BAB II KAJIAN TEORI A. Deskripsi Teori Pada bab ini akan dibahas tentang materi dasar yang digunakan untuk mendukung pembahasan pada bab-bab berikutnya, yaitu sistem, informasi, sistem informasi, model perancangan sistem informasi, HTML, PHP, Data Flow Diagram (DFD), flowmap, Database Management System (DFD), tabel, MySQL, spesifikasi kebutuhan perangkat lunak, jaminan kualitas perangkat lunak, Bootstrap, dan Subbagian UKP. 1. Sistem Menurut Jogiyanto (2005: 683), sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Andri Kristanto (2007: 1-2), sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan, dan menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sistem juga merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerja sama untuk memproses input yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah input tersebut sampai menghasilkan output yang diinginkan. Elemen-eleman yang terdapat dalam sistem meliputi: tujuan sistem, batasan sistem, kontrol, input, proses, output, dan umpan balik. Hubungan antara elemen-elemen dalam sistem disajikan pada Gambar 1. 5
Gambar 1. Elemen-elemen Sistem Berdasarkan uraian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa sistem merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih elemen, komponen, atau subsistem yang saling terhubung untuk mengolah input sampai menghasilkan output yang diinginkan. 2. Informasi Menurut Andri Kristanto (2008: 7), informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Tanpa suatu informasi, suatu sistem tidak akan berjalan dengan lancar dan akhirnya bisa mati. Suatu organisasi tanpa adanya suatu informasi maka organisasi tersebut tidak bisa berjalan dan tidak bisa beroperasi. Menurut Aji Supriyanto (2005: 243), informasi adalah data yang telah diolah menjadi lebih berarti bagi penerimanya dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Dasar dari informasi adalah data, kesalahan dalam mengambil atau memasukkan data, dan kesalahan dalam mengolah data akan menyebabkan kesalahan dalam memberikan informasi. Berdasarkan uraian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa informasi merupakan data yang telah diolah oleh sistem sehingga bermanfaat bagi 6
penerimanya. Pengolahan data oleh sistem harus dilakukan dengan teliti mulai dari proses memasukkan data hingga proses pengolahan, sehingga informasi yang dihasilkan akurat. 3. Sistem Informasi Menurut Andri Kristanto (2008: 12), sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras, perangkat lunak, dan perangkat manusia. Perangkat manusia memiliki peranan dalam mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. Untuk mendukung lancarnya suatu sistem informasi dibutuhkan beberapa komponen yang fungsinya sangat vital, yaitu input, proses, output, teknologi, basis data, dan kendali. Menurut Jogiyanto (2005: 697), sistem informasi terdiri beberapa komponen yaitu blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok dasar data, dan blok kendali. Sebagai suatu sistem informasi, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Berdasarkan uraian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi adalah kumpulan dari perangkat keras, perangkat lunak, serta perangkat manusia yang akan mengolah kedua perangkat tersebut. Sistem informasi terdiri dari beberapa komponen, yaitu blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok dasar data, dan blok kendali. 7
4. Model Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Model perancangan sistem yang akan dipakai menggunakan metode analisis sistem terstruktur Waterfall Model. Waterfall Model sering disebut dengan Classic Life Cycle. Model ini adalah model yang muncul pertama kali yaitu sekitar tahun 1970 sehingga sering dianggap kuno, tetapi merupakan model yang paling banyak dipakai didalam Software Engineering (SE). Gambar 2. Model waterfall Pressman Gambar 2 merupakan model perancangan sistem dengan metode Waterfall. Menurut Pressman (2001: 28), penjelasan tentang tahap-tahap perancangan sistem dengan metode Waterfall adalah sebagai berikut. a. Analysis Analysis adalah tahap menganalisa hal-hal yang diperlukan dalam pelaksanaan perancangan sistem. b. Design Design adalah adalah tahap penerjemah atau tahap perancangan dari keperluankeperluan yang dianalisis dalam bentuk yang lebih mudah dimengerti oleh pemakai. 8
