UNIVERSITAS GUNADARMA PROGRAM DIPLOMA III BISNIS KEWIRAUSAHAAN LAPORAN KERJA PRAKTIK (LKP) PROSEDUR PEMBUKUAN DAN PENYUSUNAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BENDAHARA PENGELUARAN SKPD KECAMATAN BOJONGGEDE Nama Disusun oleh : : Dwi Atmanti NPM : 42210175 Program Studi Pembimbing : Akuntansi Komputer : Emmy Indrayani Diajukan Guna Melengkapi Persyaratan Dalam Mencapai Gelar Ahli Madya JAKARTA 2014
PENDAHULUAN Latar Belakang Mengelola keuangan kecamatan tugas bendahara. Penyelenggaraan kegiatankegiatan di Kantor Kecamtan Bojonggede mayoritas perbendaharaan yang berlangsung merupakan tugas dari Bendahara Pengeluaran, untuk keperluan belanja daerah dalam rangka pelaksanaan APBD pada SKPD. Pembukuan dan laporan pertanggungjawaban disesuaikan berdasarkan prosedur. Bendahara pengeluaran secara administratif mempertanggungjawabkan penggunaan uang persediaan/ganti uang persediaan/tambah uang persediaan kepada kepala SKPD. Secara fungsional : mempertanggungjawabkan pengelolaan uang yang menjadi tanggung jawabnya menyampaikan laporan pertanggungjawaban pengeluaran kepada PPKD.
Materi Kerja Praktik Materi praktik yang didapatkan penulis antara lain: Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) Pembukuan Belanja Pertanggungjawaban dan Penyampaiannya Tujuan Kerja Praktik Tujuan penulis melakukan kerja praktek ini adalah: kedisiplinan kerja, pengalaman kerja motivasi pengembangan diri dan peningkatan kinerja dalam bekerja. Menguasai teori dan menerapkan langsung ilmu yang di dapat selama kuliah Mengetahui kompleksitas profesinyamempersiapkan diri terjun di dunia kerja
Manfaat Kerja Praktik Manfaat yang diperoleh penulis dari kerja praktek ini adalah: Menambah pemahaman dan pengetahuan tugas-tugas bendahara kecamatan bendahara pengeluaran. Menerapkan ilmu yang telah diperoleh. Mengenal dunia kerja yang nyata,wawasan bersosialisasi di lingkungan kerja.
TEMPAT KERJA PRAKTIK Gambaran Umum Institusi Kecamatan Bojonggede salah satu dari 40 kecamatan di Kabupaten Bogor. Kecamatan Bojonggede definitif sejak tanggal 17 Juli 1982. Terdiri atas sembilan desa / kelurahan: Bojonggede, Bojong Baru, Kedungwaringin, Waringinjaya, Cimanggis, Susukan, Ragajaya, Pabuaran, dan Rawapanjang. Lokasi: di Jalan Raya Bojonggede No. 316. Tugas Kecamatan Bojonggede Membantu walikota/kabupaten melaksanakan kewenangan pemerintahan
Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Bojonggede
METODE KERJA PRAKTIK Kegiatan Kerja Praktik
Metode yang digunakan dalam Kerja Praktek Studi Lapangan Wawancara (Interview) Pengamatan (Observasi) Studi Pustaka
HASIL DAN PEMBAHASAN Prosedur : Langkah-langkah untuk menyelesaikan kegiatan / aktivitas untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Pembukuan: pencatatan transaksi keuangan. Pembukuan bendahara pengeluaran : kegiatan pencatatan transaksi keuangan satuan kerja oleh bendahara pengeluaran mengidentifikasi dokumen sumber, menganalisis transaksi, dan mencatatnya secara kronologis dalam suatu buku. Dilakukan dengan tulis tangan /komputer. Sistem Pengendalian Intern: Proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus untuk memberikan keyakinan atas tercapainya tujuan organisasi.
Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP): Sistem pengendalian intern yang diselenggarakan secara menyeluruh di lingkungan pemerintah pusat dan pemerintah daerah. Unsur pengendalian intern COSO: Lingkungan pengendalian, peniliaian resiko, kegiatan pengendalian, informasi dan komunikasi serta pemantauan pengendalian. Tugas bendahara pengeluaran: Menerima, menyimpan, membayarkan, menatausahakan dan mempertanggungjawabkan uang keperluan belanja daerah. Wewenang bendahara pengeluaran: Mengajukan SPP-UP / SPP-GU / SPP-TU / SPP-LS, menerima dan menyimpan uang persediaan, melaksanakan pembayaran uang persediaan, menolak perintah bayar yang tidak sesuai ketentuan, meneliti kelengkapan dokumen pendukung, mengembalikan dokumen pendukung SPP-LS
Pengajuan SPP-UP: Uang Persediaan (UP) : uang muka bersifat daur ulang, membiayai kegiatan operasional sehari-hari yang tidak dapat dilakukan dengan pembayaran langsung. SPP-UP: Surat Permintaan Pembayaran Uang Persediaan untuk mengisi uang persediaan. Dilakukan sekali dalam setahun.
