PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENCATATAN PENGIRIMAN BARANG DI PT. TIKI JALUR NUGRAHA EKAKURIR CABANG BANDUNG Eka Triyanto, Widya Revina, S.Kom 2 Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282 Email : EkaTriyanto@gmail.com, Revi@arkamaya.co.id 2 Abstrak Pada saat ini barang menjadi hal yang tidak asing lagi karena para pelaku bisnis sekarang ini banyak bertransaksi di internet. Orang-orang akan semakin mudah untuk berbelanja walaupun penjualan dan pembelian tidak saling bertemu langsung. Itulah sebabnya jasa barang semakin dibutuhkan. Peluang bisnis dan prospek jasa barang masih sangat bagus dan terus berkembang. Seperti halnya Jasa barang PT. Tiki Jalur Nugraha Ekakurir adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa kurir ekpres yang berpusat di Jakarta. Adapun permasalahan yang dihadapi oleh JNE cabang Bandung Jl Soekarno Hatta No.452 yaitu mengenai Penyimpanan data barang belum dibuatkan berdasarkan kategori dan kualifikasi seperti barang yang berasuransi (HVS) dan barang yang non asuransi (NON HVS). Tidak adanya pengecekan ulang data barang pada saat melakukan packing paket barang yang berasuransi (HVS) dan barang non asuransi (NO HVS). Dengan adanya permasalahan diatas maka akan dibangun sebuah sistem informasi mengenai pencatatan barang. dengan menggunakan metode pengembangan sistem SSAD (Structured System Analysis and Design) dan dengan pendekatan SDLC model waterfall. Bahasa pemrograman adalah VB.Nett dan database yang digunakan adalah SQL Server 2005, SAP crystal report untuk merancang dan menghasilkan laporan. Dengan dibuatkannya sistem inforamsi pencatatan ini maka diharapkan mampu membantu menangani pencatatan barang berdasarkan kualifikasi dan kategori. Kata Kunci : Pengiriman barang, Pencatatan berdasarkan kualifikasi dan kategori.. Pendahuluan Perkembangan teknologi informasi saat ini sangat terasa manfaatnya dalam membantu permasalahan dalam suatu proses kegiatan. Kegiatan yang umumnya menggunakan peranan teknologi informasi. Hal ini disebabkan oleh akan kebutuhan informasi yang semakin meningkat. Teknologi komputerisasi memberikan kemampuan untuk media kommunikassi yang dapat mempercepat proses kerja menusia salah satunya transaksi barang. Pada saat ini barang menjadi hal yang tidak asing lagi karena para pelaku bisnis sekarang ini banyak bertransaksi di internet. Orang-orang akan semakin mudah untuk berbelanja walaupun penjualan dan pembelian tidak saling bertemu langsung. Itulah sebabnya jasa barang semakin dibutuhkan. Peluang bisnis dan prospek jasa barang masih sangat bagus dan terus berkembang. Jasa barang PT. Tiki Jalur Nugraha Ekakurir adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa kurir express yang berpusat di Jakarta. JNE sendiri dalam jasa pelayanan telah mencakup wilayah Nasional terbesar di Indonesia. Dengan dukungan cabang-cabang perusahan di seluruh propinsi di Indonesia, PT Tiki Jalur Nugraha
Ekakurir mampu menjadi Jasa barang yang paling berkompeten di Indonesia. Adapun sarana dan prasarana dalam proses pencatatan data barang yang akan dikirim belum berdasarkan kategori dan kualifikasi masih menggunakan sistem pencatatan pada buku dan belum tersedianya basis data alamat tujuan dan tarif harga sehingga dalam mencari alamat tujuan dan tarif harga masih menggunakan buku panduan tarif harga dari kantor pusat yang menyebabkan kurang efektif dan memakan waktu yang lama untuk mencari alamat yang dituju. Sehingga untuk membuat laporan data pengirim maupun membuat laporan harian dan bulanan sering terjadi kerumitan. Banyaknya kesalahan pencatatan laporan atau pendataan yang disebabkan oleh kesalahan petugas. Adapun permsalahan yang di identrifikasikan adalah sebagai berikut :. Penyimpanan data barang belum dibuatkan berdasarkan kategori dan kualifikasi seperti barang yang berasuransi (HVS) dan data barang yang non asuransi (NON HVS). 2. Landasan Teori 2. Pengertian Sistem Informasi Menyangkut pemahaman tentang pengertian sistem informasi ini, dalam bukunya Agus Mulyanto (2009:29) mengutipkan beberapa pendapat para ahli, diantaranya:. Menurut James alter, sistem informasi adalah kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. 