8 PENGANTAR SISTEM INFORMASI 8.1 Sistem Informasi Sistem informasi dapat diartikan himpunan prosedur-prosedur yang bila dieksekusi atau dijalankan dapat memberikan informasi untuk pengambilan keputusan, komunikasi dan atau mengendalikan suatu organisasi. Komponen Pembangun Sistem Informasi John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa ada enam blok pembangun sistem informasi. Blok Masukan : mewakili data yang masuk kedalam sistem, termasuk media dan metode untuk menangkap data. Blok Model : terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika untuk memanipulasi data untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. Blok Keluaran : informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem. Blok Teknologi : piranti untuk menerima masukan, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan keluaran, dan mengendalikan sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian yaitu hardware, software dan brainware. Blok Basis : kumpulan data yang saling terkait, tersimpan diperangkat keras dan dipergunakan untuk menghasilkan informasi. Blok Kendali : untuk menjaga agar sistem berfungsi sebagaimana yang diinginkan, misalnya dari ganguan bencana alam, sabotase dan lain-lain. 8.2 Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. 68
Manajemen tingkat atas Manajemen tingkat menegah Manajemen tingkat bawah Gambar Tingkatan Manajemen Manajemen tingkat atas (top level management) terdiri dari : direktur utama (president), direktur (vice manager) dan eksekutip lainnya. Manajemen tingkat menengah (middle level management) terdiri dari : manajermanajer divisi dan manjer-manajer cabang. Manajemen tingkat bawah (lower level management) disebut operating management meliputi mandor dan pengawas. 8.3 Sistem Informasi Berbasis Komputer Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan-tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan bisnis. Berikut penjelasan mengenain berbagai subsistem CBIS (Computer Base Information System), dan penerapannya oleh organisasi bisnis dalam menggunakan komputer sebagai peralatan pemecahan masalah. Transaction Processing System (TPS) TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin, seperti daftar gaji dan inventarisasi. Disini seorang manajer melihat data-data yang dihasilkan oleh TPS untuk memperbaharui informasi setiap menit apa yang terjadi di perusahaan mereka, dimana hal ini sangat penting bagi operasi bisnis agar sistem dapat berfungsi dengan lancar tanpa interupsi sama sekali. Office Automation System (OAS) OAS yang mendukung pekerja data, yaitu menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasinya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya secara keseluruhan, dengan organisasi dan, kadang-kadang 69
diluar itu. Aspek-aspek OAS yang sudah kita kenal seperti word processing, spreadsheets, desktop publishing, electronic scheduling dan komunikasi melalui voice mail, email (electronic mail), video conferencing, audio conferencing dan facsimile transmission. Management Information System (MIS) MIS adalah sistem informasi yang sudah terkomputerisasi yang bekerja karena adanya interaksi antara manusia dan komputer. Dengan bantuan manusia, perangkat lunak (program komputer) dan perangkat keras agar berfungsi dengan baik, sistem informasi manajemen mendukung spectrum tugas-tugas organisasi yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. Decision Support System (DSS) Kelas sistem informasi terkomputerisasi pada level yang lebih tinggi adalah DSS. DSS menyediakan informasi pemecahan masalah maupun kemampuan komunikasi dalam memecahkan masalah semi-terstruktur. Tujuan DSS adalah sebagai berikut : Membantu manajer membuat keputusan, memecahkan masalah semi-terstruktur. Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya. Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer dari pada efisiensinya. Expert System (ES) Subsistem CBIS yang menarik paling banyak perhatian dari ilmuwan komputer dan spesialis informasi adalah sistem pakar (expert system), suatu subset dari kecerdasan buatan (artificial intellegence) atau AI. AI Adalah kegiatan menyediakan mesin komputer dengan kemampuan untuk menampilkan perilaku yang dianggap cerdas jika itu diamati pada manusia. AI menggambarkan aplikasi komputer tercanggih saat ini, dengan mencoba menyerupai beberapa jenis penalaran manusia. AI merupakan suatu system yang berusaha mengajar komputer untuk berfikir, intinya komputer diprogram untuk dapat bekerja seperti halnya manusia. Sistem Pakar (Expert System) juga dikenal sebagai sistem berbasis pengetahuan (knowledge based system) adalah program komputer yang mencoba untuk mewakili pengetahuan dari pakar manusia dalam bentuk heuristic (menemukan). Heuristic karena merupakan suatu rule of tumb atau suatu aturan dugaan yang baik, berbagi aturan ini kemungkinan system pakar untuk berfungsi secara konsisten seperti seorang 70
pakar manusia, menasehati pemakai cara memecahkan masalah. Karena sistem pakar berfungsi sebagai konsultan, kegiatan menggunakannya disebut konsultasi pemakai berkonsultasi dengan system pakar untuk mendapat nasehat. 8.4 Organisasi Sistem Informasi Organisasi adalah sistem saling pengaruh-mempengaruhi antara orang dan kelompok kerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang sama. Lokasi dari sistem informasi didalam suatu organisasi masih belum ada kesesuaian yang pasti, ada yang memisahkan dalam departemen sendiri, yaitu departemen sistem informasi dan ada juga yang menggabungnya dengan departemen yang lain. Berikut Organization Chart dari departemen sistem informasi atau pengolahan data elektronik (PDE). Direktur PDE Direktur PDE Manajer Analis Sistem Manajer Pemrogram base Administrator Manajer Operasi Manajer Komunikasi Pengoperasian Analis Sistem Pemrogram Pengawas Pemasuk Librarian Komunikasi Analis Sistem Senior Pemrogram Senior Pengawas Pemasuk Librarian Analis Sistem Junior Pemrogram Junior Gambar Organisasi departemen PDE 8.5 Siklus Hidup Pengembangan Sistem System Development Life Cycle (SDLC) atau siklus hidup pengembangan sistem adalah pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang sistem yang dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baik melalui penggunaan siklus kegiatan penganalisis dan pemakai secara spesifik. 71
1. Mendefiniskan 2. Menentukan masalah, peluang syarat-syarat dan tujuan 7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem 3. Menganalisis kebutuhan sistem 4. Merancang sistem yg direkomendasikan 5. Mengembangkan dan 6. Menguji dan mendokumentasikan mempertahankan sistem perangkat lunak Gambar Siklus Hidup Pengembangan Sistem Mengidentifikasi Masalah, Peluang Dan Tujuan Ditahap pertama penganalisis menidentifikasi masalah, peluang dan tujuan-tujuan yang hendak dicapai. Menentukan ruang lingkup dan ukuran sistem. Menetukan dengan tepat masalah-masalah yang terjadi. Menempatkan peluang atau situasi bahwa peningkatan bisa dilakukan melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi, sehingga memungkinkan sistem untuk mencapai sisi kompetitif. Menemukan apa yang sedang dilakukan dalam sistem. Membuat studi kelayakan Output dari tahap ini : laporan yang feasible berisikan definisi problem dan ringkasan tujuan. Kemudian pihak manajemen membuat keputusan berdasarkan proyek yang diajukan, apakah output tersebut selanjutnya akan diproses atau proyek sistem tersebut tidak akan diproses lebih lanjut atau dibatalkan. Menentukan Syarat-Syarat Informasi Penganalisis memasukan apa saja yang menentukan syarat-syarat informasi untuk para pemakai yang terlibat. Atau mempelajari sistem yang sedang berjalan. Menentukan sample dan memeriksa data mentah, wawancara, mengamati perilaku pembuat keputusan dan lingkungan kantor. Memehami informasi apa yang dibutuhkan pemakai. Membentuk gambaran mengenai organisasi dan tujuan-tujuannya. 72
