- 323-1. NAMA JABATAN : Kepala Subbagian Tata Usaha 2. IKHTISAR JABATAN : Melakukan urusan administrasi surat dinas, kearsipan, dokumentasi, kepustakaan, ekspedisi, penggandaan, pengurusan pelayanan pimpinan; administrasi penunjukan pejabat pengganti/pejabat sementara; serta penyusunan rekap daftar hadir pegawai di lingkungan Direktorat Jenderal. 3. TUJUAN JABATAN : Terlaksananya tata usaha dalam rangka mendukung pelaksanaan tugas di lingkungan Direktorat Jenderal secara tertib, lancar, efektif dan efisien. 4. URAIAN TUGAS DAN KEGIATAN : 4.1. Merumuskan bahan masukan terkait dokumen perencanaan. 4.1.1 Menerima disposisi dari Kepala Bagian Umum dan mempelajari materi yang diperlukan dalam rangka penyusunan bahan masukan terkait dokumen perencanaan yang meliputi antara lain Rencana Strategis, Rencana Kerja, Rencana Kerja Tahunan, Rencana Anggaran, Uraian Jabatan; 4.1.2 Menugaskan Pelaksana untuk menyiapkan bahan masukan Rencana Strategis, Rencana Kerja, Rencana Kerja Tahunan, Rencana Anggaran, Uraian Jabatan; 4.1.3 Mempelajari, menelaah dan meneliti bahan masukan Rencana Strategis, Rencana Kerja, Rencana Kerja Tahunan, Rencana Anggaran, Uraian Jabatan; 4.1.4 Membahas dengan Kepala Bagian Umum bahan masukan terkait Rencana Strategis, Rencana Kerja, Rencana Kerja Tahunan, Rencana Anggaran, Uraian Jabatan; 4.1.5 Menyampaikan nota dinas Kepala Bagian Umum tentang penyampaian dan bahan masukan Rencana Strategis, Rencana Kerja, Rencana Kerja Tahunan, Rencana Anggaran, Uraian Jabatan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal. 4.2. Melakukan tata usaha surat masuk. 4.2.1 Menerima disposisi dari Kepala Bagian Umum untuk melaksanakan penatausahaan surat masuk; 4.2.2 Menugaskan pelaksana untuk menerima surat masuk dan memeriksa kelengkapan berkas, memberi label disposisi dan mencatat surat masuk pada Buku Agenda Surat Masuk; 4.2.3 Meneliti berkas surat masuk dan menugaskan pelaksana untuk menyampaikan kepada Sekretaris Direktur Jenderal; 4.2.4 Menugaskan pelaksana untuk mendistribusikan surat/nota dinas sesuai disposisi Sekretaris Direktur Jenderal.
- 324-4.3. Melakukan tata usaha surat keluar. 4.3.1 Menerima disposisi dari Kepala Bagian Umum untuk melaksanakan penatausahaan surat keluar; 4.3.2 Meneliti surat/nota dinas dari masing-masing direktorat dan kepala bagian serta menugaskan pelaksana untuk mengirimkan sesuai alamat yang dituju; 4.3.3 Menugaskan pelaksana untuk memberi nomor pada verbal dan surat/nota dinas, stempel jabatan atau dinas, cap kualifikasi dan klasifikasi surat; 4.3.4 Menugaskan pelaksana untuk mencatat ke dalam buku ekspedisi surat keluar serta mengirimkan surat/nota dinas ke alamat yang dituju. 4.4. Melakukan penataan arsip. 4.4.1 Menerima disposisi dari Kepala Bagian Umum untuk melakukan penataan arsip; 4.4.2 Meneliti arsip yang diterima dari masing-masing direktorat untuk didokumentasikan dan disimpan; 4.4.3 Menugaskan pelaksana untuk mencatat dalam daftar pertelaan, kodifikasi, klasifikasi, jangka waktu simpan dan mengelompokkan sesuai dengan tata kearsipan yang berlaku; 4.4.4 Meneliti dan memeriksa klasifikasi kodifikasi arsip; 4.4.5 Menugaskan pelaksana untuk menyimpan arsip sesuai dengan tata kearsipan; 4.4.6 Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan tugas urusan kearsipan dan dokumentasi. 4.5. Melakukan pelayanan arsip. 