RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP PADA SMK NEGERI 1 GEGER MADIUN Reski Alfan Dika Putra 1 Logik Rozak Faysal 2 Program Studi Teknik Informatika STT Dharma Iswara Madiun Jl. Auri no 4, Madiun. Telp. 0351-469128 ABSTRAK Pembayaran uang iuran perbulan atau SPP mempunyai peran penting dalam aktivitas sekolah. Didalam aktivitas tersebut SMK Negri 1 Geger selama ini masih melakukan sistem secara manual, dimana pencatatan laporan masih menggunakan buku besar.karena itu perlu adanya peningkatan sistem secara komputerisasi pada pencatatan laporan pembayaran SPP di SMK Negri 1 Geger. Untuk itu penulis mencoba membuat suatu sistem aplikasi pembayaran spp yang bertujuan untuk meningkatkan keakuratan, kecepatan, serta ketepatan dalam pembuatan laporan sehingga mengurangi banyak kesalahan.pembuatan aplikasi ini berbasiskan bahasa pemprogaman vb 6.0 dengan microsoft access 2007 sebagai databasenya. Proses pembangunan program pembayaran SPP ini menggunakan model pengembangan waterfall yaitu model pengembangan sistem secara bertahap mulai dari analisa, perancangan awal sampai pada tahap implementasi program dengan metode terstruktur yaitu DFD (Data Flow Diagram) dan Flowchart, dengan teknik pengumpulan data yaitu observasi, dokumentasi, wawancara. Kesimpulan yang diperoleh dari program pembayaran SPP ini yaitu dapat melakukan pencatatan data siswa, data bayar perkelas, data transaksi, serta mencetak rekap pembayaran dalam bentuk laporan. Kata kunci : pembayaran spp, metode waterfall vb 6.0 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sistem informasi yang berjalan pada SMK NEGERI 1 GEGER Kabupaten Madiun masih secara manual sehingga timbul suatu permasalahan dalam hal keefektifan dan efisiensi pengelolaan data menjadi sebuah informasi dalam proses manajemen sekolah. Karena dalam lingkungan pendidikan, pemanfaatan teknologi informasi sangat penting, dan harus dapat digunakan untuk berbagai keperluan. Pada dasarnya sebuah lembaga maupun organisasi yang memanfaatkan teknologi informasi secara optimal yang dapat bertahan dalam era global ini, karena lewat pemanfaatan teknologi informasi sebuah lembaga atau organisasi dapat mengaskses informasi dengan cepat, tepat dan akurat serta dapat memberikan pelayanan yang efektif dan efisien. Seiring dengan terus bertambahnya jumlah siswa pada SMK NEGERI 1 GEGER Kabupaten Madiun menuntut lembaga sekolah untuk bisa memberikan pelayanan terbaik bagi siswa dalam pemanfaatan sarana maupun prasarana pendukung proses pembelajaran.hal ini menimbulkan tantangan baru bagi penulis untuk menyediakan suatu sistem yang mampu mengintegrasikan kebutuhan informasi-informasi yang ada sehingga dapat memudahkan petugas UPJ Bisnis Center SMK Negeri1 Geger.
