Pedoman Etika dan Perilaku Bisnis
Reputasi dan integritas kita tergantung bagaimana masing-masing kita mengambil tanggung jawab pribadi terhadap perilaku bisnis kita.
» i Kata Sambutan dari Pimpinan (CEO) Para Karyawan ConocoPhillips, Perusahaan kita memiliki aset peninggalan untuk mencapai standar keunggulan tertinggi di semua bidang bisnis kita. Seraya berupaya untuk memelopori standar keunggulan yang baru dan memanfaatkan potensi kita sebagai sebuah perusahaan E&P yang independen, merupakan hal yang penting bagi kita untuk meluangkan waktu guna memperbarui komitmen kita terhadap nilai-nilai SPIRIT yang telah membentuk ConocoPhillips dan yang tetap merupakan hal yang utama bagi Perusahaan kita. Hubungan yang kuat dengan adanya rasa saling percaya yang telah kita bangun di dalam ConocoPhillips dan dengan mitra perusahaan serta para pemangku kepentingan di seluruh dunia didasarkan pada komitmen terhadap salah satu dari nilai-nilai SPIRIT kita integritas. Ryan Lance Chairman dan Chief Executive Officer Pedoman Etika Bisnis dan Perilaku ConocoPhillips menguraikan bagaimana nilai-nilai SPIRIT kita menjelaskan cara kita melakukan bisnis. Standar-standar yang diuraikan di dalam Pedoman ini mencerminkan kebijakan Perusahaan serta hukum yang harus kita patuhi. Pedoman ini berlaku bagi kita semua di ConocoPhillips karyawan, pejabat dan yang setara dengan direktur dan harus menjadi pedoman untuk membuat keputusan bisnis yang etis. Kami juga mengharapkan para kontraktor dan individu lainnya yang bekerja atas nama Perusahaan agar mematuhi standar-standar ini. Dikarenakan tidak ada Pedoman yang dapat mengatasi segala keadaan yang mungkin Anda hadapi, maka saya beserta para pimpinan lainnya mengandalkan Anda untuk menggunakan penilaian baik Anda. Apabila Anda ragu tindakan apa yang dirasakan paling tepat, mintalah nasihat dari Supervisor Anda atau orang yang dapat dihubungi di dalam Pedoman ini. Anda tidak akan mengalami tindakan pembalasan di ConocoPhillips dengan mengajukan pertanyaan atau mengungkapkan keprihatinan dengan itikad baik. Kami tidak dapat memecahkan masalah yang tidak kami ketahui, oleh karena itu kami bergantung pada masukan dari Anda masing-masing. Dedikasi Anda terhadap kepatuhan dan perilaku etika bisnis memungkinkan kami untuk membangun legacy of excellence dan memenuhi visi kita untuk menjadi perusahaan E&P pilihan di pasar global. Terima kasih. Hormat kami, Ryan Lance Chairman dan Chief Executive Officer
ii «PEDOMAN PERILAKU Daftar Isi i Kata Sambutan dari Pimpinan (CEO) iii Nilai-nilai SPIRIT Kita Pendahuluan Mengajukan Pertanyaan & Melaporkan Keprihatinan 3 Mengambil Keputusan yang Etis 3 Mengajukan Pertanyaan, Melaporkan Keprihatinan 5 Memimpin dengan Bertanggung Jawab: Harapan Lebih Lanjut untuk Supervisor Komitmen Kami Terhadap Satu Sama Lain 7 Mencegah Pelecehan dan Diskriminasi 8 Melindungi Data Pribadi Kita 8 Menciptakan Tempat Kerja yang Aman 10 Meningkatkan Rasa Hormat terhadap Hak Asasi Manusia Komitmen Kami terhadap Perusahaan dan Para Pemegang Saham 13 Menghindari Pertentangan Kepentingan 19 Melindungi Aset Perusahaan 21 Menangani Komunikasi Eksternal 22 Berkomunikasi dengan Sistem Informasi Perusahaan 24 Menjaga Keakuratan Pembukuan dan Arsip 25 Berdagang Secara Bertanggung Jawab Komitmen Kami terhadap Mitra Bisnis Kami 27 Memastikan Persaingan yang Sehat 29 Menetapkan Harapan yang Tinggi untuk Pemasok dan Kontraktor Kami Komitmen Kami terhadap Pasar Global 31 Mendukung Kelestarian Lingkungan 31 Berpartisipasi dalam Kegiatan Politik 32 Memberantas Korupsi dan Penyuapan 34 Mencegah Pencucian Uang 34 Mematuhi Hukum Perdagangan Internasional 36 Mengadakan Kontrak dengan Pemerintah 36 Pengesampingan Pedoman kita
Nilai-nilai SPIRIT Kita SAFETY (KESELAMATAN) Kami beroperasi dengan aman. PEOPLE (ORANG) Kami saling menghormati, mengakui bahwa keberhasilan kami bergantung pada komitmen, kemampuan dan keragaman karyawan kami. INTEGRITY (INTEGRITAS) Kami jujur dan dapat dipercaya dalam hubungan dengan para pemangku kepentingan. RESPONSIBILITY (TANGGUNG JAWAB) Kami bertanggung jawab terhadap tindakan kami. Kami merupakan tetangga dan warga yang baik dalam masyarakat tempat kami beroperasi. INNOVATION (INOVASI) Kami mengantisipasi perubahan dan menanggapinya dengan solusi yang kreatif. Kami gesit dan tanggap menghadapi kebutuhan para pemangku kepentingan yang berubah-ubah dan menyambut peluang belajar dari pengalaman kami di seluruh dunia. TEAMWORK (KERJA SAMA TIM) Semangat kami bisa menghasilkan kinerja tertinggi. Kami menganjurkan kerja sama, merayakan keberhasilan serta membangun dan memupuk hubungan yang sudah lama terjalin.
