Petunjuk Sponsorship 1 Juni 2012 Panitia Penyelenggara Jak-Japan Matsuri 1
Berpartisipasi di Jak-Japan Matsuri Pertama-tama, kami menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak atas bantuan dan dukungannya yang hangat pada acara Jak-Japan Matsuri tahun lalu. Selain itu, kami merasakan bahwa jarak antara Indonesia dan Jepang lebih dekat satu langkah. Telah menjadi negara sahabat yang benar-benar memiliki hubungan baik. Pada tahun ini, Jak-Japan Matsuri akan diselenggarakan mulai dari tanggal 23 September sampai dengan 30 September. Tema penyelenggaraan tahun ini adalah Indonesia-Jepang, Semakin Erat, Semakin Mantap. ~Ikatan Persahabatan yang Kuat, Beragam Pertukaran yang Luas~. Kami berpendapat, melalui pertukaran pada Jak-Japan Matsuri tahun ini, maka hubungan persahabatan kedua negara yang dipupuk pada acara Terima Kasih Indonesia tahun lalu akan semakin luas dan erat. Jak-Japan Matsuri tahun ini pun akan diselenggarakan dengan menyatukan kekuatan tim terkait sambil meminta dukungan yang besar dari Anda dan kegiatan ini akan dikembangkan menjadi lebih menyenangkan dan berarti. Di tengah kesibukan Anda semua, kami sangat mengharapkan partisipasi dan kerja samanya di setiap acara. Dana penyelenggaraan keseluruhan acara Jak-Japan Matsuri merupakan hasil dari kepedulian kita semua. Oleh karena itu, kami mohon kesediaan Anda untuk menjadi sponsor dan turut berpartisipasi pada acara Jak- Japan Matsuri. Oleh karena berkat kerja sama Anda semualah, maka acara Jak-Japan Matsuri ini akan sukses. Apabila ada hal-hal yang ingin ditanyakan terkait sponsorship ini, Anda dapat menghubungi kami, tim penggalang dana (Fund Raising Team) Jak-Japan Matsuri. Adapun acara Jak-Japan Matsuri diselenggarakan oleh para sukarelawan (volunteer). Terima kasih atas segala pengertian dan dukungan Anda semua. Tim Penggalang Dana (Fund Raising Team) Jak-Japan Matsuri Kobayashi Kazunori, Miyashita Yasushi Anggota Tim : Uno Mika, Kawano Shoichiro, Kuzuno Katsumi, Kobayashi Chie, Chiyomori Ayumi, Hayashi Nobuyuki, Masuda Kayo, Sasaki Tetsuya 2
Plan Pembelian Souvenir Resmi Jak-Japan Matsuri 1 Official T-shirt Jak Japan Matsuri 100 lembar Nama perusahaan (logo) akan tertera di kiri atas Ukuran : M, L, XL Dana Sponsor : 1 paket Rp. 10.000.000 2 Official Towel 100 lembar Nama perusahaan (logo) akan tertera di kiri bawah Dana Sponsor : 1 paket Rp. 15.000.000 3 Official Uchiwa 1,000 lembar Nama perusahaan (logo) akan tertera di sebaliknya Uchiwa akan dibagikan kepada para pengunjung pada acara Finale tanggal 30 September Dana Sponsor : 1 paket Rp. 15.000.000 3
Plan Donasi Jak-Japan Matsuri Dana Donasi mulai dari 1 paket Rp. 5.000.000 Nama donatur akan ditampilkan di arena penyelenggaraan acara Finale 4
Plan Partisipasi Stan Pameran Finale Jak-Japan Matsuri Jak-Japan Matsuri akan ditutup dengan finale, sebuah acara besar persahabatan Jepang-Indonesia di lapangan Monas, simbol kota Jakarta, pada hari Minggu tanggal 30 September. Walaupun dalam jumlah terbatas, kami menyediakan stan pameran. Kami menunggu partisipasi Anda. Keterangan Stan Pameran : Ukuran A (6m x 4m) Rp. 6.000.000 Ukuran B (3m x 4m) Rp. 3.000.000 *Bagi yang berminat dengan plan ini, diminta untuk membaca syarat pembukaan stan di halaman berikut. 5
