BAB III PROFIL PERUSAHAAN 3.1. Tinjauan Umum Perusahaan Sekretariat DPRD merupakan lembaga pemerintahan yang memang di bentuk untuk menjadi badan legislasi sekaligus untuk membantu anggota DPRD. Analisis perusahaan berikut akan menggambarkan secara umum Kantor Sekretariat DPRD dari sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, hingga deskripsi kerja. 3.1.1. Sejarah Perusahaan Sejalan dengan perkembangan masa pemerintahan Republik Indonesia, DPRD kota Sukabumi mempunyai sejarah panjang yang memuat berbagai kekhususan di dalamnya, pertama tama perjalanan Dua Raperda hingga diparipurnakan. Keterlibatan Sekretariat DPRD sangat menentukan kelancaran berjalannya setiap kegiatan Pansus secara local, regional, bahkan sampai menjangkau akses ke tingkat nasional. Saat itu Wakil Ketua DPRD Kota Sukabumi adalah, Drs. H. Munandi Saleh menjelaskan, diterbitkan dan disahkannya Perda Kota Sukabumi Nomor 6 Tahun 2008, Tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Perangkat Daerah Kota Sukabumi tersebut, sebagai bentuk pemenuhan terhadap amanat Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 41 Tahun 2007, Tentang Organisasi Perangkat Daerah (OPD). 25
Ditandaskannya, penerbitan dan pengesahan Perda tersebut, dilakukan secara akurat dan matang, serta akan memudahkan apabila ada perubahan. Maksud dan tujuannya, dalam rangka efisiensi. Karena apabila ada perubahan, DPRD Kota Sukabumi cukup dengan merubah 1 Perda saja. 3.1.2. Visi Perusahaan Mewujudkan kehendak dan aspirasi Masyarakat Kota Sukabumi secara Amanah 3.1.3. Misi DPRD Kota Sukabumi Melakukan sosialisasi program kerja dan transparansi anggaran dalam setiap aktivitas kegiatan; Memperjuangkan kesejahteraan masyarakat; Menindaklanjuti aspirasi masyarakat Kota Sukabumi; Melaksanakan tugas pengawasan terhadap pelaksanaan peraturan daerah dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah; Melakukan jalinan kemitraan dengan Pemerintah Daerah serta dengan seluruh lapisan masyarakat Kota Sukabumi; Meningkatkan kinerja Pimpinan dan Anggota DPRD dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya; Menegakkan nilai-nilai etika dan norma hubungan kerja dengan lembagalembaga terkait sesuai dengan norma agama, sosial budaya dan hukum; Mempertanggungjawabkan secara moral dan politis kepada masyarakat Kota Sukabumi. 26
3.2. Struktur Organisasi Perusahaan Sebagaimana organisasi birokrasi pada umumnya struktur organisasi Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Sukabumi menjelaskan bagaimana tugas kerja akan dibagi, dkelompokkan da dikoordinasikan secara formal dengan ciri padanya tugas-tugas operasional rutin yang harus dicapai melalui spesialisasi peraturan dan perundang-undangan yang sangat formal, sesuai dengan Peraturan Daerah Kota Sukabumi Nomor 6 Tahun 2009 tentang Pembentukan Susunan dan Tata Kerja Organisasi Perangkat Daerah Kota Sukabumi bahwa Struktur Organisasi Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Sukabumi ditetapkan adalah sebagai berikut : Gambar 3.1. Struktur Organisasi 27
3.3. Tugas Dan Fungsi Sekretariat DPRD Kota Sukabumi Tugas Pokok Sekretariat DPRD sesuai pasal 7 perda nomor 6 Tahun2009 tentang pembentukan dan Susunan Organisasi Perangkat daerah Kota Sukabumi adalah menyelenggarakan Administrasi kesekretariatan, administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas fungsi DPRD, dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah. a. Bagian Persidangan dan Risalah Mempunyai tugas dan pokok membantu Sekretariat DPRD dalam menyiapkan kegiatan rapat-rapat, seperti materi rapat, risalah rapat/kesimpulan rapat, pidato Pimpinan rapat, produk-produk hokum, koordinasi penyelenggara peninjauan / kunjungan kerja / study banding. b. Bagian Hukum dan Pelayanan Informasi Mempunyai tugas membantu Sekretariat DPRD dalam menyiapkan produk-produk hukum, pembinaan dan pengembangan hubungan masyarakat, penerimaan aspirasi, keprotokolan, perpustakaan dan pengkajian data-data serta pengelolaan dan penyajian informasi dengan uraian. c. Bagian Keuangan Mempunyai tugas pokok membantu Sekretariat DPRD dalam menyiapkan penyusunan anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD, mengurus dan menata-usaha keuangan serta menyiapkan laporan pertanggungjawabkan keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD dengan uraian tugas sebagai. 28
