PANDUAN PPID 1. Informasi merupakan kebutuhan mendasar setiap orang sebagai pengembangan pribadi dan lingkungan sosialnya serta merupakan bagian penting bagi ketahanan nasional. Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan informasi publik merupakan salah satu ciri penting negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik. Pemberlakuan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) pada 30 April 2010 merupakan momentum penting dalam mendorong keterbukaan di Indonesia, khususnya di Sumatera Barat. UU ini telah memberikan landasan hukum terhadap hak setiap orang dalam memperoleh Informasi Publik. Dimana, setiap Badan Publik mempunyai kewajiban dalam menyediakan dan melayani permohonan Informasi Publik secara cepat, tepat waktu, biaya ringan dan cara sederhana. 1
2. Tujuan dilahirkannya UU. No. 14 Tahun 2008 adalah: menjamin hak warga negara utk mengetahui rencana pembuatan kebijakan publik, program kebijakan publik, & proses pengambilan keputusan publik, serta alasan pengambilan suatu keputusan publik; mendorong partisipasi masy. dlm proses pengambilan kebijakan publik; meningkatkan peran aktif masyarakat dalam pengambilan kebijakan publik dan pengelolaan Badan Publik yang baik; mewujudkan penyelenggaraan negara yg baik, yaitu yg transparan, efektif & efisien, akuntabel serta dpt dipertanggungjawabkan; mengetahui alasan kebijakan publik yg mempengaruhi hajat hidup orang byk; mengembangkan ilmu pengetahuan & mencerdaskan kehidupan bangsa; dan/atau meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan Badan Publik untuk 2
menghasilkan layanan informasi yang berkualitas. 3. Sebagaimana diamanatkan dalam Pasal 4 Undang- Undang No. 14 tentang Keterbukaan Informasi Publik dinyatakan bahwa Setiap Orang Berhak Memperoleh Informasi Publik Sesuai Dengan Ketentuan Undang-Undang. Mengacu pada hal tersebut maka dapat diartikan bahwa setiap orang berhak: a. Melihat dan mengetahui informasi publik; b. Menghadiri pertemuan publik yang terbuka untuk umum untuk memperoleh informasi publik; c. Mendapatkan salinan informasi publik melalui permohonan sesuai dengan undang-undang ini; dan/atau d. Menyebarluaskan informasi publik sesuai dengan peraturan perundang-undangan. 3
Secara nyata, masyarakat harusnya bisa mengetahui sejauh mana pemerintah melaksanakan programprogram pembangunannya, sehingga ada mekanisme kontrol dari masyarakat agar potensi peyimpangan pembangunan bisa dikendalikan sedini mungkin. Akan tetapi mekanisme kontrol masyarakat berupa keterbukaan informasi masih terkesan sulit didapatkan, kesenjangan antara pemerintah daerah, masyarakat, Lembaga swadaya masyarakat, serta Organisasi masyarakat masih jauh dari yang diharapkan. 4. Dasar Hukum dalam Pembentukan PPID bagi Pemerintah Kabupaten/Kota adalah sebagai berikut: a. UU. No. 14 Tahun 2008 Pasal 13 ayat (1): Untuk mewujudkan pelayanan cepat, tepat, dan sederhana setiap Badan Publik: a. Menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi b. PP No. 61 Tahun 2010 Pasal 21 ayat (1): 4
PPID harus sudah ditunjuk paling lama 1 (satu) tahun terhitung sejak Peraturan Pemerintah ini diundangkan c. Permendagri No. 35 Tahun 2010 Pasal 7 ayat (1): Untuk mengelola pelayanan informasi dan dokumentasi di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan daerah ditetapkan PPID. 5. Dalam mendorong Pemerintah Daerah untuk membentuk PPID diterbitkan Surat Edaran Mendagri No. 356/8429/SJ tgl 25 Nov 2013 tentang Panduan Penyusunan, Pelaksanaan dan Pelaporan Aksi Pencegahan dan Pemberantasan Korupsi (Aksi PPK) Pemda Tahun 2014. Semula 7 (tujuh) rencana aksi ditambah mjd 8 (delapan) rencana aksi melalui SE Mendagri No. 700/3057/V/Bangda tgl 3 April 2014, perihal Pelaksanaan RAD-PPK Pemda Th 2014. Tambahan rencana aksi tersebut, yakni : 5
