- 307-1. NAMA JABATAN : Kepala Bagian Umum 2. IKHTISAR JABATAN : Melaksanakan urusan administrasi surat dinas, kearsipan, dokumentasi, kepustakaan, rumah tangga, kesejahteraan pegawai, dan perlengkapan Direktorat Jenderal. 3. TUJUAN JABATAN : Terwujudnya pengurusan tata usaha, kearsipan, dokumentasi, kepustakaan, rumah tangga, kesejahteraan pegawai dan perlengkapan Direktorat Jenderal secara efektif dan optimal untuk mendukung kebijakan pengelolaan utang. 4. URAIAN TUGAS DAN KEGIATAN : 4.1. Merumuskan bahan masukan terkait dokumen perencanaan. 4.1.1. Menerima disposisi dari Sekretaris Direktorat Jenderal dan mempelajari materi yang diperlukan dalam rangka penyusunan bahan masukan terkait dokumen perencanaan yang meliputi antara lain Rencana Strategis, Rencana Kerja, Rencana Kerja Tahunan, Rencana Anggaran, Uraian Jabatan; 4.1.2. Memberi disposisi kepada para Kepala Subbagian untuk menyusun bahan masukan terkait dokumen perencanaan yang meliputi antara lain Rencana Strategis, Rencana Kerja, Rencana Kerja Tahunan, Rencana Anggaran, Uraian Jabatan beserta nota dinas penyampaiannya; 4.1.3. Membahas penyusunan bahan masukan terkait dokumen perencanaan yang meliputi antara lain Rencana Strategis, Rencana Kerja, Rencana Kerja Tahunan, Rencana Anggaran, Uraian Jabatan bersama para Kepala Subbagian; 4.1.4. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian terkait untuk menyusun bahan masukan yang telah dibahas terkait dokumen perencanaan yang meliputi antara lain Rencana Strategis, Rencana Kerja, Rencana Kerja Tahunan, Rencana Anggaran, Uraian Jabatan; 4.1.5. Meneliti, mengoreksi, dan menyampaikan nota dinas dan bahan masukan terkait dokumen perencanaan yang meliputi antara lain Rencana Strategis, Rencana Kerja, Rencana Kerja Tahunan, Rencana Anggaran, Uraian Jabatan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal. 4.2. Melaksanakan urusan administrasi surat dinas. 4.2.1. Memberikan disposisi kepada Kepala Subbagian Tata Usaha untuk melakukan urusan surat masuk dan keluar;
- 308-4.2.2. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan tata usaha persuratan; 4.2.3. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Tata Usaha untuk meneliti kembali, menandatangani serta memproses pengesahan salinan keputusan. 4.3. Menyelenggarakan kegiatan pengelolaan kearsipan. 4.3.1. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Tata Usaha untuk melakukan penataaan, pemeliharaan dan pengembangan kearsipan; 4.3.2. Melakukan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan kearsipan. 4.4. Menyelenggarakan urusan dokumentasi dan kepustakaan. 4.4.1. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Tata Usaha untuk melakukan urusan dokumentasi dan kebutuhan pengadaan kepustakaan; 4.4.2. Meneliti daftar buku-buku, literatur, jurnal dan lainnya yang akan dimasukkan ke dalam perpustakaan; 4.4.3. Memberi disposisi kepada Kasubbag Tata Usaha untuk mendokumentasikan buku-buku, jurnal dan sebagainya ke dalam perpustakaan. 4.5. Menyelenggarakan urusan ekspedisi. 4.5.1. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Tata Usaha untuk melaksanakan urusan ekspedisi surat dinas atau dokumen yang akan dikirim sesuai permintaan, sifat surat dan tujuannya; 4.5.2. Melakukan pemantauan pelaksanaan urusan ekspedisi surat dinas. 4.6. Menyelenggarakan kegiatan penggandaan dan penjilidan dokumen. 4.6.1. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Tata Usaha untuk melaksanakan penggandaan dan penjilidan dokumen sesuai permintaan atau kebutuhan dari unit-unit organisasi di lingkungan Direktorat 4.6.2. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Tata Usaha untuk mendistribusikan hasil penggandaan dan penjilidan dokumen; 4.6.3. Memantau pelaksanaan tugas penggandaan dan penjilidan dokumen.