d. Bagian Umum Mempunyai tugas pokok membantu Sekretariat DPRD dalam menyiapkan fasilitas rapat, perjalanan dinas, pengadaan dan pemeliharaan gedung / rumah, barang-barang kebutuhan DPRD, peralatan / pengaturan keamanan / ketertiban gedung / kantor dan rumah jabatan Pimpinan DPRD, pengurusan surat menyurat, pengurusan administrasi bagi Pimpinan DPRD dan Anggota DPRD, pembinaan dan pengurusan kepegawaian Sekretariat DPRD. Bagian Umum mempunyai fungsi: 1. Persiapan tempat rapat; 2. Persiapan fasilitas termasuk konsumsi yang diperlukan untuk rapat, pertemuan atau penerimaan tamu; 3. Persiapan perjalanan dinas Pimpinan dan Anggota DPRD serta Sekretaris dan Staf Sekretariat DPRD; 4. Pelaksanaan urusan rumah tangga DPRD dan rumah jabatan Pimpinan DPRD; 5. Pemeliharaan / pengawasan gedung/kantor, rumah jabatan Pimpinan DPRD, kendaraan dinas dan barang inventaris kantor lainnya; 6. Pengurus dan pemelihara keamanan dan ketertiban gedung / kantor DPRD dan rumah jabatan Pimpinan DPRD; 7. Penyelenggara kegiatan ketatausahaan DPRD dan Sekretariat DPRD; 8. Pengadaan / Pengurus perlengkapan Pimpinan dan Anggota DPRD dan Sekretaris serta Staf Sekretariat DPRD; 9. Pengurus administrasi ke Anggotaaan DPRD dan Sekretariat DPRD; 29
10. Pelaksanaan tugas lainnya di bidang umum yang diberikan oleh Sekretaris DPRD. Bagian Umum terdiri atas: A. Kepala Sub Bagian Tata Usaha Mempunyai tugas memimpin pelaksanaan tugas-tugas yang ada pada sub Bagian Tata Usaha sebagai berikut: 1. Menerima, meneliti, mencatat, mengarahkan serta mengendalikan surat Masuk DPRD dan Sekwan; 2. Pengetikan, penomoran, pencatatan surat keluar DPRD dan Sekwan; 3. Rekapitulasi surat masuk DPRD; 4. Rekapitulasi surat masuk Sekwan; 5. Rekapitulasi surat keluar DPRD; 6. Rekapitulasi surat keluar Sekwan; 7. Pendistribusian surat-surat pada pihak-pihak yang berkepentingan dengan menggunakan ekspedisi surat; 8. Membuat serta menyampaikan surat undangan dan melakukan pengecekan kehadiran undangan; 9. Mengatur dan mengendalikan tenaga operator telepon PABX dan operator public informasi system; 10. Mendistribusikan bahan-bahan rapat yang dating dari Gubernur, Dinas, Badan dan kantor kepada Pimpinan dan Anggota DPRD; 11. Mengurus ATK yang dibutuhkan pada bagian umum; 30
12. Melaksanakan tugas lainnya dibidang Tata Usaha yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum. B. Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Program Mempunyai tugas memimpin pelaksanaan tugas-tugas yang ada pada Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan dengan uraian tugas berikut: 1. Menyusun perencanaan program dan kegiatan Sekretariat DPRD; 2. Menyiapkan bahan dalam rangka perumusan program kegiatan dan pelaksanaan pelaporan tahunan sekretariat DPRD; 3. Menyusun Program Kerja jangka panjang dan menengah; 4. Mengkoordinir dan menghimpun semua rencana kegiatan yang diberikan oleh masing-masing bagian; 5. Menyiapkan perencanaan dan pelaksanaan rencana kegiatan Sekretariat DPRD dan program kegiatan DPRD; 6. Mengevaluasi dan melaporkan semua kegiatan yang dilaksanakan pada Sekretariat DPRD dan DPRD; 7. Melaksanakan tugas lainnya di bidang Perencanaan dan Pelaporan yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum. C. Kepala Sub Bagian Kepegawaian Mempunyai tugas memimpin pelaksanaan tugas-tugas yang ada pada Sub Bagain Kepegawaian dengan Uraian Tugas sebagai berikut: 1. Menginventarisir kebutuhan pegawai di lingkungan Sekretariat DPRD; 2. Mengelola absensi apel pagi dan daftar hadir harian pegawai; 31