4.5.1 Menerima dan mempelajari permintaan peminjaman arsip serta memberikan persetujuan/penolak permintaan peminjaman arsip; 4.5.2 Menugaskan pelaksana untuk memberikan arsip yang akan dipinjam sesuai dengan surat permintaan peminjaman arsip; 4.5.3 Menugaskan pelaksana untuk memeriksa arsip yang dikembalikan dan menyimpannya kembali ke tempat penyimpanan semula. 4.6. Melakukan pemeliharaan, perawatan dan pengamanan arsip. 4.6.1 Menerima disposisi dari Kepala Bagian Umum untuk melakukan pemeliharaan, perawatan dan pengamanan arsip; 4.6.2 Mempelajari proses penggunaan arsip aktif menjadi arsip inaktif sesuai peraturan yang telah ditetapkan; 4.6.3 Meneliti arsip yang akan diklasifikasikan menjadi arsip inaktif; 4.6.4 Menugaskan pelaksana untuk memelihara, merawat dan mengamankan arsip yang telah menjadi arsip inaktif; 4.6.5 Melakukan pemantauan dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan kearsipan.
- 325-4.7. Melakukan penyusutan arsip. 4.7.1 Mempelajari klasifikasi dan jangka waktu simpan arsip sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan; 4.7.2 Menugaskan pelaksana untuk mengklasifikasi dan memilah arsip inaktif yang sudah tidak bernilai guna; 4.7.3 Meneliti hasil klasifikasi penetapan arsip inaktif yang sudah tidak bernilai guna; 4.7.4 Menugaskan pelaksana untuk menyusun konsep surat penyusutan arsip; 4.7.5 Mengoreksi, memaraf surat penyusutan arsip dan menyampaikan kepada Sekretaris Direktur Jenderal melalui Kepala Bagian Umum; 4.7.6 Melakukan pemindahan, penyerahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 4.8. Melakukan urusan kepustakaan Direktorat Jenderal. 4.8.1 Menerima dan mempelajari literatur dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang untuk ditatausahakan pada perpustakaan di lingkungan Direktorat Jenderal; 4.8.2 Menugaskan pelaksana untuk menatausahakan kepustakaan di lingkungan Direktorat Jenderal; 4.8.3 Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan kepustakaan. 4.9. Melakukan urusan ekspedisi persuratan. 4.9.1 Meneliti surat atau dokumen yang diterima dari direktorat dan bagian yang akan dikirim kepada unit atau instansi terkait, baik dalam dan luar negeri; 4.9.2 Menugaskan pelaksana untuk menatausahakan dan membuat daftar klasifikasi, rekapitulasi, serta tanda terima pengiriman; 4.9.3 Mengoreksi dan menandatangani daftar pengiriman; 4.9.4 Menugaskan pelaksana untuk membuat daftar laporan bulanan pengiriman; 4.9.5 Meneliti dan menandatangani laporan; 4.9.6 Memantau pelaksanaan kegiatan ekspedisi persuratan; 4.9.7 Menyusun laporan pengiriman kepada Kepala Bagian Umum secara periodik. 4.10. Melakukan urusan penggandaan dan penjilidan. 4.10.1 Menerima disposisi dari Kepala Bagian Umum tentang surat permintaan penggandaan dan penjilidan surat atau dokumen dari direktorat atau bagian; 4.10.2 Menugaskan pelaksana untuk melakukan penggandaan dan penjilidan sesuai dengan permintaan dari direktorat atau bagian;