- 309-4.7. Menyelenggarakan pengurusan pelayanan pimpinan. 4.7.1. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Tata Usaha untuk menyusun dan merinci kebutuhan yang diperlukan pimpinan dalam pelaksanaan tugas kedinasan; 4.7.2. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Tata Usaha untuk melaksanakan pelayanan kebutuhan yang diperlukan pimpinan dalam pelaksanaan tugas kedinasan; 4.7.3. Memantau pelaksanaan pengurusan pelayanan pimpinan. 4.8. Melaksanakan urusan administrasi penunjukan pejabat pengganti berupa Pelaksana Harian. 4.8.1. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Tata Usaha untuk menyiapkan konsep surat perintah penunjukan pejabat pengganti berupa Pelaksana Harian sehubungan dengan adanya pejabat di lingkungan Direktorat Jenderal yang melaksanakan tugas kedinasan atau sedang berhalangan; 4.8.2. Meneliti konsep surat perintah penunjukan pejabat pengganti berupa Pelaksana Harian dan menyampaikan kepada Sekretaris Direktorat 4.8.3. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Tata Usaha untuk menyampaikan surat perintah penunjukan pejabat pengganti berupa Pelaksana Harian kepada pejabat yang ditunjuk sesuai surat perintah; 4.8.4. Memantau masa berlakunya penunjukan pejabat pengganti berupa Pelaksana Harian. 4.9. Menyelenggarakan penyusunan rekap daftar hadir pegawai Direktorat Jenderal. 4.9.1. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Tata Usaha untuk melaksanakan pemantauan pelaksanaan absensi finger print Direktorat 4.9.2. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Tata Usaha untuk menyusun rekapitulasi daftar hadir pegawai Direktorat 4.9.3. Memantau pelaksanaan penyusunan rekapitulasi daftar hadir pegawai Direktorat Jenderal. 4.10. Menyelenggarakan urusan dalam Direktorat Jenderal. 4.10.1. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Rumah Tangga untuk menyelenggarakan urusan dalam di lingkungan Direktorat 4.10.2. Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan urusan dalam di lingkungan Direktorat 4.10.3. Menerima laporan hasil pelaksanaan urusan dalam di lingkungan Direktorat Jenderal.
- 310-4.11. Melaksanakan penyediaan kendaraan dinas operasional. 4.11.1. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Rumah Tangga untuk melakukan pengaturan, penyediaan dan penggunaan kendaraan dinas operasional di lingkungan Direktorat 4.11.2. Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan pengaturan, penyediaan dan penggunaan kendaraan dinas operasional di lingkungan Direktorat Jenderal. 4.12. Melaksanakan koordinasi penyiapan dokumen perjalanan dinas dalam dan luar negeri. 4.12.1. Meneliti surat permintaan dukungan perjalanan dinas unit-unit organisasi di lingkungan Direktorat Jenderal yang telah didisposisi Sekretaris Direktorat 4.12.2. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Rumah Tangga untuk menyiapkan dokumen perjalanan dinas dalam negeri dengan membuat konsep Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) sesuai permintaan; 4.12.3. Mengoreksi dan menandatangani SPPD untuk kegiatan perjalanan dinas untuk pejabat Eselon IV dan staf pelaksana; 4.12.4. Mengoreksi dan memaraf konsep SPPD untuk kegiatan perjalanan dinas untuk pejabat Eselon III dan Eselon II serta menyampaikan kepada Sekretaris Direktorat 4.12.5. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Rumah Tangga untuk menyampaikan SPPD yang telah diparaf dan atau ditandatangani kepada pegawai bersangkutan; 4.12.6. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Rumah Tangga untuk menyiapkan dokumen perjalanan dinas luar negeri dan melakukan koordinasi dengan Sekretariat Jenderal dan pihak terkait lainnya; 4.12.7. Memantau pelaksanaan penyiapan dokumen perjalanan dinas dalam dan luar negeri. 4.13. Menyelenggarakan urusan keprotokolan. 4.13.1. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Rumah Tangga untuk menyelenggarakan urusan keprotokolan meliputi rapat dinas, upacara, pelantikan pejabat, jamuan tamu dan atau delegasi di lingkungan Direktorat 4.13.2. Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan tugas keprotokolan. 4.14. Melaksanakan urusan pemeliharaan Barang Milik Negara di lingkungan Direktorat Jenderal. 4.14.1. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Rumah Tangga untuk melakukan urusan pemeliharaan Barang Milik Negara; 4.14.2. Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan tugas pemeliharaan Barang Milik Negara.
