PERANGKAT LUNAK PENJUALAN SUKU CADANG SEPEDA MOTOR PADA BAGIAN KASIR DI PT. SUPER MOTO INDONESIA 1 Rikky Wisnu Nugraha, 2 Rendy Pratama 1 Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA 2 Program Studi Teknik Informatika STMIK LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282 Email : sonifajar@gmail.com Abstrak PT Super Moto Indonesia adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang otomotif, penjualan unit, suku cadang dan jasa servis kendaraan ber motor khususnya kendaraan roda dua. Dengan meningkatnya jumlah pelanggan sistem informasi yang sudah ada memiliki beberapa kendala dan kesulitan, seharusnya PT Super Moto Indonesia meningkatkan pelayanan meliputi berbagai aspek seperti kecepatan, keakuratan, kehandalan dalam mengakses informasi mengenai produk yang ditawarkan perusahaan yang bersangkutan terhadap kebutuhan pelanggannya.dengan adanya permasalahan di atas maka penyusun mencoba membangun sebuah perangkat lunak berbasis desktop menggunakan pemodelan terstruktur dengan metode pengembangan prototyping, karna permodelan ini tepat digunakan untuk pengembangan perangkat lunak skala kecil sehingga cukup tepat apabila diterapkan di perusahaan ini, analisis yang digunakan dalam perancangan perangkat lunak ini menggunakan analisis prosedur (procedure analyst), analisis procedure digunakan terhadap kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada kegiatan penjualan, proses analisis data pada perangkat lunak ini menggunakan konsep ERD dan perancangan data PDM hasil dari generate ERD.Setelah analisis data dan perancangan data selanjutnya melakukan implementasi yang merupakan tahap awal dari penerapan sistem dan kegiatan implementasi sistem yang baru ini, agar sistem yang baru dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan, penerapan sistem dilakukan setelah tahap analisis dan design sistem serta merekomendasikan peralatan pendukung sistem. dengan menggunakan bahasa pemograman Visual Basic.NET 2010 dan database SQL Server 2005 sehingga dapat mengatasi permasalahan yang ada pada sistem berjalan saat ini.dengan dibuatkannya perangkat lunak penjualan suku cadang ini maka diharapkan dapat memberikan kemudahan pegawai bagian penjualan dalam mengakses informasi mengenai jumlah stok barang yang ada pada gudang, menghasilkan laporan berdasarkan hasil penjualan suku cadang. Kata kunci : perangkat lunak, vb.net 1. Pendahuluan PT. Super Moto Indonesia adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang otomotif, penjualan unit, suku cadang dan jasa servis kendaraan bermotor khususnya kendaraan roda dua. Show room yang beralamatkan di Jl. Buah batu - Bandung ini berdiri sejak tahun 2012. Memiliki 14 pegawai, 1 pegawai ditempatkan di bagian penjualan suku cadang dan 2 lainnya di tempatkan di bagian admin, 1 mekanik/servis, 1 kepala cabang, 5 di bagian penjualan/pemasaran, 4 di bagian keamanan Pegawai di bagian penjualan bertugas melayani pelanggan yang akan membeli suku cadang dan perlengkapan sepeda motor, Selain melayani penjualan, pegawai juga bertugas memeriksa stok barang, merapikan barang yang ada di gudang dan mengambil barang yang akan di beli. Dengan meningkatnya jumlah pelanggan sistem informasi yang sudah ada memiliki beberapa 1 kendala dan kesulitan, misalnya ketika melakukan pengecekan barang pada saat, transaksi penjualan berlangsung yang dapat membuang banyak waktu pelanggan. Maka dengan meningkatnya jumlah pelanggan dan kerumitan dalam proses pelayanan seharusnya perusahaan meningkatkan pelayanan meliputi berbagai aspek seperti kecepatan, keakuratan, kehandalan dalam mengakses informasi mengenai produk yang ditawarkan perusahaan yang bersangkutan terhadap kebutuhan pelanggannnya. Berdasarkan uraian dan permasalahan yang seperti diatas maka penyusun memberikan solusi yang dapat membantu mempercepat proses transaksi lebih efektif dan efisien, solusi tersebut adalah sistem informasi yang baru berbasis komputer yang berjudul Perangkat Lunak Penjualan Suku Cadang Sepeda Motor Pada Bagian Kasir di PT Super Moto Indonesia