- 326-4.10.3 Menugaskan pelaksana untuk mendistribusikan hasil penggandaan dan penjilidan sesuai alamat dan tujuan; 4.10.4 Memantau pelaksanaan kegiatan penggandaan dan penjilidan; 4.10.5 Melaporkan kegiatan kepada Kepala Bagian Umum. 4.11. Menyelenggarakan pengurusan pelayanan pimpinan. 4.11.1 Menerima disposisi dari Kepala Bagian Umum untuk menyusun dan merinci kebutuhan yang diperlukan pimpinan dalam rangka pelaksanaan tugas kedinasan; 4.11.2 Menugaskan pelaksana untuk menyusun dan merinci kebutuhan yang diperlukan pimpinan dalam rangka pelaksanaan tugas kedinasan; 4.11.3 Melakukan pembahasan pengurusan pelayanan pimpinan dengan Kepala Bagian Umum; 4.11.4 Melakukan pengurusan pelayanan pimpinan; 4.11.5 Melaporkan kegiatan pengurusan pelayanan pimpinan kepada Kepala Bagian Umum. 4.12. Melakukan urusan administrasi penunjukan pejabat pengganti berupa Pelaksana Harian. 4.12.1 Menerima dan meneliti disposisi Kepala Bagian Umum untuk menyusun konsep surat penunjukan pejabat pengganti berupa Pelaksana Harian; 4.12.2 Menugaskan pelaksana untuk membuat konsep surat/nota dinas penunjukan pejabat pengganti berupa Pelaksana Harian berdasarkan usulan masing-masing unit eselon II dan disposisi dari Sekretaris Direktorat Jenderal terhadap surat tugas/undangan dari pihak lain dan menyiapkan nota dinas Kepala Bagian Umum tentang penyampaian surat penunjukan pejabat pengganti berupa pelaksana harian kepada Sekretaris Ditjen; 4.12.3 Meneliti konsep surat penunjukan pejabat pengganti berupa Pelaksana Harian tersebut serta menyampaikan kepada Kepala Bagian Umum. 4.13. Melakukan pengurusan administrasi rekap daftar hadir pegawai di lingkungan Direktorat Jenderal. 4.13.1 Menerima penugasan Kepala Bagian Umum untuk melaksanakan pemantauan pelaksanaan absensi finger print Direktorat Jenderal; 4.13.2 Menugaskan pelaksana untuk memonitor pelaksanaan absen fingeprint Direktorat Jenderal; 4.13.3 Menugaskan pelaksana untuk membuat konsep rekapitulasi bulanan pelaksanaan urusan administrasi daftar kehadiran pegawai Direktorat Jenderal untuk keperluan pembayaran TKPKN dan Uang Makan pegawai;
- 327-4.13.4 Menerima dan meneliti konsep rekapitulasi daftar kehadiran pegawai Direktorat Jenderal; 4.13.5 Menyampaikan Umum konsep rekapitulasi bulanan daftar kehadiran pegawai pada Direktorat Jenderal kepada Kepala Bagian untuk memperoleh persetujuan dan tanda tangan; 4.13.6 Menugaskan pelaksana untuk menyampaikan rekapitulasi bulanan daftar kehadiran pegawai Direktorat Jenderal kepada Kepala Subbagian Gaji dan tembusan kepada Kepala Bagian Organisasi dan Kepegawaian. 4.14. Melakukan penyusunan Laporan Berkala Subbagian Tata Usaha sebagai bahan penyusunan laporan berkala Bagian Umum. 4.14.1 Menugaskan pelaksana untuk menghimpun laporan kegiatan pelaksanaan tugas Subbagian Tata Usaha; 4.14.2 Menugaskan pelaksana untuk mengkompilasi laporan dari Subbagian Rumah Tangga dan Subbagian Perlengkapan sebagai bahan penyusunan laporan berkala Bagian Umum; 4.14.3 Menghimpun hasil pelaksanaan tugas dan menyusun laporan berkala; 4.14.4 Meneliti laporan yang telah dibuat dan konsep nota dinas pengantar untuk ditetapkan oleh Kepala Bagian Umum; 4.14.5 Menandatangani surat pengantar laporan berkala yang ditujukan kepada Kepala Bagian Umum. 4.15. Merumuskan konsep Standard Operating Procedures. 4.15.1 Menerima disposisi dari Kepala Bagian Umum untuk menyusun konsep SOP Subbagian Tata Usaha; 4.15.2 Menugaskan pelaksana pada Subbagian Tata Usaha untuk mengumpulkan bahan untuk menyusun konsep SOP; 4.15.3 Meneliti bahan untuk menyusun konsep SOP subbagian Tata Usaha; 4.15.4 Membahas dan menyusun konsep SOP Subbagian Tata Usaha dengan pelaksana; 4.15.5 Menyampaikan hasil konsep SOP Subbagian Tata Usaha kepada Kepala Bagian Umum. 4.16. Merumuskan bahan masukan terkait dokumen laporan. 4.16.1 Menerima disposisi dari Kepala Bagian Umum dan mempelajari materi yang diperlukan dalam rangka penyusunan bahan masukan terkait dokumen laporan yang meliputi antara lain Analisis Beban Kerja Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Laporan Hasil Pemeriksaan, dan penyusunan bahan masukan penyusunan, monitoring dan evaluasi serta laporan pencapaian IKU;
