SELINTAS TENTANG PEMBAYARAN BIAYA PERJALANAN DINAS BAGI PEJABAT/PEGAWAI NEGERI YANG MENGIKUTI DIKLAT Oleh : Sumaryo Widyaiswara Madya, BDK Palembang I. Pendahuluan Tulisan ini terinspirasi dari beberapa pertanyaan yang diajukan oleh peserta diklat beberapa waktu yang lalu, saat penulis bertugas sebagai pengajar/fasilitator pada diklat fungsional bendahara pengeluaran untuk mata pelajaran pengujian dan pembayaran tagihan yang diselenggarakan oleh Balai Diklat Keuangan (BDK) di Palembang. Pertanyaan yang diajukan para peserta diklat waktu itu diantaranya terkait masalah seputar pembayaran biaya perjalanan dinas bagi pegawai/pejabat yang ditugasi untuk melaksanakan tugas kedinasan dari instansinya Pertanyaan-pertanyaan tersebut seperti: berapa jumlah pembayaran yang akan mereka terima saat ditugasi mengikuti rapat, seminar, workshop, atau diklat, kapan pembayaran itu harus dilakukan oleh Bendahara Pengeluaran, apakah dibayar melalui Uang Persediaan (UP) atau pembayaran langsung (LS), dan komponen biaya perjalanan dinas apa saja yang harus dibayarkan kepada peserta rapat, seminar, workshop, diklat dan sebagainya. Sebagai seorang PNS/ CPNS, sepanjang perjalanan kariernya tentu pernah menerima penugasan dari pimpinannya untuk menjalankan tugas Negara, baik dalam kota maupun luar kota, menginap maupun pulang hari, menggunakan mobil dinas kantor maupun tidak, baik atas biaya kantor sendiri maupun ditanggung oleh kantor/ unit lain yang mengundang. Untuk menghitung berapa jumlah biaya perjalanan dinas yang akan mereka terima atau yang akan dibayarkan oleh bendahara pengeluaran atas perintah Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), pada tanggal 3 Juli 2012 yang lalu telah diberlakukan Peraturan Menteri Keuangan (PMK) Republik Indonesia Nomor 113/PMK.05/2012 tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap. Istilah pegawai negeri yang dimaksudkan dalam PMK tersebut adalah Pegawai Negeri Sipil, Calon Pegawai Negeri Sipil, Anggota Tentara Nasional Indonesia; dan Anggota Kepolisian Negara Republik Indonesia. Sejalan dengan tujuan penulisan ini yakni pembayaran biaya perjalanan dinas bagi pegawai negeri yang mengikuti diklat, maka untuk tahun anggaran 2013 ini, selain berpedoman pada PMK No. 113/PMK.05/2013 tersebut di atas, juga mempedomani PMK Nomor 190/PMK.05/2012 tanggal 29 November 2012 tentang Tata Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara, yang berlaku mulai tanggal 1 Januari 2013. Untuk lebih jelasnya dapat diikuti uraian berikut ini.