3. Mengkoordinir kegiatan administrasi keagamaan dan pembinaan kerohanian; 4. Melaksanakan administrasi kepegawaian; 5. Melaksanakan administrasi pengadaan tenaga ahli/kelompok jabatan fungsional; 6. Menyiapkan administrasi kenaikan gaji berkala dan mengurus kenaikan pangkat pegawai di lingkungan Sekretariat DPRD; 7. Menyiapkan usul izin, cuti, pensiunan pegawai lainnya di lingkungan Sekretariat DPRD; 8. Membuat perencanaan pegawai yang akan mengikuti pendidikan penjenjangan dan teknis lainnya; 9. Mengajukan permintaan Kartu Pegawai (Karpeg) dan Kartu Suami (Karsu)/Kartu Isteri (Karis) di Lingkungan Sekretariat DPRD; 10. Mengajukan permintaan pengurusan Asuransi kesehatan (Askes) dan Taspen; 11. Menyiapkan usulan mutasi pegawai dan membuat konsep surat usulan pemindahan PNS dan PTT di lingkungan Sekretariat DPRD; 12. Mengusulkan PNS yang memenuhi persyaratan untuk mendapatkan tanda kehormatan Satya Lencana (10, 20, dan 30 tahun) ke Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Kepri; 13. Membuat surat teguran terhadap pegawai yang melanggar disiplin; 14. Manyiapkan usul pengisian jabatan; 15. Mengatur dan melakukan pembinaan kepada para pegawai tidak tetap (PTT) yang ada pada Sekreteriat DPRD; 16. Membuat daftar urut kepangkatan (DUK); 32
17. Melengkapi Data Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) Sekretariat DPRD; 18. Membaut laporan perkembangan pegawai; 19. Membuat laporan rekapitulasi kehadiran pegawai; 20. Membuat buku penjagaan kenaikan pangkat dan kenaiakn gaji berkala; 21. Merencanakan peningkatan Sumber Daya Manusia staf Sekretariat DPRD melalui Diklat, kursus dan sebagainya; 22. Memelihara surat-surat penting (kearsipan ) yang berhubungan dengan file pegawai dan lainnya; 23. Melaksanakan tugas lainnya di bidang Kepegawaian yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum. D. Kepala Sub Bagian Perlengkapan, Rumah Tangga dan Keamanan Mempunyai tugas memimpin pelaksanaan tugas-tugas yang ada pada sub bagian perlengkapan, rumah tangga dan keamanan dengan uraian tugas sebagai berikut: 1. Mengatur tempat serta penyediaan segala sesuatu bagi Pimpinan dan Anggota DPRD yang diperlukan bagi terselenggaranya kegiatan persidangan, rapatrapat dan pertemuan lainnya; 2. Memelihara kebersihan dan keindahan gedung dan taman kantor serta rumah jabatan Pimpinan; 3. Merencanakan kebutuhan peralatan/perlengkapan kantor dan rumah jabatan Pimpinan dan Sekretariat DPRD; 33
4. Melaksanakan pengadaan peralatan/perlengkapan kantor dan rumah jabatan Pimpinan; 5. Melaksanakan penyimpanan serta pendistribusian barang, alat serta peralatan kantor lainnya; 6. Melakukan inventaris peralatan/perlengkapan kantor dan rumah jabatan Pimpinan; 7. Melaksanakan perawatan barang inventaris kantor dan rumah jabatan Pimpinan; 8. Membuat buku inventaris kantor dan fdaftar inventaris ruangan; 9. Memproses usul penghapusan barang inventaris; 10. Mengurus kendaraan dan pengaturan pemakaaian supir; 11. Mengurus pinjaman alat transportasi yang dipakai oleh Pimpinan/Anggota yang ditentukan oleh Pimpinan Anggota dan Sekretariat DPRD; 12. Mengurus administrasi dan perbaikan kendaraan dinas, merencanakan dan mendistribusikan pemakaian BBM Pimpinan/Anggota dan pegawai Sekretariat DPRD; 13. Mengurus surat dokumentasi mobil dinas serta pembayaran pajak kendaraan dinas; 14. Mengurus tenaga supir mobil-mobil Pimpinan/Anggota yang telah ditentukan oleh Pimpinan; 15. Mengurus personil keamanan dan ketertiban kawasan kantor/gedung dan rumah jabatan Pimpinan DPRD; 34
16. Mengatur ketertiban para tamu, unjuk ras (demonstran), mengatur dan menertibkan kendaraan bermotor, tempat parkir di lingkungan kantor DPRD; 17. Mempersiapkan dan melakukan pengawasan secara elektronik atau CCTV sistem; 18. Mengatur penggunaan keperluan makan dan minum kegiatan rapat-rapat; 19. Melaporkan pemakaian peralatan dan perlengkapan, ATK dan barang-barang pantry lainnya kepada Kepala Bagian Umum; 20. Melaksankan tugas lainnya di bidang perlengkapan, rumah tangga dan keamanan yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum. 3.4. Gambar Logo Sekretariat DPRD Kota Sukabumi Gambar 3.2. Logo DPRD 35