- 311-4.15. Melaksanakan penyiapan kelengkapan dokumen untuk pengajuan permintaan pembayaran non belanja modal dan persediaan. 4.15.1. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Rumah Tangga untuk melakukan penyiapan kelengkapan dokumen untuk pengajuan permintaan pembayaran sesuai dengan tagihan atau kontrak perjanjian kerja dengan pihak ketiga; 4.15.2. Memantau pelaksanaan penyiapan kelengkapan dokumen untuk pengajuan permintaan pembayaran. 4.16. Melaksanakan urusan kesejahteraan pegawai Direktorat Jenderal. 4.16.1. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Gaji untuk melakukan pengurusan kesejahteraan pegawai Direktorat Jenderal, meliputi honor, vakasi, lembur, uang makan dan kesejahteraan pegawai lainnya; 4.16.2. Memantau pelaksanaan penyiapan kelengkapan dokumen untuk pengajuan permintaan pembayaran. 4.17. Melaksanakan urusan pengajuan surat permintaan pembayaran. 4.17.1. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Gaji untuk melakukan urusan pembuatan dan pengajuan surat permintaan pembayaran berdasarkan tagihan dan dokumen pembayaran dari unit pengelola kegiatan; 4.17.2. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Gaji untuk menyampaikan surat permintaan pembayaran kepada Bagian Keuangan; 4.17.3. Memantau pelaksanaan pengajuan surat permintaan pembayaran. 4.18. Melaksanakan urusan pembuatan Daftar Gaji dan pembayaran gaji pegawai Direktorat Jenderal berikut pertanggungjawabannya. 4.18.1. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Gaji untuk membuat daftar gaji pegawai; 4.18.2. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Gaji untuk melaksanakan pembayaran gaji pegawai; 4.18.3. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Gaji untuk membuat SKKP dan surat keterangan penghasilan pegawai; 4.18.4. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Gaji untuk membuat Keterangan Penghasilan setahun dan Form A1721A; 4.18.5. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Gaji untuk menatausahakan administrasi pembayaran gaji secara manual maupun elektronik sesuai peraturan yang berlaku; 4.18.6. Memantau pelaksanaan pembuatan Daftar Gaji dan pembayaran gaji pegawai Direktorat Jenderal berikut pertanggungjawabannya.
- 312-4.19. Melaksanakan urusan pembuatan Daftar TKPKN dan pembayaran TKPKN pegawai Direktorat Jenderal berikut pertanggungjawabannya. 4.19.1. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Gaji untuk membuat daftar TKPKN; 4.19.2. Menugaskan Kepala Subbagian Gaji untuk menyiapkan Daftar Rencana Penggunaan Dana TKPKN kepada Bagian Keuangan. 4.19.3. Menugaskan Kepala Subbagian Gaji untuk melaksanakan pembayaran TKPKN; 4.19.4. Menugaskan Kepala Subbagaian Gaji untuk menatausahakan administrasi pembayaran TKPKN secara manual maupun elektronik sesuai peraturan yang berlaku; 4.19.5. Memantau pelaksanaan pembuatan Daftar TKPKN dan pembayaran TKPKN pegawai Direktorat Jenderal berikut pertanggungjawabannya. 4.20. Merumuskan konsep tanggapan Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) atas Tuntutan Ganti Rugi (TGR) dari aparat pengawasan fungsional dan aparat pengawasan masyarakat. 4.20.1. Mempelajari Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) Tim Pemeriksa atas Tuntutan Ganti Rugi (TGR); 4.20.2. Menugaskan Kepala Subbagian Gaji untuk menyiapkan bahan tanggapan serta menyusun konsep tanggapan LHP atas TGR; 4.20.3. Mengoreksi dan menandatangani konsep tanggapan LHP atas TGR dan menyampaikannya kepada Sekretaris Direktorat Jenderal. 4.21. Menindaklanjuti Tuntutan Ganti Rugi (TGR). 4.21.1. Mempelajari dan memonitor perkembangan Tuntutan Ganti Rugi (TGR); 4.21.2. Menugaskan Kepala Subbagian Gaji untuk menyiapkan bahan tindak lanjut serta menyusun konsep laporan perkembangan tindak lanjut TGR; 4.21.3. Mengoreksi dan menandatangani konsep laporan perkembangan tindak lanjut TGR dan menyampaikannya kepada Sekretaris Direktorat Jenderal. 4.22. Melaksanakan penyusunan rencana kebutuhan pengadaan barang/jasa belanja modal dan persediaan. 4.22.1. Menyusun konsep rencana kebutuhan pengadaan barang/jasa Direktorat 4.22.2. Melakukan identifikasi dan analisa masalah yang berkaitan dengan rencana kebutuhan sarana dan prasarana kantor dengan memperhatikan laporan pelaksanaan dan permasalahan terkait inventarisasi dan realisasi pemenuhan kebutuhan pengadaan barang/jasa pada periode sebelumnya;
