BAB II BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA A. Sejarah Ringkas Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah unit pelaksana teknis di bidang kepegawaian di lingkungan Pemerintah Daerah Sumatera Utara yang bertanggung jawab kepada Gubernur Sumatera Utara melalui Sekretaris Daerah Provinsi Sumatera Utara yang beralokasi di Jalan Pangeran Diponegoro No.30 Medan. Dengan terbitnya Undang-Undang No.3 Tahun 2004 perubahan atas Undang-Undang No.22 Tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah, dalam arti daerah diberikan kewenangan mengurus dan mengatur semua urusan Pemerintah diluar menjadi urusan Pemerintah yang ditetapkan dalam Undang- Undang ini.dalam penjelasan Undang-Undang No.32 Tahun 2004, dijelaskan bahwa sejalan dengan kebijakan desentralisasi dalam penyelenggaraan pemerintahan, maka ada sebagian kewenangan di Bidang Kepegawaian untuk diserahkan kepada daerah yang dikelola dalam sistem Kepegawaian Daerah. Kepegawaian Daerah adalah suatu sistem prosedur yang diatur dalam peraturan perundang-undangan sekurang-kurangnya meliputi perencanaan, pengangkatan, penempatan, pendidikan dan pelatihan, penggajian, pembinaan, kedudukan hak, tanggung jawab, kewajiban dan larangan sanksi, penghargaan, pemberitahuan dan pensiun merupakan subsistem dari sistem Kepegawaian Daerah secara nasional. Dengan demikian Kepegawaian Daerah merupakan suatu kesatuan jaringan birokrasi dalam kepegawaian nasional.
Visi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara Visi dari Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara yang telah dirumuskan dan ditetapkan adalah: Aparatur Pemerintah Provinsi Sumatera Utara yang Profesional, Beriman, Bersih dan Berwibawa" Untuk memberi penjelasan agar tidak meninggalkan persepsi dan pengertian berbeda perlu dijelaskan makna yang ada didalam visi tersebut yakni : a. Aparatur yang Profesional Adalah penyelenggara pemerintah yang memiliki kemampuan, keterampilan dan perilaku kerja serta produktivitas dalam melaksanakan tugas jabatannya. b. Aparatur yang Beriman Adalah penyelenggara pemerintah yang memiliki rasa ketuhanan dan percaya kepada Tuhan yang Maha Esa. Sesuai dengan sila pertama dalam filsafah Negara yakni Pancasila. Dengan tumbuhnya rasa ketakwaan kepada Tuhan, maka dari sini akan lahir budaya self control(kontrol dari dalam). c. Aparatur yang Bersih dan Berwibawa Adalah penyelenggara pemerintah yang mampu berbuat dan bekerja secara jujur, adil dan bertanggung jawab. Misi dari Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara
a. Meningkatkan daya saing dan profesionalisme Sumber Daya Aparatur sehingga terwujud pemerintahan good governance dan clean governance. b. Meningkatkan pembinaan dan kesejahteraan pegawai. B. Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan kerangka yang mengelompokkan hubungan antara orang-orang pada suatu organisasi. Setiap bagian dalam organisasi memiliki pengertian tentang tanggung jawab dan pembagian tugas, bagaimana masing-masing bagian berhubungan satu dengan yang lainnya dan wewenang yang didelegasi pada masing-masing bagian. Struktur organisasi yang terencana akan sangat membantu kelancaran usaha dan berfungsi menjelaskan kewajiban dan tanggung jawab serta menghindarkan kekeliruan dalam melaksanakan pekerjaan. Dalam struktur organisasi tersebut tercermin pembagian kerja dan tanggung jawab yang dimaksud untuk mempermudah penentuan serta mengarahkan dan mengatasi pelaksanaan pekerjaan tersebut. Dengan demikian, sudah merupakan keharusan bagi seorang pemimpin atau atasan untuk memikirkan dan menciptakan pembagian tugas yang tepat bagi setiap tingkat bila ia ingin mencapai tujuan usaha. Berikut ini merupakan struktur organisasi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara yang dapat dilihat pada gambar 2.1
