PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI e- PURCHASING OBAT PANITIA Update 19 Juni 2013
Daftar Isi 1 Pendahuluan... 2 1.1 Alur Proses e- Purchasing Obat Pemerintah Dalam Aplikasi... 4 2 Memulai Aplikasi... 5 2.1 Akses ke dalam e- Purchasing Obat Pemerintah... 5 3 Penjelasan Fungsi dan Fitur... 6 3.1 Menu Halaman Utama... 6 3.2 Menu Kelola Paket... 6 3.3 Menu Riwayat Akses... 18 3.4 Menu Hubungi Kami... 19 3.5 Menu Petunjuk Penggunaan... 19 4 Mengakhiri Aplikasi... 19 5 Penutup... 20 E- PURCHASING OBAT 1
1 Pendahuluan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu bagian yang penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan negara. Salah satu perwujudannya adalah dengan pelaksanaan proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik, yaitu Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. Penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik diatur dalam Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 sebagai perubahan atas Peraturan Presiden nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dan sebagaimana ketentuan dalam pasal 131 ayat (1) bahwa pada tahun 2012 K/L/D/I wajib melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik untuk sebagian/seluruh paket- paket pekerjaan. Selain itu dalam Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 juga mengatur mengenai Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) sebagai unit kerja K/L/D/I untuk menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik yang ketentuan teknis operasionalnya diatur oleh Peraturan Kepala LKPP No. 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik. LPSE dalam dalam menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik wajib memenuhi ketentuan sebagaimana yang ditentukan dalam Undang- undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Proses Pengadaan Barang/Jasa pemerintah secara elektronik ini akan lebih meningkatkan dan menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas dalam pembelanjaan uang negara. Selain itu, proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik ini juga dapat lebih menjamin tersedianya informasi, kesempatan usaha, serta mendorong terjadinya persaingan yang sehat dan terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku usaha yang bergerak di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) dibuat untuk mewujudkan harapan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik. Layanan yang tersedia dalam SPSE saat ini adalah e- Tendering yaitu tata cara pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar pada Sistem Pengadaan Secara Elektronik dengan menyampaikan 1 (satu) penawaran dalam waktu yang telah ditentukan. Tata cara e- Tendering, syarat dan ketentuan serta panduan pengguna (user guide) diatur dalam Peraturan Kepala LKPP Nomor 18 Tahun 2012 tentang e- Tendering. Selain E- PURCHASING OBAT 2
itu di dalam SPSE juga telah disiapkan fasilitas untuk proses audit secara online (e- Audit), dan e- Purchasing Obat Pemerintah. e- Purchasing dibuat agar proses untuk pengadaan obat pemerintah dapat dilakukan secara elektronik. Dalam e- Purchasing Obat Pemerintah, terdapat fitur untuk pembuatan paket, unduh (download) format surat pesanan, unduh format standar kontrak, unggah (upload) hasil scan kontrak yang sudah ditandatangan, sampai dengan cetak pesanan obat. Dengan adanya e- Purchasing Obat Pemerintah, diharapkan proses pengadaan obat pemerintah dapat dimonitor dan lebih transparan. E- PURCHASING OBAT 3
1.1 Alur Proses e- Purchasing Obat Pemerintah Dalam Aplikasi Gambar Alur Proses e- Purchasing Obat Pemerintah E- PURCHASING OBAT 4
2 Memulai Aplikasi 2.1 Akses ke dalam e- Purchasing Obat Pemerintah Panitia dapat mengakses e- Purchasing Obat Pemerintah melalui SPSE dimana Panitia tersebut terdaftar. Setelah Panitia login ke dalam SPSE, pada halaman Home terdapat link Aplikasi e- Procurement Lainnya, Klik link tersebut untuk masuk ke dalam Portal Inaproc pada halaman e- Purchasing. Gambar Halaman Home Panitia Pada halaman Portal Inaproc, pilih Production. e- Purchasing Obat dan klik tombol Masuk Versi Gambar Halaman Portal Inaproc, e- Purchasing Obat E- PURCHASING OBAT 5