- 313-4.22.3. Menugaskan Kepala Subbagian Perlengkapan untuk mengumpulkan data rencana kebutuhan pengadaan barang/jasa yang dibutuhkan oleh unit-unit organisasi serta menyusun konsep rencana pengadaan barang/jasa di lingkungan Direktorat 4.22.4. Menyampaikan konsep rencana kebutuhan pengadaan barang/jasa kepada Sekretaris Direktorat Jenderal. 4.23. Melaksanakan pengadaan kebutuhan pengadaan barang/jasa belanja modal dan persediaan. 4.23.1. Meneliti rencana kebutuhan pengadaan barang/jasa yang telah didisposisi Sekretaris Direktorat 4.23.2. Menugaskan Kepala Subbagian Perlengkapan untuk menyusun jadual rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa dan melakukan pengadaan barang/jasa berdasarkan skala prioritas; 4.23.3. Meneliti dan menandatangani dokumen-dokumen terkait dengan proses pengadaan barang/jasa; 4.23.4. Memantau pelaksanaan pengadaan barang/jasa. 4.24. Melaksanakan urusan penerimaan, penyimpanan, dan distribusi barang perlengkapan. 4.24.1. Meneliti dan menganalisa permasalahan terkait dengan kegiatan penerimaan, penyimpanan, dan distribusi barang perlengkapan; 4.24.2. Menugaskan Kepala Subbagian Perlengkapan untuk melaksanakan urusan penerimaan, penyimpanan, dan distribusi barang perlengkapan; 4.24.3. Memantau pelaksanaan pengadaan barang/jasa penerimaan, penyimpanan, dan distribusi barang perlengkapan. 4.25. Melaksanakan urusan pemeliharaan barang perlengkapan yang belum didistribusikan. 4.25.1. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Perlengkapan untuk melakukan urusan pemeliharaan barang perlengkapan yang belum didistribusikan; 4.25.2. Memantau pelaksanaan pemeliharaan barang perlengkapan yang belum didistribusikan. 4.26. Menyelenggarakan inventarisasi dan penghapusan Barang Milik Negara. 4.26.1. Melakukan identifikasi permasalahan yang berkaitan dengan inventarisasi dan penghapusan Barang Milik Negara; 4.26.2. Menugaskan Kepala Subbagian Perlengkapan untuk melakukan inventarisasi dan pendataan kondisi Barang Milik Negara serta menyusun Daftar Inventarisasi Barang Milik Negara yang akan dihapuskan;
- 314-4.26.3. Meneliti Daftar Inventarisasi Barang Milik Negara yang akan dihapuskan dan menugaskan Kepala Subbagian Perlengkapan untuk membuat konsep surat usulan penghapusan barang inventaris; 4.26.4. Menyampaikan konsep surat usulan penghapusan Barang Milik Negara kepada Sekretaris Direktorat 4.26.5. Memberikan arahan kepada Kepala Subbagian Perlengkapan untuk melakukan proses penghapusan Barang Milik Negara sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; 4.26.6. Mengawasi pelaksanaan penghapusan Barang Milik Negara; 4.26.7. Melaporkan pelaksanaan penghapusan Barang Milik Negara kepada Sekretaris Direktorat Jenderal. 4.27. Melaksanakan penatausahaan Barang Milik Negara (BMN) Direktorat Jenderal. 4.27.1. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Perlengkapan untuk menyelenggarakan penatausahaan Barang Milik Negara terkait dengan urusan penyusunan Barang Inventaris Intrakomptabel, Barang Inventaris Ekstrakomptabel, Kartu Inventaris Barang, Daftar Inventaris Ruangan dan Laporan Kondisi Barang Direktorat 4.27.2. Menugaskan Kepala Subbagian Perlengkapan untuk menyusun konsep laporan Barang Milik Negara Direktorat Jenderal, meliputi laporan Barang Inventaris Intrakomptabel, Barang Inventaris Ekstrakomptabel dan Laporan Kondisi Barang Direktorat 4.27.3. Meneliti konsep setiap laporan Barang Milik Negara Direktorat 4.27.4. Menyampaikan laporan Barang Milik Negara kepada Sekretaris Direktorat Jenderal. 4.28. Melaksanakan penatausahaan barang persediaan Direktorat Jenderal. 4.28.1. Memberi disposisi kepada Kepala Subbagian Perlengkapan untuk menyelenggarakan penatausahaan barang persediaan Direktorat 4.28.2. Meneliti daftar persediaan barang dan menugaskan Kepala Subbagian Perlengkapan untuk menyusun laporan barang persediaan berdasarkan saldo akhir barang pada laporan periode sebelumnya; 4.28.3. Menyampaikan konsep/net laporan barang persediaan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal. 4.29. Memantau pelaksanaan kegiatan dan realisasi anggaran Bagian Umum. 4.29.1. Menerima disposisi dari Sekretaris Ditjen atas laporan hasil pemantauan pelaksanaan kegiatan dan realisasi anggaran;
