JURNAL ILMIAH RANGGAGADING Volume 4 No. 1, April 2004 : 1 6 KAJIAN ANGGARAN KAS KAITANNYA DENGAN PENGENDALIAN KEUANGAN TAHUNAN Studi Kasus Pada PT. Enseval Putera Megatrading Tbk. Cabang Bogor Oleh : Bambang Pamungkas Dosen pada Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Kesatuan ABSTRAK Kas memiliki kedudukan yang penting dalam usaha menjaga kelancaran operasi perusahaan, untuk itu penerimaan dan pengeluaran kas memiliki peranan yang sangat penting. Uang kas menjaga kelancaran operasional perusahaan sehingga perlu dijalankan perencanaan dan pengendalian kas yang sebaik-baiknya agar kemungkinan terjadinya kecurangan terhadap kas, pemborosan pemakaian kas serta adanya uang kas yang menganggur dapat dihindarkan untuk menjaga agar persediaan uang kas sesuai dengan kebutuhan. KeyWords : Anggaran Kas; Perencanaan dan Pengendalian Keuangan. Latar Belakang PENDAHULUAN Sejalan dengan pertumbuhan ekonomi Indonesia yang membawa laju peningkatan investasi dalam pertumbuhan ekonomi, disebabkan perusahaan-perusahaan yang ingin mencapai tujuan mereka maka perusahaan tersebut harus melakukan kegiatan sesuai dengan bidang usahanya. Manajemen adalah pihak yang paling bertanggung jawab untuk mengelola kegiatankegiatan tersebut agar mengarah kepada tercapainya tujuan. Salah satu bentuk pengelolaan manajemen adalah sumber daya dan asset, yang harus dimanfaatkan secara optimal. Kas merupakan salah satu bentuk asset perusahaan yang perlu dikelola dengan baik. Di dalam perusahaan, pengelolaan yang baik terhadap kas adalah penting karena pengelolaan kas atau manajemen kas dapat dianggap sebagai suatu fungsi keuangan yang mendasar dalam setiap perusahaan. Oleh sebab itu adanya manajemen pengendalian kas yang baik akan membantu menciptakan kondisi keuangan perusahaan menjadi sehat. Dalam rangka memudahkan menjalankan perusahaan, maka suatu perusahaan membutuhkan alat pengendalian sehingga diharapkan segala sesuatu yang telah direncanakan berjalan dengan apa yang telah ditetapkan. Untuk membantu pengendalian kas perusahaan, perlu dibuat perkiraan atau estimasi yang biasa dikenal dengan anggaran. Anggaran merupakan suatu rencana yang terkoordinasi, menyeluruh dan dinyatakan dalam satuan uang, kegiatan operasi dan penggunaan sumber-
PAMUNGKAS, Kajian Anggaran Kas Kaitannya dengan Pengendalian Keuangan Tahunan sumber daya perusahaan untuk suatu periode tertentu diwaktu yang akan datang. Dalam hal ini anggaran yang dibuat oleh perusahaan adalah anggaran kas. Anggaran kas merupakan suatu alat yang dapat dipergunakan oleh manajer keuangan untuk meramalkan atau memperkirakan kebutuhan-kebutuhan dana jangka pendek dan untuk mengetahui kelebihan atau kekurangan uang kas selama periode tertentu. Laporan tentang penerimaan dan pengeluaran kas akan memungkinkan seorang manajer keuangan untuk menganalisa penerimaan-penerimaan dan pengeluaranpengeluaran kas secara historis yang terdapat didalam perusahaan. Biasanya laporan ini dipergunakan untuk membuat forecasting dan kekuatan utamanya terletak pada kegunaan dalam mengevaluasi penerimaan dan pengeluaran kas, sehingga perusahaan dengan segera dapat mangambil kebijaksanaan terhadap uang kas yang dimilikinya. Berdasarkan uraian maka diatas penelitian ini perlu dilakukan. METODOLOGI PENELITIAN Adapun metodologi dalam penelitian ini adalah dengan dua metode, yaitu : Penelitian Kepustakaan, yaitu metode