Tujuan Instruksional Khusus PERENCANAAN SDM MSDM M3 Mahasiswa mampu menjelaskan dan memahami pengertian, faktor-faktor, kepentingan dan model perencanaan SDM 3 Faktor Penyebab Perubahan Kebutuhan SDM a. Perubahan dalam lingkungan eksternal seperti ekonomi, politik, teknologi dan persaingan. b. Perubahan keputusan internal seperti strategi, budget, ramalan penjualan, ekspansi, rancangan organisasi dan rancangan pekerjaan. c. Perubahan tenaga kerja organisasi seperti adanya pegawai yang pensiun (retirement), mengundurkan diri (resignation), PHK (termination), meninggal dunia, pegawai sakit, dll. Job Analysis/Analisa Pekerjaan Organisasi memberikan pekerjaan yang terpisah dan jelas bagi setiap orang serta menjamin pekerjaan itu terkoordinasi sedemikian rupa dalam rangka mencapai tujuan. Setelah organisasi menyusun strukturnya, tersusunlah pekerjaan-pekerjaan yang perlu ditangani oleh orang-orang Analisis pekerjaan adalah prosedur untuk menetapkan (1) cakupan pekerjaan dan (2) kriteria orang yang menangani pekerjaan itu 1
Tujuan Analisa Pekerjaan Untuk mendapatkan informasi tentang: Aktivitas kerja apa saja aktivitas yang akan dilaksanakan Perilaku manusia bagaimana dlm mengambil keputusan, kemampuan bekerja, melakukan perjalanan Mesin/alat yg dibutuhkan utk keberlangsungan pekerjaan Standar kinerja pengukuran ttg kualitas, kuantitas, dan kecepatan untuk setiap pekerjaan Konteks jabatan bagaimana interaksi jabatan, insentif yang ada Tuntutan manusiawi kebutuhan ketrampilan, pengetahuan dalam melakukan kerja Bedakan Job Analysis: Proses yang sistematis dari menghimpun informasi dari tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari pekerjaan tertentu. Job Description: pernyataan faktual dan terorganisasi perihal kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan tertentu (menggambarkan pekerjaan/jabatan dengan sangat baik). Job Specification: menunjukkan kualitas yang disyaratkan bagi pelaksanaan yang dapat diterima. (Spesifikasi pekerjaan disusun dari uraian pekerjaan serta uraian ciri-ciri manusia dan pengalaman yang diperlukan untuk bekerja dengan baik, dan akan menentukan tipe orang yang perlu direkrut dan kualitas yang perlu diuji) Job Evaluation: proses sistematik dan beruntun untuk menentukan nilai suatu pekerjaan (menentukan kompensasi). Job Analysis: A Basic Human Resource Management Tool Kegunaan Informasi Analisis Pekerjaan Tasks Responsibilities Duties Job Analysis Job Descriptions Job Specifications Staffing Training and Development Performance Appraisal Compensation Safety and Health Employee and Labor Relations Legal Considerations Perekrutan dan seleksi Kompensasi Penilaian kinerja Pelatihan Keselamatan & kesehatan kerja Hubungan antar pekerja Pertimbangan hukum Knowledge Skills Abilities 2009 by Prentice Hall 2
Proses Analisa Pekerjaan 1. Menentukan penggunaan informasi/alat yang digunakan untuk menganalisa 2. Meninjau informasi yang terkait sbg latar belakang (struktur organisasi; proses kerja, dll) 3. Menyeleksi jabatan yang akan dianalisis 4. Mengumpulkan data 5. Meninjau informasi itu dengan pihak lain yang berkepentingan 6. Menyusun uraian dan spesifikasi jabatan/pekerjaan Perencanaan SDM Perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat. (George Milkovich dan Paul C. Nystrom) Perencanaan SDM, sebagai proses yang menjamin keberlangsungan pengembangan organisasi. Kita menilai dimana kita; menilai akan kemana kita; kita mempertimbangkan pengaruh tujuan terhadap kebutuhan di masa yang akan datang dan kebutuhan penyediaan SDM dan mencoba mencocokkan permintaan dan penyediaan sehingga membuat kesesuaian antara tujuan kebutuhan organisasi di masa yang akan datang (Stephen Robbin ) Perencanaan SDM adalah proses yang dilakukan para manajer untuk menjamin bahwa mereka memiliki jumlah dan jenis orang yang tepat di tempat yang tepat, dan pada saat yang tepat, yang mampu menyelesaikan sejumlah tugas yang dibebankan secara efektif dan efisien. Melalui perencanaan, organisasi dapat menghindari kekurangan dan kelebihan dana. (Robbin dan Coulter (2009,h.346)) Perencanaan menyangkut: Kualitas dan Kuantitas yang tepat, Waktu dan posisi yang tepat, dan perhatian yang maksimal terhadap tujuan individual dan organisasional Perencanaan SDM Strategic Planning Human Resource Planning Forecasting Human Resource Requirements Comparing Requirements and Availability Forecasting Human Resource Availability Demand = Supply Surplus of Workers Shortage of Workers No Action Restricted Hiring, Reduced Hours, Early Retirement, Layoff, Downsizing Recruitment Selection Supply Internal: promosi, transfer, demosi Supply Eksternal: dar luar perusahaan 3
Fungsi Perencanaan SDM Individual mengetahui secara pasti rencana ketenagakerjaan dari organisasi memungkinkan pekerja untuk menyusun pengembangan karir bagi dirinya sendiri Contoh : Bagaimana kemampuan pengembangan jenjang karirnya Kemampuan apa yang harus dimiliki untuk memungkinkan dirinya menduduki suatu jabatan tertentu Waktu yang terbaik untuk menjangkau karir tesebut Fungsi Perencanaan SDM Organisasi membantu pimpinan organisasi dalam upaya mendaya-gunakan SDM yang ada efisiensi mampu menarik tenaga kerja yang benar-benar dibutuhkan, baik secara kuantitatif atau kualitatif yang dilakukan pada waktu yang tepat. menambah kuatnya daya saing organisasi terhadap organisasi lain. Prosedur Perencanaan SDM Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan. Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM. Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya. Menetapkan beberapa alternative. Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana. Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan. Keuntungan Perencanaan SDM Manajemen puncak memiliki pandangan yang lebih baik terhadap dimensi SDM atau terhadap keputusankeputusan bisnisnya. Biaya SDM menjadi lebih kecil. Tersedianya lebih banyak waktu untuk melakukan proses recruitment-seleksi antisipasi kebutuhan. Adanya kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan golongan minoritas didalam rencana masa yang akan datang. Pengembangan para manajer dapat dilaksanakan dengan lebih baik. 4
Terima Kasih 5