BAB II PROFIL BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA A. Sejarah Instansi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah unit pelaksana teknis di bidang kepegawaian dilingkungan Provinsi Sumatera Utara dan bertanggung jawab kepada Gubernur Sumatera Utara melalui Sekretaris Daerah Provinsi Sumatera Utara. Undang Undang No. 32 tahun 2004 Perubahan atas Undang Undang No. 22 tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah, dalam arti daerah diberi kewenangan mengurus dan mengatur semua urusan pemerintahan diluar yang menjadi urusan pemerintah yang ditetapkan dalam undang undang ini. Dalam penjelasan Undang Undang No. 32 Tahun 2004, dijelaskan bahwa sejalan dengan kebijakan desentralisasi dalam penyelenggaraan pemerintahan, maka ada sebagian kewenangan di bidang kepegawaian untuk diserahkan kepada daerah yang dikelola dalam sistem kepegawaian daerah. Kepegawaian Daerah adalah suatu sistem dan prosedur yang diatur dalam peraturan perundang undangan sekurang kurangnya meliputi perencanaan, pengangkatan, penempatan, pendidikan dan pelatihan, penggajian, pembinaan, kedudukan, hak, tanggung jawab, kewajiban dan larangan. Visi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara telah dirumuskan dan ditetapkan sebagai berikut : Terwujudnya Aparatur yang Profesional, Berwibawa dan Berwawasan Global. Adapun misi dari Badan 7
8 Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara berkaitan dengan bidang Kepegawaian adalah : 1. Meningkatkan Kualitas Aparatur Pemerintah Daerah Menuju Pemerintahan yang baik (Good Governance). 2. Mewujudkan Aparatur yang Amanah. 3. Meningkatkan Kemampuan Aparatur Pemerintah Dalam Melakukan Pelayanan. Gambar 2.1 Lambang Provinsi Sumatera Utara Sumber : Badan Kepegawain Daerah Provsu 2015 Makna dari Lambang Provinsi Sumatera Utara tersebut adalah sebagai berikut: a. Kepalan tangan yang diacungkan ke atas dengan menggenggam rantai beserta perisainya melambangkan kebulatan tekad perjuangan rakyat
9 Provinsi Sumatera Utara melawan imperialism / kolonialisme, feodalisme dan komunisme. b. Batang bersudut lima, perisai dan rantai melambangkan kesatuan masyarakat didalam membela dan mempertahankan pancasila. c. Pabrik, Pelabuhan, Pohon karet, Pohon sawit, Daun tembakau, ikan, daun padi, dan Tulisan SUMATERA UTARA melambangkan daerah yang indah permai masyhur dengan kekayaan alamnya yang melimpah-limpah. d. Tujuh belas kantum kapas, delapan sudut sarang laba-laba dan empat puluh lima butir padi menggambarkan tanggal, bulan dan tahun Kemerdekaan dimanan ketiga-tiganya ini berikut tongkat di bawah kepalan tangan melambangkan watak kebudayaan yang mencerminkan kebesaran bangsa, patriotism, pencinta, keadaan dan pembela keadilan. e. Bukit barisan yang berpuncak lima melambangkan tata kemasyarakatan yang berkepribadian luhur, bersemangat persatuan kegotongroyongan yang dinamis. B. Jenis Usaha / Kegiatan Jenis/kegiatan perusahaan dalam hal ini adalah program kerja yang merupakan langkah awal untuk melakukan pengukuran kerja instansi pemerintah. Program kerja yang ada di dalam Rencana Kerja Satuan Kerja Perangkat Daerah (RENJA SKPD) Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara tidak terlepas dari Program Strategis yang ditetapkan pada program Rencana Strategis Satuan Kerja Perangkat Daerah (RENSTRA SKPD).Rencana Kerja Satuan Kerja Perangkat Daerah (RENJA SKPD) memuat Visi, Misi, Kebijakan, Program dan