Kemudian akan tampilan halaman e- Purchasing Obat Pemerintah Gambar Halaman Utama e- Purchasing Obat 3 Penjelasan Fungsi dan Fitur 3.1 Menu Halaman Utama Menu ini berisi persyaratan dan ketentuan penggunaan e- Purchasing Obat Pemerintah. Semua pengguna sistem terikat dengan persyaratan dan ketentuan tersebut. Gambar Halaman Utama e- Purchasing Obat 3.2 Menu Kelola Paket Menu ini digunakan untuk mengisi data paket yang digunakan untuk melakukan e- Purchasing Obat Pemerintah. Terdapat fasilitas pencarian paket berdasarkan Nama Paket, ID Paket, Instansi, dan Satuan Kerja, kemudian berdasarkan Status Paket aktif atau batal. Pencarian dapat diurut berdasarkan tanggal buat paket, tanggal edit paket, Nama Paket, ID Paket, Instansi, dan Nama Satuan Kerja. Klik tombol Filter Data untuk memulai pencarian. E- PURCHASING OBAT 6
Pada halaman kelola paket, ditampilkan tabel yang berisi informasi ID Paket, Nama Paket, Jumlah Penyedia/Obat, Instansi, Satuan Kerja, Tanggal Buat dan Edit Paket, Total Harga, serta link format Surat Pesanan yang dapat diunduh. Untuk membuat paket, klik tombol Buat Paket. Gambar Halaman Kelola Paket Lalu akan tampil halaman Buat Paket. Isikan data- data yang diperlukan pada text field yang tersedia di halaman Buat Paket. Gambar Halaman Buat Paket Informasi K/L/D/I Informasi K/L/D/I Jenis, adalah instansi yang melakukan e- Purchasing Obat Pemerintah; Nama Satuan Kerja, adalah nama satuan kerja yang melakukan e- Purchasing Obat Pemerintah; Alamat Satuan Kerja, adalah alamat satuan kerja yang melakukan e- Purchasing Obat Pemerintah; Nama Paket, adalah nama paket e- Purchasing Obat Pemerintah; Kode Anggaran, adalah kode mata anggaran yang akan digunakan untuk e- Purchasing Obat Pemerintah; E- PURCHASING OBAT 7
Persiapan Gambar Halaman Buat Paket Persiapan Nama Panitia, adalah nama panitia yang melakukan e- Purchasing Obat Pemerintah; No. Telp. Panitia, Pemerintah; adalah nomor telepon panitia yang melakukan e- Purchasing Obat Nama PPK, adalah nama Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang melakukan e- Purchasing Obat Pemerintah. Klik tombol Cari untuk mencari nama PPK dan akan keluar pop up window yang menampilkan nama- nama PPK. Terdapat fasilitas pencarian nama PPK berdasarkan nama lengkap, username, atau email. Klik nama PPK yang sudah ditentukan. Apabila nama PPK yang dicari belum terdapat dalam aplikasi e- Purchasing, maka PPK tersebut harus melakukan login terlebih dahulu ke dalam aplikasi e- Purchasing sehingga data PPK tersebut tercatat di dalam aplikasi e- Purchasing (cara login dapat dilihat pada petunjuk penggunaan aplikasi e- Purchasing Obat PPK). Gambar Pop Up Window Cari PPK NIP PPK, adalah NIP Pejabat Pembuat Komitmen; Jabatan PPK, adalah jabatan struktural Pejabat Pembuat Komitmen; E- PURCHASING OBAT 8
Anggota ULP, adalah nama anggota ULP dan NIP anggota ULP yang melakukan proses e- Purchasing Obat Pemerintah. Ditulis dengan format <nama anggota ulp> - <nip anggota ulp>, misalkan Andriani Marshanda 19890810.201211.2.001 ; Gambar Halaman Buat Paket Penyedia dan Obat Penyedia dan Obat Klik tombol Tambah Penyedia, kemudian akan keluar pop up window Daftar Penyedia. Pada pop up window Daftar Penyedia, terdapat fasilitas pencarian berdasarkan Nama Penyedia, Alamat, email, atau No Telp. Pilih penyedia yang tersedia dengan cara klik nama penyedia tersebut pada tabel Nama Penyedia; Gambar Pop Up Window Daftar Penyedia Pop up window akan tertutup dan kembali ke halaman Buat Paket. Nama penyedia yang telah dipilih akan ditampilkan. Di sebelah nama penyedia, ada icon X berwarna merah yang berfungsi untuk menghapus penyedia tersebut. Klik tombol Pilih Obat untuk memasukkan data obat yang akan dibeli. Gambar Halaman Buat Paket Penyedia dan Obat Akan keluar pop up window Daftar Obat. Fasiitas pencarian obat dapat berdasarkan nama obat atau kemasan, serta berdasarkan provinsi. Pilih provinsi sesuai dengan domisili K/L/D/I E- PURCHASING OBAT 9
