PENERAPAN SISTEM PENGELUARAN KAS PADA RUMAH SAKIT SRI PAMELA Muhammad Sofyan, SE STIE Bina Karya Tebing Tinggi ABSTRAK Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem pengeluaran kas pada Rumah Sakit Sri Pamela. Metode penelitian yang digunakan adalah metode indukatif, yaitu penarikan kesimpulan mengenai keseluruhan populasi berdasarkan data yang ada dalam suatu bagian populasi tersebut dan dengan metode deskriptif, yaitu menganalisa data dengan cara mengumpulkan, mengolah, dan menafsirkan data yang diperoleh sehingga dapat memberikan suatu gambaran yang jelas tentang fakta yang diteliti dilapangan. Sedangkan teknik pengumpulan data dilakukan dengan observasi, dan wawancara. Berdasarkan analisa yang menggunakan metode indukatif dan metode deskriptif, penerapan sistem pengeluaran kas pada Rumah Sakit Sri Pamela sudah dilaksanakan secara sistematis sesuai sistem akuntansi. Pada saat terjadi kesalahan pencatatan oleh bagian kasir, bagian keuangan dan pembukuan, masing-masin bagian ini saling berkoordinasi dan langsung mengadakan koreksi terhadap sistem pengeluaran kas. Hal ini membuktikan bahwa dari masing-masing bagian dalam bagian keuangan ini mempunyai pengendalian intern yang tinggi, sehingga akan sulit memungkinkan terjadinya penyelewengan kas atau penggelapan kas. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas yang terlaksana di Rumah Sakit Sri Pamela telah efektif. Hal ini terbukti dengan berjalannya sistem tersebut dengan baik dan lancar. Hal ini tidak terlepas dari berbagai faktor, antara lain: sistem akuntansi pengeluaran kas yang baik, semangat dan etos kerja serta disiplin karyawan yang tinggi untuk memperbaiki tingkat kesehatan masyarakat, serta penerapan fasilitas kesehatan dan IPTEK yang mendukung terciptanya kesehatan masyarakat yang memadai dan lebih baik. Kata Kunci: Sistem Pengeluaran Kas, Sistem Akuntansi, Pengendalian Intern. PENDAHULUAN Tujuan pembangunan kesehatan menuju indonesia sehat adalah meningkatkan kesadaran, kemampuan dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar dapat terwujud pelayanan, pencegahan, pengobatan dan rujukan secara tepat dan cepat, juga dalam rangka mewujudkan derajat kesehatan yang optimal. Seiring dengan kemajuan ilmu dan teknologi di bidang kedokteran, dimana peralatan-peralatan pendukung mutlak diperlukan untuk meningkatkan mutu pelayanan Rumah sakit yang memerlukan biaya investasi yang sangat besar, memaksa pihak manajemen mau tidak mau mengubah pandangan dari yang sematamata bersifat sosial menjadi bersifat ekonomis. Sejalan dengan itu, meningkatnya serta timbulnya persaingan antar perusahaan yang bergerak dalam bidang pelayanan kesehatan dan jasa kesehatan, dalam mencari cara-cara baru guna menyenmpurnakan sistem yang telah ada. Untuk mencapai tujuan rumah sakit yang telah ditentukan, cara yang digunakan untuk system tersebut adalah dengan menghasilkan output yang cepat dan akurat. Suatu sistem yang baik sangat dibutuhkan bagi suatu perusahaan, baik perusahaan manufaktur, perdagangan maupun perusahaan jasa dalam menjalankan operasi suatu usahanya. Keberadan system tersebut, dapat membantu tugas-tugas unit organisasi yang terkait. Setiap perusahaan akan menggunakan sistem yang paling sesuai dengan aktivitas perusahaan yang dijalankan, sederhana dalam pelaksanaan serta mudah dalam pengawasannya. Mengingat hal tersebut, setiap perusahaan dituntut untuk menerapkan sistem akuntansi yang sesuai dengan kondisi masing-masing 25