KA. BADAN KEL. JABATAN FUNGSIONAL SEKRETARIS SUBBAG UMUM SUBBAG KEUANGAN SUBBAG PROGRAM BIDANG BIDANG BIDANG BIDANG PENGADAAN DAN PEMBINAAN PENGEMBANGAN DAN PEMBERDAYAAN MUTASI INFORMASI SUB BIDANG SUB BIDANG SUB BIDANG SUB BIDANG FORMASI DAN PENGADAAN JABATAN DAN FUNGSIONAL PEMINDAHAN DAN PENSIUN ARSIP KEPEGAWAIAN SUB BIDANG SUB BIDANG SUB BIDANG SUB BIDANG PEMBINAAN DAN DISIPLIN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPANGKATAN DAN PENGGAJIAN PENGOLAHAN DATA Gambar 2.1 Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara Sumber : BKD Provinsi Sumatera Utara
C.Job Description Berikut ini adalah job description dari setiap unit pada bagian Kepala Bidang Kepegawaian Daerah, Sekretaris Badan Kepegawaian Daerah, Bidang Pengadaan dan Pembinaan, Bidang Pengembangan dan Pemberdayaan, Bidang Mutasi dan Bidang Informasi. 1. Kepala Bagian Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara Tugasnya adalah : a. Menyelenggarakan pembinaan pegawai di lingkungan badan. b. Menyelenggarakan arahan bimbingan kepada pejabat struktural pada badan. c. Menyelenggarakan instruksi pelaksanaan tugas badan. d. Menyelenggarakan penyusunan program badan. e. Menyelenggarakan formasi pegawai negeri sipil (PNS). f. Menyelenggarakan pengadaan pegawai negeri sipil (PNS). g. Menyelenggarakan pengangkatan calon pegawai negeri sipil (CPNS). h. Menyelenggarakan pengangkatan calon pegawai negeri sipil (CPNS) menjadi pegawai negeri sipil (PNS). i. Menyelenggarakan koordinasi pendidikan dan pelatihan. j. Menyelenggarakan kenaikan pangkat. k. Menyelenggarakan pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian dalam dan dari jabatan.
l. Menyelenggarakan perpindahan pegawai negeri sipil (PNS) antar instansi. m. Menyelenggarakan pemberhentian sementara dari jabatan negeri. n. Menyelenggarakan pemberhentian sementara pegawai negeri sipil (PNS) akibat tindak pidana. o. Menyelenggarakan pemberhentian pegawai negeri sipil (PNS) atau calon pegawai negeri sipil (PNS). p. Menyelenggarakan kemutakhiran data pegawai negeri sipil (PNS). q. Menyelenggarakan pengawasan dan pengendalian. r. Menyelenggarakan pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan manajemen pegawai negeri sipil (PNS). 2. Sekretaris Badan Kepegawaian Daerah Mempunyai tugas membantu kepala badan bidang umum/kerumahtanggaan, perlengkapan, administrasi kepegawaian dan registrasi, keuangan, pembinaan/penataan kelembagaan organisasi dan hukum. Untuk melaksanakan tugasnya, Sekretaris Badan Kepegawaian Daerah menyelenggarakan fungsi : a. Menyusun dan menyempurnakan konsep standar pelaksanaan administrasi keuangan/organisasi dan ketatalaksanaan serta evaluasi dan pelaporan.
b. Penyelenggaraan administrasi umum, kepegawaian, keuangan, penataan organisasi ketatalaksanaan, perencanaan serta evaluasi dan pelaporan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. c. Pengkoordinasian penyusunan bahan/data penata usaha, kepegawaian sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya. e. Pemberian masukan yang perlu kepada kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya. f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala badan, sesuai standar yang ditentukan. Dalam melaksanakan tugasnya, Sekretaris Badan Kepegawaian Daerah dibantu oleh : a. Kepala Sub Bagian Umum dan Perlengkapan b. Kepala Sub Bagian Keuangan c. Kepala Sub Bagian Registraasi d. Kepala Sub Bagian Organisasi dan Hukum 3. Bidang Pengadaan dan Pembinaan Tugas dan tanggung jawab bidang pengadaan dan pembinaan adalah sebagai berikut : a. Menyelenggarakan penyusunan formasi Pegawai Negeri Sipil Daerah (PNSD).
