RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERKULIAHAN PADA AMIK AKMI BATURAJA BERBASIS CLIENT SERVER Pujianto Program Studi Manajemen Informatika AMIK AKMI Baturaja Jl. A.Yani No.267 A Baturaja, OKU, Sumatera Selatan, Telp/Fak. (0735) 326169 e-mail: pujianto.mail@gmail.com Abstrak Salaha satu unsur tri darma perguruan tinggi adalah pendidikan. Salah satu kegiatan yang dilakukan pada unsur pendidikan adalah perkuliahan. Pada proses perkuliahan di AMIK AKMI Baturaja menggunakan sistem tatap muka langsung dikelas dan tidak menggunakan sistem pendidikan jarak jauh. Fenomena yang dihadapi dalam proses perkuliahan ini adalah bagian administrasi akademik selalu melakukan kontrol dikelas-kelas untuk melakukan pencatatan kehadiran dosen dalam melaksanakan perkuliahan. Hal ini menyebapkan tidak efektif dan efisien pada bagian administrasi akademik karena selalu melakukan hal yang sama didalam setiap pergantian perkuliahan. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode spiral dengan tahap-tahap sebagai berikut Customer communication, planning, Analysis risk, Engineering, Construction & Release, Customer evaluation. Hasil dari penelitian ini adalah sebuah sistem yang mampu membantu bagian administrasi akademik dalam melakukan pencatatan kegiatan perkuliahan. Alat yang digunakan dalam penelitian ini adalah borland delphi sebagai bahasa pemrograman, zeos sebagai koneksi ke basis data dan my sql sebagai software basis data. Kata kunci : Sistem informasi, perkuliahan, Metode Spiral dan client server Abstract One of Three Pillars of Tertiary Education is education. One of activities which is implemented on education element is lecturing. The process of lecturing in AMIK AKMI Baturaja using face to face system in a class and not using distance learning system. The penomenon in this process is academic administration department always controls to the classes for writing the absence of the lectrurers in lecturing. It makes the academic administration department not efficient and effective because it always does the same thing every the class. The method of this research uses the spiral method with some levels as follows: customer communication, planninh analysis risk, engineering, construction and release, customer evaluation. The result of this research is a system which is able to help the academic administration department in writing lecturing activities. The instrument of this research is the borland delphi as language program, zeos as connector to data base and my sql as data base software. Key word: Keywords :: information system, lecturing, spiral method and client server. Jurnal Media Informatika dan Komputer Vol. 4 No.1 Desember 2014 1
1. PENDAHULUAN Pendidikan dan pengajaran adalah salah satu unsur tri darma perguruan tinggi. Pada proses pengajaran dapat dilakukan dengan cara tatap muka langsung dikelas atau dengan cara pendidikan jarak jauh (daring) atau menggunakan kombinasi kedua metode tersebut. Kedua metode tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan dalam pelaksanaannya kususnya dalam bidang pengarsipan data peserta didik. Pada AMIK AKMI Baturaja proses perkuliahan yang dilakukan menggunakan metode tatap muka dikelas. dan mahasiswa diharuskan mengisikan daftar kehadiran yang telah disiapkan oleh bagian administrasi, selain itu dosen juga harus mengisi berita acara perkuliahan yang meliputi materi perkuliahan dan waktu pelaksanaan perkuliahan. Untuk melakukan kontrol pelaksanaan perkuliahan bagian administrasi akademik melakukan kunjungan diruang-ruang kelas baik kelas teori maupun diruang laboratorium. Fenomena yang terjadi adalah tidak semua dosen melaksanakan prosedur yang telah ditetapkan yaitu mengisi kehadiran dan mengisikan berita acara