perusahaan. Slah satu sistem yang digunakan oleh perusahaan adalah sistem pengeluaran kas. Masalah kas merupakan suatu hal yang memerlukan penanganan khusus, terutama dalam administrasinya, baik untuk perusahaan besar, menengah maupun kecil. Sebab pada prinsipnya kas merupakan aktiva lancar yang mempunyai sifat yang paling liquid dan mudah dipindah tangankan (Yusuf,2001:1). Oleh karena itu, perlu pengawasan yang sangat ketat dalam mengontrol akun kas pada perusahaan. Dalam sistem pengeluaran kas diperlukan adanya prosedur yang baik yang nantiya akan sesuai dengan kebijakan manajemen yang telah ditetapkan. Pengeluaran kas yang dilakukan diluar prosedur yang telah ditentukan, akan memungkinkan terjadinya penyelewengan, pencurian dan penggelapan kas. Dapat disimpulkan bahwa semakin baik prosedur pengeluaran kas yang dilakukan perusahaan, maka akan semakin dapat dipercaya besarnya akun kas yang dilaporkan pada laporan keuangan perusahaan tersebut. Disamping itu, dengan penerapan prosedur pengelolaan kas yang baik, maka kemungkinan tingkat penyelewengan dan penggelapan kas aan mudah ditelusuri. Apalagi masalah pengeluaran kas adalah masalah yang paling rawan dan resiko hilangnya paling tinggi. Pada saat pembentukan dana perusahaan, sumber keuangan selanjutnya berasal dari pendapatan atau hutang. Sedangkan pengeluaran kas dipergunakan untuk membiayai kegiatan perusahaan. Pada perusahaan manufaktur dan perusahaan dagang, laba usaha dapat ditarget penjualan melalui promosi, iklan dan sebagainy.kita tidak akan tahu berapa jumlah pasien yang akan mempercayakan dirinya pada rumah sakit tersebut untuk berobat maupun perawatan kesehatan, sehingga pihak rumah sakit akan sulit untuk menentukan besar target laba usaha pada suatu petiode. Pendapatan yang diakui sebagai laba Rumah Sakit Sri Pamela pada setiap periodenya selalu dilakukan perhitungan besar kecilnya dan secara rutin melaporkan besarnya laba tersebut pada rumah sakit serta mengawasi keadaan keuangan rumah sakit. Untuk pengeluaran anggaran, Rumah Sakit Sri Pamela selalu mengadakan anggaran perusahaan dan realisasinya dalam pembukuan dana perusahaan. Hal ini dilakukan oleh Rumah Sakit Sri Pamela agar dalam pembukuan dana perusahaan berjalan dengan seimbang. RUMUSAN MASALAH Adapun rumusan masalah pada penelitian ini adalah: 1. Bagaimanakah sistem akuntansi pengeluaran kas pada Rumah Sakit Sri Pamela? 2. Apa saja kelemahan dan kelebihan sistem pengeluaran kas pada Rumah Sakit Sri Pamela? 3. Bagaimanakan efektivitas sistem akuntansi pengeluaran kas pada Rumah Sakit Sri Pamela? 4. Bagaiman desain sistem akuntansi pengeluaran kas setelah memperhatikan kelemahan dan kelebihan sistem yang ada? TUJUAN PENELITIAN Tujuan penelitian ini adalah: 1. Untuk mengetahui sistem pengeluaran kas pada Rumah Sakit Sri Pamela 2. Untuk mengidentifikasi kelemahan dan kelebihan sistem akuntansi pengeluaran kas pada Rumah Sakit Sri Pamela 3. Untuk mengetahui efektivitas sistem akuntansi pengeluaran kas pada Rumah sakit Sri pamela 4. Mendesai sistem akuntansi pengeluaran kas setelah memperhatikan kelemahan dan kelebihan sistem yang ada di Rumah Sakit Sri Pamela TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Sistem Akuntansi Sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya dengan unsur yang lain yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem diciptakan untuk menangani suatu yang berulang kali terjadi atau yang secara rutin terjadi (Mulyadi, 2001:31). Sistem menurut Hall (2001:5) adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan yang satu untuk mencapai tujuan yang sama. Sistem menurut Zaki Baridwan (1998;3) adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh. Akuntansi dapat dipahami sebagai suatu proses kegiatan mengolah data keuangan (input) agar menghasilkan informasi keuangan (output) yang bermanfaat bagi pihak-pihak yang berkepentingan dengan perusahaan atau 26
organisasi ekonomi yang bersangkutan (Agus Wahyudi,2001:1). Akuntansi menurut Al Haryono Yusuf (1992:1) adalah suatu proses sistematis yang dimulai dengan adanya suatu data, kemudian di catat, dogolongkan, diringkas dan disajukan dalam laporan keuangan yang akan dugunakan oleh pemakai sebagai dasar untuk mengambil keputusan ekonomi. Sistem Akuntansi adalah organisasi, formulir, catatan dalam laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi,2003:3). Sistem Akuntansi adalah formulir, catatan dan alat yang digunakan untuk mengelolah data mengenai usaha suatu kesatuan yang ekonomis yang digunakan manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan (Zaki Baridwan, 1998:4). Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan-laporan serta alat-alat yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menghasilkan laporan yang digunakan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan untuk menilai hasil operasi serta untuk mempermudah pengelolaan perusahaan. B. Sistem Akuntansi Pengeluaran kas Sistem Akuntansi Pokok yang digunakan untuk melaksanakan pengeluaran kas dengan menggunakan cek dan sistem pengeluaran kas dengan menggunakan uang tunai melalui dan kas kecil (Mulyadi, 2001:509). Kas dapat berupa uang kontan yang disimpan perusahaan, rekening lainnya yang dapat dicairkan sewaktu-waktu yang dibutuhkan. Kas dalam kegiatan operasionalnya diperlukan untuk membiayai seluruh kegiatan operasional perusahaan sehari-hari, mengadakan investasi baru dan lain-lain. Dalam pengeluaran kas terdapat dua sistem yaitu Sistem Akuntansi pengeluaran kas dengan cek sistem Akuntansi pengeluaran dengan melalui kas kecil. Dalam akuntansi pokok yang digunakan untuk melaksanakan pengeluaran kas yaitu sistem akuntansi pengeluaran dengan cek dan sistem pengeluaran kas dengan uang tunai melalui Dana Kas Kecil (Mulyadi;2001:509) Jadi dapat disimpulkan, sisitem Akuntansi pengeluaran kas adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan baik dengan cek maupun dengan cek maupun dengan uang tunai untuk mempermudah dalam setiap pembiayaan pengelolaan perusahaan. 1. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Dalam pengeluaran kas terdapat dua sistem yaitu Sistem Akuntansi Pengeluaran kas dengan cek dan sistem akuntansi pengeluaran dengan melalui dana kas kecil. Dana kas kecil Sistem pengeluaran kas dengan metode dana kas kecil adalah pengeluaran kas dengan uang tunai. Biasanya pengeluaran dana kas kecil digunakan perusahaan untuk membiayai yang relefan kecil yang tidak memungkinkan dilakukan dengan sistem pengeluaran kas dengan menggunakan cek. Berikut hal-hal yang berkaitan dengan Sistem Pengeluaran Kas dengan dana kas kecil menurut Mulyadi, metode pencatatannya adalah: 1. Penyelenggaraan Dana Kas Kecil Memungkinkan Pengeluaran Kas dengan uang tunai. Hal ini dapat dilakukan dengan dua cara yaitu: a. Sistem Saldo Berfluktuasi. Penyelenggaraan dilakukan dengan prosedur sebagai berikut: 1) Pengeluaran Dana Kas Kecil dicatat dengan mengkredit Dana Kas Kecil, sehingga setiap saldo kas rekening pembentukan Dana Kas Kecil dicatatdengan mendebet rekening berfluktuasi. 2) Pengisian Dana Kas Kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan dan dicatat dengan mendebet rekening Dana Kas Kecil. 3) Pembentukan Dana Kas Kecil dicacat dengan mendebet rekening Dana Kas Kecil. b. Sistem Imprest. Penyelanggaraan Dana Kas Kecil dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1) Pembentukan Dana Kas Kecil tidak dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebet reking Dana Kas Kecil. 2) Pengeluaran Kas Kecil tidak dilakukan dengan jurnal (sehingga 27
tidak mengkredit rekening Dana Kas Kecil). Bukti-bukti yang dikumpulkan dalam arsip dan diserahkan kepada pemegang Dana Kas Kecil. 3) Pengisian kembali Kas Kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti. 2. Dokumen yang digunakan. Dokumen yang digunakan dalam Kas Kecil adalah sebagai berikut: a. Bukti Kas Keluar. Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran Kas dari bagian Akuntansi kepada bagian Kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. b. Cek c. Permintaan Pengeluaran Dana Kas Kecil. Dokumen ini digunakan oleh pemakai Dana Kas Kecil untuk meminta uang ke pemegang Dana Kas Kecil. d. Bukti Pengeluaran Kas. Dokumen ini dibuat oleh pemegang Dana Kas Kecil unyuk meminta bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali Dana Kas Kecil. 3. Catatan akuntansi yang diperlukan a. Jurnal Pengeluaran Kas. Catatan Akuntansi ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan Dana Kas Kacil dalam pengisian kembali Dana Kas Kecil. b. Register Cek. Catatan Akuntansi ini digunakanuntuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali Dana Kas Kecil. 