yang akan membeli obat. Klik nama obat di kolom nama obat pada tabel hasil pencarian untuk memilih obat yang akan dibeli. Obat yang sudah dipilih dapat dilihat di sebelah kanan pada kolom Daftar obat yang dipilih. Panitia dapat menghapus obat yang dipilih pada kolom Daftar obat yang dipilih dengan cara klik icon X berwarna merah yang terdapat di sebelah kiri nama obat. Tekan tombol OK untuk menyimpan data obat yang akan dibeli. Gambar Pop Up Window Daftar Penyedia Aplikasi akan kembali ke halaman Buat Paket. Masukkan kuantitas masing- masing obat pada text field yang tersedia (format kuantitas adalah angka, tidak perlu dimasukkan tanda titik (.) atau koma (,)) Setelah memasukkan jumlah kuantitas, aplikasi secara otomatis akan menghitung total harga dari masing- masing obat. Pastikan total harga sudah terkakulasi oleh aplikasi sebelum menyimpan paket. Gambar Halaman Buat Paket Penyedia dan Obat Tombol Delete Semua Penyedia berfungsi untuk menghapus semua data penyedia yang sebelumnya telah dipilih oleh Panitia, sedangkan tombol Delete Semua Obat berfungsi untuk menghapus seluruh data obat yang sebelumnya sudah dipilih oleh Panitia per- Penyedia. Icon X E- PURCHASING OBAT 10
berwarna merah yang terletak di sebelah nama penyedia dan nama obat juga berfungsi untuk menghapus data Penyedia atau Obat sesuai dengan icon X yang dipilih oleh Panitia. Panitia dapat memilih kembali nama penyedia obat lain dengan cara klik tombol Tambah Penyedia dan melanjutkan pemilihan obat di penyedia baru tersebut. Gambar Halaman Buat Paket Penyedia dan Obat Pembatalan Paket Aplikasi e- Purchasing menyediakan fasilitas untuk pembatalan paket. Pembatalan Paket secara otomatis terisi tidak, tetapi apabila panitia akan membatalkan paket, dapat dilakukan dengan cara memilih Ya (radio button), kemudian isi alasan pembatalan paket tersebut (wajib diisi). Gambar Halaman Buat Paket Pembatalan Paket Simpan Paket Cek kembali informasi yang telah diisi pada halaman Buat Paket, kemudian simpan paket tersebut dengan cara klik tombol Simpan. Gambar Halaman Buat Paket Selanjutnya aplikasi akan menampilkan pop up window konfirmasi bahwa paket berhasil disimpan. Klik tombol OK. E- PURCHASING OBAT 11
Gambar pop up window konfirmasi berhasil menyimpan Setelah berhasil disimpan, aplikasi akan kembali ke halaman Kelola Paket. Klik nama paket yang sudah dibuat sebelumnya pada kolom tabel Nama Paket di tabel. Gambar Halaman Kelola Paket Kemudian akan tampil pop up window Detail Paket. Pada tab Daftar Obat, klik tombol Kirim ke Penyedia. Gambar pop up window Detail Paket Selanjutnya aplikasi akan menampilkan pop up window konfirmasi pembelian. Panitia dapat mengisi keterangan tambahan pada text area yang sudah disediakan untuk ditujukan kepada penyedia obat (opsional), kemudian klik tombol Submit. E- PURCHASING OBAT 12
Gambar pop up window konfirmasi setuju Akan tampil konfirmasi bahwa data paket sudah berhasil dikirim ke penyedia dan email notifikasi email mengenai proses tersebut juga sudah dikirimkan ke penyedia. Klik tombol OK untuk kembali ke pop up window Detail Paket. Gambar pop up window konfirmasi berhasil submit dan pengiriman notifikasi email Pada pop up window Detail Paket tab Daftar Obat, terdapat fasilitas mencetak daftar pesanan obat per- penyedia melalui aplikasi e- Purchasing Obat. Untuk mencetak daftar pesanan obat, klik tombol Cetak Pesanan. Aplikasi akan mencetak daftar pesanan obat tersebut menjadi file pdf. Gambar pop up window Detail Paket E- PURCHASING OBAT 13
Gambar daftar pesanan obat yang dicetak melalui aplikasi e- Purchasing Obat Untuk melihat validasi daftar pesanan obat yang telah dicetak melalui aplikasi e- Purchasing Obat, panitia kembali ke halaman Kelola Paket dengan cara klik tombol Close pada pop up window Detail Paket, kemudian klik tombol Validasi Cetak Pesanan pada halaman kelola paket. Gambar Halaman Kelola Paket Pada halaman Validasi Cetak Pesanan, terdapat fasilitas pencarian berdasarkan Validasi ID, Nama Paket dan Paket ID. Pada tabel akan ditampilkan Validasi ID, Tanggal Validasi, ID Paket, dan Nama Paket. Validasi ID yang terdapat pada hasil Cetak Pesanan berupa file pdf dapat dicari pada tabel Validasi ID di aplikasi e- Purchasing Obat. E- PURCHASING OBAT 14