Pendahuluan
» 1 Kami beroperasi dengan aman. Menggunakan Pedoman Perusahaan Sejarah ConocoPhillips meliputi komitmen yang sudah berjalan dalam waktu yang lama untuk melakukan semua kegiatan bisnis dengan standar etika tertinggi. Nilai-nilai SPIRIT kita menggambarkan apa yang kita harapkan dari diri kita sendiri dan satu sama lain, serta komitmen kita terhadap integritas. Di lingkungan bisnis saat ini, mempertahankan nilai-nilai kita merupakan hal yang sangat penting untuk keberhasilan berkelanjutan kita di pasar global. Pedoman Perusahaan membentuk dasar dari program kepatuhan dan etika kita serta memandu kita dalam pekerjaan sehari-hari. Pedoman menjelaskan standar ConocoPhillips serta tanggung jawab hukum dan etika kita, serta memberikan pedoman nyata tentang perilaku yang diharapkan dari kita. Mematuhi Pedoman Perusahaan Kita semua berbagi komitmen terhadap integritas, terlepas dari posisi, lokasi atau tingkat senioritas. Di manapun Anda ditempatkan, baik di unit bisnis atau anak perusahaan dari Perusahaan kami dimana Anda bekerja atau apakah Anda seorang pejabat, direktur atau karyawan, Anda bertanggung jawab untuk: Mengambil inisiatif untuk mendidik diri Anda sendiri tentang kebijakan, prosedur dan undang-undang yang berlaku untuk pekerjaan Anda. Mematuhi Pedoman Perusahaan, kebijakan serta semua peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. Menjaga perilaku etis yang sesuai. Mengajukan pertanyaan jika Anda tidak yakin atau membutuhkan bimbingan bagaimana caranya mencari informasi. Melaporkan (dan jangan pernah mengabaikan) setiap pelanggaran yang diketahui atau diduga pelanggaran terhadap Pedoman, kebijakan, undang-undang atau persyaratan lainnya. Berpartisipasi setiap tahun dalam proses sertifikasi kepatuhan Perusahaan, ketika masingmasing dari kita diminta untuk menyatakan kepatuhan terhadap Pedoman Perusahaan. Selain itu, Perusahaan mencari mitra bisnis untuk berbagi nilai-nilai kita. Jika Anda bertanggung jawab untuk memilih atau berinteraksi dengan pemasok, agen, mitra bisnis, konsultan atau pemegang lisensi, Anda harus menyadari bahwa Perusahaan berharap pihak ketiga tersebut mematuhi standar etika yang sama tingginya seperti yang kita lakukan. Meskipun Pedoman Perusahaan membahas sejumlah bidang, satu dokumen tidak mungkin cukup untuk membahas setiap situasi etika atau situasi hukum yang mungkin kita hadapi. Apabila Anda ragu tentang tindakan terbaik apa yang harus diambil, mintalah nasihat dari supervisor Anda atau sumber daya lain yang terdapat di dalam Pedoman ini. Organisasi Kepatuhan & Etika Global Perusahaan memberikan pengawasan, manajemen dan administrasi dari program kepatuhan dan etika Perusahaan. Untuk informasi tambahan mengenai program dan sumber daya kepatuhan dan etika kami, silakan kunjungi situs intranet Kepatuhan & Etika Global kami di gce.conocophillips.net/en/pages/ index.aspx.
Mengajukan Pertanyaan & Melaporkan Keprihatinan
» 3 Kami saling menghormati, mengakui bahwa keberhasilan kami bergantung pada komitmen, kemampuan dan keragaman karyawan kami. Mengambil Keputusan yang Etis Ada saat ketika Anda mungkin tidak yakin apa yang harus dilakukan. Tidak semua masalah benar-benar hitam atau putih. Dalam situasi ini, tanyakan pada diri Anda sendiri pertanyaanpertanyaan berikut: Fakta apa yang ada seputar masalah Anda? Apakah Anda mengandalkan rumor atau asumsi? Bagaimana perasaan Anda atau ingin diperlakukan seperti apa jika Anda berada dalam situasi yang sama? Kebijakan dan prosedur Perusahaan apa yang berlaku untuk situasi ini? Nasihat apa yang sudah Anda dapatkan dari supervisor dan para pimpinan Perusahaan Anda? Apakah Anda telah menyampaikan pertanyaan atau keprihatinan Anda kepada seseorang? Meskipun pertanyaan-pertanyaan ini akan memberikan arahan dalam pengambilan keputusan, apabila Anda belum yakin apa yang harus dilakukan, atau merasa ada sesuatu yang mungkin tidak beres, ajukan pertanyaan dan mintalah nasihat dari sumber daya yang tercantum di dalam Pedoman Perusahaan. Mengajukan Pertanyaan, Melaporkan Keprihatinan Apabila Anda mengetahui terdapat situasi yang mungkin melibatkan pelanggaran terhadap Pedoman, kebijakan Perusahaan atau undangundang, Anda bertanggung jawab untuk melaporkannya kepada salah satu kontak yang tercantum di sini. Melaporkan perilaku buruk yang nyata atau dugaan perilaku buruk memungkinkan Perusahaan untuk menyelidiki masalah potensial, menghentikan perilaku buruk yang nyata dan mencegah masalah di masa mendatang yang dapat merusak reputasi kita sebagai pemimpin industri. Untuk meminta nasihat atau melaporkan suatu keprihatinan, Anda dapat menghubungi salah seorang sumber berikut: Supervisor Anda, atau manajer lain yang Anda percayai. Perwakilan SDM Anda. Kantor Kepatuhan Global di dalam organisasi Kepatuhan & Etika Global kami. Ethics HelpLine ConocoPhillips. Anda juga dapat memilih untuk melaporkan secara anonim jika diizinkan oleh hukum setempat dengan menghubungi Ethics HelpLine. Ethics HelpLine tersedia di www.conocophillips.ethicspoint.com atau dengan menghubungi 877-327- 2272 (di AS atau Kanada). Jika menghubungi dari luar AS atau Kanada, gunakan nomor telepon yang tercantum dalam situs web tersebut. Ethics HelpLine dikelola oleh pihak ketiga. Apabila Anda menghubungi Ethics HelpLine melalui telepon, seorang representatif akan
4 «PEDOMAN PERILAKU mendengarkan keprihatinan Anda, mengajukan beberapa pertanyaan lalu mengulas informasi yang Anda sampaikan untuk memastikan apakah informasi tersebut akurat. Semua representatif dilatih untuk mewawancarai penelepon dan mengumpulkan informasi. Apabila Anda menghubungi Ethics HelpLine secara online, Anda akan diminta untuk memberikan informasi spesifik yang berkaitan dengan keprihatinan Anda. Anda juga akan diberi nomor pengenal rahasia yang memungkinkan Anda untuk menemukan kembali sebuah jawaban atau bertukar informasi dengan Kantor Etika Global. Bahkan jika Anda memilih untuk tidak melapor secara anonim, identitas Anda dan fakta bahwa laporan sudah dibuat akan tetap dirahasiakan selama mungkin sehingga masih memungkinkan untuk dilakukannya pengusutan secara tuntas. TANYA Gina, yang bekerja sebagai asisten administrasi, berpikir bahwa rekan kerja di departemennya melakukan sesuatu yang ilegal, tetapi dia tidak dapat membuktikannya. Haruskah dia melaporkan kecurigaannya? JAWAB Ya. Pedoman Perusahaan mengharuskan Gina melaporkan semua dugaan pelanggaran dia tidak perlu benar-benar yakin bahwa sebuah pelanggaran telah dilakukan. Dia berkewajiban untuk segera menghubungi salah satu sumber daya yang tercantum di atas mengenai kecurigaannya, sehingga Perusahaan dapat meminimalkan efek negatif yang mungkin ditimbulkan oleh perilaku rekan kerjanya tersebut. Komitmen Kami terhadap Tidak Adanya Tindakan Pembalasan ConocoPhillips berkomitmen untuk menciptakan suatu lingkungan yang memungkinkan kita dapat melaporkan dugaan pelanggaran, berpartisipasi dalam penyelidikan dan terlibat dalam kegiatan yang dilindungi hukum lainnya tanpa takut akan mendapatkan tindakan pembalasan atau balas dendam. Itulah sebabnya mengapa Perusahaan melarang tindakan pembalasan dalam bentuk apa pun terhadap karyawan yang mengajukan masalah etika atau hukum atau berpartisipasi dalam suatu penyelidikan dengan itikad baik. Bertindak dengan itikad baik berarti Anda telah memberikan semua informasi yang Anda miliki dan telah membuat laporan yang jujur tidak berarti bahwa laporan Anda harus terbukti sebagai pelanggaran nyata. Orang yang melakukan tindakan pembalasan terhadap orang lain akan dikenai tindakan disipliner, hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja. Jika Anda merasa Anda atau orang lain menjadi sasaran pembalasan, segera laporkan hal tersebut. Menyelidiki Keprihatinan Sewaktu-waktu, Perusahaan mungkin akan meminta bantuan Anda dalam menyelidiki suatu keprihatinan atau masalah. Anda berkewajiban untuk benar-benar bekerja sepenuhnya, serta memberikan informasi yang jujur dan akurat. Segala upaya untuk menghambat suatu penyelidikan, seperti merusak atau mengubah dokumen atau bukti lain atau dengan mendorong orang lain memberikan informasi yang tidak benar, merupakan pelanggaran terhadap kebijakan ini dan juga dapat mengakibatkan orang tersebut dituntut karena menghalangi suatu penyelidikan.