Syarat Partisipasi Stan Pameran Bacalah dengan cermat syarat dan petunjuk di bawah ini sebelum Anda mendaftar untuk membuka stan 1. Pengaturan stan ditetapkan oleh panitia dengan memperhatikan keseimbangan isi stan. Permintaan terhadap lokasi stan tidak diterima. 2. Walaupun pengaturan stan telah ditetapkan, ada kemungkinan perubahan penetapan stan dilakukan jika terjadi kondisi yang tidak dapat dihindari. 3. Pendaftaran stan baru dinyatakan resmi setelah panitia menerima pembayaran yang dilakukan setelah mendaftar. 4. Segera setelah seluruh stan terisi penuh, pendaftaran stan akan ditutup. 5. Setelah pembayaran biaya stan diselesaikan, walaupun terjadi pembatalan pemakaian stan, uang tidak dapat dikembalikan. 6. Jika terdapat kesulitan untuk melanjutkan kegiatan dikarenakan kondisi hujan dan lainnya pada hari-h, maka biaya stan tidak dapat dikembalikan. 7. Demi kepentingan jalur yang aman, diminta untuk melakukan set-up stan di dalam wilayah yang telah ditetapkan. 8. Karena stan A memiliki pembatas sementara stan B tidak ada pembatas, untuk stan makanan dan minuman (yang menggunakan api) diminta untuk memilih stan B. 9. Stan yang menggunakan api wajib membawa tabung pemadam kebakaran. 6
Syarat Partisipasi Stan Pameran Bacalah dengan cermat syarat dan petunjuk di bawah ini sebelum Anda mendaftar untuk membuka stan 10. Free pass pada hari-h akan diterbitkan sebanyak 10 lembar untuk stan A dan 5 lembar untuk stan B. Jika memerlukan tambahan, diminta untuk membeli karcis masuk. 11. Terkait penjualan barang-barang yang memiliki hak cipta seperti komik dan animasi, tidak diperbolehkan untuk menjual barang-barang yang tidak memiliki license resmi. 12. Tidak diperbolehkan menjual minuman beralkohol. 13. Air untuk keperluan masak-memasak harus disiapkan sendiri. 14. Karena tidak ada fasilitas pembuangan air kotor di lokasi pameran, maka masing-masing stan harus bertanggung jawab atas pembuangan air kotor tersebut tanpa mengotori lokasi pameran. 15. Pengawasan terhadap kebersihan bahan-bahan makanan dilakukan dan merupakan tanggung jawab masing-masing stan. 16. Pembuangan sampah merupakan tanggung jawab masing-masing stan. Dilarang meninggalkan sampah di lokasi pameran setelah penyelenggaraan event pada hari-h berakhir. (Dalam rangka mengurangi pembuangan sampah di lokasi pameran, pada Finale Jak-Japan Matsuri akan dilakukan kegiatan 3R (Reduce, Reuse, Recycle). Pembuangan sampah tahun lalu tidak baik sehingga ada teguran dari Pemprov DKI Jakarta. 7
Syarat Partisipasi Stan Pameran Bacalah dengan cermat syarat dan petunjuk di bawah ini sebelum Anda mendaftar untuk membuka stan Jika tidak melaksanakan aturan pembuangan sampah, maka ada kemungkinan instansi/ perusahaan tersebut tidak akan disertakan pada penyelenggaraan stan tahun-tahun berikutnya.) 17. Meja, kursi, penerangan dan listrik tersedia di setiap stan. Jika ada barang lain yang dibutuhkan, diminta untuk menyiapkan masing-masing. 18. Stan A : 4 meja(lxwxh=120x80x75cm), 4 kursi, Stan B : 2 meja, 2 kursi. Jumlah pemakaian listrik maksimal untuk stan A : 2x500W, stan B : 500W. Penggunaan melebihi itu akan dikenai biaya tambahan. 19. Permintaan penambahan meja, kursi dan listrik dimungkinkan namun terbatas, dengan melakukan pendaftaran sebelumnya. Dalam hal ini akan dikenai biaya tambahan. 20. Panitia tidak akan bertanggung jawab sehubungan terjadinya pencurian, kerusakan fasilitas dan peralatan yang dibawa oleh penyewa stan, masalah dengan penyewa stan yang ada di sekitar ataupun tamu. Jika melakukan loading sebelum hari-h, maka pengawasan properti menjadi tanggung jawab masing-masing stan. 21. Apabila terjadi kerusakan atau pencurian terhadap peralatan/properti yang disiapkan oleh panitia, akan dibebankan biaya kerugian pada penyewa stan, bergantung pada kondisi kerusakan. 22. Loading dilakuan sehari sebelum hari-h pukul 15.00 atau pagi hari pada hari-h. Pembongkaran dilakukan saat event berakhir. Tidak diperkenankan melakukan loading dan pembongkaran saat event sedang berlangsung. 8