penelitian yang digunakan untuk memperoleh data-data dengan cara membaca literaturliteratur yang berhubungan dengan pokok bahasan penelitian. Penelitian Lapangan yang terdiri dari : Observasi dan Wawancara. HASIL DAN PEMBAHASAN A. Penyusunan Anggaran Penyusunan anggaran merupakan proses yang berulang-ulang. Anggaran disiapkan, ditinjau kembali atau direvisi sampai pihak manajemen merasa bahwa hasil penganggaran tersebut merupakan rencana terbaik yang dapat diciptakan dari situasi dan kondisi pada saat ini. Secara keseluruhan aktivitas PT. Enseval Putera Megatrading (EPM) dibagi kedalam 9 departemen Dalam pembahasan ini penulis membatasi penelitian pada departemen 1123- KWT yaitu departemen yang mendistribusikan obat-obatan bebas. Pemilihan terhadap departemen ini, terutama dikarenakan bagian ini mempunyai data-data anggaran penerimaan kas dan pengeluaran kas yang paling surplus dan dominan dibandingkan dengan data-data departemen lain. 1. Tahap-tahap Penyusunan Anggaran Kas Pengumpulan Data Pengumpulan data terhadap realitas bulan ini sebagai dasar anggaran tahun sebelumnya yang tetap berpatokan pada hasil realisasi bulan lalu Estimasi Periode 1 Jan s/d 31 Maret 2003 Dalam estimasi ini melibatkan seluruh unsur manajemen, artinya semua departemen melakukan estimasi terhadap pencapaian departemen masing-masing. Didalam prakteknya, estimasi ini sangat penting karena perusahaan PT. EPM merupakan perusahaan publik, maka estimasi tersebut juga dapat mempengaruhi harga saham PT. EPM. Disisi lain apabila estimasi tersebut sangat menyimpang dari realitasnya, maka kredibilitas manajemen yang diuji. Perubahan Struktur Organisasi Perubahan organisasi harus ditempatkan pada tahap penyusunan anggaran terutama menyangkut anggaran penjualan dan anggaran biaya, disisi lain perubahan organisasi pada prinsipal juga akan mempengaruhi pola anggaran. Input Prinsipal Sebagaimana masalah organisasi, input prinsipal tentang sasaran yang ingin dicapai prinsipal juga menjadikan patokan manajemen dalam menyusun anggaran. Kondisi Politik Dan Ekonomi Negara Kondisi politik dan ekonomi sangat berpengaruh pada penyusunan anggaran, sehingga analisa-analisa tentang situasi politik dan ekonomi dimasa mendatang perlu didapatkan sebelum kita menyusun anggaran. Keputusan Manajemen Keputusan manajemen sangat mempengaruhi kelancaran operasional perusahaan, sebab jika semua unsur organisasi disusun berdasarkan analisa masing-masing maka perusahaan tidak akan menemukan keselarasan dalam pencapaian tujuan. 2
Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 4 No. 1, April 2004 Koordinasi Dan Sistem Koordinasi sangat memegang peranan, sebab jika koordinasi dalam suatu perusahaan kurang terjalin, maka dapat menyebabkan masingmasing pihak berjalan dengan sendiri-sendiri tanpa adanya keseragaman dalam pencapaian tujuan. Sistem juga memegang peranan yang sangat penting, agar kelancaran operasional perusahaan dapat berjalan dengan baik. Deadline (batas akhir) Persoalan deadline sering menjadi masalah untuk perusahaan distribusi seperti PT. EPM. Sebab perusahaan selalu ketergantungan kepada prinsipal yang tahu arah pasar yang akan dituju. Sehingga perlu dilakukan koordinasi yang baik sesuai dengan prinsipal yang ada pada PT. EPM, agar persoalan deadline yang ada dalam perusahaan dapat teratasi. Komitmen Sebagai tahapan akhir dari proses pembuatan anggaran adalah komitmen