perkuliahan. Selain itu mahasiswa juga tidak mengisikan daftar hadir sehingga proses pencatatan kehadiran kurang maksimal. Sistem kontrol terhadap pelaksanaan perkuliahan juga tidak efektif dan efisien karena petugas administrasi akademik harus mengunjungi kelas. Menurut Kadir [1] Sistem informasi adalah suatu kegiatan dari prosedurprosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi. Borland Delphi adalah salah satu bahasa pemrograman visual yang dapat membantu dalam pembuatan aplikasi. Bahasa pemrograman ini dapat digunakan untuk membantu pengguna dalam pembuatan aplikasi database [2]. Hoffer dkk [3] menjelaskan bahwa basis data adalah sebuah kumpulan data yang terorganisir dan dihubungkan secara logis. Data terorganisir maksudnya bahwa data distrukturisasi sedemikian rupa sehingga mudah disimpan, dimanipulasi, dan digunakan kembali. Menurut Kristanto [4] Basis data (database) adalah kumpulan dari data, yang dapat digambarkan sebagai aktivitas dari satu atau lebih organisasi yang berelasi. Menurut Fathansyah [5] Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan ( redudansi ) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Berdasarkan definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa database adalah kumpulan dari beberapa data yang saling berkorelasi satu sama lain dan disimpan pada perangkat komputer dan digunakan perangkat lunak untuk menyajikannya. Penelitian yang dilakukan oleh Hananto [6] denangan judul rancang bangun sistem informasi monitoring perkuliahan kelas berbasis web memfokuskan pada analisis hasil evaluasi kelas untuk mengetahui tingkat keberhasilan topik materi perkuliahan dan penelitian yang dilaksanakan dapat menghasilkan perbandingan hasil evaluasi antar kelas paralel dengan uji Kruskal-Wallis. Sistem monitoring perkuliahan di Fakultas Ilmu Komputer Unsri meliputi Jurnal Media Informatika dan Komputer Vol. 4 No.1 Desember 2014 2
proses pengelolaan silabus, SAP, kehadiran dosen serta monitoring kesesuaian silabus dan SAP dengan perkuliahan oleh pihak Jurusan dan selanjutnya dilakukan proses pelaporan hasil monitoring kepada Dekan [7]. Menurut Hermawi [8] pengujian yang dilakukan terhadap sistem perkuliahan menggunakan fasilitas SMS, maka didapatkan bahwa Database yang digunakan dalam Sistem Informasi P erkuliahan Menggunakan Fasilitas SMS Pada Jaringan GSM ini bukan merupakan database client server sehingga untuk berhubungan dengan aplikasi pada client atau sistem lainya digunakan hubungan windows sharing yang keamanannya kurang memadai. Pengujian software SMS Gate data SMS yang diterima maksimal hanya 160 karakter atau satu buah pesan SMS saja, jadi isi pesan sms yang panjang hanya dapat dilakukan dengan cara girimkannya kembali pesan SMS yang kedua 2. METODE PENELITIAN 2.1 Analisis Permasalahan Analisis permasalahan yang digunakan dalam penelitian ini mengunakan kerangka kerja PIECES (Performance Information Economic Control Efficinecy Service). Pada parameter performance digunakan untuk mengoreksi atau memperbaiki kebutuhan informasi performa institusi. Kebutuhan untuk mengoreksi atau pemperbaiki informasi dan data masuk pada parameter information. Kebutuhan untuk mengoreksi atau memperbaiki sistem penggunaan sumberdaya uang atau untuk meningkatkan keuntungan masuk dalam kategori economy. Control digunakan untuk mengevaluasi kendali sistem yang sedang berjalan. Kebutuhan efficiency digunakan untuk melakukan efisiensi proses yang sedang berjalan. Kebutuhan service digunakan untuk melakukan evaluasi terhadap layanan yang diberikan kepada civitas akademika. 