Syarat Partisipasi Stan Pameran Bacalah dengan cermat syarat dan petunjuk di bawah ini sebelum Anda mendaftar untuk membuka stan 23. Perubahan isi acara dapat terjadi tergantung cuaca pada hari-h. 24. Informasi lebih rinci serta perubahan yang sewaktu-waktu terjadi akan diberitakan di website. Diminta untuk memeriksa website Jak-Japan Matsuri secara berkala. http://www.id.emb-japan.go.jp/matsuri/jakjapan2011.html 9
Tiket Masuk acara Finale Jak-Japan Matsuri Kami juga melakukan penjualan awal tiket masuk. Harga per-lembar Rp. 25.000 (gratis untuk anak di bawah usisa SD) Karena jumlahnya terbatas maka diharapkan untuk segera mendaftar. 10
Plan Sponsorship Khusus Jak-Japan Matsuri Nama Plan Isi Sponsorship Dana Sponsor Catatan Plan Persahabatan Indonesia & Jepang 4 buah stan ukuran A + Official Uchiwa 3.000 buah (untuk dibagikan di pintu masuk) + Official T-Shirt 400 lembar + Tiket Masuk 600 lembar Rp. 100.000.000 Discount 19,4% 2 buah stan ukuran A Plan Monas + Official Uchiwa 2.000 buah (untuk dibagikan di pintu masuk) + Official T-Shirt 100 lembar Rp. 50.000.000 Discount 16,0% + Tiket masuk 300 lembar Plan Matsuri Official Uchiwa 1.000 buah (untuk dibagikan di pintu masuk) + Official T-Shirt 100 lembar + Tiket Masuk 100 lembar Rp. 25.000.000 Discount 9,1% 11
Plan Sponsorship Utama Jak-Japan Matsuri Perusahaan/ lembaga yang melakukan pembelian plan souvenir resmi di atas Rp. 50.000.000 (plan persahabatan dan plan Monas) Atau Perusahaan/ lembaga yang melakukan pembelian plan donasi di atas 5 paket(rp. 25.000.000) akan menjadi sponsor utama Jak-Japan Matsuri dan berhak mendapatkan hak istimewa promosi perusahaan berupa pencantuman logo pada berbagai kegiatan serta penyebutan nama dalam acara Finale oleh MC. 12
Pendaftaran Sponsorship Jak-Japan Matsuri Pendaftaran Sponsorship dilakukan via email dengan mencantumkan point-point di bawah ini yang ditujukan kepada Fund Raising Team. (*Hanya menerima permohonan via email saja. Harap tidak mengirimkannya lewat fax!) A. Bagi yang ingin melakukan kerja sama dan membuka stan (Harus diisi!) 1. Nama Perusahaan 2. Nomor telepon kantor 3. Alamat 4. Nama Person in charge (PIC) 5. Nomor Hand Phone PIC 6. Email PIC B. Bagi pendaftar plan souvenir resmi 7. Nama plan dan barang 8. Jumlah paket 9. Lampiran file logo perusahaan atau grup (gambar dengan minimal size 500KB yang dapat digunakan untuk cetakan) (Hanya bagi yang berminat dengan barang berlogo) C. Bagi pendaftar plan donasi 10. Jumlah paket D. Bagi pendaftar untuk tiket masuk acara Finale 11. Jumlah tiket masuk yang dibutuhkan E. Bagi penyewa stan 12. Size stan yang diinginkan (size A/size B) 13. Detail isi stan (jelaskan dengan rinci) 14. Menggunakan api ~ tidak menggunakan api 15. Jumlah tambahan fasilitas dalam stan (hanya bagi yang menginginkan) Meja (Rp. 50.000/buah), Kursi (Rp. 20.000/buah), Listrik (Rp. 300.000/500 watt) 16. Setuju ~ tidak setuju terhadap syarat penyewaan stan
Email untuk Pendaftaran & Untuk Pertanyaan Pendaftaran Tahap I akan ditutup pada 15 Juli 2012 Tim Fund Raising Jak-Japan Matsuri Pertanyaan dan pendaftaran via email : Ms. Chiyomori Ayumi ayumi_chiyomori@id.nykline.com Mr. Kuzun0 Katsumi k-kuzuno@rep.ms-ins.com Ms. Kobayashi Chie chie@jac-recruitment.co.id ** Setelah menerima email Anda, salah satu anggota tim kami akan menjadi PIC bagi Anda dan menghubungi Anda Pertanyaan via telepon : Mr. Hayashi Nobuyuki (08777 55 98 119)