II. Pengertian Perjalanan Dinas Yang dimaksud dengan perjalanan dinas dalam negeri yang selanjutnya disebut perjalanan dinas, adalah perjalanan dinas ke luar tempat kedudukan yang dilakukan dalam wilayah Republik Indonesia untuk kepentingan Negara. Perjalanan dinas dalam negeri terdiri dari : a. Perjalanan Dinas Jabatan, yaitu Perjalanan Dinas melewati batas Kota dan/atau dalam Kota dari tempat kedudukan ke tempat yang dituju, melaksanakan tugas, dan kembali ke tempat kedudukan semula di dalam negeri. b. Perjalanan Dinas Pindah, yaitu Perjalanan Dinas dari tempat kedudukan yang lama ke tempat kedudukan yang baru berdasarkan surat keputusan pindah. Yang dimaksud dengan tempat kedudukan adalah lokasi kantor/ satuan kerja tempat pegawai negeri bekerja, bukan tempat tinggal dari pegawai negeri yang ditugasi melakukan perjalanan dinas. Perjalanan dinas jabatan digolongkan menjadi 2 (dua) yaitu: a. Perjalanan Dinas Jabatan yang melewati batas Kota; dan b. Perjalanan Dinas Jabatan yang dilaksanakan di dalam Kota. Yang dimaksud dengan batas kota khusus untuk Provinsi DKI Jakarta meliputi kesatuan wilayah Jakarta Pusat, Jakarta Timur, Jakarta Utara, Jakarta Barat, dan Jakarta Selatan. Untuk Perjalanan Dinas Jabatan yang dilaksanakan di dalam Kota, terdiri atas: a. Perjalanan Dinas Jabatan yang dilaksanakan lebih dari 8 (delapan) jam Pada umumnya untuk daerah yang sulit transportasi, atau untuk pelaksanaan tugasnya memerlukan waktu lebih dari 8 jam; dan b. Perjalanan Dinas Jabatan yang dilaksanakan sampai dengan 8 (delapan) jam. Adapun kriteria untuk perjalanan dinas di dalam kota lebih dari 8 (delapan) jam adalah : untuk daerah yang sulit transportasi, atau untuk pelaksanaan tugasnya memerlukan waktu lebih dari 8 jam. III. Pelaksanaan Perjalanan Dinas Terdapat sebelas alasan dilakukannya perjalanan dinas jabatan, sebagaimana diatur pada pasal 17 ayat (2) PMK No.113/PMK.05/2012, yaitu : a. pelaksanaan tugas dan fungsi yang melekat pada jabatan; b. mengikuti rapat, seminar, dan sejenisnya; c. Pengumandahan (detasering); d. menempuh ujian dinas/ujian jabatan; e. menghadap Majelis Penguji Kesehatan Pegawai Negeri atau menghadap seorang dokter penguji kesehatan yang ditunjuk, untuk mendapatkan surat keterangan dokter tentang kesehatannya guna kepentingan jabatan; f. memperoleh pengobatan berdasarkan surat keterangan dokter karena mendapat cedera pada waktu/karena melakukan tugas;
g. mendapatkan pengobatan berdasarkan keputusan Majelis Penguji Kesehatan Pegawai Negeri; h. mengikuti pendidikan setara Diploma/S1/S2/S3; i. mengikuti pendidikan dan pelatihan; j. menjemput/mengantarkan ke tempat pemakaman jenazah Pejabat Negara/Pegawai Negeri yang meninggal dunia dalam melakukan Perjalanan Dinas; k. menjemput/mengantarkan ke tempat pemakaman jenazah Pejabat Negara/Pegawai Negeri yang meninggal dunia dari Tempat Kedudukan yang terakhir ke Kota tempat pemakaman. Perjalanan dinas jabatan oleh Pelaksana SPD (pejabat negara/pegawai/pegawai tidak tetap) dilakukan sesuai perintah atasan Pelaksana SPD yang tertuang dalam Surat Tugas. Surat Tugas dimaksud diterbitkan oleh: a. Kepala satuan kerja untuk Perjalanan Dinas Jabatan yang dilakukan oleh Pelaksana SPD pada satuan kerja berkenaan; b. Atasan langsung kepala satuan kerja untuk Perjalanan Dinas Jabatan yang dilakukan oleh kepala satuan kerja; c. Pejabat Eselon II untuk Perjalanan Dinas Jabatan yang dilakukan oleh Pelaksana SPD dalam lingkup unit eselon II/setingkat unit eselon II berkenaan; atau d. Menteri/Pimpinan Lembaga/Pejabat Eselon I untuk Perjalanan Dinas Jabatan yang dilakukan oleh Menteri/ Pimpinan Lembaga/ Pejabat Eselon I/ Eselon II. Kewenangan dalam penerbitan Surat Tugas yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan perjananan dinas jabatan dapat didelegasikan kepada pejabat yang ditunjuk. Surat Tugas minimal harus mencantumkan 4 (empat) unsur, yaitu : a. Pemberi tugas; b. Pelaksana tugas; c. Waktu pelaksanaan tugas; dan d. Tempat pelaksanaan tugas. Surat Tugas yang dibuat oleh pejabat yang berwenang berfungsi sebagai dasar penerbitan SPD oleh PPK. Untuk perjalanan dinas dalam kota yang dilaksanakan sampai dengan 8 (delapan) jam dilakukan cukup dengan surat tugas atau tanpa penerbitan SPD, sehingga pembebanan biaya perjalanan dinas jabatan dicantumkan dalam surat tugas tersebut. Sedangkan untuk perjalanan dinas jabatan yang melewati batas kota, dan perjalanan dinas jabatan yang dilaksanakan di dalam kota lebih dari 8(delapan) jam, harus diterbitkan SPD oleh PPK berdasarkan surat tugas yang dibuat oleh pejabat yang berwenang. Dalam penerbitan SPD, PPK berwenang untuk menetapkan tingkat biaya Perjalanan Dinas, dan alat transpor yang digunakan untuk melaksanakan Perjalanan Dinas Jabatan yang bersangkutan dengan memperhatikan kepentingan serta tujuan Perjalanan Dinas tersebut. Dalam hal ini perlu diperhatikan bahwa pelaksanaan perjalanan dinas harus berpedoman pada 4 (empat) prinsip yang telah diatur dalam PMK No.113/PMK.05/2012, yaitu : a. selektif, yaitu hanya untuk kepentingan yang sangat tinggi dan prioritas yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan;
b. ketersediaan anggaran dan kesesuaian dengan pencapaian kinerja Kementerian Negara/Lembaga; c. efisiensi penggunaan belanja negara; dan d. akuntabilitas pemberian perintah pelaksanaan Perjalanan Dinas dan pembebanan biaya Perjalanan Dinas. IV. Komponen Biaya Perjalanan Dinas Jabatan yaitu : Secara umum biaya perjalanan dinas jabatan terdiri dari 6 (enam) komponen, a. Uang harian, yang terdiri dari : uang makan, uang transport lokal, dan uang saku yang dibayarkan secara lumpsum, yang besarannya mengacu pada Standar Biaya Umum (SBU) yang berlaku sebagai batas tertinggi. Dengan kata lain Uang Harian Perjalanan Dinas Dalam Negeri pada dasarnya merupakan penggantian biaya keperluan sehari-hari pegawai negeri/non pegawai negeri dalam menjalankan perintah perjalanan dinas di dalam negeri yang dapat digunakan untuk uang makan, transpor lokal, dan uang saku. b. Biaya transpor, yang meliputi : biaya dari tempat kedudukan ke tempat tujuan pergipulang, serta retribusi yang dipungut di terminal bus/ stasiun/ bandara/ pelabuhan. Biaya transpor ini dibayarkan sesuai dengan biaya riil berdasarkan transpor seperti yang tercantum pada lampiran IV PMK.No.113/PMK.05/2012. c. Biaya penginapan, yaitu biaya yang diperlukan untuk menginap baik di hotel maupun tempat menginap lainnya, yang dibayarkan sesuai dengan biaya riil dan berpedoman pada PMK tentang standar biaya. Untuk biaya penginapan ini dalam PMK No.113/PMK.05/2012 telah diatur ketentuan khusus yang berbeda dengan sebelumnya, yakni : bagi pelaksana SPD yang tidak menggunakan biaya penginapan karena yang bersangkutan memiliki rumah sendiri atau ada keluarganya di kota tempat tujuan dan menginap di tempat tersebut, maka kepadanya diberikan biaya penginapan sebesar 30% dari tarif hotel di kota tempat tujuan yang besarannya mengacu pada standar biaya, dan dibayarkan secara lumpsum. Yang dimaksud dengan lumpsum disini adalah jumlah uang yang telah dihitung terlebih dahulu dan dibayarkan sekaligus. d. Uang representasi, yaitu besaran uang dalam jumlah sesuai ketentuan yang berlaku yang dapat diberikan kepada Pejabat Negara, Pejabat Eselon 1, dan Pejabat Eselon II selama melakukan perjalanan dinas. e. Sewa kendaraan dalam kota, yaitu besaran uang dalam jumlah tertentu yang diberikan kepada pejabat negara untuk keperluan pelaksanaan tugas di tempat tujuan perjalanan dinas. f. Biaya menjemput/ mengantar jenazah, yaitu biaya yang diberikan kepada penjemput/pengantar termasuk biaya pemetian dan biaya angkutan jenazah bagi pegawai negeri yang meninggal dunia dalam dinas, atau bagi pegawai negeri yang meninggal dunia ditempat penugasan terakhir ke tempat pemakaman.