- 328-4.16.2 Menugaskan kepada para Pelaksana untuk menyusun bahan masukan terkait dokumen laporan meliputi antara lain Analisis Beban Kerja Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Laporan Hasil Pemeriksaan, dan penyusunan bahan masukan penyusunan, monitoring dan evaluasi serta laporan pencapaian IKU; 4.16.3 Membahas dengan Kepala Bagian Umum penyusunan bahan masukan terkait dokumen laporan meliputi antara lain Analisis Beban Kerja Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Laporan Hasil Pemeriksaan, dan penyusunan bahan masukan penyusunan, monitoring dan evaluasi serta laporan pencapaian IKU; 4.16.4 Meneliti, mengoreksi, dan menyampaikan kepada Kepala Bagian Umum bahan masukan terkait dokumen laporan meliputi antara lain Analisis Beban Kerja Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Laporan Hasil Pemeriksaan, dan penyusunan bahan masukan penyusunan, monitoring dan evaluasi serta laporan pencapaian IKU. 4.17. Menghimpun dan menyiapkan bahan masukan jawaban pemerintah atas pertanyaan Dewan Perwakilan Rakyat. 4.17.1 Meneriman disposisi Kepala Bagian Umum untuk menyiapkan bahan masukan jawaban pemerintah atas pertanyaan Dewan Perwakilan Rakyat; 4.17.2 Menugaskan pelaksana untuk mengumpulkan bahan masukan jawaban pemerintah atas pertanyaan Dewan Perwakilan Rakyat; 4.17.3 Meneliti, mengoreksi dan menyiapkan bahan masukan jawaban pemerintah atas pertanyaan Dewan Perwakilan Rakyat; 4.17.4 Menyampaikan bahan masukan kepada Kepala Bagian Umum. 4.18. Melakukan pembinaan pegawai pada Subbagian Tata Usaha untuk meningkatkan motivasi dan prestasi kerja. 4.18.1 Memberikan nasehat, menegakan dan meningkatkan disiplin bawahan; 4.18.2 Memberikan kesempatan bawahan untuk mengembangkan diri; 4.18.3 Mengusulkan mutasi dan promosi bawahan; 4.18.4 Memberikan penilaian atas pelaksanaan pekerjaan bawahan. 5. BAHAN YANG DIGUNAKAN UNTUK MENYELESAIKAN PEKERJAAN : 5.1. Surat perintah/nota dinas Kepala Bagian Umum; 5.2. Rencana kerja Bagian di lingkungan Sekretariat Direktorat Jenderal; 5.3. Surat masuk dan surat keluar di lingkungan Direktorat Jenderal; 5.4. Konsep surat/nota dinas dari bawahan; 5.5. Laporan berkala Subbagian Tata Usaha;
- 329-5.6. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA), Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) dan dokumen anggaran lainnya. 6. ALAT YANG DIGUNAKAN UNTUK MENYELESAIKAN PEKERJAAN : 6.1. Undang Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 6.2. Undang-undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 6.3. Undang Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 6.4. Peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian dan peraturan pelaksanaannya; 6.5. Peraturan di Bidang Perbendaharaan; 6.6. Peraturan di Bidang Kearsipan Nasional; 6.7. Peraturan di Bidang Kepustakaan Nasional; 6.8. Keputusan, instruksi dan peraturan baik dari Menteri Keuangan maupun kementerian teknis yang terkait; 6.9. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 184/PMK.1/2010 tentang Organisasi dan Tatakerja Kementerian Keuangan; 6.10. Peraturan bidang kearsipan di lingkungan Kementerian Keuangan; 6.11. Surat edaran, nota dinas dan surat dinas yang berhubungan dengan tugas Bagian Umum; 6.12. Standard Operating Procedures (SOP) Direktorat Jenderal; 6.13. Pedoman Tata Persuratan Dinas; 6.14. Kode Etik Pegawai Direktorat Jenderal; 6.15. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA), Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) dan dokumen anggaran lainnya. 7. HASIL KERJA : 7.1. Konsep dan bahan masukan terkait dokumen perencanaan yang meliputi antara lain Rencana Strategis, Rencana Kerja, Rencana Kerja Tahunan, Rencana Anggaran, Uraian Jabatan; 7.2. Buku agenda surat masuk dan surat keluar; 7.3. Salinan peraturan/keputusan Direktur Jenderal atas nama Menteri Keuangan dan atau Peraturan/Keputusan Direktur Jenderal; 7.4. Jadwal Retensi Arsip, Daftar Pertelaan Arsip yang disusutkan, Berita Acara Penyusutan Arsip, dsb; 7.5. Surat Dinas yang telah didistribusikan ke alamat tujuan tepat waktunya; 7.6. Surat, dokumen, formulir yang telah digandakan; 7.7. Literatur/peraturan-peraturan yang ditatausahakan pada kepustakaan; 7.8. Daftar Rekapitulasi Absensi Bulanan Pegawai Sekretariat Direktorat Jenderal; 7.9. Konsep dan bahan masukan terkait dokumen laporan meliputi antara lain Analisis Beban Kerja Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Laporan Hasil Pemeriksaan, dan penyusunan bahan masukan penyusunan, monitoring dan evaluasi serta laporan pencapaian IKU; 7.10. Konsep tanggapan Pertanyaan DPR; 7.11. Konsep laporan berkala Bagian Umum;
- 330-7.12. Terselenggaranya pembinaan pegawai pada Subbagian Tata Usaha; 7.13. Laporan berkala Subbagian Tata Usaha. 8. WEWENANG : 8.1. Mengajukan usul, saran, dan pendapat kepada Kepala Bagian Umum; 8.2. Mengoreksi dan memaraf konsep surat; 8.3. Mengatur surat/dokumen/barang yang diterima sesuai dengan klasifikasi dan kualifikasinya serta pendistribusiannya; 8.4. Mengumpulkan data/informasi, bahan atau hal-hal yang diperlukan; 8.5. Menjaga kerahasiaan pelaksanaan tugas. 9. TANGGUNG JAWAB : 9.1. Usul, saran, dan pendapat yang diajukan; 9.2. Kebenaran konsep surat; 9.3. Pengaturan surat/dokumen/barang yang diterima sesuai klasifikasi dan kualifikasinya serta pendistribusiannya; 9.4. Kebenaran data/informasi yang diberikan; 9.5. Kerahasiaan pelaksanaan tugas. 10. DIMENSI JABATAN : 10.1. Non Finansial. Jumlah unit yang dilayani untuk penyelenggarakan urusan ketatausahaan, kearsipan, dokumentasi, kepustakaan, ekspedisi, penggandaan dan penjilidan di lingkungan direktorat jenderal yang meliputi : 10.1.1. jabatan tingkat eselon I; 10.1.2. jabatan tingkat eselon II; 10.1.3. jabatan tingkat eselon III; 10.1.4. jabatan tingkat eselon IV. 11. HUBUNGAN KERJA : 11.1. Sekretaris Direktur Jenderal dalam hal menerima perintah melakukan tugas; 11.2. Kepala Bagian Umum dalam hal menerima tugas dan pengarahan serta mengajukan usul, saran dan pendapat mengenai pelaksanaan tugas; 11.3. Para Kepala Subbagian dilingkungan Bagian Umum dalam hal koordinasi pelaksanaan tugas; 11.4. Para Kepala Subbagian Tata Usaha Direktorat dilingkungan Direktorat Jenderal, dalam hal koordinasi pelaksanaan tugas; 11.5. Para pejabat di lingkungan Direktorat Jenderal dalam hal pelaksanaan tugas; 11.6. Instansi terkait dalam hal pelaksanaan tugas.