- 315-4.29.2. Melakukan pembahasan laporan hasil pemantauan pelaksanaan kegiatan dan realisasi anggaran dengan Sekretaris Ditjen; 4.29.3. Menerima dan mempelajari penugasan dari Sekretaris Ditjen untuk melakukan penyusunan rencana tindak atas hasil pemantauan pelaksanaan kegiatan dan realisasi anggaran; 4.29.4. Memberi disposisi kepada Kasubbag Rumah Tangga untuk menyusun konsep rencana tindak atas hasil pemantauan pelaksanaan kegiatan dan realisasi anggaran Bagian Umum; 4.29.5. Menerima dan mengoreksi konsep rencana tindak atas hasil pemantauan pelaksanaan kegiatan dan realisasi anggaran Bagian Umum; 4.29.6. Menyampaikan konsep rencana tindak atas hasil pemantauan pelaksanaan kegiatan dan realisasi anggaran Bagian Umum kepada Sekretaris Ditjen. 4.30. Merumuskan konsep Standard Operating Procedures. 4.30.1. Memberi disposisi kepada para kepala Subbagian pada Bagian Umum untuk menyusun konsep SOP masing-masing subbagian; 4.30.2. Meneliti dan membahas konsep SOP masing-masing subbagian bersama para kepala subbagian; 4.30.3. Menerima hasil konsep SOP dari para Kepala Subbagian dan menyampaikan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal. 4.31. Merumuskan bahan masukan terkait dokumen laporan. 4.31.1. Menerima disposisi dari Sekretaris Direktorat Jenderal dan mempelajari materi yang diperlukan dalam rangka penyusunan bahan masukan terkait dokumen laporan yang meliputi antara lain Analisis Beban Kerja Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Laporan Hasil Pemeriksaan, dan penyusunan bahan masukan penyusunan, monitoring dan evaluasi serta laporan pencapaian IKU; 4.31.2. Memberi disposisi kepada para Kepala Subbagian untuk menyusun bahan masukan terkait dokumen laporan meliputi antara lain Analisis Beban Kerja Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Laporan Hasil Pemeriksaan, dan penyusunan bahan masukan penyusunan, monitoring dan evaluasi serta laporan pencapaian IKU; 4.31.3. Membahas penyusunan bahan masukan terkait dokumen laporan meliputi antara lain Analisis Beban Kerja Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Laporan Hasil Pemeriksaan, dan penyusunan bahan masukan penyusunan, monitoring dan evaluasi serta laporan pencapaian IKU;
- 316-4.31.4. Menugaskan Kepala Subbagian terkait untuk menyusun bahan masukan yang telah dibahas terkait dokumen laporan meliputi antara lain Analisis Beban Kerja Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Laporan Hasil Pemeriksaan, dan penyusunan bahan masukan penyusunan, monitoring dan evaluasi serta laporan pencapaian IKU; 4.31.5. Meneliti, mengoreksi, dan menyampaikan konsep nota dinas dan bahan masukan terkait dokumen laporan meliputi antara lain Analisis Beban Kerja Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Laporan Hasil Pemeriksaan, dan penyusunan bahan masukan penyusunan, monitoring dan evaluasi serta laporan pencapaian IKU. 4.32. Merumuskan bahan masukan jawaban pemerintah atas pertanyaan Dewan Perwakilan Rakyat. 4.32.1. Memberi disposisi kepada para Kepala Subbagian untuk menyiapkan bahan masukan jawaban pemerintah atas pertanyaan Dewan Perwakilan Rakyat; 4.32.2. Membahas bahan masukan jawaban pemerintah atas pertanyaan Dewan Perwakilan Rakyat bersama para Kepala Subbagian dan para pelaksana; 4.32.3. Menugaskan para Kepala Subbagian untuk mengoreksi dan menyiapkan kembali bahan masukan jawaban pemerintah atas pertanyaan Dewan Perwakilan Rakyat sesuai dengan hasil pembahasan; 4.32.4. Menyampaikan bahan masukan jawaban pemerintah atas pertanyaan Dewan Perwakilan Rakyat kepada Sekretaris Direktorat Jenderal. 4.33. Melakukan pembinaan Pegawai pada Bagian Umum untuk meningkatkan motivasi dan prestasi kerja. 4.33.1. Memberikan nasehat, menegakan dan meningkatkan disiplin bawahan; 4.33.2. Memberikan kesempatan bawahan untuk mengembangkan diri; 4.33.3. Mengusulkan mutasi dan promosi bawahan; 4.33.4. Memberikan penilaian atas pelaksanaan pekerjaan bawahan. 5. BAHAN YANG DIGUNAKAN UNTUK MENYELESAIKAN PEKERJAAN : 5.1. Surat perintah/nota dinas Sekretaris Direktorat 5.2. Rencana Kerja Bagian di lingkungan Sekretariat Direktorat 5.3. Surat masuk dan surat keluar di lingkungan Direktorat 5.4. Data kepegawaian; 5.5. Data sarana dan prasarana; 5.6. Konsep surat/nota dinas dari bawahan; 5.7. Laporan berkala Bagian Umum; 5.8. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA), Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) dan dokumen anggaran lainnya.