» 5 Tindakan Disipliner ConocoPhillips mengkaji dan mengevaluasi setiap keprihatinan, pertanyaan dan dugaan pelanggaran, terlepas dari bagaimana caranya hal tersebut dilaporkan. Pengkajian ini akan selalu ditangani dengan segera dan profesional, dengan menghargai hak-hak setiap orang yang terkait. Apabila suatu penyelidikan mengungkapkan adanya pelanggaran terhadap Pedoman, kebijakan atau undang-undang kita, Perusahaan akan memberikan tanggapan yang dianggap tepat atau diperlukan, sesuai dengan undang-undang. Tanggapan ini dapat termasuk tindakan disipliner, termasuk pemutusan hubungan kerja, tergantung situasinya. Orang perorangan dapat juga dikenai tuntutan perdata atau pidana apabila mereka melanggar undang-undang. TANYA Simon membuat laporan melalui Ethics HelpLine karena dia beranggapan bahwa salah seorang rekan kerjanya mencuri dari Perusahaan. Simon mengira bahwa orang yang dia laporkan akan segera dipecat, namun tidak terjadi apa-apa hingga keesokan harinya. Apakah karyawan akan benar-benar dipecat jika melanggar Pedoman ConocoPhillips? JAWAB Ya. Perusahaan kita menanggapi kepatuhan dan etika secara serius. Pemecatan merupakan standar bagi semua karyawan terlepas dari apa pun posisinya yang telah melakukan pencurian atau penipuan terhadap Perusahaan. Dalam beberapa kasus, karyawan dapat dipecat karena pelanggaran lain, seperti pertentangan kepentingan, pelecehan seksual, memalsukan catatan perusahaan, meminta sumbangan dari vendor atau penggunaan peralatan yang tidak semestinya. Namun, laporan seperti yang dibuat Simon harus diselidiki secara adil dan menyeluruh. Meskipun Perusahaan melakukan berbagai upaya untuk bergerak cepat, penyelidikan dapat memakan waktu lama. Memimpin dengan Bertanggung Jawab: Harapan Lebih Lanjut untuk Supervisor Terlepas dari apa pun posisi atau tingkatan Anda di ConocoPhillips, Anda harus memimpin dengan keteladanan, mempertunjukkan integritas dan meningkatkan kepatuhan terhadap Pedoman Perusahaan. Supervisor memiliki tanggung jawab khusus karena pemimpin harus bertindak dengan cara yang mencerminkan posisi kepercayaan dan pengaruh mereka. Apabila Anda seorang supervisor, Anda harus: Bertindak sebagai teladan dengan mempertunjukkan komitmen terhadap budaya integritas, kepatuhan dan etika ConocoPhillips. Memastikan bahwa mereka yang melapor kepada Anda memiliki akses terhadap informasi dan pelatihan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka sesuai Pedoman Perusahaan. Menciptakan lingkungan yang dapat membuat rekan kerja merasa nyaman dalam mengajukan pertanyaan dan menyampaikan keprihatinan. Segera menanggapi setiap keprihatinan yang disampaikan dan mendukung mereka yang menyampaikan keprihatinannya dengan cara yang jujur. Segera melaporkan semua informasi yang diterima mengenai segala potensi pelanggaran terhadap kebijakan perusahaan, peraturan atau undang-undang melalui saluran yang tepat.
Komitmen Kami Terhadap Satu Sama Lain
» 7 Mencegah Pelecehan dan Diskriminasi Kami jujur dan dapat dipercaya dalam hubungan dengan para pemangku kepentingan. Kita semua ingin dan layak mendapatkan tempat kerja yang menghormati dan menghargai keterampilan dan latar belakang unik setiap individu. ConocoPhillips berkomitmen untuk menyediakan tempat kerja yang bebas diskriminasi dan memperlakukan semua karyawan dengan adil dan penuh hormat. Perusahaan berkomitmen untuk merekrut, mengevaluasi, memindahkan, memberikan kompensasi dan mempromosikan karyawan berdasarkan keterampilan dan kinerja, dan bukan dengan pertimbangan yang melanggar hukum. Kami juga berkomitmen untuk memberikan peluang yang sama kepada semua karyawan dan calon karyawan. Untuk informasi lebih lanjut, silakan baca Kebijakan Peluang Kerja yang Setara. Selain itu, Perusahaan tidak menoleransi pelecehan. Pelecehan dapat terjadi dalam berbagai bentuk, termasuk pernyataan lisan, rayuan fisik atau tampilan visual, dan dapat berasal dari rekan kerja, supervisor, pemasok, kontraktor maupun pelanggan. Apa pun definisi hukum tentang pelecehan yang mungkin ada di tempat berbeda, kebijakan kami melarang segala tindak tanduk yang memiliki tujuan atau pengaruh untuk dalam menciptakan lingkungan yang mengintimidasi, menyinggung atau merendahkan orang lain. Penting untuk diingat bahwa pelecehan dapat bersifat seksual atau nonseksual. Pelecehan seksual dapat berupa rayuan yang tidak diinginkan, lelucon seksual yang tidak patut, komentar tidak senonoh secara seksual, sentuhan, permintaan kesenangan seksual dan komentar yang tidak patut mengenai penampilan orang lain. Pelecehan nonseksual dapat berupa komentar yang menyinggung, lelucon atau gambar yang terkait dengan ras, agama, etnis, jenis kelamin atau usia. Untuk menghindari pelecehan di tempat kerja, kita harus yakin bahwa komentar dan tindakan kita patut dan penuh hormat. Jika merasa bahwa Anda mengalami atau melihat tindakan diskriminasi atau perilaku melecehkan apa pun, Anda dianjurkan untuk menyuarakan keprihatinan Anda. Beri tahu supervisor Anda atau anggota manajemen lain, wakil Sumber Daya Manusia atau salah satu titik kontak yang tercantum dalam Pedoman Perusahaan. Pembalasan atau balas dendam terhadap karyawan yang mengajukan keluhan dengan itikad baik tidak dapat ditoleransi.