Pengajuan SPP-GU: Ganti uang persediaan (GU) : uang pengganti uang persediaan yang tidak dapat dilakukan dengan pembayaran langsung (LS). SPP-GU : Surat Permintaan Pembayaran Ganti Uang Persediaan : dokumen untuk permintaan uang pengganti uang persediaan yang tidak dapat dilakukan dengan pembayaran langsung.
Pengajuan SPP-TU: Tambahan uang persediaan (TU) : uang yang diberikan untuk kebutuhan yang sangat mendesak dalam satu bulan melebihi pagu UP yang ditetapkan. SPP-TU : Surat Permintaan Pembayaran Tambahan Uang : dokumen yang diajukan untuk permintaan tambahan uang persediaan untuk kegiatan SKPD yang mendesak
Pengajuan SPP-LS: Pembayarannya dilakukan secara langsung pemindahbukuan / transfer dari rekening kas daerah ke rekening penerima. SPP-LS : Surat Permintaan Pembayaran Langsung: dokumen permintaan pembayaran langsung ke pihak ketiga atas dasar perjanjian kontrak kerja,dan pembayaran gaji.
Pengisian SPP: Contoh pengisian SPP-GU yang diajuka oleh bendahara pengeluaran SKPD Kecamatan Bojonggede tahun anggaran 2012: Diketahui bahwa bendahara pengeluaran akan mengajukan SPP-GU yang akan digunakan untuk membiayai kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan SKPD Kecamatan Bojonggede sesuai DPA-SKPD untuk anggaran tahun 2012 dengan rincian penggunaan dana sebagai berikut: Honorarium Tim Pelaksana Kegiatan (kode: 5210103) Rp 400.000,- Honorarium Pegawai Honorer/tidak tetap (kode: 5210202) Rp 240.000,- Belanja Penggandaan (kode: 5220602) Rp 200.000,- Belanja makanan dan minuman kegiatan (kode: 5221104) Rp 540.000,- Belanja perjalanan dinas dalam daerah (kode: 5221501) Rp 1.010.000,- Total Penggunaan Dana Rp 2.390.000,- SPP-GU tersebut diterbitkan pada bulan Agustus 2012. Untuk mengajukan SPP-GU tersebut maka bendahara pengeluaran terlebih dahulu mengisi form SPP-GU sesuai dengan prosedur dan format yang telah disediakan berdasarkan data rincian penggunaan dana yang telah disiapkan.
Selain mengisi SPP-GU, bendahara pengeluaran juga membuat surat pernyataan pengajuan SPP-GU tersebut seperti di bawah ini:
Bendahara pengeluaran wajib melakukan pembukuan belanja setelah pengajuan SPP dari masing-masing SPP yang diajukan (SPP-UP, SPP-GU, SPP-TU, dan SPP-LS). Buku dan dokumen yang digunakan : Buku Kas Umum (BKU), Buku Pembantu BKU. Buku Pembantu BKU terdiri dari: buku pembantu kas tunai, buku pembantu simpanan / bank, buku pembantu pajak, buku pembantu panjar, buku pembantu rincian objek belanja. Dokumen yang menjadi dasar pembukuan adalah SP2D, bukti transaksi yang sah, dan dokumen-dokumen pendukung lainnya. Dasar pencatatan : single entry bookkeeping, basis kas, dan asas bruto. Single Entry Bookkeeping atau pembukuan satu sisi setiap transaksi hanya mempengaruhi dan dicatat pada salah satu sisi, sisi debet untuk transaksi penerimaan dan sisi kredit untuk transaksi pengeluaran. Basis Kas : pengakuan dan pencatatan atas transaksi saat kas diterima atau dibayarkan akan mencatat sebagai penerimaan setelah kasnya diterima dan akan mencatatnya sebagai pengeluaran setelah kasnya dibayarkan. Asas Bruto tidak memperkenankan pencatatan setelah kompensasi antara penerimaan dengan pengeluaran.