- 317-6. ALAT YANG DIGUNAKAN UNTUK MENYELESAIKAN PEKERJAAN : 6.1. Undang Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 6.2. Undang-undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 6.3. Undang Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 6.4. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah; 6.5. Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2006 tentang Tunjangan Umum Bagi PNS; 6.6. Peraturan Menteri Keuangan No. 59/PMK.06/2005 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat; 6.7. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 22/PMK.5/2007 tentang Pemberian Uang Makan Bagi PNS; 6.8. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 110/PMK.5/2010 tentang Pemberian dan Tata Cara Pembayaran Uang Makan Bagi PNS; 6.9. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 184/PMK.1/2010 tentang Organisasi dan Tatakerja Kementerian Keuangan; 6.10. Peraturan perundang-undangan tentang Gaji Pegawai Negeri Sipil serta peraturan pelaksanaannya; 6.11. Peraturan perundangan-undangan di bidang inventarisasi Barang Milik/Kekayaan Negara; 6.12. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-57/PB/2009 tentang Tunjangan Beras Dalam Bentuk Natura dan Uang; 6.13. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER 12/PB/2007 tentang Prosedur dan Tata Cara Permintaan Serta Pembayaran Uang Makan Bagi PNS; 6.14. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-41/PB/2009 tentang Prosedur dan Tata Cara Permintaan Serta Pembayaran Uang Lembur Bagi PNS; 6.15. Peraturan di Bidang Perbendaharaan; 6.16. Peraturan di Bidang Kearsipan Nasional; 6.17. Peraturan di Bidang Kepustakaan Nasional; 6.18. Peraturan Dirjen Perbendaharaan Nomor PER-57/PB/2009 Tahun 2009 tentang Tunjangan Beras Dalam Bentuk Natura dan Uang; 6.19. Keputusan, instruksi dan peraturan baik dari Menteri Keuangan maupun kementerian teknis yang terkait; 6.20. Peraturan bidang kearsipan di lingkungan Kementerian Keuangan; 6.21. Peraturan yang berhubungan dengan perjalanan dinas; 6.22. Peraturan/instruksi yang berhubungan dengan protokoler; 6.23. Surat edaran, nota dinas dan surat dinas yang berhubungan dengan tugas Bagian Umum; 6.24. Standard Operating Procedures (SOP) Direktorat 6.25. Pedoman Tata Persuratan Dinas; 6.26. Kode Etik Pegawai Direktorat 6.27. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA), Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) dan dokumen anggaran lainnya.
