SERBA SERBI E-PERSONAL E-Personal merupakan aplikasi berbasis web untuk mengelola data kepegawaian suatu instansi pemerintah, termasuk Kementerian Pertanian. E-Personal merupakan bagian pokok dari sistem informasi manajemen kepegawaian online yang dikembangkan oleh pusat data dan informasi (PUSDATIN) Kementerian Pertanian, untuk menciptakan keterpaduan dan akurasi data Aparatur Sipil Negara (ASN) di lingkungan Kementerian Pertanian yang mudah diaplikasikan, diakses, dan memiliki sistem keamanan yang dipercaya serta dalam rangka menjamin efisiensi, efektivitas, dan akurasi pengambilan keputusan dalam manajemen ASN. Dasar hukum dari penerapan aplikasi E-Personal itu sendiri adalah UU No. 5 tahun 2014 tentang ASN; Peraturan Menteri Pertanian Nomor 54/Permentan/KP.030/11/2015 tentang Sistem Informasi ASN di lingkungan Kementerian Pertanian; Program dan Kegiatan Reformasi Birokrasi Kementerian Pertanian; Surat Edaran Sekretaris Jenderal No. B-1746/TI.130/A/05/2016 tentang Integrasi Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK); Surat Edaran Kepala Biro Organisasi dan Kepegawaian No. B.1223/OT.240/A2/08/2016 tentang Pengisian Log Pekerjaan (Log Book) ke dalam Aplikasi E-Personal. Sosialisasi E-Personal dan pengisian Log Pekerjaan dilaksanakan pada tanggal 15 September 2016 yang diselenggarakan oleh Sekretariat Direktorat Jenderal Tanaman Pangan dan dihadiri oleh seluruh Kepala Subbag Kepegawaian serta Tata Usaha lingkup Direktorat Jenderal Tanaman Pangan. Pengisian E-Personal dan Log Pekerjaan dengan mengunakan akun/email @pertanian.go.id oleh seluruh pegawai Kementerian Pertanian wajib dilaksanakan mulai tanggal 1 Oktober 2016. Hingga saat ini pengisian E-Personal lingkup Balai Besar PPMB-TPH sudah berjalan sekitar 80% dari total 61 jumlah pegawai (Gambar 1).
Gambar 1. Tampilan halaman awal E-Personal dengan Alamat web www.aplikasi3.pertanian.go.id Aplikasi E-Personal diperlukan oleh setiap pegawai di lingkungan Kementerian Pertanian untuk mencatat setiap aktivitas kedinasannya dan sebagai fungsi kontrol yang memuat data dan informasi ASN di lingkungan Kementerian pertanian yang meliputi profile/home, upload LHKASN/LHKPN, upload SKP, barang milik negara, log pekerjaan dan dokumen kepegawaian yang selalu diperbaharui sejalan dengan perkembangan data pegawai. Aplikasi ini telah terintegrasi dengan sistem informasi Manajemen Aparatur Sipil Negara (SIM ASN) Kementerian Pertanian yang bersifat online dan dapat diakses melalui perangkat komputer maupun gadget tiap pegawai selama terhubung dengan jaringan internet. Implementasi sistem ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja pegawai secara keseluruhan dan dapat mempercepat arus informasi yang harus disampaikan. Adapun Fitur-fitur yang harus dilengkapi pegawai di dalam E-Personal antara lain: 1. Profile / Home (Gambar 2) a. Halaman Awal; b. DRH = Daftar Riwayat Hidup; c. Basis data pegawai (SIM ASN); d. Belum tersedia fitur edit (Read Only); e. Tanggung jawab petugas pengelola kepegawaian.
Gambar 2. Tampilan profile/home pada aplikasi E-Personal 2. LHKASN/LHKPN a. Form standar dari KPK (Format Excel); b. Sebaiknya sudah di tanda tangani pimpinan (Scan format pdf); c. Tanggung jawab pegawai. 3. SKP a. Form standar dari BKN (Format Excel) ditandatangani oleh pejabat struktural (Scan dengan format pdf); b. Tanggung jawab pegawai 4. Barang Milik Negara (Gambar 3) a. Kendaraan dinas R-2 dan R-4, Komputer, Laptop dan Handphone; b. Tanggung jawab pegawai. Gambar 3. Tampilan upload barang milik Negara pada aplikasi E-Personal
5. Log Pekerjaan (gambar 4) a. Aktivitas Harian (Senin s.d Jum at), jam kerja (7.30 s.d 16.00); b. Diluar jam kerja (>16.00) atau diluar kantor/dinas Luar (Full day); c. Perubahan data (Tambah, Edit dan Hapus) belum dibatasi waktu; d. Tanggung jawab pegawai. Gambar 4. Tampilan pengisian log pekerjaan pada aplikasi E-Personal 6. Dokumen Kepegawaian (Gambar 5) a. Basis data pegawai (SIM ASN); b. Input Data oleh pegawai (Akses terbatas: Read, Hapus, tidak bisa diedit); c. Verifikasi Data oleh petugas pengelola kepegawaian (Access penuh: Tambah, Edit, Hapus). Gambar 5. Tampilan dokumen kepegawaian pada aplikasi E-Personal
7. Kontak Kami Saran dan masukan (permasalahan teknis). Fitur tambahan didalam aplikasi E-Personal adalah sebagai berikut: 1. Monitoring Log Pekerjaan Pegawai Daftar log pekerjaan pegawai yang berada dibawah pembinaan; Hanya tersedia di level Atasan langsung (Eselon IV). 2. Data Pegawai a. Sumpah Pegawai; b. Tahun Sumpah; c. Nomor Karsis/Karsu, Nomor Karpeg dan Nomor BPJS/ASKES. Dengan E-Personal ini diharapkan dapat memudahkan akses informasi yang dibutuhkan tentang kinerja pegawai dengan baik di lingkup Kementerian Pertanian khususnya Balai Besar PPMB-TPH. Pengelolaan E-Personal yang baik dan tertib dapat menimbulkan dampak yang baik pula terhadap kinerja akuntabilitas pengelolaan kepegawaian nasional. Penulis Mansyur PBT Ahli Pertama