8 «PEDOMAN PERILAKU TANYA Leah baru saja dipindahkan ke lokasi baru di mana sekarang dia bekerja dengan Sean, yang membuatnya merasa tidak nyaman. Sean menceritakan lelucon kotor ketika tidak ada supervisor, dan pada suatu saat ketika berdua saja dengan Leah, Sean mencoba untuk menyentuhnya dengan tidak sopan. Ketika Leah memintanya berhenti, Sean mengatakan seharusnya Leah menganggapnya sebagai pujian karena dia sangat menarik. Leah tidak merasa dipuji, dia merasa kesal dan terganggu. Apa yang harus dia lakukan? JAWAB Tindakan Sean merupakan pelecehan dan tidak akan ditoleransi di ConocoPhillips. Leah harus melaporkan perilaku ini kepada supervisornya, atau kepada manajer manapun maupun wakil Sumber Daya Manusia. Laporan dapat juga dibuat kepada Ethics HelpLine secara anonim jika diizinkan oleh undang-undang setempat. Melindungi Data Pribadi Kita Kita semua memberikan informasi pribadi kepada Perusahaan dengan keyakinan bahwa informasi tersebut akan digunakan untuk tujuan bisnis yang tepat dan akan dijaga dengan baik. Untuk menjunjung tinggi kepercayaan ini, kita harus memastikan bahwa kita saling menghargai privasi rekan kerja kita. Saat mengumpulkan, mengakses, menggunakan dan mengungkapkan data identitas diri secara pribadi, kita harus melakukannya secara etis dan sesuai dengan semua persyaratan hukum yang berlaku, termasuk undang-undang perlindungan data dan privasi setempat. Data identitas diri merupakan informasi yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi, menghubungi atau menemukan orang yang terkait dengan data tersebut. Contohnya meliputi alamat rumah atau nomor telepon, informasi daftar gaji, evaluasi kinerja dan arsip karyawan. Jika tanggung jawab pekerjaan Anda termasuk menangani informasi tersebut, Anda harus mengambil langkah yang diperlukan untuk melindunginya. Jangan memberitahukan informasi ini kepada siapa pun, termasuk rekan kerja Anda, kecuali mereka memiliki keperluan bisnis untuk mengetahuinya dan Anda memiliki otoritas untuk melakukannya. Menciptakan Tempat Kerja yang Aman Aset terbesar ConocoPhillips adalah para karyawannya, yang berarti keselamatan adalah prioritas utama. Kita mematuhi semua aturan, peraturan dan perundangundangan kesehatan dan keselamatan, serta semua prosedur keselamatan yang dipasang di area operasi kita. Pelatihan yang ekstensif dan terus menerus serta audit keselamatan rutin sangatlah penting untuk memahami dan mematuhi persyaratan keselamatan ini.
» 9 Tidak ada kegiatan yang sebegitu pentingnya sehingga kita tidak dapat melakukannya dengan aman. Semua karyawan dan kontraktor bertanggung jawab dan memiliki otoritas untuk menghentikan pekerjaan yang mereka yakini tidak aman. Kita harus secara konsisten meningkatkan praktik kerja yang aman dan menghindari risiko terhadap sesama karyawan, tetangga dan lingkungan. Kita juga menerapkan program, pelatihan dan pengendalian internal yang diperlukan untuk mencapai tujuan ini. Jika Anda memiliki keprihatinan mengenai kesehatan, keselamatan atau keamanan di tempat kerja, hubungi supervisor Anda atau sumber daya yang tersedia dalam pasal Mengajukan Pertanyaan, Melaporkan Keprihatinan dari Pedoman Perusahaan. Untuk informasi tambahan, silakan lihat Kebijakan Kesehatan, Keselamatan dan Lingkungan kita. Kita semua harus menjalankan peran kita untuk menjaga lingkungan kerja yang aman, sehat dan produktif bagi sesama karyawan. Untuk tujuan tersebut, ConocoPhillips akan bertindak untuk meniadakan penyalahgunaan obatobatan terlarang, karena hal tersebut dapat meningkatkan potensi kecelakaan, ketidakhadiran, kinerja di bawah standar, moral buruk karyawan dan merusak reputasi Perusahaan. Sebagai karyawan ConocoPhillips, kita harus mematuhi semua kebijakan, pedoman dan prosedur yang berlaku mengenai penyalahgunaan obat-obatan terlarang. Untuk informasi lebih lanjut, silakan baca Kebijakan Penyalahgunaan Obat-obatan Terlarang Global.
10 «PEDOMAN PERILAKU Dilarang keras untuk membawa senapan dan senjata api ke dalam properti Perusahaan atau ketika karyawan menjalankan bisnis Perusahaan (kecuali secara tegas diizinkan oleh undang-undang dan hanya apabila sesuai dengan syarat yang ditetapkan oleh Perusahaan dan manajemen lokasi setempat). Properti perusahaan meliputi, namun tidak terbatas pada, tanah, bangunan, tempat parkir, kendaraan, area bongkar-muat serta area rekreasi yang dimiliki atau dikendalikan oleh Perusahaan baik yang dikembangkan dan yang tidak dikembangkan. Manajemen setempat, dengan persetujuan manajer Keamanan Global, diizinkan memberikan pengecualian untuk keadaan tertentu. TANYA Manajer Wayan meminta Wayan untuk tidak melaporkan cedera ringan yang baru saja terjadi di tempat kerja. Wayan tidak sampai melewatkan pekerjaannya karena insiden tersebut, dan dia mengetahui bahwa tempat kerjanya sedang berusaha untuk mengurangi tingkat insiden. Apakah benar apabila Wayan tidak melaporkan cederanya? JAWAB Tidak, itu tidaklah benar. Kita perlu melaporkan semua penyakit dan kecelakaan yang terkait dengan pekerjaan, seberapa pun ringannya. Memantau cedera, termasuk saat tidak ada seseorang yang terluka parah atau sampai melewatkan pekerjaan, membantu Perusahaan menemukan kecenderungan yang dapat menimbulkan kejadian yang lebih serius. Melaporkan semua insiden mendukung tujuan Perusahaan untuk meniadakan cedera, penyakit dan kecelakaan yang terkait dengan pekerjaan. Meningkatkan Rasa Hormat terhadap Hak Asasi Manusia Sebagai bagian dari komitmen kami terhadap komunitas global dan terhadap satu sama lain, kami menjunjung tinggi hak asasi manusia. Meskipun pemerintah memiliki tanggung jawab utama untuk melindungi hak asasi manusia, ConocoPhillips yakin bisnis memiliki peran yang membangun untuk meningkatkan rasa hormat terhadap hak asasi manusia di seluruh dunia. Perusahaan kami mengakui martabat semua manusia, dan nilai-nilai inti kami mencakup hak-hak yang tidak dapat diambil ini agar semua orang dapat menjalankan kehidupan yang bebas dari diskriminasi atau kesewenang-wenangan sosial, politik atau ekonomi. Kami akan melakukan bisnis sesuai dengan filosofi hak asasi manusia yang tertuang dalam Deklarasi Universal Hak Asasi Manusia dan Deklarasi Organisasi Buruh Internasional mengenai Prinsip-prinsip dan Hakhak Mendasar di Tempat Kerja.