Pembentukan & Penguatan Tugas Pokok & Fungsi PPID Utama & PPID Pembantu. 6. Disamping itu, dengan diterbitkannya Instruksi Presiden No. 7 Tahun 2015 tentang Aksi Daerah Pencegahan dan Pemberantasan Korupsi (AD-PPK) tanggal 6 Mei 2015, salah satu poin penting adalah Pelaksanaan E-Government dan Keterbukaan Informasi Publik. Pada butir ke 34-35 ditegaskan tentang Penguatan Peran Pejabat Pngelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dengan ukuran keberhasilan antara lain adalah: Terbentuknya PPID dan Penerbitan SOP layanan Informasi serta Publikasi Daftar Informasi Publik pada website Pemprov/Pemkab/Pemko, dan Evaluasi Pelaksanaan UU. No. 14 Tahun 2008. 7. Ukuran keberhasilan Aksi Pencegahan dan Pemberantasan Korupsi (Aksi PPK) adalah sebagai berikut: 6
a. Terbentuknya Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) b. Diterbitkannya SOP (standard operational prosedur) layanan informasi publik. c. Dipublikasikannya daftar informasi publik di website Pemerintah Provinsi / Kabupaten / Kota. 8. Berdasarkan Pasal 7 UU No.14 Th. 2008 dan Pasal 45 Permendagri No. 35 Tahun 2010, kewajiban Badan Publik/Pemerintah adalah sebagai berikut: a. Menunjuk dan mengangkat PPID melalui SK Kepala Daerah b. Menetapkan standar operasional prosedur pelayanan informasi dan dokumentasi c. Menyediakan dan memberikan informasi: secara berkala, serta merta, tersedia setiap saat, berdasarkan permintaan 7
d. Menyediakan sarana dan prasarana untuk kepentingan penyimpanan dan pengolahan informasi. e. Menetapkan standar biaya (jika diperlukan) f. Menyediakan anggaran untuk pengembangan PPID g. Menanggapi keberatan atas permintaan informasi yang dilakukan oleh pemohon informasi h. Membuat dan mengumumkan laporan pelayanan informasi secara berkala. 9. Pengertian PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi) menurut UU. No. 14 Th. 2008 adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi publik. 10. Sebagaimana diamanatkan dalam pasal 13 undangundang no. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dan pasal 7 Permendagri No. 35 8
tahun 2010 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah, Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Kabupaten/Kota wajib menetapkan pejabat pengelola informasi dan dokumentasi (PPID) melalui surat keputusan kepala daerah. Di samping itu, berdasarkan surat Menteri Dalam Negeri No. 188.2/3435/sj perihal pelaksanaan undang-undang no. 14 tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik, diatur bahwa PPID untuk tingkat provinsi berada pada Biro Humas, sedangkan untuk kabupaten/kota, berada pada bagian humas. Khusus bagi daerah yang memiliki Dinas Kominfo dan didalamnya digabung unit kerja kehumasan, maka kepala dinas yang bersangkutan ditunjuk dan diangkat sebagai PPID. 11. Berdasarkan Permendagri No. 35 Tahun 2010 pasal 8, kedudukan PPID dan PPID Pembantu adalah sebagai berikut: 9
1. PPID di lingkungan Pemerintahan Provinsi bertanggungjawab kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah. 2. PPID di lingkungan Pemerintahan Kabupaten/Kota bertanggungjawab kepada Bupati/Walikota melalui Sekretaris Daerah. 3. PPID di lingkungan Pemerintahan Provinsi dibantu oleh PPID Pembantu yang berada di lingkungan Satuan Kerja Perangkat Daerah dan/atau Pejabat Fungsional. 4. PPID di lingkungan Pemerintahan Kabupaten/Kota dibantu oleh PPID Pembantu yang berada di lingkungan Satuan Kerja Perangkat Daerah dan/atau Pejabat Fungsional. 11. Dalam pelaksanaannya, Tugas dan Tanggung Jawab PPID menurut Pasal 9 Permendagri No. 35 Tahun 2010 antara lain adalah sebagai berikut: 10
a. Mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi dari PPID Pembantu. b. Penyediaan, penyimpanan, pendokumentasian, dan pengamanan informasi. c. Pelayanan informasi sesuai dengan aturan yang berlaku. d. Pelayanan informasi publik yang cepat, tepat, dan sederhana. e. Penetapan prosedur operasional penyebarluasan Informasi Publik. f. Pengujian Konsekuensi Pengklasifikasian informasi dan/atau pengubahannya g. Penetapan informasi yang dikecualikan yang telah habis jangka waktu pengecualiannya sebagai informasi publik yang dapat diakses, dan 11