2. Menurut Bodnar dan Hopwood, sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna. 3. Menurut Gelinas, Oram dan Wiggins, sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada pemakai. 4. Menurut Turban, McLean dan Waterbe, sistem informasi adalah sistem yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan mneyebarkan informasi untuk tujuan spesifik. 5. Menurut Joseph Wilkinson, sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran 2. Tidak adanya pengecekan ulang data barang pada saat melakukan packing paket barang yang berasuransi (HVS) dan data barang non asuransi (NO HVS). Untuk memfokuskan analisa, maka ruang lingkup permasalahan hanya mencakup sebagai berikut :. Mengenai proses pencatatan paket barang di PT.Tiki Jalur Nugraha Ekakurir Bandung. 2. Tidak membahas mengenai transaksi, hanya mengenai proses pencatatan laporan. Adapun tujuan dari perancangan ini adalah :. Memudahkan proses pencatatan barang supaya tersimpan berdasarkan kualifikasi dan kategori. 2. Memudahkan proses pengecekan ulang laporan. (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan. Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem yang terdiri dari kumpulan komponen sistem, yaitu software, hardware dan brainware yang memproses informasi menjadi sebuah output yang berguna untuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam suatu organisasi. 2.2 Peranan Jasa Pengiriman Jasa barang dijadikan sebagai media untuk memindahkan barang dari satu tempat ke tempat lain. Dengan adanya jasa pegiriman barang, seseorang yang hendak mengirimkan barangnya hanya perlu menggunakan jasa barang tersebut. Banyak para penjual atau pedagang yang sangat membantu dengan jasa ini. Mereka bisa memperluas jangkauan penjualan produk yang mereka jual. Konsumen pun tidak perlu keluar rumah, mereka hanya tinggal menunggu peket kiriman barang tersebut datang. 2.3 Fungsi Jasa Pengiriman Jasa mempunyai fungsi sebagai media untuk mengirim barang ke tempat tertentu. yang dititipakan untuk mengirim akan diterima oleh penerima berdasarkan tempat dan waktu. Berfungsi juga sebagai kurir, dimana penjual tidak perlu mengantar barang jualnya ketempat jualnya ketempat dimana pembeli. Penjual hanya perlu menitipakan barangnya untuk dkirim dan menyertakan alamat lengkap penerima barang tersebut. 2
Menurut Dittmer (2009,P.99) delivery service adalah suatu kelebihan dari pelayanan yang dapat ditawarkan diamana konsumen harus memesan terlebih dahulu makanan atau minuman yang diingikan sebelum menikmatinya. Jadi pelanggan tidak perlu repot datang ketempat penjualan makanan atau minuman, walaupun demikian ada peningkatan biaya untuk biaya pengantaran. Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa delivery service merupakan salah satu alternative layanan yang dapat menambah nilai sekaligus memberikan kemudahan bagi konsumen. Sebagai salah satu layanan yang mempunyai nilai tambah. Delivery service dipengaruhi oleh ketetapan waktu. Karyawan dan keistimewahan layanan sebagai idikator. 2.3 Perancangan Sistem Perancangan sistem ini akan dibuat berdasarkan Metode Analisis Dan Perancangan Terstruktur. Perancangan sistem adalah tahap awal dimana pendekatan awal untuk menyelesaikan masalah dipilih. Selama perancangan sistem, struktur keseluruhan diputuskan. Tujuan perancangan sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran umum kepada pemakai (user) mengenai sistem informasi yang baru serta untuk memenuhi kebutuhan pemakai (user) dalam memperoleh dan mengolah informasi yang ada. METODE PENELITIAN Metodologi adalah kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturanaturan yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan seni atau disiplin ilmu yang lain. (jogiyanto:2005) Metodologi yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini adalah metodologi analisis dan perancangan terstruktur atau konvensional. Dengan model proses waterfall Metodologi ini menggunakan pendekatan model analisis terhadap :. Data, yang digambarkan dalam ERD (Entity Relationship Diagram), dan dipetakan ke dalam Data Object Description (Skema Relasi). 