Berdasarkan latar belakang masalah dan uraian yang dikemukakan di atas, maka masalah akan dapat dirumuskan sebagai berikut : 1. Informasi harga barang tidak up to date, dikarenakan harga suku cadang dapat berubah-ubah mengikuti kurs mata uang dollar, sedangkan pegawai di bagian penjualan hanya dapat melihat daftar harga lama. 2. Kesulitan untuk mengetahui jumlah stok barang digudang karena tidak ada catatan khusus mengenai keluar masuk barang, pendataan barang/stok dan pemakaian barang. 3. Sulitnya mendapat informasi laporan yang di harapkan manajemen dengan cepat. Gambar 1 Spesifikasi Proses DFD level 0 Penjualan Suku Cadang Sepeda Motor Dari identifikasi persoalan di atas maka penjualan dapat di rumuskan permasalah adalah : 1. Sistem ini hanya melayani penjualan suku cadang dengan cara pembayaran tunai. 2. Menyediakan laporan yang diharapkan manajemen. 3. Sistem ini hanya mengelola penjualan suku cadang, tidak meliputi servis dan pembelian unit sepeda motor. Adapun tujuan dari perancangan sistem yang baru adalah sebagai berikut : 1. Meningkatkan ketepatan informasi mengenai harga suku cadang yang dijual. 2. Memberikan kemudahan pegawai bagian penjualan dalam mengakses informasi mengenai jumlah stok barang yang ada pada gudang. 3. Menghasilkan laporan hasil penjualan suku cadang, pendataan barang/stok perbulan. 1.1. Landasan Teori Sedangkan pengertian perangkat lunak menurut, Priyanto Hidayatullah (2012) prangkat lunak sederhananya seperti ini: data dimasukkan ke dalam program, kemudian data tadi diatur sehingga lebih terstruktur. Kemudian data yang sudah terstruktur (struktur data) tadi diproses menggunakan suatu alur logika (algoritma) tertentu sehingga muncullah informasi yang kita inginkan. 2. Gambaran Perangkat Lunak 2.1 Aliran Proses 2.1.1 Data Flow Diagram Suatu network yang menggambarkan suatu sistem automat/komputerisasi, manualisasi atau gabungan keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya Gambar 2 DFD Level 1 untuk Proses Penjualan 1.4 Gambar 3 DFD Level 1 untuk Proses Kelola Data 1.2 Gambar 4 DFD Level 1 untuk Proses Transaksi Pembelian 1.3 2
2.2 Conceptual Data Model Menurut hasil survey dan analisa data, didapatkan beberapa data dan dibuatlah suatu konsep data model (ERD) sebagai berikut. Gambar 7 menu Penjelasan Antar muka menu 1. memilih salah satu button yang telah tersedia sesuai kebutuhan yang akan dipakai. Gambar 5 ERD 2.2 Skema Relasi Pada ERD diatas terdapat 3 entity dan pada gambar diatas dari masing-masing entity memiliki attribute yang menjadi primary key. Adapun relasi many to many antara entity antara barang dengan head_penjualan yang nantinya akan muncul table baru berupa detail_penjualan, untuk melihat lebih jelas relasinya terdapat pada Gambar III.2 Skema Relasi Penjualan Suku Cadang. Berikut adalah gambaran dari skema relasi yang ada. Gambar 8 pemesanan barang Penjelasan gambar antar muka pemesanan barang 1. memasukan data barang, jumlah barang yang dipesan dan dibuat kan tanda tanda terima pemesanan. Gambar 6 skema relasi 2.5 Perancangan Antar Muka Perancangan antarmuka ini bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai bentuk antarmuka dari perangkat lunak yang akan digunakan oleh user untuk berinteraksi dengan perangkat lunak. Rancangan antarmuka ini mempertimbangkan berbagai kemudahan dan fungsionalitas dari perangkat lunak itu sendiri. Gambar 9 pembelian Penjelasan gambar antar muka pembelian 1. memasukan data barang,jumlah barang serta harga barang yang dibeli dan dibuatkan faktur pembelian barang. 2.4.1 penjualan 3
Gambar 10 indent Penjelasan gambar antar muka indent 1. Melihat data indent yang sudah terdaftar sebagai status indent. Gambar 11 laporan penjualan Penjelasan gambar antar muka laporan penjualan 1. memasukan nama konsumen, mencari barang apa yang dibutuhkan, memasukan jumlah barang dan dapat melihat jumlah stock yang tersedia, memasukan uang yang diterima dan dibuat faktur pembelian. Gambar 12 laporan pembelian period Penjelasan gambar antar muka laporan pembelian 1. memilih menu laporan pembelian per periode maka akan muncul laporan daftar pembelian dan dapat dilihat sesuai kebutuhan, penjualan perbulan dan pertahun. 3.Implementasi Tahap ini merupakan tahap awal dari penerapan sistem dan kegiatan implementasi sistem yang baru ini, agar sistem yang baru dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.penerapan sistem dilakukan setelah tahap analisis dan design sistem serta merekomendasikan peralatan pendukung sistem maka langkah selanjutnya ialah implementasi sistem. Langkah langkah kegiatan implementasi sistem adalah sebagai berikut : 1. Analisis sistem yang sedang berjalan. 2. Persiapan tempat, hardware dan software. Karena kebanyakan menggunakan perangkat baru, maka tempat atau ruangan untuk perangkat disiapkan telebih dahulu, dan memilih hardware dan software yang akan digunakan. 