c. Code Code adalah adalah tahap implementasi dari hasil sistem yang telah dirancang dengan bahasa pemrograman yang telah ditentukan dan digunakan dalam pembuatan sistem. d. Test Test adalah tahap pengujian terhadap program yang telah dibuat. Pengujian dilakukan agar fungsi-fungsi dalam sistem bebas dari error, dan hasilnya harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya. 5. HTML HTML (Hyper Text Markup Language) merupakan bahasa pemrograman terstruktur yang dikembangkan untuk berbagi informasi melalui internet (Jayan, 2012: 1). HTML dikembangkan oleh W3C (World Wide Web Consortium) semenjak awal teknologi internet. HTML terus dikembangkan agar dapat menampilkan lebih banyak konten, seperti: teks, gambar, suara, animasi, dan video. 6. PHP PHP (PHP Hypertext Preprocessor) adalah bahasa pemrograman skrip yang dirancang untuk membangun aplikasi berbasis website. Ketika dipanggil dari browser, program yang di tulis dengan PHP akan di-parsing di dalam server oleh interpreter dan diterjemahkan ke dalam dokumen HTML yang selanjutnya akan ditampilkan kembali ke browser. Oleh karena itu, jika ada pengguna yang mengakses sebuah halaman website kemudian melihat kode sumber halaman, 9
maka yang terlihat hanya kode HTML saja, sedangkan kode PHP tidak terlihat karena sudah diterjemahkan ke dalam HTML oleh server (Raharjo, 2014: 47). 7. Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafik dari sebuah sistem. DFD menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data, dan penyimpanan dari data tersebut (Agus, 2007: 1). Menurut Andri Kristanto (2008: 61-62), elemen-elemen dasar dari DFD adalah sebagai berikut. a. Entiti Luar Entiti luar merupakan sumber atau tujuan dari aliran data dari atau ke sistem. Selain itu, entiti luar juga merupakan lingkungan luar sistem, jadi sistem tidak tahu menahu mengenai apa yang terjadi di entiti luar. b. Aliran Data Aliran data merupakan gambaran dari data masuk maupun data keluar dari satu proses ke proses lainnya. c. Proses Proses merupakan kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh sistem. Proses berfungsi mentranformasikan satu atau beberapa data masukan menjadi satu atau beberapa data keluaran sesuai dengan spesifikasi yang diiginkan. d. Berkas Berkas merupakan komponen yang berfungsi untuk menyimpan data atau file. Simbol-simbol DFD disajikan pada Gambar 3. 10
Gambar 3. Simbol-simbol DFD 8. Flowmap Menurut Al-Bahra bin Ladjamuddin (2005: 265), flowmap merupakan bagan-bagan yang mempunyai arus untuk menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Selain itu, flowmap juga merupakan cara penyajian dari suatu algoritma. Simbol yang digunakan dalam flowmap disajikan pada Gambar 4. Gambar 4. Simbol-simbol Flowmap 9. Database Management Sistem (DBMS) Database Management System (DBMS) adalah program yang digunakan untuk mendefinisikan, mengatur, dan memproses database. Database adalah sebuah struktur yang dibangun untuk keperluan penyimpanan data. DBMS merupakan alat yang berperan untuk membangun struktur tersebut. Program 11
DBMS saat ini banyak macamnya, seperti: MySQL, Oracle, Interbase/Firebird, IDM DB2, dan lain-lain (Budi Raharjo, 2011: 10). Menurut Agung (2011: 12), database berfungsi untuk menyimpan informasi atau data. Untuk mengelola database diperlukan software yang disebut dengan DBMS. Dengan software DBMS, pengguna dapat membuat, mengelola, mengontrol, dan mengakses database dengan mudah, praktis, dan efisien. 10. Tabel Menurut Raharjo (2014: 420), Tabel adalah kumpulan data yang ditampilkan secara tabular dan dipisahkan berdasarkan kolom-kolom tertentu. Gambar 5 menjelaskan tentang hubungan antara tabel dengan database. Gambar 5. Ilustrasi Tabel Dalam Database Komponen-komponen penting di dalam tabel yang perlu diketahui adalah sebagai berikut. a. Kolom Tabel terdiri dari kolom-kolom yang berisi bagian atau potongan informasi di dalam tabel. Dalam dunia database, kolom sering disebut sebagai field. 12