2. Proses/Fungsional, yang digambarkan dalam DFD (Data Flow Diagram), dan diturunkan ke dalam P- Spec (Proses Specification). Waterfall adalah suatu teknik pengembangan sistem untuk merencanakan, memutuskan dan mengontrol proses pengembangan sistem informasi Tahapantahapan dalam melakukan pengembangan sistem yang digunakan model waterfall adlah sebagai berikut :. Perencanaan (Planing) 2. Analisis (Analysist) 3. Perancangan (Design) 4. Penerapan (Implementation) 5. Pemeliharaan (Maintenance) Langkah-langkah yang dilakukan dalam metodologi waterfall adalah :. Melakukan survei ruang lingkup proyek dan kelayakanya 2. Mempelajari sistem yang sedang berjalan 3. Menentukan permintaan user. 4. Memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik, 5. Menentukan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) 6. Merancang perangkat lunak 7. Membangun perangkat lunak 8. Mengimplementasikan perangkat lunak 9. Memelihara dan melakukan perbaikan/peningkatan perangkat lunak bila diperlukan. 3. Hasil Penelitian Sistem Berjalan. Berikut adalah prosedur Sistem Pencatatan Pengiriman di PT. TIKI JNE Bandung Cabang Soekarno Hatta : 2. Bagian cash counter menerima paket yang akan dikirim dari pelanggan. Kemudian data pelanggan dan paket diperiksa. 3. Apabila data pelanggan atau paket tidak sesuai, maka paket akan dikembalikan kepada pelanggan. 4. Apabila barang elektronik dan barang berharga, cash counter akan memberikan penawaran asuransi untuk jaminan kerusakan dan kehilangan, cash counter akan memeriksa barang tersebut untuk didata barangnya, setelah selesai cash counter akan mencatatat barang yang berasuransi di from asuransi setelah itu pihak pengirim paket barang mendatangani from barang asuransi. Cash counter akan menginput data barang yang berasuransi. 5. Apabila data pelanggan dan paket barang telah sesuai data maka akan dicatat dan dibuat resi sebanyak 6 rangkap. 6. Resi rangkap diberikan kepada pelanggan, dan resi 2 untuk arsip dan 3 rangkap untuk dibarang. 7. Dari data pelanggan dan paket yang telah sesuai, maka data pelanggan dan paket diberikan kepada bagian helper untuk diperiksa kelengkapannya. 8. Setelah diperiksa kelengkapannya, bagian helper akan membuat laporan atau laporan sebanyak 2 rangkap. 9. rangkap diberikan kepada pihak pick up yang nantinya akan dikirim ke tujuan. Dan rangkap 2 diarsipkan. 3
Phase Mapping chart Konsumen Case Counter Pick up Kepala Cabang Mulai Resi no HVS Input Data no HVS dan HVS Data Base Paket HVS no HVS Buat resi barang dan resi barang asuransi Resi no Pengiriman HVS Buat dan Laporan barang Laporan Pengiriman B Bpik HVS Buat TTD Packing no HVS dan HVS siap kirim no HVS dan HVS siap kirim TTD TTD Terima barang C B Laporan Pengiriman selesai Akan dilakukan perubahan dari sistem lama yang akan dirancang pada sistem baru berdasarkan pada permasalahan yang terjadi sebelumnya dari sistem lama yang diharapkan masalah yang terjadi akan teratasi dengan perubahan sistem usulan ini. Adapun uraian perubahan rancangan sistem usulan adalah sebagai berikut :. Dengan adanya perubahan sistem baru Pada saat proses paket dibuatkan terlebih dahulu kategori berdasarkan jenis barang apakah barang tersebut berjenis paket atau dokumen yang bernilai tinggi. 2. Pada sistem yang baru dibuatkan kriteria pemisahan barang HVS dan NON HVS untuk mengurangi kekeliruan saat penginputan. C Gambar Mapping Chart sistem barang Context Diagram Konsumen Pick up Pengiriman Resi Pengiriman Siap Kirim Sistem Informasi Gambar Context Diagram Sistem Pengiriman (DFD) Logical Level 0 sistem Berjalan Konsumen Resi paket Resi 4 Buat resi barang HVS cek BPIK ID paket barang pick up 3 Input paket HVS 5 Buat Laporan Pengiriman barang dan Laporan Pengiriman Paket barang ID paket barang HVS 2 Buat Laporan barang Kepala Cabang Kepala Cabang Laporan Sistem Usulan. Bagian cash counter menerima paket yang akan dikirim dari pelanggan. Kemudian data pelanggan dan paket diperiksa. 2. Apabila data pelanggan atau paket tidak sesuai, maka paket akan dikembalikan kepada pelanggan. 3. Apabila barang elektronik dan barang berharga cash counter akan memberikan penawaran asuransi untuk jaminan kerusakan dan kehilangan, cash counter akan memeriksa barang tersebut untuk di data barangnya setelah selesai cash counter akan mencatatat barang yang berasuransi di from asuransi setelah itu pihak pengirim paket barang mendatangani from barang asuransi. Cash counter akan menginput data barang yang berasuransi. 