V. Komponen Biaya Perjalanan Dinas Jabatan bagi Pegawai yang mengikuti Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Seperti yang telah diuraikan di atas, bahwa setidaknya ada 11 (sebelas) alasan mengapa perjalanan dinas jabatan dilakukan, salah satunya adalah karena pegawai negeri yang bersangkutan ditugasi mengikuti diklat. Diklat yang diikuti oleh pegawai negeri tersebut dapat berlangsung di suatu tempat/institusi/lembaga pendidikan yang lokasinya melewati batas kota dari tempat kedudukannya, atau lokasi tempat pendidikannya masih di dalam kota namun membutuhkan waktu pelaksanaan lebih dari 8 (delapan) jam, atau lokasi pendidikannya di dalam kota yang membutuhkan waktu sampai dengan 8 (delapan) jam. Kriteria ini perlu diketahui pihak-pihak terkait karena akan menjadi salah satu faktor penentu besaran biaya perjalanan dinas mengikuti diklat tersebut. Selanjutnya kepada pegawai negeri yang ditugasi mengikuti diklat, harus didukung sepenuhnya agar yang bersangkutan dapat menjalanakan tugasnya dengan baik, tertib, termotivasi, sehingga mencapai hasil sesuai dengan tujuan atau output yang ingin dicapai dari penugasan tersebut. Dengan kata lain, kepada pegawai yang ditugasi mengikuti diklat jangan lagi dibebani oleh masalah-masalah seputar biaya yang harus dipersiapkan/ diperlukan untuk melaksanakan tugas kedinasan tersebut, agar yang bersangkutan dapat berkonsentrasi penuh mengikuti diklat. Jika hal itu dapat terwujud maka diharapkan manfaatnya akan dapat dirasakan bagi kemajuan dirinya maupun instansi dimana yang bersangkutan bertugas. Untuk mencapai maksud tersebut tentunya menuntut peran aktif pejabat terkait untuk memberikan kemudahan, seperti KPA, PPK, Bendahara Pengeluaran, Pejabat dan staf bagian kepegawaian dan keuangan, baik dari instansi penyelenggara diklat maupun instansi yang mengirim pegawainya mengikuti diklat. Selanjutnya berapa jumlah biaya yang harus dikeluarkan kepada pegawai negeri yang mengikuti diklat dan komponennya apa saja, tergantung pada : a. Lokasi penyelenggaraan diklat, apakah melewati batas kota, atau di dalam kota lebih dari 8 (delapan) jam, atau di dalam kota sampai dengan 8 (delapan) jam; b. Bunyi/ informasi tentang pembebanan biaya diklat yang tertera pada surat undangan, surat tugas dan/ atau SPD yang telah diterbitkan oleh pejabat yang berwenang, c. Lamanya penyelenggaraan diklat. Mengenai pembebanan biaya yang diperlukan peserta dalam mengikuti diklat, dalam hal ini terdapat beberapa kemungkinan, diantaranya : 1. Seluruh biaya dibebankan pada DIPA (Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran) Satuan Kerja Penyelenggara diklat, dan lokasi diklat melewati batas kota, atau lokasi diklat di dalam kota pelaksanaannya lebih dari 8 jam. 2. Sebagian biaya (misalnya akomodasi dan/ atau konsumsi) dibebankan pada DIPA Satker penyelenggara diklat, sedangkan biaya transpor pergi pulang ditanggung oleh Satker pengirim, dan lokasi diklat melewati batas kota, atau lokasi diklat di dalam kota pelaksanaannya lebih dari 8 jam.