2.2 Arsitektur Jaringan Sebelum sistem informasi presensi dibuat maka diperlukan rancangan arsitektur jaringan. Arsitektur ini menggambarkan bagaimana sebuah data diinputkan dan diproses didalam sistem dan menghasilkan sebuah laporan. Server digunakan untuk menampung data yang diinputkan dari bagian administrasi akademik dan dosen. Hub berfungsi sebagai jembatan aliran data dari komputer klien ke komputer server. Sedangkan komputer klien BAAK digunakan untuk menginputkan data-data berkaitan data perkuliahan dan digunakan untuk mencetak laporan yang dihasilkan oleh sistem. Pada komputer klient kelas Lab dan kelas teori digunakan untuk menginputkan data-data perkuliahan. Adapun rancangan arsitektur jaringan terlihat seperti Gambar 1. Jurnal Media Informatika dan Komputer Vol. 4 No.1 Desember 2014 3
BAAK Server Hub Kelas Lab KelasTeori Gambar 1. Arsitektur jaringan sistem 2.3. Perancangan diagram konteks Diagram konteks digunakan untuk menggambarkan sistem secara global, hal ini digunakan untuk menentukan berapa banyak entitas eksternal yang berkaitan dengan sistem. Pada perancangan diagram konteks sistem informasi perkuliahan ini memiliki 4 entitas eksternal yaitu direktur, BAAK, dan. Diagram konteks sistem terlihat pada Gambar 2. Direktur Laporan Data Laporan Data BAAK Data Mata Kuliah 1 Data Kelas Laporan Data Presensi Sistem Informasi Presensi Data Data Perkuliahan Data Gambar 2. Diagram Konteks Sistem Informasi perkuliahan 2.4. Perancangan data flow diagram Pada perancangan ini merupakan detil dari perancangan diagram konteks. Pada perancangan sistem informasi perkuliahan ini menggambarkan entitas, proses dan media simpanan data. Ada beberapa entitas pada perancangan ini diantaranya entitas BAAK, entitas dosen, entitas mahasiswa dan entitas direktur. Terdapat proses input data, simpan data dan cetak data. Terdapat media simpanan data diantaranya data Jurnal Media Informatika dan Komputer Vol. 4 No.1 Desember 2014 4
matakuliah, data dosen, data mahasiswa, dan data perkuliahan. Adapun perancangan data flow diagram terlihat seperti Gambar 3. BAAK Data Mata Kuliah 1 Mata Kuliah Kode Mata Kuliah 2 Simpan Data Mata Kuliah KMK Mata Kuliah 12 Data Kelas 3 Kelas Kode Kelas 4 Simpan Data Kelas 5 Kode Kelas Kelas Nomor Pokok 6 Simpan Data NPM 11 Cetak Data NPM Cetak Data Laporan Data Data NIK Laporan Data 7 Data Kode 8 NIK Direktur Data Perkuliahan Perkuliahan Simpan Data Laporan Data Perkuliahan 9 Perkuliahan Data perkuliahan Data Perkuliahan 10 Simpan Data Perkuliahan Data Perkuliahan 13 Laporan Data Perkuliahan Cetak Data Perkuliahan BAAK Gambar 3. Diagram Konteks Sistem Informasi perkuliahan 2.5. Pemodelan data Pemodelan data digunakan untuk menentukan dan menganalisis persyaratan data yang diperkulan untuk mendukung proses bisnis. Pada pemodelan data ini menggunakan skema konseptual yaitu menggambarkan semantik sebuah domain menjadi ruang lingkup model. Pada pemodelan ini terdapat beberapa entitas meliputi entitas dosen, mahasiswa, mata kuliah, kelas dan perkuliahan. Pemodelan data ini dibuat menggunakan microsoft access. Untuk lebih jelasnya pemodelan data pada penelitian ini terlihat seperti Gambar 4. Jurnal Media Informatika dan Komputer Vol. 4 No.1 Desember 2014 5
Gambar 4. Pemodelan data sistem perkuliahan 3. HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil dari penelitian ini adalah sebuah sistem informasi perkuliahan berbasis client server. Sistem ini dapat membantu bagian administrasi akademik dalam melakukan rekam data kegiatan perkuliahan. Pada sistem ini terdapat form validasi pengguna, form menu utama, form data dosen, form data mahasiswa, form data mata kuliah dan form perkuliahan. 3.1 Validasi Pengguna Form validasi pengguna digunakan untuk membatasi pengguna dalam melakukan akses ke sistem. Pengguna sistem ini dibagi menjadi 2 pengguna yaitu dosen dan bagian BAAK. Pengguna dosen hanya diberi akses untuk melakukan rekam data perkuliahan sedangkan pengguna BAAK diberi akses untuka keseluruhan sistem kecuali rekam data perkuliahan. Adapun form validasi pengguna terlihat seperti Gambar 5. Gambar 5. Form Validasi Pengguna Jurnal Media Informatika dan Komputer Vol. 4 No.1 Desember 2014 6