Pembukuan Penerimaan SP2D UP/GU/TU Proses pencatatan transaksi penerimaan SP2D UP/GU/TU ke BKU dan Buku Pembantu yang terkait ketika bendahara pengeluaran menerima SP2D dari BUD. Pembukuan Belanja Menggunakan Uang Persediaan Pembukuan Pembayaran Belanja Tanpa Melalui Uang Panjar Pembukuan Belanja Melalui Uang Panjar Pembukuan Belanja melalui LS Pembukuan SP2D LS untuk Pengadaan Barang dan Jasa Pembukuan SP2D LS untuk Pembayaran Gaji dan Tunjangan
Pelaporan Pertanggungjawaban Pertanggungjawaban Transaksi Pertanggungjawaban penggunaan uang persediaan disampaikan saat pengajuan ganti uang persediaan (GU). Pertanggungjawaban penggunaan tambahan uang persediaan (TU) disampaikan saat laporan penggunaan tambahan uang persediaan (TU) Pertanggungjawaban Administratif SPJ menggambarkan jumlah anggaran, realisasi, dan sisa pagu Pertanggungjawaban Fungsional Laporan Penutupan Kas
Analisis Prosedur Pengajuan SPP dan Pembukuan Bendahara Pengeluaran 1) Lingkungan Pengendalian Penegakan Integritas dan Nilai Etika Komitmen Terhadap Kompetensi Kepemimpinan yang Kondusif Struktur Organisasi Pendelegasian Wewenang dan Tanggungjawab Kebijakan dan Praktik Pembinaan Sumber Daya Manusia Perwujudan Peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah yang Efektif Hubungan Kerja yang Baik dengan Instansi Pemerintah Terkait 2) Penilaian Resiko Penetapan Tujuan Instansi Secara Keseluruhan Penetapan Tujuan pada Tingkatan Kegiatan Identifikasi Resiko Analisis Resiko Mengelola Resiko Selama Perubahan
3) Kegiatan Pengendalian Penerapan Umum Review Kinerja Pembinaan Sumber Daya Manusia Pengendalian Pengelolaan Sistem Informasi Pengendalian Fisik Atas Aset Penetapan dan Reviw Indikator Ukuran Kinerja Pemisahan Fungsi Otorisasi Transaksi dan Kejadian yang Penting Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu Atas Transaksi dan Kejadian Pembatasan Akses Atas Sumber Daya dan Pencatatannya Akuntabilitas Terhadap Sumber Daya dan Pencatatannya Dokumentasi Atas Sistem Pendalian Intern, Transaksi dan Kejadian Penting
4) Informasi dan Komunikasi Informasi Komunikasi Bentuk dan Sarana Komunikasi 5) Pemantauan Pemantauan Berkelanjutan Evaluasi Terpisah Penyelesaian Audit
Kelemahan Sistem Pengendalian Intern Pengendalian Pengelolaan Sistem Informasi Informasi dan Komunikasi Pencatatan yang Kurang Akurat dan Tepat Waktu Atas Transaksi dan Kejadian
PENUTUP Kesimpulan Analisis prosedur menggunakan sistem pengendalian intern COSO : lingkungan pengendalian, penilaian resiko, kegiatan pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pemantauan. Dari kelima unsur tersebut terdapat beberapa kelemahan-kelemahannya. Kelemahan-kelemahan tersebut antara lain: Pengendalian Pengelolaan Sistem Informasi Informasi dan Komunikasi Pencatatan yang Kurang Akurat dan Tepat Waktu Atas Transaksi dan Kejadian
Saran Diselenggarakan diklat pelatihan khusus kepada bendahara. Pimpinan memberikan penghargaan kepada pegawai sebagai motivasi untuk bekerja lebih baik. Sistem informasi dan komunikasi diperbaiki dan diperbaharui penambahan fasilitas pendukung : wifi dan internet menunjang kerja para pegawai. Keamanan di Kantor Kecamatan diperketat dari segi keamanan ketertiban dan keamanan sistem komputernya. Evalusi secara berkala untuk mengetahui dan memperbaiki kekurangan dan kesalahan yang sebelumnya terjadi agar tidak terulang kembali Pimpinan menempatkan pegawai yang professional dan amanah di bagian tersebut, sehingga dapat mengurangi tingkat resiko implementasi kelemahan pengendalian intern
ATAS PERHATIANNYA, SAYA UCAPKAN TERIMAKASIH KEPADA SEMUA DOSEN PENGUJI