b. Baris Data dalam suatu tabel disimpan di dalam baris, yang dibentangkan secara horisontal berdasarkan kolom-kolom yang telah didefinisikan. Dalam dunia database, baris sering disebut sebagai record. c. Kunci Utama Kunci utama adalah field kunci dalam suatu tabel, yang berfungsi sebagai pembeda antara record yang satu dengan yang lain. Kunci utama atau Primary key akan memastikan bahwa dalam tabel bersangkutan tidak ada record lain yang isinya sama persis. d. Foreign Key Foreign Key adalah field yang dijadikan sebagai kunci tamu dalam suatu tabel. Isi dari field ini akan selalu mengacu pada isi field yang terdapat pada tabel lain. Dengan konsep inilah, dua atau beberapa tabel dapat saling berelasi. Contoh tabel barang pada sebuah database disajikan pada Gambar 6. No ID Barang Nama Barang Merk / Spek Kondisi Jumlah Satuan Harga Satuan Total Harga 1 BR0001 Komputer Dell Core i5 Dell Penambahan Stok Barang Baru 49 Unit 10000000 490000000 2 BR0002 Printer Canon Canon Untuk Keperluan Cetak 15 Unit 570000 8550000 3 BR0003 CD 8 GB Sandisk Sandisk Penambahan Stok Barang Baru 5 Con 59000 295000 4 BR0004 Cartidge Canon Hitam Canon Penambahan Stok Barang Baru 9 Buah 210000 1890000 5 BR0005 Cartidge Canon warna Canon Penambahan Stok Barang Baru 15 Buah 270000 4050000 6 BR0006 Kertas A3 Sinar Dunia Sinar Dunia Penambahan Stok Barang Baru 10 RIM 45000 450000 7 BR0007 Kertas A4 Sinar Dunia Sinar Dunia Penambahan Stok Barang Baru 5 RIM 45000 225000 8 BR0008 Kertas Buram A4 Sinar Dunia Sinar Dunia Penambahan Stok Barang Baru 17 RIM 35000 595000 9 BR0009 Spidol Warna Hitam Snowman Snowman Penambahan Stok Barang Baru 8 Lusin 80000 640000 10 BR0010 Spidol Warna Biru Snowman Snowman Penambahan Stok Barang Baru 5 Lusin 70000 350000 11 BR0011 Microskop Binokuler Bio Penambahan Stok Barang Baru 5 Unit 350000 1750000 12 BR0012 Flash Disk 8GB Toshiba Penambahan Stok Barang Baru 10 Unit 50000 500000 13 BR0013 Lem Kertas Glukol Glukol Penambahan Stok Barang Baru 10 Lusin 7800 78000 14 BR0014 Pembersih Kaca Sunlight Penambahan Stok Barang Baru 13 Buah 7500 97500 15 BR0015 CCTV Ruangan Toshiba Penambahan Stok Barang Baru 18 Unit 570000 10260000 Gambar 6. Contoh Tabel 13
11. MySQL Menurut Raharjo (2011: 22), MySQL merupakan software DBMS yang dapat mengelola database dengan sangat cepat, dapat menampung data dalam jumlah sangat besar, dapat diakses oleh banyak pengguna, dan dapat melakukan suatu proses secara sinkron. Selain itu, MySQL merupakan program database server dengan SQL sebagai bahasa yang digunakan di dalamnya. SQL dibagi menjadi tiga bentuk query sebagai berikut. a. DDL (Data Definition Language) DDL adalah statemen-statemen yang berhubungan dengan pembuatan objek dan pengelolaan strukturnya. DDL terdiri dari beberapa perintah sebagai berikut. 1. Create adalah perintah untuk membuat database dan tabel. 2. Drop adalah perintah untuk menghapus database dan tabel. 3. Alter adalah perintah untuk memodifikasi struktur tabel, kolom, dan indeks. b. DML (Data Manipulation Language) DML adalah statemen-statemen yang berhubungan dengan manipulasi data di dalam tabel. DML terdiri dari beberapa perintah sebagai berikut. 1. Insert adalah perintah untuk menambah data pada tabel. 2. Update adalah perintah untuk melakukan modifikasi terhadap data-data yang terdapat pada tabel. 3. Delete adalah perintah untuk menghapus data dari tabel. 4. Select adalah perintah untuk menampilkan data pada tabel. 14