3. Instalasi hardware dan software. Setelah hardware dan software-nya tersedia maka selanjutnya adalah proses pemasangan hardware baru dan penginstalan software. 4. Desain dan Coding. Setelah melakukan dari mulai analisis sampai insatalasi hardware dan Software selsesai maka langkah selanjutnya adalah desain dan pengcodingan. 5. Instalasi Program Kegiatan pemasangan program yang telah dibuat. 6. Pengetesan dan perbaikan program. Kegiatan ujicoba program dan apabila masih ada kesalahan akan diperbaiki, hingga dapat berjalan maksimal sesuai dengan yang diharapkan. 7. Pembuatan User guide. Kegiatan pembuatan petunjuk pengoperasian, agar program yang dibuat dapat dimengerti oleh User dan penggunaannya sesuai dengan yang telah ditentukan dan mudah untuk digunakan. Pelatihan User. 8. User yang telah dipilih akan mengikuti pelatihan agar memahami sistem yang baru tersebut dan dapat menjalankannya dengan baik dan tepat. 9. Uji coba sistem baru. Pengujian sistem baru harus dilakukan untuk mengetahui apakah sistem yang baru tersebut dapat berjalan sesuai dengan yang direncanakan atau tidak. 10. Evaluasi sistem baru dan perbaikan. Kegiatan evaluasi ini bertujuan untuk mengetahui hasil dari sistem yang baru dibandingkan dengan hasil yang dicapai oleh sistem lama. 11. Konversi sistem. Implementasi sistem ini adalah proses untuk meletakkan sistem baru agar dapat digunakan. Pengoperasian sistem baru ini dilakukan bersama-sama dengan sistem yang lama. 3.1 Critical method Jadwal Implementasi dapat digambarkan dengan menggunakan Model Network. Berikut ini adalah Critical Path Method yang dibuat dari Jadwal Implementasi. 4
Gambar 10 Critical method 3.1 Lingkup dan Batasan Adapun lingkup dan batasan implementasi yang terdapat pada perangkat lunak ini, yaitu: 1. Pencatatan transaksi penjualan berkala. 2. Transaksi dilakukan secara tunai. 3. Pencarian data transaksidi PT. Super Moto Indonesia. 4. Pembuatan laporan perbulan atau perperiode. 4 Kesimpulan Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari perancangan Perangkat Lunak Penjualan Suku Cadang Sepeda Motor Di show room Ducati Bandung adalah sebagai berikut : 1. Dengan adanya fasilitas update pada perangkat lunak harga barang yang seketika dapat berubah dapat di sesuaikan dengan mudah sesuai dengan harga yang telah ditentukan, sehingga meningkatkan informasi mengenai harga suku cadang yang dijual. 2. Perangkat lunak di lengkapi dengan fasilitas pencarian barang, sehingga pencarian data permintaan dari pelanggan dapat di penuhi. 3. Perangkat lunak yang di rancang dapat mempercepat dan mempermudah pembuatan laporan yang di perlukan. 5 Saran Adapun saran dan usulan yang dapat penyusun berikan jika perangkat lunak di implementasikan pada bagian penjualan suku cadang sebagai berikut : 1. Informasi yang dibutuhkan dan kemudahan dalam pengelolaan nya akan terpenuhi jika pihak perusahaan dapat meng up grade hardware dan software yang sesuai dengan kebutuhan perangkat lunak yang dirancang. 2. Ketelitian dalam pengelolaan data (terutama input data) untuk menunjang penyusunan laporan. DAFTAR PUSTAKA Abdul Kadir. 2009 Dasar Pemrograman & Implementasi Database Relational. Andi, Abdul Kadir. 2009 PengenalanSistemInformasi Andi, Al Bahra bin Ladjamudin. 2006Visual Basic 2010 Programing. Grasindo, Jakarta Didik Dwi Prasetyo. 2008 Membuat Multiaplikasi Menggunakan Visual Basic 6. Elex Media Komputindo, Jakarta Jogiyanto HM. 2008 Analisis & Desain Sistem Informasi. Andi, Kusrini, M.Kom. dan Andri Koniyo. 2007 Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Andi, Narko, Richardus Eko Indrajit, Richardus Djokopranoto2008. Manajemen Persediaan. MedPress, Priyanto hidayatullah. 2012 Visual Basic.Net Membuat Aplikasi Databases dan Program Kreatif. Informatika Bandung, Bandung Roger S. Pressman, Ph.d. 2010. Rekayasa Perangkat Lunak. Andi, Rosa, Shalahudin2011.Modul Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur Dan Berorientasi Objek. Andi, Syukri Abdullah, Artikel IT Informasi Teknologi Terbaru, Tata Sutarbi. 2010 AnalisisSistemInformasi. Andi, http://www.it-artikel.com/2012/04/artikelperangkat-lunak-komputer.html23 April 2013 Saran lain penyusun berharap untuk pengembangan aplikasi, dapat di lakukan sebagai berikut : 1. Adanya penambahan transaksi terutama dalam pembayaran. 2. Penambahan fasilitas untuk transaksi penjualan aksesoris dan unit sepeda motor agar sistem lebih lengkap. 5