direksi, manajer serta pelaksana dalam menerima keputusan dan menjalankan sesuai yang telah disepakati. Setelah tahap-tahap penyusunan anggaran kas telah dilaksanakan maka PT. EPM melakukan pengendalian terhadap kas dengan cara membuat prosedur-prosedur mengenai penerimaan kas dan pengeluaran kas dari anggaran yang telah disetujui oleh kantor pusat. Anggaran yang telah disusun oleh tim perumus PT. EPM kemudian dibahas lebih lanjut dengan badan pengawas sebelum kemudian dilanjutkan kepada rapat umum pemegang saham tahunan, yang nantinya akan mengesahkan anggaran yang telah disusun oleh tim perumus PT. EPM pusat akan menyerahkan anggaran yang telah dibuat kepada masing-masing ABM cabang untuk melaksanakan anggaran tersebut untuk setiap departemen yang ada di PT. EPM cabang terutama untuk departemen KWT cabang Bogor. 2. Proses Penyusunan Anggaran Kas Dalam penyusunan anggaran PT. EPM biasanya tim perumus mengacu pada beberapa hal seperti : a. Penyusunan anggaran harus mengacu kepada pencapaian sasaran yang telah diterapkan dalam rencana jangka panjang PT. EPM, dengan mempertimbangkan pelaksanaan masing-masing bidang untuk tahun yang akan datang b. Usulan anggaran oleh masing-masing bagian agar dibuat serealistik mungkin dalam arti dengan melihat kemampuan dalam pencapaian berdasarkan sumber daya dan kekuatan yang ada pada PT. EPM c. Usulan anggaran hendaknya benar-benar didasarkan dengan memprioritaskan pada penyelesaian komitmen yang telah dibuat sebelumnya d. Anggaran menganut prinsip bahwa program kerja anggaran yang tidak diprogramkan kembali pada tahun ini e. Prinsip efisiensi, hemat, tidak berlebihan dan terkendali harus senantiasa dijaga oleh semua bagian yang ada dalam rangka membuat usulan kerja dan anggarannya. Dari seluruh acuan tersebut maka tim perumus menyusun rencana kerja untuk periode tahun penyusunan anggaran, dimana setelah itu anggaran yang disusun ini dibahas dalam tim perumus untuk didiskusikan dan disesuaikan dengan memperhatikan usulanusulan lain. Berdasarkan analisis penulis penyusunan anggaran kas yang dilakukan oleh PT. EPM telah menjalankan sistem dan prosedurnya diperusahaan dengan benar dan kantor pusat senantiasa memantau anggaran pada setiap kantor cabang, sampai kepada departemen masing-masing yang ada dikantor cabang untuk memelihara kas sehari-hari untuk memastikan ketersedian kas yang memadai. Pengelolaan yang baik terhadap kas harus mencakup bagaimana meningkatkan arus kas guna ketersedian kas dapat terpenuhi. Dengan demikian kas dianggap efektif apabila jumlah yang tersedia tidak terlalu besar, karena kas yang terlalu besar menunjukkan bahwa tingkat perputaran kas tersebut rendah dan menyebabkan sejumlah uang yang menganggur. Dan jumlah kas yang tersedia juga tidak boleh terlalu kecil, yang dapat menyebabkan tingkat perputaran kas tinggi. 3. Pembahasan Sistem Pembuatan Dan Penyusunan Anggaran Sistem Pembuatan Anggaran adalah : 3