- 331-12. MASALAH DAN TANTANGAN JABATAN : 12.1. Koordinasi dalam pelaksanaan tugas bagi pelaksanaan kegiatan tata usaha direktorat jenderal memerlukan penanganan yang seksama sebab terkait dengan kegiatan pelayanan utama, sehingga diperlukan komunikasi yang efektif dengan para Kepala Subbagian Tata Usaha Direktorat dilingkungan Direktorat Jenderal; 12.2. Terdapat data penting tentang pengelolaan utang pada Direktorat Jenderal yang memerlukan tempat penyimpanan khusus serta memerlukan backup data yang cukup karena menyangkut historis pengelolaan utang, sehingga penyediaan sarana dan prasarana penyimpanan yang memadai, aman, dan akses yang terbatas mutlak diperlukan; 12.3. Masalah penyimpanan arsip selain menggunakan filling/rak penyimpan juga diperlukan sarana penyimpan data baik dengan menggunakan media hardcopy maupun elektronik sehingga memerlukan tempat yang spesifik, untuk itu diperlukan sarana dan prasarana penyimpanan arsip yang memadai dan terjamin keamanannya. 13. RISIKO JABATAN: Tidak ada. 14. SYARAT JABATAN : 14.1. Pangkat/ golongan : Penata (III/c) 14.2. Pendidikan formal : Diploma IV / Strata 1 14.3. Diklat/Kursus : Diklatpim Tk.IV 14.4. Syarat lainnya : 14.4.1. Mampu berbahasa inggris; 14.4.2. Menguasai Tata Naskah dan Persuratan 14.4.3. Memahami peraturan perundang-undangan di bidang : 14.4.3.1. keuangan negara; 14.4.3.2. perbendaharaan negara; 14.4.3.3. kepegawaian; 14.4.4. Pengadaan barang dan jasa; 14.4.5. Memahami prosedur dan mekanisme pengelolaan utang; 14.4.6. Memahami SOP; 14.4.7. Memahami prosedur dan mekanisme pengelolaan tugas; 14.4.8. Memahami organisasi dan ketatalaksanaan; 14.4.9. Memahami sistim informasi manajemen, LAN dan pengolahan data; 14.4.10. Memiliki kemampuan manajerial; 14.4.11. Mampu mengoperasionalkan komputer; 14.4.12. Memiliki komitmen penuh terhadap pekerjaan; 14.4.13. Mampu bekerjasama; 14.4.14. Standar Kompetensi:
- 332-15. KEDUDUKAN JABATAN : 14.4.14.1. In-Depth Problem Solving & Analysis (1); 14.4.14.2. Planning and Organizing (2); 14.4.14.3. Continuous Improvement (2); 14.4.14.4. Policies, Processes & Procedures (2) 14.4.14.5. Stakeholder Service (3); 14.4.14.6. Integrity (3); 14.4.14.7. Team Leadership (2); 14.4.14.8. Organizational Savy (2); 14.4.14.9. Interpersonal Communication (2). KEPALA BAGIAN UMUM KEPALA SUBBAGIAN TATA USAHA KEPALA SUBBAGIAN RUMAH TANGGA KEPALA SUBBAGIAN GAJI KEPALA SUBBAGIAN PERLENGKAPAN Administrator Tata Usaha Pengelola Kepegawaian Senior Pengelola Kepegawaian Senior Pengelola Arsip Senior Pengelola Arsip Junior Penyaji Data Administrasi Persuratan Senior Penyaji Data Administrasi Persuratan Junior Sekretaris Eselon I Sekretaris Eselon II Penata Usaha Senior Penata Usaha Junior Penata Usaha Pemula