c. DCL (Data Control Language) DCL adalah statemen-statemen yang berhubungan dengan hak akses pengguna. DCL terdiri dari beberapa perintah sebagai berikut. 1. Grant adalah perintah untuk memberikan hak akses kepada pengguna untuk mengelola MySQL 2. Revoke adalah kebalikan dari Grant yaitu perintah untuk mencabut hak akses yang telah diberikan kepada pengguna. 12. Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak Menurut Wisnu (2012), Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL) adalah dokumen yang menjelaskan tentang berbagai kebutuhan yang harus dipenuhi oleh suatu software. Dokumen dibuat oleh pengembang software setelah menggali informasi dari calon pemakai software. Pembuatannya pun harus mengikuti standar yang ada dan diakui oleh para praktisi rekayasa software. SKPL yang baik akan bermanfaat bagi customer, supplier, maupun perorangan. Manfaat-manfaat SKPL adalah sebagai berikut. a. Bentuk perjanjian antara customer dengan supplier tentang software apa yang akan dibuat. b. Mengurangi beban dalam proses pengembangan software. c. Bahan perkiraan biaya dan rencana penjadwalan. d. Dasar validasi dan verifikasi software di ujung penyelesaian proyek nantinya. e. Memfasilitasi transfer, semisal software tersebut ingin ditransfer ke pengguna atau mesin-mesin lain. Customer pun merasa mudah jika ingin mentransfer 15
software ke bagian-bagian lain dalam organisasinya. Jika terjadi pergantian developer, proyek dapat dengan mudah ditransfer ke developer baru dengan memahami SKPL yang telah dibuat. f. Mendasari perbaikan produk software di kemudian hari. Jadi, kadang SKPL boleh diperbaiki dengan alasan dan mekanisme tertentu serta atas kesepakatan antara customer dan developer. 13. Jaminan Kualitas Perangkat Lunak Menurut Galin (2004: 26), jaminan kualitas perangkat lunak adalah rangkaian kegiatan yang dirancang untuk mengevaluasi proses dimana produk dikembangkan atau dirangkai. Tujuan dari jaminan kualitas perangkat lunak adalah memberikan data yang diperlukan oleh manajemen dan menginformasikan masalah kualitas produk, sehingga dapat memberikan kepastian dan konfidensi bahwa kualitas produk dapat memenuhi sasaran, tidak hanya berkualitas menurut pengembang tetapi juga berkualitas dan sesuai dengan keinginan pengguna. Faktor-faktor yang mempengaruhi kualitas perangkat lunak menurut McCall dalam Nastiti (2012: 35) dikelompokkan menjadi tiga aspek sebagai berikut. a. Aspek operasional produk adalah aspek yang mengatur analisis, perancangan, dan konstruksi sebuah software. Aspek operasional produk terdiri dari faktor: correctness, reliability, efficiency, integrity, dan usability. b. Aspek perbaikan produk adalah aspek yang mengatur evaluasi hasil uji coba produk setelah software berhasil dikembangkan. Aspek perbaikan produk terdiri dari faktor: maintability, flexibility, dan testability. 16
c. Aspek peralihan produk adalah aspek yang mengatur bagaimana software dapat dijalankan pada beberapa platform atau kerangka sistem yang beragam. Aspek peralihan produk terdiri dari faktor: portability, reusability, dan interoperability. Penjelasan faktor-faktor tersebut menurut McCall adalah sebagai berikut. a. Correctness Correctness adalah sejauh mana suatu perangkat lunak memenuhi spesifikasi dan tujuan penggunaan perangkat lunak dari pengguna. b. Reliability Reliability adalah sejauh mana keakuratan suatu perangkat lunak dalam melaksanakan fungsinya. c. Efficiency Efficiency adalah banyaknya kode yang dibutuhkan suatu perangkat lunak untuk melaksanakan fungsinya. d. Integrity Integrity adalah sejauh mana akses ke perangkat lunak dan data oleh pihak yang tidak berhak untuk mengendalikan. e. Usability Usability adalah usaha yang diperlukan untuk mempelajari, mengoperasikan, menyiapkan input, dan mengartikan output dari perangkat lunak. f. Maintability Maintability adalah usaha yang diperlukan untuk menetapkan dan memperbaiki kesalahan dalam program. 17