4. Bagian Yang Terkait a. Bagian Kas. Bertanggung jawab mengisi Cek, meminta otorisasi atas cek kepada pemegang Dana Kas Kecil pada saat pembentukan Dana Kas Kecil. b. Bagian Akuntansi. Bagian Akuntansi bertanggung jawab untuk: 1) Melakukan pencatatan pengeluaran Kas Kecil yang menyangkut biayabiaya persediaan. 2) Melakukan pencatatan transaksi pembentukan Dana Kas Kecil. 3) Melakukan pencatatan kembali Dana Kas Kecil dalam Jurnal pengeluaran kas. 4) Melakukan pencatatan Dana Kas Kecil dalam Jurnal pengeluaran Dana Kas Kecil. 5) Melakukan verifikasi kelengkapn dan keaslian dokumen pendukung yang dipakai dalam pembuatan Bukti Kas Keluar. c. Pemegang Dan Kas Kecil. Bertanggung jawab atas penyimpanan Dana Kas Kecil dan pengeluaran Dana Kas Kecil sesuai otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk dan permintaan pengisian kembali Dana Kas Kecil. d. Bagian yang memerlukan pembayaran tunai. e. Bagian pemeriksaan intern. Fungsi ini bertanggung jawab atas perhitungan Dana Kas Kecil secara periodik dan pencocokan hasil perhitungan dengan catatan kas (Mulyadi, 2001:531-571). 5. Pengendalian Intern. Menurut Zaki Baridwan, prinsip-prinsip pengendalian intern meliputi: a. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditulis dengan tinta dan tanda tangani oleh orang yang menerima uang dan kemudian dicap lunas. b. Dana Kas Kecil dibentuk dengan jumlah yang tetap dan pemenuhan kembalinya harus dengan cek. c. Pemerikasaan terhadap Dana Kas Kecil harus dilakukan dengan interval waktu yang berbeda-beda dan tidak tidak diberitahukan sebelumnya (Zaki Baridwan, 1990:897). METODE Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilaksanakan di Rumah Sakit Sri Pamela Tebing Tinggi pada Juli 2013 sampai Oktober 2013. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah observasi dan wawancara. 28
Metode Analisis Data Metode yang digunakan untuk menganalisis penelitian ini adalah dengan cara menganalisa data dan informasi yang diperoleh baik secara kepustakaan maupun data yang diperoleh dari lapangan. Dilakukan dengan cara: 1. Metode Indukatif, yaitu bidang ilmu pengetahuan yang mempelajari tata cara penarikan kesimpulan mengenai keseluruhan populasi berdasarkan data yang ada dalam suatu bagian populasi tersebut. 2. Metode Deskriptif, yaitu menganalisa data dengan cara mengumpulkan, mengolah, dan menafsirkan data yang diperoleh sehingga dapat memberikan suatu gambaran yang jelas tentang fakta yang diteliti dilapangan. HASIL DAN PEMBAHASAN A. Pengeluaran Kas Dari sistem Akutansi pengeluaran Kas yang sudah ada dapat diidentifikasi adanya kelemahan, yaitu bagian kasir yang secara pribadi mencairkan atau memberikan uang penerimaan kas yang belum di setor ke bagian keuangan kepada bagian yang membutuhkan uang kas segera tanpa adanya persetujuan atau otorisasi dari pihak bagian keuangan terlebih dahulu. Hal ini mungkin saja terjadi karena staf yang bertugas di bagian keuangan tidak berada di tempat karena kepentingan yang tidak bisa ditinggalkan, cuti, sakit dan lain-lain. Hal ini sangat beresiko terhadap kebocoran Kas. Kelebihan-kelebihan yang ada pada sistem akutansi pengeluaran kas yaitu yang ada di pembukuan dengan uang kas yang ada di tangan (bagian Keuangan). Sehingga apabila terjadi selisih ataupun kesalahan pembukuan, akan membantu mempermudah pengecekan. Hal ini juga dilakukan untuk memperkecil resiko kehilangan kas dan mempermudah pengecekan apabila terjadi salah pembukuan. terciptanya kesehatan masyarakat yang memadai dan lebih baik. C. Desain Sistem Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas yang ada di Rumah Sakit Sri Pamela sebenarnya tidak memerlukan desain sistem, akan tetapi hanya perlu melakukan beberapa pembenahan pada sistem tersebut. Hal ini tidak terlepas dari berbagai faktor pendukung lainnya, misalnya data-data dari bagian Pembelian dan Gudang, bagian Obat, Kamar Operasi dan bagian bagian yang lain. Desain