3.2 Menu utama Pada menu utama ini terdapat beberapa fasilitas yang dapat digunakan oleh pengguna sistem. Pengguna BAAK dapat menggunakan layanan input data mahasiswa, input data dosen, input data mata kuliah dan melakukan cetak data. Adapun menu utama sistem ini terlihat seperti Gambar 6. Gambar 6. Menu Utama 3.3 Form data Form data mahasiswa ini digunakan untuk melakukan rekam data mahasiswa. Pada form ini data yang direkam meliputi data nomor pokok mahasiswa, nama mahasiswa, program studi dan kelas. Adapun tampilan data mahasiswa terlihat seperti Gambar 7. Gambar 7. Form Data Jurnal Media Informatika dan Komputer Vol. 4 No.1 Desember 2014 7
3.4 Form Perkuliahan Form data perkuliahan ini merupakan inti dari sebuah sistem informasi perkuliahan. Form ini digunakan untuk merekam data perkuliahan yang terdiri dari data tanggal perkuliahan, jam perkuliahan, dosen pengampu, mata kuliah, materi perkuliahan dan daftar hadir mahasiswa. Adapaun tampilan form data perkuliahan terlihat seperti Gambar 8. Gambar 8. Form Perkuliahan 3.4 Laporan Perkuliahan Menu laporan perkuliahan ini digunakan untuk mencetak data perkuliahan yang telah dilaksanakan. Ada 2 pilihan yang dapat dilakukan oleh pengguna untuk melihat laporan ini yaitu pengguna dapat menampilkan data terlebih dahulu dimonitor atau langsung mencetak dalam printer. Pengguna dapat mencetak laporan berdasarkan kategori yang telah ditentukan yaitu berdasarkan kelas, berdasarkan tanggal perkuliahan maupun berdasarkan matakuliah. Adapun tampilan laporan perkuliahan terlihat seperti Gambar 9. Jurnal Media Informatika dan Komputer Vol. 4 No.1 Desember 2014 8
Gambar 9. Laporan Perkuliahan 4. KESIMPULAN Adapun kesimpulan dalam penelitian ini adalah: a. Sistem yang dibuat dapat membantu bagian administrasi akademik dalam melakukan proses pengontrolan perkuliahan. b. Sistem yang dibuat dapat membantu dosen dan mahasiswa dalam melakuan rekam data kehadiran perkuliahan. c. Sistem ini dapat membantu bagian administrasi akademik dalam melakukan rekap data perkuliahan berdasarkan kategori yang telah ditentukan. 5. SARAN Saran yang dapat diberikan untuk penelitian lanjutan: a. Sistem ini belum dilengkapi dengan backup basis data, bila terjadi permasalahan pada basis data maka data yang sudah direkam juga akan bermasalah. b. Sebaiknya sistem ini dilengkapi dengan smart card dan card reader untuk mempermudah proses presensi mahasiswa. c. Sistem ini belum dilengkapi dengan batansan waktu dalam 1 pertemuan tatap muka dikelas. DAFTAR PUSTAKA Adul kadir, 2003, Pengenalan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta Fathansyah, 2002, Basis Data, Informatika, Bandung Firdaus, Mgs dan Firdaus, A., 2011, Rancang Bangun Sistem Monitoring Perkuliahan Berbasis Web di Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya, Prosiding 243-250, Palembang. Hananto, V. R., 2012, Rancang Bangun Sistem Informasi Monitorng Perkuliahan Kelas berbasis Web (studi kasus STIKOM Suraaya), e-jurnal STIKOM, Surabaya Hermawi, A., Budi, P. dan Shasmita, D., 2008, Sistem Informasi Perkuliahan Menggunakan Fasilitas SMS pada Jaringan GSM, Tesla Vol 10 No. 2, Jakarta Hoffer, A. Jeffrey, Prescott, Mary B., McFadden, Fred R, 2002, Modern Database Kristanto,A., 2008, Perancangan Sistem Informasi Dan Aplikasinya, Gaya Media, Yogyakarta Management, 8th edition, Pearson Education, Inc., New Jersey. USA Pujianto, 2007, Pemrograman Borland Delphi bagi Pemula, Graha Ilmu, Yogyakarta Jurnal Media Informatika dan Komputer Vol. 4 No.1 Desember 2014 9