» 11
Komitmen Kami terhadap Perusahaan dan Para Pemegang Saham
» 13 Kami bertanggung jawab terhadap tindakan kami. Kami merupakan tetangga dan warga yang baik dalam masyarakat tempat kami beroperasi. Menghindari Pertentangan Kepentingan ConocoPhillips menghargai hak kita untuk mengelola urusan pribadi dan investasi kita dan tidak ingin mengganggu kehidupan pribadi kita. Meskipun demikian, kita memiliki tanggung jawab untuk menghindari situasi yang bisa mendatangkan adanya pertentangan antara kepentingan pribadi dan kepentingan Perusahaan. Pertentangan kepentingan terjadi ketika kepentingan pribadi kita mencampuri kepentingan ConocoPhillips dengan cara apa pun. Jika tugas Anda berurusan dengan mitra bisnis, pelanggan, pemasok, pesaing atau siapa pun yang melakukan atau berusaha melakukan bisnis dengan Perusahaan, Anda harus sangat berhati-hati agar selalu bertindak sesuai dengan kepentingan terbaik ConocoPhillips saat mewakili Perusahaan kami. Untuk menjunjung tinggi reputasi Perusahaan kita, sama pentingnya untuk menghindari munculnya pertentangan kepentingan segala situasi dimana pengamat yang rasional mungkin berasumsi bahwa Anda tidak bertindak secara obyektif atas nama ConocoPhillips. Anda harus sepenuhnya mengungkapkan setiap tindakan yang mungkin melibatkan pertentangan kepentingan, munculnya pertentangan kepentingan, secara tertulis kepada supervisor Anda untuk dipelajari dan disetujui segera ketika pertentangan itu muncul. Siapa saja yang dengan sengaja tidak mengungkapkan adanya Pertentangan akan dikenai tindakan disipliner, termasuk pemutusan hubungan kerja. Situasi berikut memerlukan pengungkapan tertulis dan kajian manajemen untuk menghindari pertentangan kepentingan yang nyata atau munculnya pertentangan kepentingan: Bekerja untuk pemasok, kontraktor, pelanggan atau mitra bisnis. Kepemilikan atau, sepanjang pengetahuan Anda, kepentingan keuangan yang signifikan milik keluarga Anda di perusahaan lain yang melakukan bisnis atau berusaha melakukan bisnis dengan atau merupakan pesaing ConocoPhillips. Memiliki kepentingan bisnis yang signifikan di bidang sewa, royalti atau kepentingan pertambangan minyak dan gas (termasuk kepentingan yang dimiliki oleh Anda dan anggota keluarga dekat Anda, dan kepentingankepentingan tersebut diperoleh sebagai warisan atau hibah). Menjabat sebagai direktur, pejabat, mitra, konsultan, atau di posisi manajerial dengan, atau bekerja di dalam kapasitas teknis dengan, perusahaan luar yang melakukan bisnis, atau berusaha melakukan bisnis dengan atau merupakan pesaing ConocoPhillips.
14 «PEDOMAN PERILAKU Bertindak sebagai pialang, finder, perantara, dan lainnya untuk keuntungan pihak ketiga di dalam transaksi yang melibatkan atau berpotensi melibatkan ConocoPhillips atau kepentingannya. Kesepakatan atau keadaan lain, termasuk hubungan keluarga atau pribadi Anda, yang mungkin membuat Anda tidak bisa bertindak untuk kepentingan terbaik ConocoPhillips. Bisa jadi bahwa situasi-situasi ini tidak menimbulkan pertentangan kepentingan, namun karena ada potensi munculnya konflik, situasi tersebut harus dikaji dengan cermat. TANYA Jack bertanggung jawab untuk menjadwalkan pengiriman jalur laut untuk Perusahaan. Dalam tugas ini, dia juga menyetujui faktur dari perusahaan inspeksi dan penyedia jasa lain yang mendukung pergerakan pengiriman jalur laut kita. Istrinya ditawari posisi pemasaran oleh perusahaan yang menyediakan jasa inspeksi pengiriman jalur laut di wilayah Jack dan pernah menyediakan jasa tersebut untuk ConocoPhillips. Istri Jack ingin menerima tawaran tersebut, tetapi Jack khawatir apakah posisi baru istrinya akan menimbulkan potensi pertentangan kepentingan dengan perannya di ConocoPhillips. Bagaimana seharusnya Jack menangani situasi ini? JAWAB Jack memiliki kekhawatiran yang tepat. Posisi baru istrinya akan menimbulkan potensi pertentangan kepentingan dengan keterlibatan Jack dalam proses persetujuan faktur. Sebelum istrinya menerima posisi itu, Jack harus mengungkapkan situasi tersebut secara tertulis kepada supervisornya. Kajian dan persetujuan manajemen akan diperlukan, dan tugas dan/atau otoritas kerja mungkin perlu ditetapkan kembali untuk meniadakan potensi munculnya konflik.
» 15 Setelah manajemen mengkaji situasinya, persetujuan atau penolakan harus didokumentasikan secara tertulis. Setelah itu Anda bertanggung jawab untuk mencatat situasi di setiap sertifikasi kepatuhan tahunan selama pertentangan tersebut muncul. Jika manajemen menentukan bahwa pertentangan kepentingan tidak dapat diterima, mereka akan bekerja sama dengan Anda untuk segera mengatasi masalahnya. Perlu diingat bahwa kunci untuk mengkaji potensi pertentangan adalah apakah Anda (atau siapa saja yang melapor kepada Anda) membuat keputusan untuk Perusahaan yang dapat dipengaruhi oleh konflik. Pertimbangan lain meliputi, namun tidak terbatas pada, ada tidaknya: Kepentingan luar yang berbisnis atau bersaing dengan fungsi, lokasi/pabrik atau bisnis Anda. Peran aktif, manajerial atau pengambilan keputusan yang Anda miliki dalam kepentingan luar. Akses Anda ke informasi Perusahaan yang mungkin berguna bagi kepentingan luar. Pengungkapan fakta publik yang akan mempermalukan Perusahaan kita. Definisi Dalam membahas pertentangan kepentingan, istilah keluarga harus diinterpretasikan secara luas untuk mencakup keluarga besar Anda serta keluarga besar pasangan Anda. Sebagai standar minimal, kepentingan keuangan yang signifikan adalah kepentingan gabungan karyawan dan anggota keluarganya, baik langsung maupun tidak langsung, yang lebih dari Satu persen kelas saham yang beredar dari firma atau perusahaan. Sepuluh persen bunga dalam kemitraan atau asosiasi. Lima persen dari aset total atau pendapatan kotor Anda. TANYA Marcus merupakan anggota komite perekrutan untuk lowongan di departemennya. Dia mempunyai teman seseorang yang bekerja dengannya di tempat kerja sebelumnya yang dia rasa akan sangat sesuai untuk pekerjaan itu. Bagaimana dia harus menangani situasi ini? JAWAB Berpartisipasi dalam atau mempengaruhi keputusan perekrutan yang melibatkan teman dekat atau anggota keluarga menimbulkan pertentangan kepentingan, atau kesan munculnya pertentangan kepentingan. Meskipun teman Marcus merupakan pilihan terbaik untuk pekerjaan itu, bisa jadi hal itu terkesan pilih kasih. Jika temannya tertarik dengan pekerjaan itu, Marcus harus mengungkapkan hubungannya dan mengundurkan dirinya dari proses pemilihan. Pekerjaan Sampingan Perusahaan kita memahami bahwa kita mungkin ingin mengambil pekerjaan paruh waktu di luar ConocoPhillips atau menjadi sukarelawan, dipilih atau ditunjuk oleh lembaga politik atau nirlaba. Asalkan kita tidak bekerja untuk pesaing, mitra bisnis, pelanggan, kontraktor atau pemasok ConocoPhillips, keadaan ini tidak selalu merupakan pertentangan kepentingan. Namun,