b. Menyelenggarakan penetapan formasi PNSD di provinsi setiap tahun anggaran. c. Menyelenggarakan koordinasi usulan penetapan formasi PNSD kabupaten/kota setiap tahun anggaran. d. Menyelenggarakan pelaksanaan pengadaan PNSD di provinsi. e. Menyelenggarakan usulan penetapan nomor induk pegawai (NIP). f. Menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan pengadaan PNSD kabupaten/kota. g. Menyelenggarakan pembinaan disiplin PNS melalui pemrosesan usul penjatuhan sanksi hukum disiplin PNS serta memproses izin perkawinan dan perceraian PNS di lingkungan pemerintahan Provinsi Sumatera Utara sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. h. Menyelenggarakan monitoring proses penjatuhan hukuman disiplin, permohonan perkawinan/perceraian PNS di lingkungan pemerintahan Provinsi Sumatera Utara dan kabupaten/kota Se- Sumatera Utara. i. Menyelenggarakan pengusulan dan pengolahan bingkisan ucapan terima kasih gubernur bagi PNS yang memasuki batas usia pensiun (BUP), penghargaan Satya Lencana Karya X, XX, dan XXX tahun bagi PNS di lingkungan pemerintah provinsi. j. Menyelenggarakan medical check upbagi PNS di lingkungan pemerintahan Provinsi Sumatera Utara.
k. Menyelenggarakan pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya. l. Menyelenggarakan pemberian masukan yang perlu kepada kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya. m. Menyelenggarakan pealporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala badan, sesuai standar yang ditetapkan. Untuk melaksanakan tugasnya, Kepala Bidang Pengadaan dan Pembinaan dibantu oleh : a. Sub Bidang Formasi dan Pengadaan b. Sub Bidang Pembinaan dan Disiplin c. Sub Bidang Kesejahteraan 4. Bidang Pengembangan dan Pemberdayaan Fungsi bidang pengembangan dan pemberdayaan adalah sebagai berikut : a. Penyelenggaraan pembinaan pegawai pada lingkup bidang pengembangan dan pemberdayaan. b. Penyelenggaran arahan, bimbingan kepada pejabat struktural pada lingkup bidang pengembangan dan pemberdayaan. c. Penyelenggaraan penetapan kebutuhan diklat PNSD provinsi. d. Penyelenggaraan koordinasi pelaksanaan diklat skala provinsi.
e. Penyelenggaraan penetapan pengangkatan, pemindahan dan pemberhentian PNS Provinsi dan dari jabatan struktural eselon II kebawah atau jabatan fungsional yang jenjangnya setingkat. f. Penyelenggaraan usulan pengangkatan dan pemberhentian Sekretaris Daerah provinsi. g. Penyelenggaraan pengangkatan Sekretaris Daerah Kabupaten/kota. h. Penyelenggaraan usulan konsultasi pengangkatan dan pemberhentian Sekretaris Daerah Kabupaten/kota. i. Penyelenggaraan koordinasi pengangkatan, pemindahan dalam dan dari jabatan struktural eselon II di lingkup kabupaten/kota. j. Penyelenggaraan penetapan pemberhentian sementara dari jabatan negeri bagi PNSD provinsi yang menduduki jabatan struktural eselon I kebawah dan fungsional yang setingkat. k. Penyelenggaran orientasi dan prajabatan sepanjang telah memiliki lembaga diklat yang telah terakreditasi. Kepala Bidang Pengembangan dan Pemberdayaan mempunyai tugas : a. Menyelenggarakan koordinasi, perencanaan dan kerjasama dengan unit kerja terkait dalam penyusunan dan penyempurnaan standar jabatan struktural, jabatan fungsional dan pelaksanaan pengangkatan personil untuk menduduki jabatan struktural dan fungsional sesuia standar yang ditetapkan.