h. Penetapan pertimbangan tertulis atas kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik. 12. Wewenang PPID sebagaimana tertera dalam Permendagri No. 35 Tahun 2010 Pasal 10 adalah: a. menolak memberikan informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; b. meminta dan memperoleh informasi dari unit kerja/komponen/ satuan kerja yang menjadi cakupan kerjanya; c. mengkoordinasikan pemberian pelayanan informasi dengan PPID Pembantu dan/atau Pejabat Fungsional yang menjadi cakupan kerjanya; d. menentukan atau menetapkan suatu informasi dapat/tidaknya diakses oleh publik; dan e. menugaskan PPID Pembantu dan/atau Pejabat Fungsional untuk membuat, mengumpulkan, 12
serta memelihara informasi dan dokumentasi untuk kebutuhan organisasi. 13. Pembina PPID dijabat oleh Kepala Badan Publik Pemda, yakni : Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Fungsi Pembina : mempunyai fungsi pembinaan terhadap pengelola layanan informasi dan dokumentasi dan seluruh rangkaian kegiatan pengelolaan informasi dan dokumentasi sesuai dgn mekanisme yang ditentukan Tugas Pembina : a. Melakukan pembinaan terhadap pengelolaan pelayanan informasi dan dokumentasi dilingkungan Pemda; b. Mengesahkan & menetapkan jenis-jenis informasi, yaitu : informasi yg wajib disediakan dan diumumkan secara berkala, serta merta, 13
tersedia setiap saat serta informasi yg dikecualikan 14. Pengarah PPID dijabat oleh Sekretaris Daerah Fungsi Pengarah PPID ini adalah: 1. mengarahkan kegiatan pengelolaan informasi dan dokumentasi serta menjamin ketersediaan informasi secara terintegrasi dan terkoordinasi 2. Menerima keberatan atas penolakan dari pemohon informasi publik. 3. Memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh pemohon informasi dalam jangka waktu paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja sejak diterimanya laporan keberatan secara tertulis. 4. Sebagai perwakilan badan publik Pemda dalam sengketa informasi publik. 5. Memberikan persetujuan atau penolakan atas surat penetapan daftar informasi publik dan surat penetapan klasifikasi dari PPID. 14
15. Daftar Informasi Publik catatan yang berisi keterangan secara sistematis tentang seluruh informasi publik yang berada dibawah penguasaan badan Publik tidak termasuk informasi yang dikecualikan. 16. Dalam membuat Daftar Informasi Publik, SKPD harus melakukan pengklasifikasian informasi dengan klasifikasi sebagai berikut: a. informasi yang wajib disediakan dan diumumkan, meliputi: 1. informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala; 2. informasi yang wajib diumumkan secara serta merta; dan 3. informasi yang wajib tersedia setiap saat. b. Informasi yang dikecualikan. 15
17. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala harus di tinjau ulang minimal 1 (satu) kali dalam setahun. Informasi ini antara lain adalah: a. informasi tentang Profil SKPD meliputi: 1) informasi tentang kedudukan atau domisili beserta alamat lengkap, ruang lingkup kegiatan, maksud dan tujuan, tugas dan fungsi SKPD beserta unit-unitnya;. 2) struktur organisasi, gambaran umum setiap satuan kerja, profil singkat pejabat struktural; dan 3) laporan harta kekayaan bagi Pejabat Negara yang wajib melakukannya setelah diperiksa dan diverifikasi dan dikirimkan oleh Komisi Pemberantasan Korupsi ke SKPD untuk diumumkan. b. ringkasan informasi tentang program dan/atau kegiatan yang sedang dijalankan dalam lingkup SKPD meliputi: 1) nama dan program kegiatan; 16
