1 Biaya-biaya infrastruktur untuk menyediakan perangkat keras dan perangkat lunak / kamar / konektivitas jaringan bisa sangat mahal.
2 Keamanan - terutama benar ketika perusahaan sewa fasilitas untuk GDSS; juga, fasilitator mungkin tingkat yang lebih rendah karyawan yang dapat membocorkan informasi kepada rekan.kegagalan teknis - daya yang hilang, kehilangan konektivitas, sangat bergantung pada bandwidth dan LAN / WAN infrastruktur - baik sistem setup harus meminimalkan risiko ini. Teknologi GDSS 1. Hardware Keperluan hardware minimal untuk setiap sistem mencakup : 1. peralatan input/output 2. prosedur 3. jalur komunikasi antara peralatan I/O dan prosesor 4. layar tampilan untuk umum atau monitor perorangan guna menampilkan informasi kepada kelompok Yang diinginkan adalah suatu disain yangmemungkinkan setiap peserta bekerja secara independen terhadap yang lain, bisa menampilkan kerja/ hasil karya perorangannya kepada seluruh anggota,dan melihat hasil karya orang lain dan karya kelompoksecara keseluruhan. 2. Software Komponen software GDSS : 1. Database 2. base model 3. program aplikasi khusus 4. interface Beberapa sistem GDSS yang spesifik tidak memerlukan database. Tetapi sebagian besar sistem yang canggih terdiri dari database yang digabungkan dengan base model, bahasa tingkat tinggi untuk penulisanprogram, dan interface yang mempunyai tingkatmanajerial standar (grafik, paket statistik, spreadsheet,dsb). Komponen
teknologi GDSS yang paling khusus adalah software aplikasi yang dikembangkan secara khusus untuk mendukung kelompok dalam proses keputusan. Fasilitas yang terdapat dalam software ini diantaranya : Fasilitas dasar : 1. penciptaan teks dan file data, modifikasi, dan penyimpanan 2. word processing 3. fasilitas pembelajaran untuk pemakai GDSS yangbelum mampu 4. on line help 5. worksheet, spreadsheet, decision trees, dan alat lain untuk menampilkan angka dan teks secara grafis 6. manajemen database Fasilitas kelompok : 1. peringkasan grafik dan bilangan 2. menu yang memberitahu (prompt) 3. program untuk prosedur kelompok khusus 4. metode penganalisaan interaksi kelompok 5. transmisi teks dan data 3. Orang-orang Komponen people dari GDSS meliputi : anggotakelompok dan fasilitator kelompok yang bertanggungjawab atas beroperasinya teknologi GDSS dengan baikpada saat GDSS digunakan Fasilitator kelompok secara fisik bisa berada ataubertempat di departemen SIM atau pusat informasi danhanya bertindak apabila diperlukan Fasilitator kelompok diharapkan mampu diandalkanuntuk mengkoordinir aktivitas kelompok dan berfungsiatau berperan sebagai interface antara kelompok danteknologi tsb.
4. Prosedur Komponen prosedur dapat memudahkan operasi dan membuat penggunaan teknologi oleh anggotakelompok menjadi efektif. Prosedur ini mungkin hanya berlaku untuk operasi hardware, dan software, atau mungkin bias dikembangkan lagi untuk mencakup aturan mengenai pembahasan verbal di antara anggota dan arus kejadian (event) selama meetingkelompok. Komunikasi GDSS Hubungan komunikasi dengan memberikan : e-mail kepada semua peserta akses ke komputer yang jauh (remote) kemampuan untuk mengirimkan informasi dari workstation ke layar umum melalui chauffeur. Keterkaitan GDSS Dengan DSS Apabila ukuran (jumlah orang) dalam kelompok menyusutmenjadi satu, GDSS akan menjadi DSS Sebaliknya jika DSS akan menjadi GDSS, maka harus ditambahkan persyaratan atau keperluan baru : 1. Penambahan kemampuan komunikasi 2. Peningkatan base model yang digunakan untuk pelaksanaan voting, ranking penilaian dsb, gunamengembangkan atau membentuk konsensus. 3. Peningkatan reliabilitas atau kehandalan sistem 4. Peningkatan fasilitas fisik 5. Peningkatan setup sebelum sistem tsb digunakan
Google Group Dari semua definisi GDSS yang ada diatas maka kami mengambil contoh Google Group sebagai salah satu contoh GDSS, alasannya adalah kemudahan untuk melakukan komunikasi antar pengguna atau antar anggota group untuk melakukan pembahasan tentang masalah yang ada, selain itu kita juga dimudahkan dengan banyaknya anggota lain yang bahkan tidak belum pernah dikenal, namun mempunyai ketertarikan dengan masalah yang sama dengan masalah yang dari group kita, sehingga kemudahan untuk merekrut anggota baru juga dimungkinkan, selain itu dengan menggunakan google group kita difasilitasi dengan berbagai data yang telah ada yang yang berupa posting posting dari para pengguna internet. Google Groups adalah membantu semua pengguna terhubung dengan orang,akses informasi, dan berkomunikasi secara efektif melalui email dan di web. ada banyak fitur baru yang hebat. Jika Anda sudah menjadi pengguna Grup Google, kami pikir Anda akan menyukainya. Cukup sign in dengan account google anda. Anda dapat berdikusi dan membuat banyak halaman dalam banyak bahasa. Google Groups antarmuka yang tersedia dalam bahasa berikut: AS dan Bahasa
Inggris, Arab, Armenia, Bulgaria, Catalan, Kroasia, Ceko, Denmark, Belanda,Estonia, Persia, Finlandia, Perancis, Jerman, Yunani, Ibrani, Hindi, Hungaria,Indonesia, Latvia Italia, Jepang, Korea, Lithuania, Melayu, Norwegia, Polandia, Portugis Brasil dan Portugal, Rumania, Rusia, Serbia, Slovakia, Slovenia, Spanyol, Swedia, Tagalog, Thai, Turki, Ukraina, Vietnam, dan disederhanakan dan tradisionalcina. Pada penggunaan Google group dimungkinkan untuk melaukan diskusi kelompok dengan topik yang beraneka ragam, dari mulai komputer programming hingga masalah masalah lain yang bahkan berada diluar katagori komputer, sehingga topik yang cocok dengan masalah kita dapat dipastikan ada di dalam pembahasan, selain itu apabila topik yang kita inginkan untuk dipecahkan secara berkelompok tidak ada, maka kita juga disertai dengan fasilitas untuk membuat group baru. Sepenuhnya didukung browser: Microsoft IE 6.0 + (unduh: Windows) Mozilla Firefox 1.5 + (unduh: Windows Mac Linux) Safari 2.0.3 Google Chrome (unduh: Windows) Kesimpulan Sistem Pendukung Keputusan kelompok yang berusaha memperbaiki komunikasi di antara para anggota kelompok yang digunakan untuk menunjang
pengambilan keputusan sehingga keputusan yang diambil oleh pihak manager jauh lebih baik dan terhubung secara global dalam pengambilan keputusan.