16 «PEDOMAN PERILAKU kita harus berhati-hati agar pekerjaan atau posisi sampingan benar-benar dipisahkan dari pekerjaan kita untuk ConocoPhillips. Jika Anda memiliki atau mempertimbangkan pekerjaan atau posisi sampingan, pastikan Anda mengikuti pedoman berikut: Jangan gunakan waktu atau sumber daya Perusahaan termasuk peralatan, informasi, fasilitas dan dana untuk pekerjaan sampingan. Jangan berusaha menjual produk atau jasa dari pekerjaan sampingan Anda ke ConocoPhillips. Hati-hati agar pekerjaan atau posisi sampingan Anda tidak mengganggu atau membuat Anda tidak bisa mencurahkan waktu dan energi yang diperlukan untuk memenuhi tugas dan kewajiban utama Anda di ConocoPhillips. Jika Anda memiliki pertanyaan, atau tidak yakin apakah pekerjaan sampingan tertentu bisa menimbulkan pertentangan kepentingan, beri tahu manajer Anda dan pastikan Anda mendapatkan persetujuan tertulis sebelum memulai pekerjaan sampingan. Jika Anda ingin menjadi kandidat atau diminta untuk menjabat posisi tertentu dalam lembaga politik, Anda juga harus menghubungi Departemen yang membidangi Urusan Pemerintahan. Untuk informasi lebih lanjut, bacalah bagian dari Pedoman Perusahaan mengenai Berpartisipasi dalam Kegiatan Politik. Meminta Sumbangan kepada Pemasok, Kontraktor atau Pedagang Lokal Kita tidak boleh meminta sumbangan dari pemasok, kontraktor atau pedagang lokal untuk membantu membayar tugas sosial atau kegiatan olahraga karyawan. Meminta uang tunai, barang atau jasa dapat dianggap menimbulkan kewajiban bisnis terhadap ConocoPhillips, sehingga kegiatan-kegiatan ini tidak diizinkan. Kita ingin vendor dan pemasok memahami bahwa hubungan bisnis mereka dengan ConocoPhillips didasarkan sepenuhnya pada kemampuan mereka untuk memenuhi keperluan bisnis kita secara kompetitif. Satu-satunya situasi di mana kita diizinkan untuk meminta sumbangan adalah saat kegiatan amal yang disetujui Perusahaan seperti penggalangan dana untuk United Way. Hadiah dan Hiburan Hadiah dan hiburan bisnis dapat membantu kita mengembangkan hubungan kerja yang erat dengan klien, pelanggan, vendor dan mitra bisnis lainnya. Namun, kita harus selalu menggunakan penilaian dan pengendalian yang baik sebagai pedoman dalam situasi ini. Ingatlah bahwa memberikan atau menerima hadiah atau hiburan tidaklah tepat jika menimbulkan kesan kewajiban atau menempatkan kita dalam situasi di mana kita terlihat memihak. Pemberian bisnis tidak boleh sekali pun mempengaruhi keputusan bisnis. Hadiah biasanya mencakup barang dan jasa, namun bisa juga berupa barang berharga. Misalnya, apabila orang yang menawarkan jamuan makan atau hiburan
» 17 tidak menghadiri acara, hal tersebut dianggap hadiah. Hiburan meliputi acara di mana orang yang menawarkan dan orang yang menerima sama-sama hadir, seperti acara jamuan makan atau olahraga. Menerima Hadiah dan Hiburan Kita boleh menerima pemberian wajar yang terkait dengan praktik bisnis yang lazim selama pemberian tersebut: Nilainya sedang. Jarang. Dalam selera yang baik. Tidak diminta. Bukan uang tunai atau yang setara tunai. Namun, kita tidak boleh mencari atau meminta hadiah, dan kita tidak boleh menerima hadiah atau hiburan yang tidak memiliki tujuan bisnis yang sah. Selain itu, kita tidak boleh menerima hadiah dalam bentuk tunai atau yang setara tunai, berapa pun jumlahnya. Ini termasuk saham dan sekuritas yang dapat diperjualbelikan lainnya. Selain itu, perlu diingat bahwa kita harus menjaga standar yang sangat ketat terkait dengan hadiah, jasa, diskon, hiburan atau pertimbangan lain yang ditawarkan oleh pemasok kita. Dalam situasi tertentu, menolak hadiah yang tidak sesuai dengan pedoman perusahaan dapat menimbulkan hubungan bisnis yang canggung. Dalam hal ini Anda harus berdiskusi dengan manajemen Anda apakah hadiah itu perlu disumbangkan ke badan amal, diberikan kepada Perusahaan untuk pengaturan lebih lanjut atau apakah Anda bisa menyimpannya. Terlepas dari bagaimana caranya situasi tersebut ditangani, keputusan harus didokumentasikan. TANYA Claire, karyawan ConocoPhillips, sering bekerja dengan beberapa mitra bisnis yang ditempatkan di sebuah negara yang menganut paham bahwa memberikan hadiah yang mahal sebagai ekspresi rasa hormat merupakan bagian penting dari budaya. Saat Claire bepergian untuk berkunjung ke salah satu perusahaan ini, kenalannya menawarkan komputer tablet sebagai hadiah. Claire tahu bahwa hadiah ini terlalu mewah untuk diterima menurut standar ConocoPhillips, namun dia merasa bahwa menolak hadiah ini akan menyinggung rekannya. Apa yang harus Claire lakukan? JAWAB Dalam beberapa budaya, hadiah dan hiburan memainkan peran penting dalam hubungan bisnis, dan penting untuk memahami dan menyesuaikan dengan kebiasaan setempat. Namun, ingat bahwa kebijakan kita tidak mengizinkan untuk memberi atau menerima hadiah yang dapat mengorbankan atau tampak mengorbankan kemampuan kita membuat keputusan bisnis yang objektif. Claire harus membicarakan masalah ini dengan supervisornya dan, bila perlu, melaporkannya ke Kantor Etika Global untuk mendiskusikan legalitas, waktu, tujuan bisnis, nilai dan maksud hadiah itu. Mungkin tindakan terbaik untuk Claire adalah menerima hadiah itu, lalu menyumbangkannya atau memberikannya kepada Perusahaan untuk pengaturan lebih lanjut.