g. Testability Testability adalah usaha yang diperlukan dalam pengujian program untuk memastikan bahwa program melaksanakan fungsi yang ditetapkan. h. Flexibility Flexibility adalah usaha yang diperlukan untuk memodifikasi program operasional. i. Portability Portability adalah usaha yang diperlukan untuk memindahkan program dari perangkat keras atau lingkungan sistem perangkat lunak tertentu ke perangkat lainnya. j. Reusability Reusability adalah tingkat kemampuan program atau bagian dari program yang dapat dipakai ulang dalam aplikasi lain, berkaitan dengan paket atau lingkup dari fungsi yang dilakukan oleh program. k. Interoperability Interoperability adalah usaha yang diperlukan untuk menggabungkan suatu sistem dengan yang lainnya. Pengujian merupakan metode yang dilakukan untuk menjelaskan tentang pengoperasian perangkat lunak yang terdiri dari perangkat pengujian, metode pengujian dan pelaksanaan pengujian. Pengujian sistem yang dilakukan adalah pengujian betha. Pengujian Betha adalah pengujian yang dilakukan pada satu atau lebih pengguna software dalam lingkungan yang sebenarnya, pengembang tidak terlibat dalam pengujian ini. Pengguna merekam semua masalah yang ditemui 18
selama pengujian dan melaporkan kepada pengembang. Rumus untuk mencari persentase masing-masing jawaban pada pengujian betha adalah sebagai berikut. Y = (P/Q) x 100% Keterangan: Y = Nilai persentase P = Banyaknya jawaban responden tiap soal Q = Jumlah responden 14. Framework Bootstrap Framework adalah sebuah software untuk memudahkan para programmer dalam membuat aplikasi berbasis website. Di dalam framework terdapat fungsi, plugin, dan konsep untuk membentuk suatu sistem tertentu. Dengan menggunakan framework, sebuah aplikasi akan tersusun dan terstruktur dengan rapi (Syakir, 2013). Bootstrap adalah sebuah framework yang berfungsi untuk mengubah tampilan halaman website menjadi lebih menarik dan responsive sehingga lebar halaman website yang ditampilkan menyesuaikan dengan lebar browser. Bootstrap terdiri dari kode yaitu CSS (Cascading Style Sheet) dan JQuery (Javascript Query). CSS pada Bootstrap berfungsi untuk mengatur tampilan antarmuka, seperti: tipografi, formulir, tombol, navigasi, dan antarmuka halaman website. Sedangkan fungsi Jquery pada Bootstrap adalah memberi efek animasi pada halaman website. 19
15. Subbagian UKP FMIPA UNY Subbagian UKP merupakan subbagian yang memiliki tugas dan kewenangan dalam administrasi umum, kepegawaian, dan perlengkapan di FMIPA UNY. Uraian dari tugas dan kewenangan Subbagian UKP: a. menyusun rencana dan program kerja Subbagian UKP, b. menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang tata usaha, rumah tangga, kepegawaian, dan perlengkapan, c. mengelola urusan persuratan di lingkungan FMIPA, d. melaksanakan urusan administrasi pegawai, e. mempersiapkan usulan kenaikan gaji berkala dan kenaikan pangkat pegawai, f. membuat daftar urut kepangkatan, cuti, dan absen pegawai, g. melaksanakan pengurusan kartu kepegawaian, h. melaksanakan urusan kearsipan di lingkungan FMIPA, i. melakukan pemeliharaan keamanan dan ketertiban lingkungan, j. melaksanakan urusan penerimaan tamu pimpinan, k. mempersiapkan sarana pelaksanaan rapat dinas, upacara resmi, dan pertemuan ilmiah di lingkungan FMIPA, l. mengelola inventaris barang milik Negara. 20
B. Kerangka Berpikir Inventaris merupakan suatu daftar terperinci informasi barang di dalam suatu organisasi. Salah satu inventaris barang di Subbagian UKP adalah persediaan barang habis pakai, dimana dalam pengelolaannya diperlukan sistem untuk mengatur, mengolah data, dan mencatat transaksi barang guna memenuhi kebutuhan jurusan dan subbagian yang ada di FMIPA UNY. Belum adanya sistem informasi menimbulkan beberapa permasalahan, yaitu sering terjadi ketidakcocokan saat menghitung stok barang pada laporan dengan stok barang yang ada di gudang, pihak jurusan dan subbagian harus mendatangi kantor Subbagian UKP terlebih dahulu untuk mengetahui stok barang atau memesan barang, dan belum bisa menampilkan laporan transaksi barang dalam berbagai kategori. Salah satu solusi untuk menyelesaikan masalah tersebut adalah dengan membuat sistem informasi berbasis website untuk mengelola persediaan barang habis pakai. Tujuan dari perancangan sistem ini adalah memberikan kemudahan dalam penyimpanan data, kemudahan dalam mengelola data yang sudah disimpan, kemudahan menampilkan laporan transaksi barang dalam berbagai kategori, dan kemudahan dalam mengakses sistem informasi. 21