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan masalah sebagai berikut: a. Bagaiamana cara mengatasi kinerja pembayaran SPP di SMK NEGERI 1 GEGER yang masih dilakukan secara manual? b. Bagaiamana cara mengatasi kinerja pembayaran SPP secara cepat dan efisien? c. Bagaimana membangun aplikasi yang dapat mempermudah petugas UPJ Bisnis Center dalam pengelolaan pembayaran keuangan sekolah di SMK NEGERI 1 GEGER? 1.3 Tujuan dan Manfaat a. Dapat membangun atau menentukan sistem informasi pembayaran SPP yang lebih baik untuk diterapkan. b. Menentukan masalah dan memberikan penyelesaian berupa sistem informasi efektif dan efisien. c. Untuk membantu proses pengolahan pembayaran SPP di SMK NEGERI 1 GEGER Madiun secara cepat,tepat dan akurat. d. Untuk mempermudah Petugas UPT Bisnis Center dalam proses pengolahan data dalam penyimpanan data. e. Membantu petugas UPT Bisnis Center dalam menerapkan sistem baru yang lebih efektif dan efisien untuk meningkatkan kinerja para pegawai dan juga memberikan informasi yang akurat dalam pembuatan laporan-laporan yang diperlukan. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Sistem berasal dari bahasa Yunani yaitu Systema, yang artinya sekumpulan objek yang bekerja bersama-sama menghasilkan metode, prosedur, teknik yang digabungkan dan diatur sedemikian rupa sehingga menjadi satu kesatuan yang berfungsi untuk mencapai suatu tujuan. Sebuah sistem berarti adanya ketentuan, adanya pengaturan dan adanya suatu tujuan. Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu: a. Tujuan b. Masukan c. Proses d. Keluaran e. Mekanisme pengendalian dan umpan balik 2.1 Sistem Informasi Untuk memahami pengertian sistem informasi, harus dilihat keterkaitan antara data dan informasi sebagai entitas penting pembentuk sistem informasi. Data merupakan nilai, keadaaan atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun. Sementara informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang (Davis,1995). Mc Leod (1995) mangatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. 2.3 Data dan Informasi Data merupakan jamak dari bentuk tunggal atau data item,data merupakan informasi yang masih dalam bentuk mentah yang belum dapat diceritakan, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data dapat didefinisikan sebagai kenyataan yang digambarkan oleh nilai-nilai bilangan-bilangan, untaian karakter atau simbol-simbol yang membawa arti tertentu. informasi adalah hasil dari pengolahan data dalam bentuk yang lebih berarti dan lebih berguna bagi penerimanya, yang digunakan sebagai alat bantu dalam pengambilan keputusan. 2.4 Pengertian Algoritma Algoritma adalah urutan langkahlangkah logis penyelesaian masalah yang disusun secara sistematis dan logis. Kata logis merupakan kata kunci dalam algoritma. Langkah langkah di
dalam algoritma harus logis dan harus dapat ditentukan bernilai salah atau benar. Dalam beberapa konteks, algoritma adalah spesifikasi urutan langkah untuk melakukan pekerjaan tertentu. Pertimbangan dalam pemilihan algoritma adalah, pertama, algoritma haruslah benar. Artinya algoritma akan memberikan keluaran yang dikehendaki dari sejumlah masukan yang diberikan. Tidak peduli sebagus apapun algoritma, kalau memberikan keluaran yang salah, pastilah algoritma tersebut bukanlah algoritma yang baik 2.5 Basis Data (Database) Database merupakan komponen terpenting, karena sebagai tempat untuk menampung dan mengorganisasikan seluruh data yang ada dalam sistem, sehingga dapat dieksplorasi untuk menyusun informasiinformasi dalam berbagai bentuk. Database juga dikenal sebagai bankdata. Database merupakan himpunan kelompok data yang saling berkaitan. Data tersebut diorganisasikan sedemikian rupa agar tidak terjadi di SMK Negeeri 1 Kabupaten Madiun. aplikasi yang tidak perlu, sehingga dapat diolah atau dieksplorasi secara cepat dan mudah untuk menghasilkan informasi. 