18 «PEDOMAN PERILAKU Memberikan Hadiah dan Hiburan Kita bisa memberikan hadiah dan hiburan kepada orang lain atas biaya Perusahaan hanya jika memenuhi semua kriteria berikut: Sesuai dengan standar etika kita, praktik bisnis yang lazim dan undang-undang yang berlaku. Bernilai sedang yaitu, tidak mewah atau berlebihan. Bukan merupakan imbalan (quid pro quo) tidak boleh ada yang diberikan untuk mempengaruhi atau membalas tindakan orang lain. Tidak akan mempermalukan Anda atau Perusahaan kita jika diungkapkan secara publik. Saat Anda mencatat hadiah atau hiburan dalam akun keuangan atau dokumentasi pendukung lainnya, jangan lupa sertakan teks deskriptif yang jelas. Departemen atau unit bisnis Anda didorong untuk membangun kebijakan dan prosedur untuk persetujuan hadiah atau hiburan yang bernilai tidak wajar. Karena peraturan ketat yang berlaku saat kita melakukan bisnis dengan lembaga dan pejabat pemerintah, Anda harus membaca Kebijakan Anti Korupsi sebelum memberikan sesuatu yang bernilai kepada pejabat pemerintah dan mendapatkan persetujuan yang diperlukan. Anda juga harus meminta pedoman jika memiliki pertanyaan atau masalah tentang apakah seseorang merupakan pejabat pemerintah atau bekerja untuk lembaga pemerintah. Untuk informasi tambahan, baca bagian Pedoman Perusahaan tentang Memberantas Korupsi dan Penyuapan. Komisi, Rabat, Diskon, Kredit dan Potongan Komisi, rabat, diskon, kredit dan potongan yang terkait dengan penjualan merupakan pelicin bisnis yang lazim, tetapi perlu mendapat perhatian. Kita harus memastikan apakah kita selalu mematuhi kontrol pertukaran mata uang
» 19 dan peraturan pajak yang berlaku, sekaligus selalu menghindari pembayaran yang tidak sah atau tidak etis. Pembayaran pelicin bisnis harus bernilai wajar, dibenarkan secara kompetitif dan didokumentasikan secara tepat. Selain itu, pembayaran itu harus selalu ditujukan kepada lembaga bisnis yang menangani perjanjian atau faktur penjualan asli bukan kepada perorangan. Lagi pula, pelicin ini hanya boleh diberikan di negara tempat entitas bisnis itu berada. Saat ConocoPhillips memberikan atau menyetujui komisi, rabat, kredit, diskon dan potongan yang sesuai dengan ketentuan perdagangan industri standar, harga katalog atau prosedur standar lainnya, kita tidak perlu mendokumentasikannya lebih lanjut secara tertulis. Dalam keadaan ini, pelicin bisnis dianggap sudah membudaya. Pembayaran dan Uang Jasa Dengan persetujuan manajemen, Anda diizinkan menjabat sebagai direktur perusahaan lain, memberi kuliah, mengadakan seminar atau menerbitkan artikel dan buku yang terkait dengan bisnis. Pembayaran, uang jasa atau penggantian biaya harus ditransfer ke Perusahaan kecuali Anda memiliki persetujuan manajemen tertulis untuk menyimpannya. Salinan persetujuan tertulis ini akan disimpan di arsip pribadi Anda. Suap dan Sogokan ConocoPhillips menjunjung tinggi komitmennya terhadap integritas, dan tidak menoleransi penyuapan dalam bentuk apa pun. Kita tidak boleh menawarkan, membayar, meminta atau menerima suap atau sogokan dalam bentuk apa pun, baik secara langsung atau tidak langsung. Untuk informasi lebih lanjut, baca bagian Pedoman Perusahaan mengenai Memberantas Korupsi dan Penyuapan. Melindungi Aset Perusahaan ConocoPhillips mempercayakan aset dan informasi hak miliknya setiap hari kepada kita sehingga kita dapat bekerja secara efektif. Kepercayaan ini disertai tanggung jawab untuk menjaga aset tersebut dengan hati-hati agar tidak hilang, dicuri atau disalahgunakan. Aset fisik Perusahaan peralatan, kendaraan, alat dan perlengkapan diperoleh semata-mata untuk tujuan menjalankan bisnis Perusahaan. Jangan menggunakannya untuk keuntungan pribadi, atau mengizinkannya untuk dijual, disewakan, diberikan atau dibuang tanpa otorisasi yang semestinya. Mengambil properti perusahaan dari fasilitas kita tanpa izin dianggap sebagai pencurian, yang sanksi standarnya adalah pemecatan. Kartu kredit, uang tunai, cek atau wesel perusahaan tidak boleh digunakan untuk kepentingan pribadi. Kita juga harus yakin bahwa dokumen yang digunakan untuk memperoleh dana dan properti Perusahaan selalu akurat atau lengkap, karena jika tidak, maka dapat menyebabkan perolehan aset Perusahaan yang tidak tepat dan mungkin penipuan.
20 «PEDOMAN PERILAKU Hal ini meliputi voucher, absensi, faktur, klaim keuntungan, dan laporan penggantian biaya perjalanan dan pengeluaran. Jika Anda mengetahui adanya pencurian atau penyalahgunaan aset Perusahaan, laporkan kepada supervisor Anda, Keamanan Global atau kantor Etika Global. Ide kreatif dan inovatif kita memberikan kontribusi yang signifikan kepada kesuksesan Perusahaan yang berkelanjutan di pasar. Kita harus melindungi dan memanfaatkan kekayaan intelektual ConocoPhillips, yang meliputi penciptaan, penemuan, pengembangan, gagasan, program komputer dan dokumentasi terkait, merek dagang, paten, hak cipta dan informasi hak milik. Contoh informasi hak milik atau rahasia meliputi: Penelitian bisnis dan rencana produk baru. Sasaran dan strategi. Informasi keuangan atau penetapan harga yang tidak dipublikasikan. Perolehan atau disposisi aset yang diusulkan. Proses dan formula. Data gaji dan keuntungan. Informasi medis karyawan. Daftar karyawan, pelanggan dan pemasok. Untuk memastikan bahwa informasi hak milik dan rahasia Perusahaan terlindungi dengan baik, kita hanya dapat mengungkapkannya ke orang di luar ConocoPhillips jika disahkan atau disyaratkan secara hukum untuk melakukannya. Kita juga harus berhati-hati untuk membahas informasi ini hanya dengan rekan yang memiliki kepentingan bisnis untuk mengetahuinya. Berhatihatilah agar tidak kehilangan, salah meletakkan atau meninggalkan informasi rahasia (atau perangkat elektronik yang berisi informasi tersebut) tanpa diawasi. Selain itu, jangan pernah membahas informasi ini di tempat yang mungkin didengar oleh mereka yang tidak memiliki kepentingan bisnis (seperti terminal bandara, kereta, restoran, dan ruang istirahat Perusahaan). Untuk pedoman tambahan, baca Kebijakan Perlindungan dan Keamanan Informasi Perusahaan. Setiap informasi yang kita dapatkan selama bekerja adalah milik ConocoPhillips. Ketika keluar dari ConocoPhillips, semua informasi hak milik yang Anda simpan harus dikembalikan. Selain itu, kewajiban Anda untuk melindungi informasi hak milik dan rahasia ConocoPhillips berlanjut bahkan setelah meninggalkan Perusahaan. Dan tentu saja, tanpa perlu dikatakan bahwa tindakan memata-matai dan menyabotase industri terhadap Perusahaan kita harus dicegah. Segera hubungi Keamanan Global jika Anda mencurigai siapa pun yang tidak berwenang berusaha mendapatkan informasi sensitif atau mendapatkan akses ke lokasi yang diamankan.
» 21 TANYA Sun-ja melakukan banyak perjalanan bisnis atas nama ConocoPhillips. Dia sering menggunakan laptopnya untuk memeriksa email dan membuat presentasi saat menunggu di bandara serta di pesawat dan tempat umum lainnya. Apakah hal ini menimbulkan masalah? JAWAB Sun-ja harus mewaspadai lingkungan sekitarnya saat bekerja atau menerima panggilan telepon di tempat umum. Meskipun bekerja di tempat tersebut belum tentu menimbulkan masalah, ingatlah bahwa sangat sulit untuk mengatakan siapa yang mungkin mendengarkan atau mengawasi Anda. Sun-ja juga harus berhati-hati untuk mengikuti tindakan keamanan yang tepat seperti mematikan laptopnya dan menyimpannya dengan aman saat tidak digunakan. Menangani Komunikasi Eksternal Untuk mempertahankan reputasi integritas kita, kita perlu memastikan bahwa komunikasi kita dengan publik memberikan gambaran operasi, transaksi dan rencana bisnis yang akurat dan jujur. Penting bagi kita untuk membicarakan Perusahaan secara konsisten. Oleh sebab itu, kita tidak boleh membuat pernyataan publik atas nama Perusahaan kecuali kita telah ditunjuk sebagai juru bicara Perusahaan. Jika seorang investor, analis keamanan, pers atau kontak publik utama lainnya meminta informasi kepada Anda, meskipun permintaan itu tidak formal, mohon arahkan mereka ke juru bicara yang ditunjuk atau Hubungan & Komunikasi Investor. Untuk informasi lebih lanjut, baca Kebijakan Komunikasi.