PAMUNGKAS, Kajian Anggaran Kas Kaitannya dengan Pengendalian Keuangan Tahunan a. Arus Perencanaan Arus perencanaan berasal dari arahan coorporate/komisaris diteruskan kepada Direktur dan dilakukan pembagian ke direktur dan cabang cabang b. Arus Data Dari cabang-cabang ke PT. EPM pusat dipakai dasar perencanaan oleh direktur Sistem Penyusunan Anggaran adalah : Anggaran Penjualan Anggaran ini dibuat berdasarkan anggaran prinsipal yang didasari pada data dari cabang, dengan mempertimbangkan faktor situasi politik dan moneter dan perencanaan kedepan oleh manajemen maupun prinsipal tentang perkembangan bisnis masingmasing. Anggaran Penjualan terdiri dari : - Penjualan - Piutang Usaha Penetapan harga dilakukan oleh kantor pusat, sedangkan cabang sebagai pelaksana anggaran. Anggaran Biaya Anggaran ini pada dasarnya dihitung berdasarkan data pusat atau cabang, kemudian dilakukan judgement berdasarkan rencana kedepan dari perusahaan dan hal-hal yang mungkin akan terjadi perubahan didasarkan terhadap asumsi yang jelas dan baku. Anggaran Investasi Anggaran investasi ini disusun berdasarkan kebutuhan dan rencana perkembangan perusahaan, untuk menunjang pencapaian sasaran perusahaan. Disamping itu anggaran investasi disusun berdasarkan usulan dari cabang atas dasar sarana yang tersedia belum memungkinkan tercapainya efisiensi dan efektivitas perusahaan. Untuk cabang, anggaran investasi ditentukan oleh kantor pusat yaitu berupa kendaraan operasional, komputer dan gedung. Anggaran Arus Kas Anggaran ini pada prinsipnya membandingkan saldo kas dan setara kas pada akhir periode dibandingkan dengan saldo kas dan setara kas pada akhir penyusunan anggaran, anggaran ini dibuat dikantor pusat dan biasanya dilaporkan kepada komisaris dan pemegang saham serta calon pemegang saham. Anggaran Laba/Rugi Anggaran ini disusun atas dasar anggaran pembelian, penjualan, biaya investasi. Anggaran ini disusun dikantor pusat dan dibuat untuk keperluan laporan manajemen Anggaran Neraca Anggaran ini disusun dikantor pusat, dan dibuat untuk keperluan laporan manajemen. 4. Persetujuan Anggaran Persetujuan anggaran dan realisasi dilakukan oleh kantor pusat dan kantor cabang hanya sebagai pelaksana dari anggaran. Kantor pusat bertugas memantau dan memonitor pelaksanaan dari anggaran dan realisasi agar apabila terdapat penyimpangan anggaran dapat segera diatasi. a. Penetapan Realisasi Anggaran Penentuan realisasi anggaran diatur dan dilakukan dikantor pusat PT. EPM yang berkantor di Jakarta. Hal ini agar memudahkan koordinasi dan pemantauan kantor pusat kepada kantor cabang, sedangkan PT. EPM cabang Bogor hanya melaksanakan anggaran dan kegiatan operasional saja. b. Realisasi Anggaran Kas Periode 1 Januari s/d 31 Maret 2003 Sebelum melakukan analisis, maka terlebih dahulu penulis akan memberikan informasi bahwa data yang dimiliki oleh penulis adalah data dari periode 1 Januari s/d 31 Maret 2003. PT. EPM adalah distribusi produk farmasi terbesar dan merupakan salah satu dist ributor terbesar untuk salah satu konsumen terbesar di Indonesia. Dengan visi menjadi perusahaan distribusi dan jasa logistik terbaik di Indonesia, PT. EPM tetap berusaha mencapai kepuasan pelanggan yang maksimum. Penulis melakukan pengumpulan data dan menganalisis data sesuai dengan sistem penyusunan anggaran kas yang ada berdasarkan teori, sebab PT. EPM merupakan perusahaan distributor yang tidak menyajikan sistem anggaran kas yang lazim digunakan seperti unsur-unsur 4
Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 4 No. 1, April 2004 anggaran kas yang mencakup penerimaan kas dan pengeluaran kas. Dikarenakan PT. EPM cabang Bogor merupakan perusahaan cabang pelaksana dari PT. EPM kantor pusat. PT. EPM mempunyai banyak departemen sedangkan data yang dianalisis oleh penulis adalah data pada Departemen 1123-KWT yaitu departemen obat-obatan bebas. c. Perbandingan Anggaran Dengan Realisasi Untuk mengetahui seberapa jauh perusahaan dapat melakukan perencanaan dan pengendalian terhadap kas seperti yang telah direncanakan perlu dilakukan analisis penyimpangan (varians) antara anggaran dan realisasi untuk mengetahui perbandingan antara jumlah yang telah dianggarkan dengan yang terealisasi serta mengetahui penyebab dari terjadinya penyimpangan dalam perusahaan. Daftar anggaran dan realisasi kas PT. EPM periode anggaran 1 Januari s/d 31 Maret 2003 dapat dilihat pada daftar lampiran 2 terdapat anggaran dan realisasi penerimaan kas dan pengeluaran kas dan daftar lampiran 3 terdapat anggaran dan realisasi pengeluaran kas. 6. Data Anggaran Penerimaan Dan Pengeluaran Kas a. Data Anggaran Penerimaan Kas Anggaran penerimaan kas pada departemen KWT adalah penjualan dan piutang yang dibuat untuk per-periode yaitu 1 Januari s/d 31 Maret 2003. b. Data Anggaran Pengeluaran Kas Anggaran pengeluaran kas yang ada pada departemen KWT adalah semua biaya-biaya yang dikeluarkan untuk seluruh kegiatan. Anggaran dibuat untuk periode 1 Januari s/d 31 Maret 2003. Berdasarkan analisis penulis, terdapat ketidakselarasan antara realisasi penerimaan kas dengan realisasi pengeluaran kas. Salah satu contoh pada realisasi anggaran penjualan yang memiliki dengan realisasi dan terdapat varians, hal tersebut menunjukkan adanya peningkatan penjualan. Berbeda dengan realisasi dari pengeluaran kas yang salah satunya adalah anggaran insentif karyawan. Hal tersebut menunjukkan adanya varians yang menguntungkan. Dapat penulis analisa, seharusnya jika terdapat peningkatan penjualan maka secara otomatis aktivitas para pekerja perusahaan meningkat yang dapat menyebabkan adanya peningkatan insentif karyawan, dan seharusnya antara anggaran dan realisasi insentif karyawan itu tidak terlalu jauh. Maka akan lebih baik jika anggaran sama dengan realisasi dan walaupun realisasi agak menyimpang dari anggaran seharusnya varians tersebut tidak terlalu jauh. Begiu juga dengan anggaran biaya kanvas, tunjangan makan, tunjangan kesehatan dan anggaran pengeluaran kas lainnya yang dapat menunjang adanya peningkatan pada penjualan. B. Peranan Anggaran Kas Sebagai Alat Bantu Manajemen Dalam Perencanaan Dan Pengendalian Keuangan Tahunan Pada PT. Enseval Putera Megatrading Dalam rangka memudahkan menjalankan perusahaan maka suatu perusahaan membutuhkan alat pengendalian. Untuk membantu pengendalian kas perusahaan, perlu dibuat perkiraan atau estimasi yang biasa dikenal dengan anggaran. Manfaat anggaran adalah sebagai alat bantu membuat dan mengkoordinasikan perencanaan jangka panjang, sebagai alat komunikasi, alat untuk memotivasi dan untuk mengevaluasi prestasi para manajer terhadap pusat tanggung jawab yang dipimpinnya. Dengan mengetahui adanya surplus kas yang besar maka dapat direncanakan penggunaan kelebihan dana secara efisien yang bermanfaat bagi PT. Enseval Putera Megatrading (EPM), sebaliknya dengan mengetahui akan adanya defisit kas maka dapat direncanakan penentuan sumber dana yang akan digunakan untuk menutup defisit tersebut. Peranan anggaran kas sebagai alat bantu manajemen dalam perencanaan dan pengendalian keuangan tahunan sangat penting dan jelas manfaatnya bagi perusahaan yaitu dengan menyusun anggaran kas maka perusahaan dapat meramalkan dan memperkirakan posisi keuangan, meningkatkan 5