10 kegiatan yang disusun berdasarkan tugas pokok dan fungsi satuan kerja perangkat daerah, hal ini sesuai dengan amanat Undang Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional. Program Strategi adalah integrasi antara keahlian Sumber Daya Manusia dan Sumber Daya lainnya. Hal ini bertujuan untuk dapat menjawab tuntutan perkembangan lingkungan strategi, nasional dan global. Dengan ditetapkannya program strategi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara diharapkan mampu mendorong dan mengarahkan program lainnya sesuai dengan program yang digariskan dalam program pembangunan daerah. Adapun untuk lebih mengetahui lebih rinci dari urutan jaringan kegiatan antar bagian dalam Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara dapat dilihat dari struktur organisasi dan kinerja usaha terkini. Untuk dapat mendukung program Kepala Daerah, maka penyusunan Rencana Kerja Satuan Kerja Perangkat Daerah Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara berpedoman kepada Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Provinsi Sumatera Utara Tahun 2006 2009.Rencana kerja Satuan Kerja Perangkat Daerah Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara tahun 2009 merupakan dokumen perencanaan satuan kerja perangkat daerah untuk periode 1 (satu) tahun. C. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Instansi Badan Kepegawaian Daerah Struktur organisasi merupakan kerangka yang mengelompokkan hubungan antara orang-orang pada suatu organisasi. Setiap bagian dalam organisasi
11 memiliki pengertian tentang tanggung jawab dan pembagian tugas, bagaimana masing-masing bagian berhubungan satu dengan yang lainnya dan wewenang yang didelegasi pada masing-masing bagian. Struktur organisasi yang terencana akan sangat membantu kelancaran usaha dan berfungsi menjelaskan kewajiban dan tanggung jawab serta menghindarkan kesimpang siuran dalam melaksanakan pekerjaan. Dalam struktur organisasi tersebut tercermin pembagian kerja dan tanggung jawab yang dimaksud untuk mempermudah penentuan serta mengarahkan dan mengatasi pelaksanaan pekerjaan tersebut. Dengan demikian, sudah merupakan keharusan bagi seorang pimpinan atau atasan untuk memikirkan dan menciptakan pembagian tugas yang tepat bagi setiap tingkat bila ia ingin mencapai tujuan usaha. Sesuai dengan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara Nomor ; 4 Tahun 2001 tentang lembaga Teknis Daerah, maka Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara merupakan unsur penunjang Pemerintah Provinsi Sumatera Utara yang dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Daerah melalui Sekretaris Daerah Provinsi. Adapun gambar struktur organisasi terlampir, dengan perincian sebagai berikut: 1. Kepala Badan 2. Sekretaris a. Sub Bagian Umum dan Perlengkapan b. Sub Bagian Keuangan c. Sub Bagian Registrasi