22 «PEDOMAN PERILAKU Berkomunikasi dengan Sistem Informasi Perusahaan Banyak dari kita yang menggunakan sistem komunikasi elektronik Perusahaan (seperti komputer, PDA, ponsel, dan sistem jaringan) setiap harinya. Kita harus selalu mengikuti prosedur kendali internal ketika menggunakan sistem ini. Kita tidak boleh menggunakan sistem ini untuk melakukan kegiatan yang ilegal atau tidak etis, termasuk: Terlibat dalam perilaku yang merusak integritas citra, merek atau merek dagang Perusahaan. Mengungkapkan informasi rahasia Perusahaan kepada pihak yang tidak berwenang. Terlibat dalam kegiatan ilegal, penipuan atau berunsur dendam. Mengirim atau menyimpan materi pornografi, hinaan, cabul, ancaman, pelecehan atau fitnah. Meskipun penggunaan sistem komunikasi elektronik Perusahaan untuk kepentingan pribadi yang terbatas dan wajar diizinkan oleh kebijakan Perusahaan, penggunaan untuk kepentingan pribadi tidak boleh menyebabkan tambahan biaya yang signifikan kepada ConocoPhillips atau mengganggu tugas kerja atau produktivitas. Selain itu, kita harus berhati-hati ketika membuat pesan elektronik, termasuk email, pesan instan dan pesan teks. Komunikasi ini permanen dan dapat diteruskan serta diubah tanpa seizin kita. Anda tidak bisa mengharapkan privasi ketika menggunakan sistem komunikasi elektronik ConocoPhillips. Perusahaan berhak untuk mengawasi penggunaan sistemnya sejauh yang diizinkan undang-undang. Hak ini meliputi pemblokiran akses ke situs web yang tidak pantas dan penyadapan semua pesan atau file yang dikirim oleh atau disimpan di sistemnya. Untuk informasi tambahan, lihat Kebijakan Penggunaan Sistem Komunikasi Elektronik kita. Menggunakan Media Sosial Komunitas online benar-benar sangat mengubah cara berkomunikasi individu dan bisnis. Platform media sosial memungkinkan kita berbagi keahlian, wawasan dan semangat ke khalayak umum. Hal ini sangat bagus. Akan tetapi, juga benar adanya bahwa penggunaan media sosial yang kurang hati-hati juga dapat menimbulkan risiko yang tidak perlu terhadap informasi hak milik dan rahasia ConocoPhillips serta reputasi baik kita. Untuk mengurangi risiko pada Perusahaan dan karyawan, telah dibuat pedoman untuk memberikan parameter dan kejelasan bagi kita tentang perilaku online apa yang dapat dan tidak dapat diterima. Secara umum, ketika menggunakan media sosial, Anda:
» 23 Harus memastikan bahwa Anda selalu mengikuti kebijakan, prosedur dan standar Perusahaan. Tidak boleh mengajukan protes atas nama Perusahaan kecuali Anda memiliki wewenang dari ConocoPhillips untuk melakukannya. Harus melindungi aset dan informasi rahasia Perusahaan, selalu mengingat bahwa Internet merupakan tempat umum. Harus menghormati ConocoPhillips, sesama karyawan, mitra dan komunitas Anda. Untuk pedoman tambahan, baca Pedoman Media Sosial Perusahaan. Kita harus selalu ingat bahwa pesan elektronik (seperti email dan pesan teks) adalah catatan komunikasi kita yang permanen dan dapat dipindahtangankan serta dapat mempengaruhi reputasi Perusahaan. Jika Anda yakin bahwa sistem komunikasi elektronik Perusahaan tidak digunakan sebagaimana mestinya, laporkan permasalahan itu ke supervisor Anda atau kontak lain yang tercantum di bagian Mengajukan Pertanyaan, Melaporkan Keprihatinan dari Pedoman Perusahaan. TANYA Jamal merupakan insinyur kimia di ConocoPhillips dan rutin memperbarui profil media sosialnya. Meskipun biasanya dia hanya memposting tentang musik yang dia sukai, jika menghadapi permasalahan yang pelik di perusahaan, dia memposting gambaran proyeknya secara mendetail, dengan harapan salah satu teman sesama insinyur yang bekerja di perusahaan lain dapat memberikan pencerahan. Apakah ini bermasalah? JAWAB Ya. Meskipun Proyek Jamal masih dalam proses, membaginya ke publik akan mengungkap informasi rahasia Perusahaan dan dapat merugikan Perusahaan jika postingan tersebut dilihat oleh pesaing kita. Jamal harus segera menghapus postingannya dan memberi tahu supervisornya.
24 «PEDOMAN PERILAKU Menjaga Keakuratan Pembukuan dan Arsip Kita harus melakukan peran kita masing-masing untuk memastikan dokumen keuangan yang diungkapkan Perusahaan ke publik adalah akurat dan jujur. Meskipun sepertinya informasi yang kita hasilkan tidak berdampak pada catatan keuangan ConocoPhillips, kita semua berperan dalam memastikan terpenuhinya tugas penting ini. Maka dari itu, setiap bagian data atau informasi yang kita berikan dalam catatan Perusahaan dan laporan operasi harus akurat, lengkap dan tepercaya. Ini meliputi semua laporan dan catatan operasi yang disiapkan untuk tujuan internal atau eksternal, seperti data lingkungan, hasil uji produk, laporan kontrol kualitas dan proyeksi penjualan. Sebagian besar laporan tersebut sangat penting bagi manajemen bisnis kita. Pastikan semua catatan Anda jujur dan akurat. Jangan sekali-kali tidak mencatat atau tidak melaporkan dana atau aset untuk tujuan apa pun. Kesalahan, penipuan atau ketidaklengkapan informasi mengurangi kemampuan kita untuk membuat keputusan yang baik tentang sumber daya, personel dan program, dan dalam beberapa hal, melanggar undang-undang. Perusahaan kita telah menetapkan standar dan prosedur akuntansi untuk memastikan aset telah dilindungi dan digunakan dengan tepat serta catatan dan laporan keuangan akurat dan tepercaya. Kita semua berbagi tanggung jawab dalam mempertahankan dan mematuhi kendali internal yang disyaratkan ini. Jika Anda menemukan penyimpangan akuntansi atau audit, atau insiden penipuan oleh individu yang bertanggung jawab terhadap laporan akuntansi atau keuangan Perusahaan, Anda bertanggung jawab untuk melaporkan temuan Anda dengan menggunakan salah satu cara yang ada di bagian Mengajukan Pertanyaan, Melaporkan Keprihatinan dari Pedoman Perusahaan. Perlu diingat bahwa Anda akan dilindungi dari segala tindakan balas dendam karena memberikan laporan dengan itikad baik. TANYA Fiona sedang terburu-buru menyelesaikan laporan keuangan triwulanan untuk departemennya. Dia memerlukan informasi dari beberapa orang, satu di antaranya adalah Alan yang baru saja pergi berlibur. Dia bisa mendapatkan perkiraan data Alan dari beberapa rekan kerja Alan yang lain. Bisakah begitu? JAWAB Tidak, Fiona tidak boleh mencoba memperkirakan data. Melakukannya dapat mencurangi profil keuangan ConocoPhillips dan menipu publik. Jika Fiona tidak mendapatkan umpan-balik yang memadai dari rekan kerjanya, dia harus membicarakannya dengan supervisornya tentang cara menangani situasi tersebut.