Sistem untuk kelemahan-kelemahan Akuntansi Pengeluaran Kas adalah pada Bagian Kasir harus membuat bukti Pengeluaran Kas yang ditanda-tangani oleh Kasir dan bagian yang memerlukan uang kas tersebut. Sehingga uang kas yang telah dicairkan dapat ditelusur dengan bukti-bukti yang jelas, sampai dibagian keuangan dan bagian Akuntansi. Pada wakttu menyetor uang kebagian keuangan, kasir harus menyerahakan bukti pengeluaran kas tersebut kebagian keuangan. Semakin bertambah akurat data-data tersebut, akan semakin akurat juga data sistem akuntan pengeluaran kas yang diterapkan dan disajikan oleh pihak Rumah Sakit Sri Pamela. Setelah itu, perlu juga adanya pengendalian intern, pembagian tugas dan wewenang, prosedur dan kebijakan yang bebas dari pihak manajemen Rumah Sakit Sri Pamela. Hal itu dilakukan supaya kelebihan dan kekurangan yang ada dapat segera terselesaikan. Berikut bagan alir sistem akuntansi pengeluaran kas pada Rumah Sakit Sri Pamela B. Efektifitasnya Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas yang terlaksana di Rumah Sakit Sri Pamela telah efektif. Hal ini terbukti dengan berjalannya sistem tersebut dengan baik dan lancar. Hal ini tidak terlepas dari berbagai faktor, antara lain: sistem akuntansi pengeluaran kas yang baik, semangat dan etos kerja serta disiplin karyawan yang tinggi untuk memperbaiki tingkat kesehatan masyarakat, serta penerapan fasilitas kesehatan dan IPTEK yang mendukung 29
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan pembahasan mengenai sistem akuntansi pengeluaran kas, maka kesimpulan atas penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Sistem akuntansi pengeluaran kas pada rumah sakit sri pamela sudah dilaksanakan secara sistematis sesuai sistem akuntansi pengeluaran kas yang digunakan oleh Rumah Sakit Sri Pamela. 2. Pada saat terjadi kesalahan pencatatan oleh bagian kasir, bagian keuangan dan pembukuan, masing-masin bagian ini saling berkoordinasi dan langsung mengadakan koreksi terhadap sistem pengeluaran kas. Hal ini membuktikan bahwa dari masingmasing bagian dalam bagian keuangan ini mempunyai pengendalian intern yang tinggi, sehingga akan sulit memungkinkan terjadinya penyelwengan kas atau penggelapan kas. 3. Bagian kasir secara pribadi mencairkan autau memberikan uang yang belum disetor ke bagian keuangan kepada bagian yang membutuhkan uang kas segera tanpa adanya persetujauan atau otorisasi dari pihak bagian keuangan terlebih dahulu. Hal ini mungkin saja terjadi karena bagian keuangan yang bersangkutan tidak ditempat atau tidak masuk karen kepentingan yang tidak bisa ditinggalkan, cuti, Sakit dan lain-lain. Hal ini sangat beresikoterhadap kebocoran kas. DAFTAR PUSTAKA Baridwan, Zaki. 1992. Sistem Akuntansi, Pengawasan Prosedur Dan Metode. Yogyakarta: BPFE. Baridwan, Zaki. 1992. Intermediate Accounting. Yogyakarta: BPFE. Arikunto, Suharsimi. 2002. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: PT. Rineka Cipta. Gitosudarmo, Indriyo. 2000. Manajemen Keuangan. Yogyakarta: BPFE. Yusuf, Al Haryono. 2001. Dasar-dasar Akuntansi. STIE YKPN. Ulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. UGM. Yogyakarta: Salemba Empat. A.Hall, James. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Thomas Learing. Moeleong, L., J. 2002. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT. Remaja Rosda Karya. Saran Adapun saran bagi Rumah Sakit Sri Pamela antara lain: 1. Pihak rumah sakit harus membuat prosedur dan kebijakan yang jelas mengenai masalah pembayaran biaya perawatan rumah sakit. 2. Agar Rumah Sakit Sri Pamela menciptakan bagian piutang untuk menagih piutang yang belum tertagih. 3. Bagian kasir harus membuat bukti pengeluaran kas yang ditanda-tangani oleh kasir dan bagian yang memerluakan uang kas tersebut. Sehingga uang kas yang telah dicairkan dapat d telusur dengan bukti-bukti yang jelas, sampai dibagian keuangan dan bagian akuntansi. Pada waktu menyetor pada bagian keuangan, kasir harus menyerahkan bukti pengeluaran kas tersebut kebagian keuangan. 30