Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan DISAJIKAN OLEH: NUR HASANAH, SE, MSC Pendahuluan Tindakan mengambil keputusan menjadi sebuah tugas yang tidak terelakkan karena supervisor bisa dipastikan dihadapkan pada dua pilihan bahkan lebih dalam setiap aktivitasnya. Pengambilan keputusan supervisor berdasar pada perencanaan operasional perusahaan. Contoh membuat keputusan tentang jadwal pemasaran, jadwal produksi harian, mingguan atau bulanan, menertibkan bawahan, menangani - yang muncul di lapangan dll Dasar Pengambilan Keputusan Rasionalitas Bersikap objektif dan logis Intuisi Perasaan/emosi Pengalaman Nilai/etika/budaya Mental bawah sadar Kognitif (keahlian, pengetahuan dan pelatihan) 1
Gaya Pengambilan Keputusan Gaya konseptual Berdasar pada metode-metode pemecahan terbaru, berjangka waktu panjang, melihat berbagai alternatif pemecahan dan menemukan pemecahan kreatif atas sejumlah Gaya analitis Data-data komprehensif sebagai landasan utama, berhati-hati terhadap kemampuan untuk beradaptasi, merenungkan lebih banyak alternatif dan lebih banyak toleransi terhadap ambiguitas Gaya perilaku Bekerja sama dengan orang lain (kelompok), menaruh perhatian pada prestasi anak buah dan suka menerima saran dari orang lain Gaya mengarahkan Bertoleransi rendah terhadap ambiguitas dan bersikap sangat rasional. Memutuskan dengan cepat, orientasi jangka pendek, efisiensi didahulukan ketimbang informasi yang bertele-tele. Gaya ini sangat minim informasi dan minim alternatif solusi. Penerapan Jika keputusan penting dan mendesak, gaya mengarahkan menjadi pilihan utama. Jika keputusan bersifat strategis dan berpengaruh terhadap organisasi secara keseluruhan, gaya konseptual dan gaya analisis menjadi pilihan terbaik. Jika ingin memberdayakan anak buah sekaligus mengkader anak buah untuk menjadi supervisor selanjutnya, gaya perilaku merupakan pilihan tepat. 2
Contoh kasus Guntur Sihombing, supervisor baru operasional pabrik. Langkah Pengambilan Keputusan Merumuskan Analisis Mengembangkan alternatif solusi penyelesaian Evaluasi dan tindak lanjut Implementasi penyelesaian Menentukan solusi terbaik 1. Merumuskan Masalah Masalah adalah kesenjangan antara harapan (perencanaan) dengan kenyataan (pelaksanaan). Dalam merumuskan, jangan terjebak pada gejala, tapi fokus pada sebenarnya yang terjadi. 3
Pendekatan untuk merumuskan dengan tepat Unsur Penjelasan Masalah yang dihadapi Dampak terhadap organisasi Manfaat dari solusi Menjelaskan yang dihadapi saat ini Mengidentifikasi pengaruh yang ditimbulkan akibat tersebut terhadap organisasi Menjelaskan keseluruhan manfaat yang dirasakan setelah terselesaikan 2. Menganalisis Masalah Contoh yang dihadapi: biaya produksi meningkat. Gunakan 4 why untuk mencari faktor penyebab dengan pendekatan man (bisa juga dengan pendekatan machine, money, material, method) Why 1: Mengapa faktor manusia menjadi salah satu penyebab biaya produksi meningkat? Jawab: karena biaya lembur tinggi Why 2: Mengapa lembur meningkat? Jawab: karena banyak barang yang rusak, sehingga harus diulang Why 3: Mengapa banyak barang rusak? Jawab: karena beberapa kali salah mengoperasikan mesin Why 4: mengapa salah mengoperasikan mesin? Jawab: karena belum terlatih 4
Jadi dari faktor man, faktor penyebab biaya produksi meningkat karena manusianya belum terlatih. 3. Mengembangkan alternatif solusi penyelesaian Tuliskan semua alternatif solusi (misalnya melalui metode brainstorming) Tetapkan kriteria solusi yang akan dilakukan Pertimbangkan konsekuensi dari setiap solusi Buatlah matriks alternatif solusi Contoh alternatif solusi Mengganti mesin lama dengan model baru Menerapkan preventive maintenance Mencari energi alternatif (perpindahan dari BBM ke gas atau biodiesel) Mencari suku cadang lokal yang murah Memberikan pelatihan operator mesin Menegakkan kedisiplinan dengan memberikan sanksi bagi operator yang melakukan kesalahan Kontrak pembelian untuk jangka panjang, sehingga harga bisa lebih murah 5
Matriks alternatif solusi Solusi kriteria Total Alternatif A Alternatif B Alternatif C Alternatif D...... Kecocokan Biaya SDM... Keterangan: Berikan nilai (poin) pada setiap alternatif: 1-5 sesuai dengan masing-masing kriteria. Nilai 1 artinya buruk, 2 sedang, 3 cukup, 4 baik, 5 istimewa. Jumlahkan nilai (poin) setiap alternatif. Nilai terbanyak berarti alternatif solusi terbaik 4. Menentukan solusi terbaik Tentukan tiga solusi terbaik sebagai prioritas penyelesaian, dengan membandingkan poin paling tinggi dari semua alternatif Dapatkan komitmen dari semua pihak yang terlibat dalam proses perbaikan, agar semua merasa terikat dan bertanggungjawab terhadap pelaksanaan program perbaikan 6
Matriks menentukan solusi Solusi Alasan KPI Waktu PIC Memasukkan unsur KPI (Key Performance Indicator) bertujuan untuk mengukur tingkat keberhasilan proyek perbaikan. PIC (Person in Charges) yaitu orang yang bertanggung jawab dalam melaksanakan solusi ini adalah orang yang tepat dan berkomitmen tinggi untuk menyelesaikan. 5. Implementasi Penyelesaian Masalah Buatlah project plan sebagai acuan kerja dalam melakukan program perbaikan. Tentukan kapan dan batasan waktu pelaksanaan proyek (program) Harus ditentukan PIC setiap proyek. Proyek harus dimonitor dan dikaji ulang setiap saat untuk mengetahui setiap progres pekerjaan Lakukan identifikasi yang dijumpai selama proses perbaikan, dan menentukan langkah-langkah untuk mengatasinya. Gunakan lembar monitoring. Form monitoring No Solusi (proyek) 1 2 3 4 5 Rencana perbaikan KPI Due date PIC Progres (%) Remark 7
6. Evaluasi dan Tindak Lanjut Dilakukan setelah keseluruhan program perbaikan selesai dilakukan Tujuan: untuk evaluasi secara menyeluruh terhadap program perbaikan yang telah dilakukan dan akibatnya terhadap kinerja organisasi serta melihat berbagai kemungkinan perbaikan yang bisa dilakukan pada periode berikutnya 8