2.6 Flowchart Flowchart atau bagan alir adalah representasi grafik dari sistem yang mendeskripsikan relasi fisik di antara entitas-entitas intinya. Bagan alir dapat digunakan untuk menyajikan aktivitas manual, aktivitas pemrosesan komputer, atau keduanya. Bagan alir dokumen (dokumen flowchart) digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen dari sistem manual, termasuk catatan akuntansi (dokumen, jurnal, buku besar, dan file), departemen organisasi yang terlibat dalam proses dan aktivitas (baik yang bersifat administratif maupun fisik) yang dilakukan dalam departemen tersebut. (Wibowo,2009). Gambar 2.1 Simbol Flowchart 2.7 Data Flow Diagram (DFD) DFD adalah satu teknik bergrafik yang menggambarkan aliran maklumat dan juga perubahan bentuk data yang digunakan sebagai pergerakan data dari pada input kepada output. Teknik ini sesuai untuk sistem pemprosesan data karena ia berorientasi kaedah analisis berstruktur. Pergerakan data dan prosesproses yang terlibat dapat ditunjukan dengan jelas melalui teknik ini. Setiap proses merupakan aktiviti yang akan memproses input untuk menghasilkan beberapa output. Output dari pada satu proses akan digunkan sebagai input kepada proses yang berikutnya. Simbol yang sering digunakan dalam DFD. (Yuniar, 2005) Simbol simbol DFD sebagai berikut : Gambar 2.2 Simbol DFD 3.IMPLEMENTASI 3.1 Model Teknik analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan
pemodelan perangkat lunak dengan paradigma waterfall yang meliputi beberapa proses diantaranya: a. Definisi Kebutuhan Merupakan bagian dari sistem yang terbesar dalam pengerjaan suatu proyek, dimulai dengan menetapkan berbagai kebutuhan dari semua elemen yang diperlukan sistem. b. Analisis Merupakan tahap menganalisis halhal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek pembuatan perangkat lunak. c. Design Tahap penerjemahan dari data yang dianalisis kedalam bentuk yang mudah dimengerti oleh user. d. implementasi program Tahap penerjemahan data yang telah dirancang keadalam bahasa pemrograman tertentu. 3.2 Analisa Gambar 3.1 metode waterfall 3.2.1 Analisa Sistem Lama Setelah mengadakan pengamatan secara langsung dan mengadakan observasi dengan Manager UPT Bisnis Center SMK Negeri 1 Geger Madiun, serta melihat datadata yang ada dalam pencatatan laporan pembayaran SPP, maka didapatkan gambaran sistem yang berjalan di SMK Negeri 1 Geger. Berdasarkan gambaran sistem tersebut, diperoleh beberapa permasalahan yang perlu dianalisis.sistem yang sedang berjalan tentang informasi laporan pembayaran SPP sekolah saat ini masih bersifat manual yang artinya pencatatan masih dalam buku besar. Maka dari itulah akan dibuatkan sistem pembayaran SPP yang akan diimplementasikan pada SMK Negeri 1 Geger. 3.2.2 Analisa Kebutuhan Sistem Baru a. Kebutuhan Fungsional Sistem dapat menyediakan Login untuk Petugas yaitu Admin yang mempunyai hak akses sebagai berikut: a) Dapat melihat seluruh data yang ada di aplikasi. b) Petugas dapat edit semua data dan melakukan transaksi ke dalam aplikasi. c) Sistem dapat memberikan informasi laporan pembayaran. Sistem juga dapat menyediakan login untuk Petugas yaitu Operator yang hanya mempunyai hak akses transaksi pembayaran. b. Kebutuhan Nonfungsional a) Perangkat Keras Perangkat keras yang dibutuhkan adalah PC desktop, atau notebook dengan spesifikasi sebagai berikut : (a) Processor Intel Pentium IV keatas atau yang sekelas. (b) minimal RAM 512 MB. (c) HDD 80Gb b) Perangkat Lunak Perangkat lunak yang dibutuhkan sistem adalah : (a) Sistem Operasi Windows Xp atau Windows 7. (b) Visual Basic 6.0 sebagai bahasa pemprograman. (c) Database Access 2007 3.2.3 Perancangan Data Base Database pada sistem informasi pembayaran SPP pada SMK Negeri 1 geger terdiri dari beberapa tabel yang perlu dibuat yaitu: a. Tabel Bayar b. Tabel Kelas c. Tabel Petugas