- 318-7. HASIL KERJA : 7.1. Konsep dan bahan masukan terkait dokumen perencanaan yang meliputi antara lain Rencana Strategis, Rencana Kerja, Rencana Kerja Tahunan, Rencana Anggaran, Uraian Jabatan; 7.2. Rencana Kerja Bagian Umum; 7.3. Terselenggaranya urusan administrasi surat dinas; 7.4. Terselenggaranya urusan kearsipan; 7.5. Terselenggaranya urusan dokumentasi; 7.6. Terselenggaranya urusan kepustakaan; 7.7. Terselenggaranya urusan ekspedisi; 7.8. Terselenggaranya urusan penggandaan; 7.9. Direktorat pengurusan pelayanan pimpinan Direktorat 7.10. Terselenggaranya urusan administrasi penunjukan pejabat pengganti/pejabat sementara Direktorat 7.11. Rekap Daftar Hadir Pegawai Direktorat 7.12. Terselenggaranya urusan dalam Direktorat 7.13. Terselenggaranya urusan penyediaan kendaraan dinas operasional; 7.14. Terselenggaranya urusan perjalanan dinas 7.15. Terselenggaranya urusan pemeliharaan Barang Milik Negara Direktorat 7.16. Konsep pemeliharaan Barang Milik Negara di lingkungan Direktorat 7.17. Terselenggaranya tugas keprotokolan Direktorat 7.18. Terselenggaranya tugas pengadaan kebutuhan barang dan jasa Direktorat 7.19. Tersedianya kelengkapan dokumen pengajuan permintaan pembayaran; 7.20. Terselenggaranya urusan kesejahteraan pegawai Direktorat 7.21. Terselenggaranya urusan pengajuan permintaan pembayaran; 7.22. Terselenggaranya urusan pembayaran gaji, TKPKN, dan kesejahteraan pegawai Direktorat 7.23. Konsep surat tanggapan LHP atas TGR; 7.24. Laporan Perkembangan Penyelesaian TGR; 7.25. Rencana kebutuhan dan pengadaan barang/jasa, urusan penerimaan, penyimpanan dan distribusi perlengkapan, urusan pemeliharaan barang perlengkapan yang belum didistribusikan; urusan inventarisasi, dan penghapusan BMN di lingkungan Direktorat 7.26. Daftar Barang Inventaris; 7.27. Konsep dan bahan masukan terkait dokumen laporan meliputi antara lain Analisis Beban Kerja Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Laporan Hasil Pemeriksaan, dan penyusunan bahan masukan penyusunan, monitoring dan evaluasi serta laporan pencapaian IKU; 7.28. Laporan Barang Milik Negara; 7.29. Terselenggaranya pembinaan pegawai pada Bagian Umum; 7.30. Laporan berkala Bagian Umum.
- 319-8. WEWENANG : 8.1. Mengajukan pendapat, saran, dan usul kepada Sekretaris Direktorat 8.2. Mengoreksi dan memaraf konsep surat; 8.3. Mengatur waktu dan tempat pelaksanaan upacara, rapat, dan penerimaan tamu; 8.4. Memeriksa pembukuan gaji dan TKPKN; 8.5. Menandatangani permohonan dana kesejahteraan; 8.6. Menyetujui atau menolak permintaan kebutuhan sarana dan prasarana di lingkungan Direktorat 8.7. Mengusulkan promosi dan mutasi pegawai; 8.8. Mengajukan usul pemberian penghargaan dan menjatuhkan hukuman disiplin terhadap pegawai yang melanggar ketentuan; 8.9. Menilai pelaksanaan tugas pegawai dan menandatangani DP3; 8.10. Menjaga kerahasiaan pelaksanaan tugas. 9. TANGGUNG JAWAB : 9.1. Saran, pendapat, dan usul yang diajukan kepada Sekretaris Direktorat 9.2. Kebenaran konsep surat; 9.3. Pengaturan waktu dan tempat pelaksanaan upacara, rapat, dan penerimaan tamu; 9.4. Kebenaran pembayaran gaji dan TKPKN; 9.5. Kebenaran permohonan dana kesejahteraan; 9.6. Ketersediaan perlengkapan di lingkungan Direktorat 9.7. Usul promosi dan mutasi pegawai; 9.8. Usul pemberian penghargaan dan hukuman disiplin pegawai; 9.9. Penilaian dan penandatanganan DP3 pegawai; 9.10. Kerahasiaan pelaksanaan tugas. 10. DIMENSI JABATAN: 10.1. Dimensi Non Finansial 10.1.1. Pelayanan administratif 6 unit organisasi eselon II; 10.1.2. SDM/ Seluruh Pegawai yang dilayani pada Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang; 10.1.3. Frekuensi pelayanan keprotokolan/pimpinan; 10.1.4. Jumlah arsip dokumen yang dikelola: 10.1.5. Jumlah Barang Milik Negara (Peralatan dan Perlengkapan Kantor, termasuk Rumah dan Kendaraan Dinas); 10.1.6. Jumlah Jaringan Komputer/Telepon/Listrik, dan Air; 10.1.7. Jumlah Sarana dan prasarana lainnya (barang pinjaman/hibah); 10.1.8. Jumlah Data/informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas; 10.1.9. Jumlah Barang Persediaan dalam gudang; 10.1.10. Jumlah pelaku koordinasi dalam pelaksanaan tugas administratif umum.