2) penanggung jawab, pelaksana program dan kegiatan serta nomor telepon dan/atau alamat yang dapat dihubungi; 3) target dan/atau capaian program dan kegiatan; 4) jadwal pelaksanaan program dan kegiatan; 5) anggaran program dan kegiatan yang meliputi sumber dan jumlah; 6) agenda penting terkait pelaksanaan tugas SKPD; 7) informasi khusus lainnya yang berkaitan langsung dengan hak-hak masyarakat; 8) informasi tentang penerimaan calon pegawai; 9) informasi tentang penerimaan calon peserta didik pada SKPD yang menyelenggarakan kegiatan pendidikan untuk umum; c. ringkasan informasi tentang kinerja dalam lingkup SKPD berupa narasi tentang realisasi kegiatan yang telah maupun sedang dijalankan beserta capaiannya; d. ringkasan laporan keuangan meliputi: 1) rencana dan laporan realisasi anggaran; 17
2) neraca; 3) laporan arus kas dan catatan atas laporan keuangan yang disusun sesuai dengan standar akutansi yang berlaku; dan 4) daftar aset dan investasi. e. Ringkasan laporan akses informasi publik meliputi: 1) jumlah permohonan informasi publik yang diterima; 2) waktu yang diperlukan dalam memenuhi setiap permohonan informasi publik; 3) jumlah permohonan informasi publik yang dikabulkan baik sebagian atau seluruhnya dan permohonan informasi publik yang ditolak; dan 4) alasan penolakan permohonan informasi publik. f. informasi lain tentang Peraturan Daerah, Peraturan Gubernur, Keputusan Gubernur atau produk hukum daerah lainnya sebagai kebijakan yang mengikat dan/atau berdampak bagi publik yang dikeluarkan Pemerintah Daerah; 18
g. informasi tentang hak dan tata cara memperoleh informasi publik, pengajuan keberatan, proses penyelesaian sengketa informasi publik dan pihakpihak yang bertanggungjawab untuk dapat dihubungi; h. informasi tentang tata cara pengaduan penyalahgunaan wewenang atau pelanggaran yang dilakukan baik oleh Pejabat Pemerintah Daerah maupun pihak yang mendapatkan izin atau perjanjian kerja dari Pemerintah Daerah; i. informasi tentang pengumuman pengadaan barang dan jasa sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; j. informasi tentang prosedur peringatan dini dan evakuasi keadaan darurat di setiap kantor Pemerintah Daerah. 18. Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta merupakan informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum. Informasi 19
ini disampaikan dengan cara yang mudah dijangkau masyarakat dan dalam bahasa yang mudah dipahami. Informasi yang dimaksud antara lain adalah: a. informasi mengenai bencana alam seperti potensi tsunami, gunung meletus, tanah longsor, banjir, hama penyakit tanaman, epidemik, wabah, kejadian luar biasa, kejadian antariksa dan lain sebagainya; b. informasi mengenai bencana non-alam seperti kegagalan industri atau teknologi, dampak industri, limbah berbahaya, pencemaran lingkungan dan lain sebagainya; c. informasi mengenai bencana sosial seperti kerusuhan sosial, konflik sosial antar kelompok atau antar masyarakat dan teror; d. jenis, penyebaran dan daerah yang menjadi sumber penyakit yang berpotensi menular; e. racun pada bahan makanan yang dikonsumsi masyarakat; f. rencana gangguan terhadap utilitas publik. 20
19. Informasi yang wajib tersedia setiap saat antara lain adalah: a. daftar informasi publik pada SKPD/Unit Kerja terkait yang tidak termasuk informasi yang dikecualikan; b. informasi tentang Peraturan Daerah, Peraturan Gubernur, Keputusan Gubernur atau produk hukum lainnya sebagai kebijakan yang mengikat dan berdampak bagi publik yang dikeluarkan badan publik; c. informasi tentang organisasi, administrasi, personil dan keuangan; d. agenda kerja Pemerintah Daerah; e. syarat-sarat perijinan, izin yang diterbitkan dan/atau dikeluarkan berikut dokumen pendukungnya dan laporan penataan izin yang diberikan; f. rencana strategis dan rencana kerja Pemerintah Daerah; 21