Pada umumnya pelaksanaan diklat, jangka waktu pelaksanaannya lebih dari 8 (delapan) jam baik melewati batas kota maupun di dalam kota. Selanjutnya yang harus diperhatikan dalam hal pembayaran biaya perjalanan dinas jabatan (mengikuti diklat) adalah : a. Tidak diperkenankannya pembayaran dobel (dua kali atau lebih) yang dapat merugikan negara. b. Adanya sanksi yang secara tegas tercantum dalam pasal 36 PMK No.113/ PMK.05/2012, yaitu: Pihak-pihak yang melakukan pemalsuan dokumen, menaikkan dari harga sebenarnya (mark up), dan/ atau perjalanan dinas rangkap (dua kali atau lebih) dalam pertanggungjawaban perjalanan dinas yang berakibat kerugian yang diderita oleh Negara, bertanggungjawab sepenuhnya atas seluruh tindakan yang dilakukan. c. Pihak-pihak yang terkait langsung dengan pelaksanaan/ penyelenggaraan diklat secara konsisten berpegang pada prinsip perjalanan dinas seperti yang telah diatur pada pasal 3 PMK No.113/PMK.05/2012, yakni selektif, ketersediaan anggaran dan kesesuaian dengan pencapaian kinerja K/L, efisiensi, dan akuntabilitas. V.1. Biaya diklat seluruhnya dibebankan pada DIPA Satker penyelenggara dan lokasi diklat melewati batas kota. Contoh : salah satu pegawai BDK Palembang bernama Rio Golongan III/a di undang mengikuti diklat penyusunan anggaran berbasis kinerja di Jakarta selama 4 hari terhitung mulai tanggal 11 s.d 14 Pebruari 2013. Acara pada hari pertama dimulai pada jam 13.30 WIB dan pada hari terakhir jadwal diklat berlangsung s.d pukul 21.00 WIB. Pada surat tugas diinformasikan bahwa seluruh biaya terkait keikutsertaan peserta diklat (akomodasi dan konsumsi) ditanggung oleh Panitia Penyelenggara. Dan tiket keberangkatan plus biaya taxi pergi pulang dipersilahkan peserta untuk mengusahakannya dan akan dilakukan penggantian saat diklat selesai diikuti. Pertanyaan : berapa jumlah yang harus dibayarkan oleh Panitia Penyelenggara kepada Sdr Rio? Mengacu pada lampiran III butir I PMK No.113//PMK.05/2012 dan berdasarkan prinsip efisiensi penggunaan belanja negara, maka surat tugas atau SPD akan berlaku selama 5 hari tmt 11 Pebruari s.d. 15 Pebruari 2013. Jika yang bersangkutan pergi pulang menggunakan pesawat terbang, maka biaya yang harus dibayarkan kepada Sdr Rio adalah : 1. Penggantian tiket pesawat Palembang-Jakarta kelas ekonomi pergi-pulang 2. Penggantian biaya taxi dari tempat kedudukan ke bandara keberangkatan dan dari bandara tujuan ke lokasi penyelenggaraan diklat pergi pulang 3. Pengantian airport tax (untuk pesawat non garuda) 4. Lumpsum 1 hari (untuk tanggal 15 Pebruari 2013) 5. Uang saku selama 4 hari, mulai tanggal 11 s.d. 14 Pebruari 2013, besarannya dapat mengacu pada PMK No.37/PMK.02/2012 tentang Standar Biaya tahun 2013 pada penjelasan butir 26 yang berbunyi : Kepada pejabat/pegawai yang ditugaskan untuk mengikuti pendidikan dinas di luar kedudukan dapat diberikan setinggi-tingginya 30% (tiga puluh persen) dari uang harian. Atau dapat juga