b. Menyelenggarakan koordinasi dan kerjasama dengan unit kerja terkait dalam penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksana pengkajian kebutuhan ujian dinas PNS, pendidikan dan pelatihan pegawai. c. Menyelenggarakan koordinasi pengankatan, pemindahan dalam dan dari jabatan struktural dari eselon II di lingkungan kabupaten/kota. d. Menyelenggarakan kesekretariatan badan pertimbangan jabatan dan kepangkatan provinsi Sumatera Utara. e. Menyelenggarakan kesekretariatan Pokja kegiatan KPK dengan Gubernur Sumatera Utara. f. Menyelenggarakan kesekretariatan pokja monitoring dan evaluasi pelaksanaan Inpres Nomor 5 tahun 2004tentang percetakan pemberantasan korupsi Pemprovsu. g. Menyelenggarakan pembentukan tim penilai angka kredit jabatan fungsional analisa kepegawaian. h. Menyelenggarakan koordinasi/konsultasi penataan jabatan struktural, fungsional dan perencanaan diklat PNS ke Lembaga Pemerintahan Non Departemen (LPND). i. Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya. j. Menyelenggarakan pemberian masukan yang perlu kepada kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya, kepala bidang pengembanagan dan pemberdayaan pegawai dibantu oleh : a. Kepala Sub Bidang Jabatan Struktural dan Fungsional b. Kepala Sub Bidang Pendidikan dan Pelatihan 5. Bidang Mutasi Fungsi bidang mutasi adlaah sebagai berikut : a. Penyelenggaraan pembinaan pegawai pada lingkup bidang mutasi. b. Penyelenggaraan arahan, bimbingan kepada pejabat struktural pada lingkup bidang mutasi. c. Penyelenggaraan penyusunan dan penyempurnaan standar kenaikan pangkat, penggajian, pemindahan, pemberhentian dan penetapan pensiun pegawai. d. Penyelenggaraan pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan sesuai bidang tugas dan fungsinya. e. Penyelenggaraan pemberian masukan yang perlu kepada kepala badan sesuai bidang tugas dan fungsinya. f. Penyelenggaraan pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala badan sesuai standar yang ditetapkan. Kepala Bidang Mutasi mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu : a. Menyelenggarakan pelaksanaan pengangkatan CPNS di lingkungan provinsi.
b. Menyelenggarakan penempatan Calon Pegawai Negeri Sipil Daerah (CPNSD) provinsi. c. Menyelenggarakan penempata CPNS menjadi PNS di lingkungan provinsi. d. Menyelenggarakankoordinasi pelaksanaan pengangkatan CPNSD menjadi PNSD kabupaten/kota. e. Menyelenggarakan penetapan kenaikan pangkat PNSD provinsi menjadi gol/ruang I/b s/d IV/b. f. Menyelenggarakan penetapan kenaikan pangkat PNSD kabupaten/kota menjadi gol/ruang IV a dan IV/b. g. Menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan kenaikan pangkat di lingkungan kabupaten/kota. h. Menyelenggarakan penetapan perpindahan PNSD antar kabupaten/kota dalam provinsi. i. Menyelenggarakan pemberhentian sementara PNSD untuk golongan IV/c ke bawah. Untuk pelaksanaan tugas, fungsi dan uraian tugas kepala bidang mutasi dibantu oleh : a. Sub Bidang Pemindahan dan Pensiun. b. Sub Bidang Pengangkatan dan Penggajian 6. Bidang Informasi Fungsi bidang informasi adalah sebagai berikut :
a. Penyelenggaraan pembinaan pegawai pada lingkup bidang informasi. b. Penyelenggaraan Arahan, bimbingan kepada jabatan struktural pada lingkup bidang informasi. c. Penyelenggaraan pemutakhiran data PNS di provinsi. d. Penyelenggaraan koordinasi pelaksanaan pemutakhiran data PNS di kabupaten/kota. e. Penyelenggaraan pembinaan dan pengawasan manajemen PNS di lingkungan provinsi. f. Penyelenggaraan koordinasi pembinaan dan pengawasan manajemen PNSD di kabupaten/kota. Tugas dan tanggung jawab kepala bidang informasi adalah sebagai berikut : a. Melaksanakan penyelenggaraan, penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksana pengolahan arsip PNS dan pengolahan data berdasarkan SIMPEG dan SAPK. b. Melaksanakan perencanaan dan pelaksanaan pemeliharaan arsip PNS baik provinsi maupun kabupaten/kota dan pengolahan data menjadi bahan informasi. c. Melaksanakan pemutakhiran data PNS secara berkala baik di lingkungan pemprovsu maupun kabupaten/kota sesuai standar yang ditetapkan.