4. Apabila data pelanggan dan paket barang telah sesuai data maka akan dicatat dan dibuat resi sebanyak 6 rangkap. 5. Resi rangkap diberikan kepada pelanggan, dan resi 2 untuk arsip dan 3 rangkap untuk dibarang. 6. Dari data pelanggan dan paket yang telah sesuai, maka data pelanggan dan paket diberikan kepada bagian helper untuk diperiksa kelengkapannya. 7. Setelah diperiksa kelengkapannya, bagian helper akan membuat laporan atau laporan sebanyak 2 rangkap. 8. rangkap diberikan kepada pihak pick up yang nantinya akan dikirim ke tujuan. Dan rangkap 2 diarsipkan. 9. Kemudian dibuatkan klasifiksi barang apakah barang itu berupa dokumen atau non dokumen, apabila barang tersebut berupa dokumen akan dimasukan kedalam kategori bahwa barang itu berupa dokumen. 0. apabila barang tersebut berupa paket besar non dokument sama barang tersebut akan dibuatkan klasifikasi dan kategori. Laporan Gambar DFD level 0 Sistem Pengiriman 4
(DFD) Logical Level 0 Sistem Usulan Konsumen Paket barang Paket barang Pengiriman Cek BPIK 2 Buat Id Resi 3 Input Paket HVS Kategori Resi 4 Buat resi barang HVS 6 Pemisahan barang berdasarkan kualifikasi dan kategori Resi 7 5 Cetak laporan barang dan Laporan Pengiriman pemisahan paket barang HVS dan non HVS Gambar Rancangan Dokumen Pengiriman barang pick up kepala cabang HVS Gambar DFD Level 0 Sistem Usulan Format Input/Output Pada bagian ini akan diuraikan bentuk input output yang digunakan dalam sistem baru (termasuk input output dari sistem yang berjalan tetapi masih digunakan dalam sistem baru), meliputi : Struktur Menu, Rancangan Dokumen dan Dialog Screen. Gambar Menu Data Pelanggan Gambar V. Struktur Dialog Menu Sistem Pengiriman 5 Gambar Menu Input Tarif
Gambar V. 2 Input Kota Gambar Kualifikasi paket barang Konfigurasi HW / SW sebagai penentuan kebutuhan sumber daya untuk sistem informasi yang baru merancang kebutuhan perangkat keras (hardware) dan kebutuhan perangkat lunak (software) dalam upaya menunjang keberhasilan dari usaha perancangan sistem. Hardware. Komputer Unit dengan konfigurasi: 2. Monitor 5 3. Keyboard 4. Mouse 5. Processor berkecepatan minimum.6 GHz 6. Memory GB 7. Internal VGA Card atau External 8. Harddisk minimum 80 GB 9. Motherboard yang memiliki port Usb 0. Power Supply 400 watt. DVD atau Cd-Rom Software Software yang digunakan dalam rancangan ini adalah sebagai berikut:. Operating sistem menggunakan Windows Xp atau Vista. 2. Pembuatan database dapat menggunakan Ms SQL Server 2005. 3. Untuk pembuatan program bahasa pemrograman yang dapat digunakan seperti Microsoft Visual Basic 200. 6 4. Untuk pembuatan laporan dapat menggunakan crystal report 8.5, active report ataupun yang lainnya. Berikut adalah kebutuhan sumber daya manusia (Brainware) dari perancangan sistem ini, diantaranya :. Satu orang Sistem Analis Bertugas mengawasi kegiatan dalam penerapan sistem yang baru dan memastikan sistem yang dibuat telah sesuai dengan yang direncanakan serta mengatasi kelemahan-kelemahan yang terjadi dalam sistem tersebut. 2. Satu orang Progammer Bertugas membuat program aplikasi komputer berdasarkan sistem yang telah dirancang dan dideskripsikan oleh sistem analis dan mengubah atau memodifikasi program aplikasi komputer yang sudah ada pada sistem lama untuk dibuat menjadi sistem baru. 3. Satu orang Administrator Bertugas sebagai pelaksana pengoperasian terhadap sistem di dalam melakukan kegiatannya, yang bertugas untuk mengelola sistem. 4. Kesimpulan Dengan dibuatnya perancangan sistem ini diharapkan nantinya akan berguna baik untuk karyawan maupun perusahaan karena pada dasarnya perancangan sistem ini dibuat untuk mempermudah akses informasi dan pekerjaan karyawan di PT.TIKI JNE SOEKARNO HATTA Cabang Bandung. Beberapa kesimpulan yang dapat di Tarik diantaranya :. Pencatatan barang akan tersimpan berdasarkan kategori. 2. Telah dibuatnya pengkodean yang memudahkan pencatatan barang saat akan melakukan packing. DAFTAR PUSTAKA [] Sutarman. 2009. Pengantar Teknologi Informasi. Yogyakarta : Bumi Aksara. [2] Hartono, Jogiyanto. (2009). Sistem Teknologi Informasi.Yogyakarta : Andi. [3] Gaol,L, Jimmy. 2008. Sistem Informasi Manajemen Pemahaman dan Aplikasi. [4] Jakarta : Penerbit PT Grasindo. [5] Agus Mulyanto. 2009. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Pustaka Pelajar.