g. informasi mengenai kegiatan pelayanan informasi publik yang dilaksanakan, sarana dan prasarana layanan informasi publik yang dimiliki beserta kondisinya, sumber daya manusia yang menangani layanan informasi publik beserta kualifikasinya, anggaran layanan informasi publik serta laporan penggunaannya; h. jumlah, jenis, dan gambaran umum pelanggaran yang dilaporkan oleh masyarakat serta laporan penindakannya; i. informasi publik lain yang telah dinyatakan terbuka bagi masyarakat berdasarkan mekanisme keberatan dan/atau penyelesaian sengketa sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. 20. Pengecualian informasi publik didasarkan pada pengujian mengenai konsekuensi yang timbul apabila suatu informasi diberikan serta setelah dipertimbangkan dengan seksama bahwa menutup 22
informasi publik dapat melindungi kepentingan yang lebih besar daripada membukanya atau sebaliknya. Informasi yang dikecualikan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 huruf a sampai dengan j, meliputi: a. informasi yang dapat membahayakan negara/daerah; b. informasi yang berkaitan dengan kepentingan perlindungan usaha dan persaingan usaha tidak sehat; c. informasi yang berkaitan dengan hak-hak pribadi; d. informasi yang berkaitan dengan rahasia jabatan; dan/atau e. informasi yang belum dikuasai dan didokumentasikan. 21. PPID wajib melakukan pengujian konsekuensi berdasarkan alasan sebagaimana diatur dalam Pasal 17 Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik sebelum menyatakan 23
suatu informasi publik sebagai informasi yang dikecualikan. 22. PPID harus melakukan inventarisasi terhadap informasi yang dikecualikan dan apabila melakukan pengujian konsekuensi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terhadap informasi yang tidak boleh diungkapkan berdasarkan Undang-Undang, wajib menyebutkan ketentuan peraturan perundangundangan yang secara jelas dan tegas atau pendapat ahli yang menyatakan suatu informasi wajib dirahasiakan. Alasan harus dinyatakan secara tertulis dan disertakan dalam surat pemberitahuan tertulis terhadap permohonan informasi publik. 23. Dalam melaksanakan pengujian konsekuensi, PPID dilarang mempertimbangkan alasan pengecualian selain hal-hal yang diatur dalam Pasal 17 Undang- Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. 24
24. PPID wajib menghitamkan atau mengaburkan materi informasi yang dikecualikan dalam suatu salinan dokumen informasi publik yang akan diberikan kepada publik. PPID tidak dapat menjadikan pengecualian sebagian informasi dalam suatu salinan informasi publik sebagai alasan untuk mengecualikan akses publik terhadap keseluruhan salinan informasi publik. Dalam melakukan penghitaman atau pengaburan informasi PPID wajib memberikan alasan dan materinya pada masing-masing hal yang dihitamkan atau dikaburkan. 25. Informasi yang dikecualikan ditetapkan dalam bentuk surat penetapan klasifikasi oleh Gubernur atas usulan PPID. 26. Alur Mekanisme Tata Cara Pengecualian Informasi Publik: a. PPID melalui SK Kepala Daerah menetapkan Tim Pembahasan Klasifikasi Informasi untuk melakukan uji konsekuensi. 25
b. Tim Pembahasan terdiri dari PPID Utama, Sekretaris Dishubkominfo, Sekretaris Bappeda, Sekretaris DPKD dan Biro Hukum. c. Tim Pembahasan akan melakukan verifikasi Daftar Informasi Publik masing-masing SKPD dan menetapkan Informasi Yang Dikecualikan dengan Berita Acara yang kemudian ditetapkan melalui SK Kepala Daerah tentang Informasi Yang Dikecualikan. d. Apabila permohonan informasi dari publik belum diklarifikasi jenis informasinya, apabila dibutuhkan, Tim Pembahasan dapat melakukan uji konsekuensi terhadap informasi yang akan diberikan kepada pemohon informasi. 27. Pentingnya Badan Publik menyelenggarakan Keterbukaan Informasi Publik: a. Membentuk Opini publik melalui informasi yang akurat. 26
b. Informasi Publik yang akurat dapat mencegah rumor negatif dan tidak benar beredar. c. Meminimalisir Korupsi dan Penyalahgunaan Informasi Orang Dalam d. Memperbaiki kinerja Badan Publik secara lebih tepat e. Membangun hubungan baik dan meningkatkan kepercayaan publik terhadap Badan Publik. f. Akuntabilitas Demokratis 27