12 d. Sub Bagian Organisasi dan Hukum 3. Kepala Bidang Program Kepegawaian a. Sub Bidang Perencanaan b. Sub Bidang Kesejahteraan c. Sub Bidang Pengadaan Pegawai d. Sub Bidang Peraturan Disiplin Pegawai 4. Kepala Bidang Pengembangan dan Pemberdayaan Pegawai a. Sub Bidang Jabatan Struktural b. Sub Bidang Jabatan Fungsional c. Sub Bidang Pendidikan dan Latihan 5. Kepala Bidang Mutasi Pegawai a. Sub Bidang Kepangkatan dan Penggajian b. Sub Bidang Pemindahan c. Sub Bidang Pensiun 6. Kepala Bidang Informasi a. Sub Bidang Arsip Pegawai Provinsi b. Sub Bidang Pegawai Daerah Kab/Kota I c. Sub Bidang Pegawai Daerah Kab/Kota II d. Sub Bidang Data dan Komputerisasi Jumlah pegawai yang mendukung tugas pokok dan fungsi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah sebanyak 116 orang, dengan komposisi sebagai berikut :
13 1) Pejabat Struktural : 24 orang 2) Pejabat Fungsional : 9 orang 3) Pejabat Administrasi : 83 orang 4) Komposisi Sumber Daya Manusia Berdasarkan Tingkat Pendidikan : 116 orang 5) Komposisi Sumber Daya Manusia Berdasarkan Pangkat/Golongan : 116 orang Gambar 2.2 Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA SEKRETARIS BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA KASUBBAG ORGANISASI DAN HUKUM KASUBBAG REGISTRASI KASUBBAG KEUANGAN KASUBBAG UMUM DAN PERLENGKAPAN BIDANG PENGADAAN DAN PEMBINAAN BIDANG MUTASI BIDANG INFORMASI Sumber : Badan Kepegawaian Daerah Provsu 2015
14 D. Uraian Tugas Uraian tugas instansi Badan Kepegawaian Daerah Sumatera Utara adalah sebagai berikut: 1. Kepala Badan Kepala Badan Kepegawaian Daerah mempunyai tugas membantu Gubernur dalam perencanaan, pengadaan, pengembangan, kualitas, penempatan, promosi, penggajian, kesejahteraan, dan pemberhentian Pegawai Negeri Sipil Daerah. 2. Sekretaris Badan Sekretaris Badan Kepegawaian Daerah mempunyai tugas membantu Kepala Badan dibidang umum/kerumahtanggaan, Perlengkapan, Administrasi Kepegawaian dan Registrasi, Keuangan, Pembinaan,/Penataan Kelembagaan Organisasi dan Hukum. 3. Kepala Bidang Program Kepegawaian Kepala Bidang Program Kepegawaian mempunyai tugas membantu Kepala Badan di bidang Perencanaan program kepegawaian, Pembinaan kesejahteraan pegawai, Pengadaan pegawai dan penyiapan serta pengendalian peraturan disiplin pegawai. 4. Kepala Bidang Pengembangan dan Pemberdayaan Pegawai Kepala Bidang Pengembangan dan Pemberdayaan Pegawai mempunyai tugas membantu Kepala Badan dalam pengisian jabatan struktural, jabatan fungsional, dan perencanaan Pendidikan dan Pelatihan
15 5. Kepala Bidang Mutasi Pegawai Kepala Bidang Mutasi Pegawai mempunyai tugas membantu Kepala Badan dalam pengurusan kenaikan pangkat, penggajian, pemindahan, pemberhentian, dan penetapan pensiun pegawai. 6. Kepala Bidang Informasi Kepala Bidang Informasi mempunyai tugas membantu Kepala Badan dalam pengelolaan arsip Pegawai Provinsi, Pegawai Daerah Kabupaten/Kota dan Komputerisasi Data. E. Kinerja Usaha Terkini Sesuai dengan program kerja sebagaimana dimaksud, maka Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara melaksanakan kegiatan untuk Tahun Anggaran 2009 sebagai berikut : 1. Bintek tentang tata cara penanganan dan penyelesaian kasus kasus yang menyangkut disiplin PNS di lingkungan Pemprovsu. 2. Monitoring, Evaluasi dan pelaporan (monitoring tentang penanganan dan penyelesaian kasus kasus disiplin PNS dan penerapan PP no. 10 tahun 1983 jo PP no. 45 tahun 1990 di lingkungan Pemprov dan pemkab/kota se- Sum.Utara. 3. Penelitian dan pengusulan tenaga kerja honorer yang akan diangkat menjadi CPNS formasi tahun 2009. 4. Kerjasama dibidang pendaftaran kekayaan penyelenggara negara.