PAMUNGKAS, Kajian Anggaran Kas Kaitannya dengan Pengendalian Keuangan Tahunan penjualan dan menekan seminimal mungkin pengeluaran-pengeluaran kas dalam perusahaan. Akan tetapi sedapat mungkin anggaran yang dibuat untuk bulan ini merupakan realisasi dari anggaran bulan lalu, agar varians yang terdapat dalam anggaran bulan ini dengan realisasi tidak terlalu jauh. Perencanaan dan pengendalian yang dilakukan pihak manajemen pada PT. EPM terhadap kas dilakukan secara bersama-sama antar semua pihak, baik itu kantor pusat maupun kantor cabang sebagai pelaksana dari anggaran tersebut, terutama ABM yang bertindak sebagai manajer cabang dan kepala bagian departemen KWT yang akan membuat keputusan yang lebih baik untuk jangka panjang dan jangka pendek serta memikul tanggungjawab atas hasil yang dicapai. Hal ini juga untuk memudahkan dan mengantisipasi terhadap perbandingan hasil aktual dengan sasaran yang direncanakan atau dianggarkan (varians) yang mungkin akan terjadi dimasa yang akan datang. Kesimpulan KESIMPULAN Dari hasil penelitian penulis dapat menyimpulkan : 1. Anggaran kas pada PT. Enseval Putera Megatrading cabang Bogor telah cukup baik dan memadai, dimana prosedurnya telah memperlihatkan adanya bagian-bagian prosedur yang terlibat dalam penyusunan anggaran kas yang dimulai dari pengumpulan data, memperkirakan kegiatan estimasi, perubahan struktur organisasi, unsur prinsipal dan mempertimbangkan kondisi politik dan ekonomi negara, keputusan dan pertimbangan manajemen, koordinasi dan sistem batas akhir penyusunan dan pelaksanaan anggaran, sehingga dapat mendorong terjadi kerjasama diantara bagian-bagian tersebut. 2. Realisasi pada PT. Enseval Putera Megatrading dilakukan atas persetujuan kantor pusat, sedangkan kantor cabang hanya melaksanakan realisasi anggaran tersebut sesuai dengan yang telah ditetapkan oleh kantor pusat. ABM sebagai manajer cabang bersama dengan kepala bagian departemen melaksanakan realisasi anggaran yang telah ditetapkan oleh kantor pusat. Sedangkan kantor pusat bertugas untuk memantau dan memonitor pelaksanaan dari anggaran yang telah ditetapkan. 3. Anggaran kas sebagai alat bantu manajemen dalam perencanaan dan pengendalian keuangan tahunan memberikan kontribusi yang baik terhadap kelancaran operasional perusahaan karena dengan anggaran kas maka dapat diketahui seberapa besar penerimaan kas dan pengeluaran kas yang dilakukan oleh perusahaan. Dari pelaksanaan anggaran kas tersebut dapat dilihat bahwa anggaran telah membantu pihak manajemen dalam perencanaan dan pengendalian keuangan tahunan. DAFTAR PUSTAKA Bambang Susanto. 1995. Manajemen Akuntansi. Cetakan 1, Penerbit : PT. Sansu Moto, Jakarta. Baridwan. Zaki. 1997. Intermediate Accounting. Edisi 7, Penerbit : BPFE, Yogyakarta. Charles T. Horngren. 1992. Akuntansi Manajemen. Edisi 6, Penerbit : Erlangga, Jakarta. Gunawan Adisaputro, Marwan Asri. 1996. Anggaran Perusahaan. Edisi 3, Penerbit : BPFE, Yogayakarta. Helmi Roni. 1990. Akuntansi Biaya Pengantar Untuk Perencanaan Dan Pengendalian Biaya Produksi. Penerbit : embaga FE-UI. Jakarta JB. Heckert. 1996. Controllership. Dialih Bahasakan oleh Gunawan Hutauruk Edisi 3., Penerbit : Erlangga, Jakarta. Mulyadi, Supriyono. 1991. Akuntansi Manajemen. Edisi 1, Penerbit : Sungguh Bersaudara, Jakarta..Welshch, Hilton & Gordon. 2000 Anggaran Perencanaan Dan Pengendalian Laba. Dialih Bahasakan oleh Purwaningsih, Moudy Waraow. Edisi 5. 6