Gambar Halaman Validasi Cetak Pesanan Panitia dapat mengunduh softcopy Surat Pemesanan dengan cara klik tombol download pada kolom Surat Pemesanan di tabel yang tersedia pada halaman Kelola Paket. Format Surat Pemesanan ini dapat dirubah sesuai dengan kebutuhan panitia. Gambar Halaman Kelola Paket Gambar contoh format Surat Pesanan Untuk merubah (edit) paket yang sudah dibuat, Panitia dapat memilih dan klik icon pensil yang terletak di sebelah nama paket pada tabel. Gambar Halaman Kelola Paket E- PURCHASING OBAT 15
Tahapan pembuatan paket obat e- Purchasing Obat Panitia sudah selesai dan menunggu konfirmasi dari Penyedia. PROSES PAKET HASIL KONFIRMASI PENYEDIA Pada menu kelola paket, klik nama paket yang sebelumnya sudah dibuat dan sudah mendapat konfirmasi dari penyedia. Gambar Halaman Kelola Paket Selanjutnya akan tampil pop up window Detail Paket yang akan menampilkan rincian daftar obat yang akan dibeli pada tab Daftar Obat dan data Distributor yang sudah diisikan oleh Penyedia. Klik tombol Setuju, kirim ke PPK. Gambar pop up window Detail Paket Akan tampil pop up window untuk konfirmasi persetujuan pembelian. Panitia dapat mengisi keterangan tambahan yang ditujukan kepada PPK (opsional). Setelah itu klik tombol Submit. E- PURCHASING OBAT 16
Gambar pop up window konfirmasi persetujuan pembelian Akan tampil pop up window yang menjelaskan bahwa konfirmasi pembelian berhasil disimpan dan aplikasi akan mengirimkan notifikasi email mengenai proses tersebut kepada PPK. Klik tombol OK untuk kembali ke pop up window Detail Paket. Gambar pop up window konfirmasi berhasil submit dan pengiriman notifikasi email Pada pop up window Detail Paket tab Riwayat Pembayaran, Panitia dapat melihat rincian pembayaran dari proses pembelian obat. Panitia dapat mengunduh softcopy file kontrak dengan cara klik nama file kontrak pada informasi kontrak. Informasi pada riwayat pembayaran ini akan tampil apabila PPK sudah melakukan input data riwayat pembayaran pada aplikasi e- Purchasing obat. Gambar pop up window Detail Paket tab Riwayat Pembayaran E- PURCHASING OBAT 17
Pada pop up window Detail Paket tab Riwayat Paket, Panitia dapat melihat proses e- Purchasing obat yang telah dilaksanakan mulai dari Panitia, Penyedia, dan PPK. Gambar pop up window Detail Paket tab Riwayat Paket Klik tombol Close untuk kembali ke halaman Kelola Paket. Tahapan e- Purchasing Obat Panitia sudah selesai dilaksanakan. 3.3 Menu Riwayat Akses Menu ini berisi informasi riwayat akses dari Panitia dan pengguna yang sedang online pada aplikasi e- Purchasing Obat. Gambar Halaman Riwayat Akses Riwayat Akses Saya E- PURCHASING OBAT 18
Gambar Halaman Riwayat Akses Pengguna Online 3.4 Menu Hubungi Kami Menu ini berisi informasi tentang Communication Center LKPP, apabila terdapat kendala dalam penggunaan aplikasi e- Purchasing Obat, dapat menghubungi Communication Center LKPP via telepon atau email. Gambar Halaman Hubungi Kami 3.5 Menu Petunjuk Penggunaan Menu ini berisi informasi petunjuk penggunaan aplikasi e- Purchasing Obat berupa file pdf yang dapat diunduh. Gambar Halaman Petunjuk Penggunaan 4 Mengakhiri Aplikasi Klik tab menu Keluar untuk mengakhiri aplikasi. E- PURCHASING OBAT 19
Gambar Proses Mengakhiri Aplikasi 5 Penutup Petunjuk pengoperasian ini dibuat sesuai dengan versi e- Purchasing Obat Pemerintah tertentu. Untuk meningkatkan pelayanan, e- Purchasing Obat Pemerintah diperbarui pada waktu tertentu sehingga petunjuk pengoperasian ini pada beberapa bagian, tidak lagi sesuai dengan versi e- Purchasing Obat Pemerintah yang sedang digunakan. Jika Anda mendapatkan kesulitan dalam pengoperasian e- Purchasing Obat Pemerintah, silakan menghubungi nomor Communication Center LKPP di nomor (021) 7167 3000 / (021) 2953 9700 atau email ke e- catalogue@lkpp.go.id atau helpdesk- lpse@lkpp.go.id. E- PURCHASING OBAT 20