mengacu pada uang saku paket meeting (fullboard) yang diatur dalam standar biaya, dan dibayarkan berdasarkan ketersediaan dana (sumber : tanya jawab pada www.perbendaharaan.go.id). V.2. Jika Hanya biaya akomodasi dan konsumsi ditanggung oleh panitia penyelenggara, dan diklat di luar kota Contoh : salah satu pegawai BDK Palembang bernama Rio di undang mengikuti diklat penyusunan anggaran berbasis kinerja di Jakarta selama 4 hari terhitung mulai tanggal 11 s.d 14 Pebruari 2013. Acara pada hari pertama dimulai pada jam 13.30 WIB dan pada hari terakhir jadwal diklat berlangsung s.d pukul 21.00 WIB, akomodasi dan konsumsi ditanggung oleh Panitia Penyelenggara, sedangkan transpor ditanggung oleh instansi masing-masing. Pertanyaan : komponen biaya perjalanan dinas apa saja yang harus dibayar dan berapa jumlahnya, serta berapa yang dibayarkan kepada peserta diklat bersangkutan jika tiket pesawat pergi pulang sudah disiapkan oleh Panitia Penyelenggara. Dari contoh di atas, maka dengan memperhatikan prinsip efisiensi, PPK akan menugasi saudara Rio selama 5 (lima) hari, mulai tanggal 11 s.d. 15 Pebruari 2013. Kepada peserta diklat bersangkutan dibayarkan : a. Uang harian (lumpsum) 1 hari (untuk tanggal 15 Pebruari) dan uang saku selama 4 hari maksimal 30% (tiga puluh persen) dari uang harian sesuai standar biaya. Atau dapat juga mengacu pada uang saku paket meeting (fullboard) yang diatur dalam standar biaya, dan dibayarkan berdasarkan ketersediaan dana (sumber : tanya jawab pada www.perbendaharaan. go.id). dan b. Biaya taksi dari tempat kedudukan ke bandara setempat dan dari bandara tempat tujuan (bandara Sukarno Hatta) ke tempat diklat dilangsungkan pergi pulang, c. Airport tax (untuk pesawat non garuda). VI. Kesimpulan Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Setiap pejabat/ pegawai yang ditugasi mengikuti diklat, baik yang lokasinya melewati batas kota maupun masih berlokasi dalam kota, harus didukung sepenuhnya agar yang bersangkutan dapat menjalanakan tugasnya dengan baik, tertib, termotivasi, sehingga mencapai hasil sesuai yang diharapkan, termasuk perlu difasilitasi agar secepatnya bisa memperoleh penggantian biaya yang telah dikeluarkan tanpa melanggar aturan yang berlaku (Tmt 1 Januari 2013 berlaku PMK No.190/PMK.05/2012 tentang Tatacara Pembayaran dalam rangka pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara) 2. Harus dihindari agar tidak terjadi pembayaran dobel (dua kali atau lebih) terkait dengan komponen biaya perjalanan dinas jabatan yang dapat merugikan negara. 3. Semua pihak yang berhubungan langsung dengan pelaksanaan/ penyelenggaraan diklat secara konsisten harus berpegang pada prinsip perjalanan dinas, yakni selektif,
ketersediaan anggaran dan kesesuaian dengan pencapaian kinerja K/L, efisiensi, dan akuntabilitas. 4. Terhadap pegawai yang mengikuti diklat, dapat dibayarkan uang saku selama mengikuti diklat sesuai penugasan, besarannya maksimal 30% dari uang harian sesuai Standar Biaya yang berlaku, namun tetap memperhatikan ketersediaan dana. 5. Jika peserta diklat memerlukan waktu sehari sebelum diklat berlangsung karena kendala lokasi dan/ atau sehari setelah mengikuti diklat sebelum kembali ke tempat kedudukan, maka kepadanya dapat dibayarkan lumpsum, namun tetap harus memperhatikan jadwal pelaksanaan diklat dan ketersediaan dana. Daftar Pustaka 1. PMK No. 113/PMK.05/2012 tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri,dan Pegawai Tidak Tetap; 2. PMK No. 190/PMK.05/2012 tentang Tatacara Pembayaran dalam rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 3. Tanya jawab seputar pelaksanan anggaran (www.perbendaharaan.go.id)