Mengetahui detail-detail fungsi-fungsi sistem yang ada dan mengetahui alasan mengapa menggunakan sistem yang ada. Pada akhir tahap ini, penganalisis akan bisa memahami bagaimana fungsi-fungsi sistem dan melengkapi informasi tentang masyarakat, tujuan, data dan prosedur yang terlibat. Menganalisis Kebutuhan Sistem Tahap ini adalah menganalisis kebutuhan - kebutuhan sistem. Pada tahap ini penggunaan perangkat dan teknik-teknik tertentu akan membantu dalam menentukan kebutuhan-kebutuhan sistem tersebut. Penggunaan diagram alir data untuk menyusun daftar input, proses dan output fungsi bisnis dalam bentuk grafik terstruktur. Dari diagram alir data, dikembangkan suatu kamus data berisikan daftar seluruh item data yang digunakan dalam sistem, berikut spesifikasinya. Menganalisis keputusan terstruktur yang dibuat, yaitu keputusan-keputusan dimana kondisi, kondisi alternatif, tindakan serta aturan tindakan ditetapkan. Pada poin ini, penganalisis sistem menyiapkan suatu proposal sistem yang berisikan ringkasan apa saja yang ditemukan, analisis biaya atau keuntungan alternatif yang tersedia serta rekomendasi atas apa saja (bila ada) yang harus dilakukan. Bila salah satu rekomendasi bisa diterima oleh pihak manajemen, penganalisis akan memproses lebih lanjut. Merancang Sistem Yang Direkomendasikan Dalam tahap desain penganalisis sistem menggunakan informasi-informasi yang terkumpul untuk mencapai desain sistem informasi yang logik. Merancang prosedur data-entry. Menggunakan teknik-teknik bentuk dan perancangan layar, peralatan antarmuka pengguna misalnya menu-menu pada layar, serta berbagai jenis graphical user interfaces (GUIs). Merancang file-file atau basisdata. Merancang output Merancang prosedur-prosedur back-up dan kontrol untuk melindungi sistem. Terakhir, penganalisis membuat paket-paket spesifikasi program bagi pemrogram, setiap paket bisa terdiri dari layout input dan output, spesifikasi file dan detail-detail 73
proses; serta pohon keputusan atau table, diagram alir data, flowchart system, serta nama-nama dan fungsi-fungsi subprogram yang sudah tertulis. Mengembangkan Dan Mendokumentasikan Perangkat Lunak Pada tahap ini penganalisis bekerjasama dengan pemrogram untuk mengembangkan suatu perangkat lunak awal yang diperlukan Merancang dan mendokumentasikan perangkat lunak dengan beberapa teknik terstruktur meliputi rencana struktur, Nassi-Shneiderman charts dan pseudocode. Kegiatan dokumentasi menunjukan kepada pemakai tentang cara penggunaan perangkat lunak, dan apa yang harus dikerjakan bila perangkat lunak mengalami masalah. Pemrogram atau programmer adalah pelaku utama dalam tahap ini, karena mereka merancang, membuat kode dan mengatasi kesalahan-kesalahan dari program komputer. Menguji Dan Mempertahankan Sistem Sebelum sistem informasi dapat digunakan, maka harus dilakukan pengujian terlebih dahulu. Sebgaian pengujian dilakukan oleh pemrogram sendiri, dan lainnya dilakukan oleh penganalisis sistem. Mempertahankan sistem dan dokumentasinya dimulai ditahap ini dan dilakukan secara rutin selama sistem informasi dijalankan. Mengimplementasikan Dan Mengevaluasi Sistem Tahap ini merupakan tahap terakhir dari pengembangan sistem. Melakukan pelatihan bagi pemakai untuk mengendalikan sistem Merencanakan konversi perlahan dari sistem lama ke sistem baru, proses ini mencakup pengubahan file-file dari format lama ke format baru atau membangun suatu basisdata, menginstall peralatan dan membawa sistem baru untuk diproduksi. Evaluasi sistem sebenarnya dilakukan disetiap tahap. Perlu diingat bahwa kerja sistem biasanya berulang, ketika penganalisis menyelesaikan satu tahap pengembangan sistem akan berlanjut ke tahap berikutnya, penemuan suatu masalah bisa memaksa penganalisis kembali ke tahap sebelumnya dan memodifikasi pekerjaannya di tahap tersebut. 74
Pemeliharaan Sistem Setelah sistem terpasang, maka sistem tersebut harus dipertahankan. Ini berarti bahwa program komputer harus dimodifikasi dan dijaga supaya tetap terpakai. Pemeliharaan diadakan karena dua alasan. Untuk memperbaiki kesalahan dalam perangkat lunak. Untuk meningkatkan kemampuan perangkat lunak dalam merespons perubahan kebutuhan-kebutuhan organiosasional. 75