d. Tabel Siswa 3.2.4 Diagram Konteks Diagram konteks menggambarkan secara umum proses yang terjadi pada program pembayaran SPP ini yang digambarkan pada gambar 3.2 berikut Gambar 3.5 Flowchart Sistem Baru 3.3.1 Desain Alur Kerja Admin Gambar 3.2 diagram konteks 3.2.5 DFD level 1 admin. Alur kerja admin digambarkan pada gambar berikut Gambar 3.3 DFD level 1 admin 3.2.6 DFD level 1 Operator Gambar 3.4 DFD level 1 Operator Gambar 3.6 Flowchart Admin Baru 3.3 Flowchart Sistem Baru Adapun gambaran flowchart sistem baru sebagai berikut : 3.3.3 Desain Alur Kerja Operator Desain /perancangan alur kerja operator digambarkan pada gambar berikut
Gambar 3.9 DesainTransaksi Pembayaran 4.1 Implementasi antarmuka program pembayaran SPP Implementasi antarmuka program pembayaran SPP menggambarkan interface yang dibuat sebagai lembar alur kerja user (admin dan operator) yang dibuat berdasarkan perancangan antarmuka sistem di atas. Masingmasing implementasi interface program inventori dijelaskan pada tabel 3.1 berikut Gambar 3.7 Flowchart Operator Baru 3.3.4 Desain Menu Utama Desain dari menu utama program pembayaran SPP ditampilkan pada gambar di bawah ini Gambar 3.8 desain Menu Utama 3.3.5 Desain Transaksi pembayaran Desain transaksi pembayaran ditampilkan pada gambar berikut Tabel 3.1 implementasi interface program pembayaran SPP Menu Deskripsi Nama File login Digunakan user untuk frmlogin.frm melakukan login untuk masuk ke dalam program menu Menuutama.frm utama menampilkan menu utama program pembayaran SPP siswa Frmsiswa.frm menginputkan identitas siswa misal nis dan kelas kelas menginputkan jumlah bulan.frm pembayar an SPP rekap pembayar ansiswa User menegem ent backup database restore database pembayaran per kelas menginputkan data transaksi pembayaran SPP merekap pembayaran siswa serta mencetak laporan menambahkandan edit user cadangan data mengembalikan data yg sudah dibackup Pembayaran.frm Laporan.frm frmuser.frm frmbackup.frm frmrestore.frm keluar keluar dari aplikasi menutama.frm dalam sub form keluar
Program telah diujikan kepada pihak UPT Bisnis Center SMK Negri 1 Geger dari hasil implementasi di atas dan mendapatkan respon yang. Program tidak terlalu rumit, mudah digunakan, mudah dipelajari dan menghasilkan laporan yang cukup efektif ditinjau dari segi kebutuhan laporan pembayaran. 5 PENUTUP 5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil yang didapat dalam pembuatan laporan kerja praktek ini, maka dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut: a. Sistem informasi yang dibangun dapat mempercepat dalam pencarian dan pengolahan data-data laporan pembayaran SPP sehingga kinerja sistem dan waktu lebih efektif. b. Sistem informasi yang dibangun dapat menghasilkan informasi yang cukup akurat sehingga tidak banyak kesalahan. c. Sistem informasi yang dibangun dapat mengatasi permasalahanpermasalahan terjadinya kehilangan data-data akademik dengan cara backup data serta terdapat restore data. DAFTAR PUSTAKA 1. Eko.2006.Visual Basic 6 Beginer Guide.Mediacom.Yogyakarta 2. Firdaus.2006.7 Jam Belajar Interaktif Visual Basic 6.0 Untuk Orang Awam.Maxikom 3. Sudarman,Danim.2002.Menjadi Peneliti Kualitatif.Pustaka Setia 4. Panji.Sistem Pembayaran SPP ( http://djiesoft.blogspot.com,diakses pada 25 Desember 2012 5. Jogiyanto. 2005. Analisis dan Disain. ( http://www.gramedia.com, diakses pada 27 Desember 2012 6. Poerwadaminta. 2006. Sistem Informasi. Jakarta : Salemba 7. Wahyono Teguh. 2004. Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi.(http://www. Amazon.com, diakses pada 28 Desember 2012 5.2 Saran Perangkat lunak Sistem Informasi pembayaran SPP ini masih dapat dikembangan seiring dengan perkembangnya dan kebutuhan pengguna sistem sehingga dapat mencapai hasil dan kinerja sistem yang lebih baik. Adapun beberapa saran untuk pengembangan perangkat lunak: a. Adanya fasilitas untuk menangani proses kwitansi kepada siswa. b. Adanya fasilitas untuk menangani proses pembayaran akademis lainya misal pembayaran uang gedung. c. Adanya proses keterangan pembayaran,apakah pembayaran dengan bantuan beasiswa atau tidak.