16 5. Lanjuta Cross-Check ( penelitian) terhadap legalitas ijazah pejabat / PNS gol. III/a keatas yang berlatar belakang Pendidikan Sarjana Muda dan Sarjana. 6. Biaya pelaksanaan Tim Penilai Angka Kredit Jabatan Fungsional Analisis Kepegawaian dilingkungan Pemprovsu sesuai dengan SK Gubsu no. 800/379/2007 tanggal 22-02-2007. 7. Pemeriksaan kesehatan PNS (Medical Check-Up) di lingkungan Pemprovsu. 8. Pendataan PNS untuk konversi NIP di lingkungan Pemprovsu. 9. Penyusunan CALK, LRA, dan Neraca 2009. 10. Bintek penilaian angka kredit jabatan Fungsional analis kepegawaian. 11. Rapat Tim Pelaksanaan Izin Perkawinan dan Perceraian PNS di lingkungan Pemprovsu. 12. Rapat Tim Pembantu Penilai Pelaksanaan Penjatuhan Hukuman Disiplin PNS dilingkungan Pemprovsu. 13. Tes Urine bagi pejabat struktural dilingkungan Pemprovsu. 14. Pemulanan pegawai yang pensiun (pemberian bingkisan dan plakat Ucapan Terima Kasih Gubsu) kepada PNS yang memasuki pensiun di lingkungan Pemprovsu. 15. Pemberian penghargaan bagi PNS yang di lingkungan Pemprov dan Pemkab/kota se-sumut. 16. Pembuatan Bio Data PNS yang akan mutasi kenaikan pangkat pada periode April dan Oktober 2009 dilingkungan Pemprovsu.
17 17. Pembuatan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) PNS di lingkungan unit kerja Pemprovsu. 18. Pembuatan buku jabatan struktural di lingkungan unit kerja. 19. Pembuata buku jabatan fungsional di lingkungan unit kerja Pemprovsu 20. Pembuatan listing PNS yang mencapai batas usia pensiun di lingkungan Pemprovsu. 21. Laporan mutasi pegawai ke BKN dan Depdagri di Jakarta. 22. Rapat koordinasi para pejabat fungsional dengan pejabat pengelola jabatan fungsional di lingkungan unit kerja Pemprovsu. 23. Penyelesaian administrasi kenaikan pangkat PNS. 24. Penyelesaian listing kenaikan pangkat PNS periode April. 25. Rapat kerja kepegawaian antara Pemprov dengan Pemkab/kota se-sumatera Utara. 26. Peremajaan data PNS di lingkungan Pemprov dan pemkab/kota se-sumatera Utara. 27. Memfasilitasi dan sosialisasi peraturan peraturan terbaru. 28. Seleksi Diklatpim Tk. III dan Tk. IV 29. Biaya pembinaan tugas belajar PNS program pasca Sarjana (S2). 30. Peningkatan wawasan dan pengetahuan SDM PNS tentang undang undang pokok.
18 31. Monitoring pemindahan PNS dilingkungan Pemprovsu. 32. Monitoring pelaksanaan ujian CPNS daerah T.A 2009 ke 17 kabupaten/kota di provinsi. 33. Penyelenggaraan seleksi Praja IPDN T.A 2009 34. Biaya tim seleksi PNS staff teladan di lingkungan unit kerja. 35. Memfasilitasi PNS yang mengikuti diklat Depdagri dan Departemen. 36. Sosialisasi beasiswa pendidikan dalam dan luar negeri. 37. Pelaksanaan BINTEK petugas komputer. 38. Pelaksanaan penerimaan CPNS T.A 2009 di lingkungan Pemprov dan pemkab/kota se-sumatera Utara 39. Seleksi Penyesuaian kenaikan pangkat PNS. 40. Evaluasi pengangkatan tenaga honorer menjadi CPNS di lingkungan Pemprov dan pemkab/kota se-sumatera Utara. 41. Seleksi ujian dinas Tk. I dan Tk. II se-sumatera Utara. 42. Penelitian dan pengusulan tenaga honorer yang akan diangkat. 43. Bantuan PNS tugas belajar pada STIA LAN, ITB dan IPB. 44. Pembinaan dalam pengangkatan jabatan Sekda Provinsi, Kab/kota. 45. Biaya pembinaan Praja IPDN dan menghadiri pelantikan Praja IPDN. 46. Pembinaan mental kuliah agama Islam dan Kristen di lingkungan Pemprovsu. 47. Bantuan diklatpim Tk. II, III dan IV.