Manual Prosedur Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai Laboratorium Biosains Universitas Brawijaya Malang 2012
Manual Prosedur Pengendalian Produk Yang Tidak Sesuai Laboratorium Biosains Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 0XX00 04002 Revisi : Tanggal : 01 Oktober 2012 Diajukan oleh : Manajer Riset dan Kerjasama Dikendalikan oleh Dr. drg. Nur Permatasari, M.Kes : Manajer Riset dan Kerjasama Disetujui oleh Dr. drg. Nur Permatasari, M.Kes : Direktur Dra. Fatchiyah, M.Kes., Ph.D 1
1. TUJUAN : Untuk menetapkan dan memelihara sistem pengendalian produk yang tidak sesuai pada semua tahapan proses pelaksanaan penjaminan mutu. 2. RUANG LINGKUP : Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai diterapkan terhadap semua jenis produk dan material yang tidak sesuai pada saat realisasi di Laboratorium Biosains 3. DEFINISI : 3.1 Management Representative (MR) adalah seseorang yang bertugas : 1. Memantau semua proses yang terkait sistem manajemen mutu (SMM) dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara. 2. Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan manajemen, audit internal serta perbaikan SMM di Laboratorium Biosains. 3. Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di lingkungan Laboratorium Biosains. 4. Membantu Top Management merencanakan, merumuskan, memantau harapan kepuasan Rektor dan feedback pelanggan lainnya 5. Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu minimal dua kali setiap tahun 3.2 Koordinator Bidang yang Diaudit adalah : 1. Koordinator Bidang yang bertanggung jawab terhadap pengendalian penerapan prosedur ini, menyetujui dan berwenang menanggapi laporan produk yang tidak sesuai. 2. Koordinator Bidang yang bertanggung jawab untuk memelihara semua laporan ketidak sesuaian. 3. Koordinator Bidang yang bertanggung jawab untuk kejelasan status produk setelah membicarakan dengan Koordinator Bidang yang lain. 3.3 Koordinator Bidang yang Mengaudit adalah : 1. Koordinator Bidang yang mengirimkan Laporan Ketidaksesuaian produk kepada MR. 2. Bersama-sama dengan MR, melakukan pengujian, dokumentasi, evaluasi, pemisahan dan penempatan produk yang tidak sesuai, serta menentukan tindakan koreksi dan pencegahan yang perlu dilakukan. 3.4 Produk yang tidak sesuai adalah layanan Laboratorium Biosains yang tidak memenuhi persyaratan pelanggan 4. REFERENSI : 1 Manual Mutu (0XX00 03000) 2 Dokumen Mutu 2
5. PROSEDUR : 1 Manajer Riset dan Kerjasama menerima keluhan dan masukan dari Direktur/pelanggan mengenai produk yang tidak sesuai. 2 Manajer Riset dan Kerjasama mendiskusikan keluhan bersama Koordinator Bidang terkait dan menyusun analisis terhadap keluhan. 3 Manajer Riset dan Kerjasama dan Koodinator Bidang terkait mencari dan menganalisa akar masalah yang menyebabkan keluhan. 4 Manajer Riset dan Kerjasama dan Koordinator Bidang terkait mencari dan merumuskan alternatif solusi untuk mengatasi akar masalah. 5 Manajer Riset dan Kerjasama didampingi Koordinator Bidang terkait mendiskusikan rumusan alternatif solusi bersama Direktur. 3
6. BAGAN ALIR : Mulai Manajer Riset dan Kerjasama Menampung Keluhan Direktur/ Pelanggan Borang/ Kuisioner/ Langsung Mendiskusikan dengan Koordinator Bidang Terkait dan Penyusunan Keluhan HasilAnalisis/ Borang Mencari Akar Masalah HasilAnalisis Mencari Alternatif Solusi Solusi/ Borang Mendiskusikan Alternatif Solusi pada Ketua Program BeritaAcara Selesai
LOGO LAPORAN HASIL AUDIT INTERNAL UNTUK KELUHAN PELANGGAN No. Dok Revisi Jl. Veteran 65145 Malang Telp/fax: 0341 578248 http://biosains.ub.ac.id Tgl. Efektif Halaman Keluhan Ke/Nomor Keluhan : Tgl Keluhan : NO RINGKASAN TEMUAN NOMOR DOKUMEN BIDANG OPEN STATUS CLOSED AUDITOR/ PENYUSUN TANDA TANGAN MR OPEN CLOSED OPEN CLOSED 5
Bidang Teraudit /Jenis Keluhan untuk Bidang Uraian Keluhan: Keluhan Ke : Tgl Keluhan : No. CAR/Keluhan : Kategori: 1. Ketidaksesuaian 2. Observasi Penyebab/Akar Masalah: Tanda tangan Koordinator Bidang/MR Rencana perbaikan/pencegahan yang dilakukan Auditee: Target Waktu Selesai Verifikasi: Status CAR Tanda tangan MR 1. OPEN 2. CLOSED