d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan sesuai bidang tugas dan fungsinya. e. Melaksanakan pemberian masukan/saran yang dianggap perlu kepada kepala badan sesuai bidang tugas dan fungsinya. f. Melaksanakan pelaporan pertanggungjawaban dan pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala badan sesuai standar yang ditetapkan. Untuk melaksanakan tugas, fungsi dan uraian tugas di atas kepala bidang informasi dibantu oleh : a. Sub Bidang Arsip Pegawai b. Sub Bidang Pengolahan Data D. Jaringan Kegiatan Badan Kepegawaian Daerah adalah suatu sistem prosedur yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang sekurang-kurangnya meliputi perencanaan, pengangkatan, penempatan, pendidikan dan pelatihan, penggajian, pembinaan, kedudukan hak, tanggung jawab. Kepegawaian Daerah merupakan suatu kesatuan jaringan birokrasi dalam kepegawaian nasional. Badan Kepegawaian Daerah merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa non profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan. E. Kinerja Kegiatan Terkini Setiap perusahaan memiliki visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga
pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin serta loyalitas dalam bekerja. Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja bagian terkini yang dijalankan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah menyelenggarakan program pemulangan pegawai yang pensiun (pemberian bingkisan dan plakat ucapan terima kasih Gubernur Sumatera Utara) kepada PNS yang memasuki pensiun di lingkungan Pemprovsu dan Pemkab/kota se- Sumatera Utara, pembuatan listing PNS yang mencapai batas usia pensiun di lingkungan Pemprovsu, memfasilitasi penyelesaian pensiun PNS gol/ruang IV/c ke atas ke BKN dan Sekretaris Kabinet di Jakarta dan pengambilan sumpah/janji PNS. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara, seperti hari-hari besar keagamaan (misalnya : Idul Fitri, Idul Adha, Natal, Paskah, dan lain-lain), kuliah keagamaan sehingga para pegawai selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani kehidupan, serta selalu beriman kepada Tuhan Yang Maha Esa. F. Rencana Kegiatan Rencana Kegiatan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Pemulangan pegawai yang pensiun (pemberian bingkisan dan plakat ucapan terima kasih Gubernur Sumatera Utara) kepada PNS yang memasuki masa pensiun di lingkungan Pemprovsu. b. Memantau perpindahan tugas PNS di lingkungan Pemprovsu dan Pemkab/kota se-sumatera Utara. c. Pembuatan daftar list PNS yang mencapai batas usia pensiun di lingkungan Pemprovsu. d. Penyelenggaraan seleksi Calon Praja IPDN. e. Pendidikan Pasca Sarjana bagi PNS Provinsi Sumatera Utara dan kabupaten/kota. f. Bantuan Diklatpim Tk. II, Tk. III dan Tk. IV. g. Pelatihan Emotional Spiritula Quotion(ESQ) bagi pejabat di lingkungan Pemprovsu.