- 320-11. HUBUNGAN KERJA : 11.1. Sekretaris Direktorat Jenderal dalam hal menerima tugas dan pengarahan serta mengajukan usul, saran, dan pendapat mengenai pelaksanaan tugas; 11.2. Para Kepala Bagian di lingkungan Sekretariat Direktorat Jenderal dalam hal koordinasi pelaksanaan tugas; 11.3. Para Kepala Subbagian pada Bagian Umum dalam hal pelaksanaan tugas; 11.4. Instansi lain dalam hal pelaksanaan tugas. 12. MASALAH DAN TANTANGAN JABATAN : 12.1. Koordinasi dalam pelaksanaan tugas bagi pelaksanaan kegiatan tata usaha Direktorat Jenderal memerlukan penanganan yang seksama sebab terkait dengan kegiatan pelayanan utama, sehingga diperlukan komunikasi yang efektif dengan para Kepala Subbagian Tata Usaha Direktorat di lingkungan Direktorat 12.2. Terdapat data penting tentang pengelolaan utang pada Direktorat Jenderal yang memerlukan tempat penyimpanan khusus serta memerlukan backup data yang cukup karena menyangkut historis pengelolaan utang, sehingga penyediaan sarana dan prasarana penyimpanan yang memadai, aman, dan akses yang terbatas mutlak diperlukan; 12.3. Pelaksanaan pelayanan protokoler dan kehumasan kadangkala tidak memperhatikan jam kerja efektif pegawai bahkan seringkali dilakukan pada waktu hari libur (tergantung agenda kegiatan pimpinan), sehingga diperlukan ekstra kerja lembur dan pengertian yang baik dari semua pihak agar kelancaran pelaksanaan tugas keprotokolan dapat berjalan lancar; 12.4. Pemeliharaan peralatan dan perlengkapan kantor yang sangat vital bagi penyelenggaraan kantor seringkali memerlukan keahlian khusus yang tidak dimiliki oleh pegawai bagian umum, sehingga diperlukan adanya referensi tenaga ahli yang dapat dipanggil setiap saat diperlukan; 12.5. Sangat diperlukan ketelitian yang tinggi dalam melakukan pemotongan TKPKN dan uang makan atas dasar daftar kehadiran pegawai sehingga perlu meningkatkan ketelitian dalam melakukan perhitungan pembayaran TKPKN dan uang makan pegawai; 12.6. Kurangnya pemahaman tentang tatacara dan prosedur pelaksanaan anggaran, pengadaan barang/jasa, serta pengelolaan Barang Milik Negara, sehingga memerlukan perhatian khusus dan berbagai diklat yang memadai kepada sejumlah pegawai secara intensif. 13. RISIKO JABATAN : Tidak ada.
- 321-14. SYARAT JABATAN : 14.1. Pangkat/Golongan : Pembina / IV a 14.2. Pendidikan Formal : Strata 1 / Strata 2 14.3. Diklat/Kursus : Diklatpim Tk. III 14.4. Syarat lainnya : 14.4.1. Pernah menduduki jabatan eselon IV; 14.4.2. Mampu berbahasa inggris; 14.4.3. Memahami peraturan perundang-undangan di bidang keuangan negara dan perbendaharaan negara; 14.4.4. Memiliki serifikat pengadaan barang dan jasa; 14.4.5. Memahami prosedur dan mekanisme pengelolaan utang; 14.4.6. Memahami SOP; 14.4.7. Memiliki kemampuan manajerial; 14.4.8. Memiliki komitmen penuh terhadap pekerjaan; 14.4.9. Memahami Kode Etik Direktorat 14.4.10. Standar Kompetensi: 14.4.10.1. Visioning (2); 14.4.10.2. In-Depth Problem Solving & Analysis (2); 14.4.10.3. Planning and Organizing (3); 14.4.10.4. Quality Focus (3); 14.4.10.5. Continuous Improvement (3); 14.4.10.6. Policies, Processes & Procedures (3); 14.4.10.7. Stakeholder Focus (3); 14.4.10.8. Integrity (3); 14.4.10.9. Managing Others (3); 14.4.10.10. Meeting Leadership (2); 14.4.10.11. Visioning (2); 14.4.10.12. In-Depth Problem Solving & Analysis (2)
- 322-15. KEDUDUKAN JABATAN : SEKRETARIS DIREKTORAT JENDERAL KEPALA BAGIAN ORGANISASI DAN KEPEGAWAIAN KEPALA BAGIAN KEUANGAN KEPALA BAGIAN TEKNOLOGI INFORMASI KEPALA BAGIAN KEPATUHAN INTERNAL KEPALA BAGIAN UMUM KEPALA SUBBAGIAN TATA USAHA KEPALA SUBBAGIAN RUMAH TAGGA KEPALA SUBBAGIAN GAJI KEPALA SUBBAGIAN PERLENGKAPAN