PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI e-purchasing PP-SHEET PANITIA 1 D I R E K T O R A T P E N G E M B A N G A N S I S T E M K A T A L O G - L K P P - RI@ 2 0 1 3
I. PENDAHULUAN Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu bagian yang penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan negara. Salah satu perwujudannya adalah dengan pelaksanaan proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik, yaitu Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik diatur dalam Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 sebagai perubahan atas Peraturan Presiden nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dan sebagaimana ketentuan dalam pasal 131 ayat (1) bahwa pada tahun 2012 K/L/D/I wajib melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik untuk sebagian/seluruh paket-paket pekerjaan. Selain itu dalam Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 juga mengatur mengenai Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) sebagai unit kerja K/L/D/I untuk menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik yang ketentuan teknis operasionalnya diatur oleh Peraturan Kepala LKPP No. 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik. LPSE dalam dalam menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik wajib memenuhi ketentuan sebagaimana yang ditentukan dalam Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Proses Pengadaan Barang/Jasa pemerintah secara elektronik ini akan lebih meningkatkan dan menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas dalam pembelanjaan uang negara. Selain itu, proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik ini juga dapat lebih menjamin tersedianya informasi, kesempatan usaha, serta mendorong terjadinya persaingan yang sehat dan terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku usaha yang bergerak di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) dibuat untuk mewujudkan harapan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik. Layanan yang tersedia dalam SPSE saat ini adalah e-tendering yaitu tata cara pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar pada Sistem Pengadaan Secara Elektronik dengan menyampaikan 1 (satu) penawaran dalam waktu yang telah ditentukan. Tata cara e-tendering, syarat dan ketentuan serta panduan pengguna (user guide) diatur dalam Peraturan Kepala LKPP Nomor 18 Tahun 2012 tentang e-tendering. Selain itu di dalam SPSE juga telah disiapkan fasilitas untuk proses audit secara online (e-audit), dan e-purchasing PP-Sheet Pemerintah. e-purchasing dibuat agar proses untuk pengadaan PP-Sheet pemerintah dapat dilakukan secara elektronik. Dalam e-purchasing PP-Sheet Pemerintah, terdapat fitur untuk pembuatan paket, unduh (download) format surat pesanan, unduh format standar kontrak, unggah (upload) hasil scan kontrak yang sudah ditandatangan, sampai dengan cetak pesanan PP-Sheet. Dengan adanya e-purchasing PP- Sheet Pemerintah, diharapkan proses pengadaan PP-Sheet pemerintah dapat dimonitor dan lebih transparan. 2 D I R E K T O R A T P E N G E M B A N G A N S I S T E M K A T A L O G - L K P P - RI@ 2 0 1 3
1.1 ALUR PROSES E-PURCHASING PP-SHEET DALAM APLIKASI 3 D I R E K T O R A T P E N G E M B A N G A N S I S T E M K A T A L O G - L K P P - RI@ 2 0 1 3
II. MEMULAI APLIKASI 2.1 PP-SHEET KE DALAM E-PURCHASING PP-SHEET PEMERINTAH Panitia dapat mengpp-sheet e-purchasing PP-Sheet Pemerintah melalui SPSE dimana Panitia tersebut terdaftar. Setelah Panitia login ke dalam SPSE, pada halaman Home terdapat link Aplikasi e-procurement Lainnya, Klik link tersebut untuk masuk ke dalam Portal Inaproc pada halaman e-purchasing. Gambar Halaman Home Panitia Pada halaman Portal Inaproc, pilih e-purchasing PP-Sheet dan klik tombol Masuk Versi Production untuk melakukan pemesanan PP-Sheet atau tekan tombol Masuk Versi Latihan untuk masuk ke dalam aplikasi latihan e-purchasing PP-Sheet. Gambar Halaman Portal Inaproc, e-purchasing PP-Sheet 4 D I R E K T O R A T P E N G E M B A N G A N S I S T E M K A T A L O G - L K P P - RI@ 2 0 1 3
III. PENJELASAN FUNGSI DAN FITUR 3.1 MENU HALAMAN UTAMA Menu ini berisi persyaratan dan ketentuan penggunaan e-purchasing PP-Sheet Pemerintah. Semua pengguna sistem terikat dengan persyaratan dan ketentuan tersebut. Gambar Halaman Utama e-purchasing PP-Sheet 3.2 MENU KELOLA PAKET Menu ini digunakan untuk mengisi data paket yang digunakan untuk melakukan e-purchasing PP- Sheet Pemerintah. Terdapat fasilitas pencarian paket berdasarkan Nama Paket, ID Paket, Instansi, dan Satuan Kerja, kemudian berdasarkan Aktivasi Paket, yaitu aktif atau batal. Selain itu berdasarkan Status Paket, yaitu Persiapan Pembelian, Panitia Setuju, Penyedia Setuju, Penyedia Menolak, PPK Setuju, Pembelian Diproses, dan PPK Menolak, kemudian berdasarkan Posisi Paket, yaitu Panitia, Penyedia, dan PPK, serta berdasarkan Status Negosiasi, yaitu Sepakat atau Masih Negosiasi. Pencarian dapat diurut berdasarkan tanggal buat paket, tanggal edit paket, Nama Paket, ID Paket, Instansi, dan Nama Satuan Kerja. Tekan tombol Filter Data untuk memulai pencarian. Pada halaman kelola paket, ditampilkan tabel yang berisi informasi ID Paket, Nama Paket, Jumlah Penyedia/PP-Sheet, Instansi, Satuan Kerja, Tanggal Buat dan Edit Paket, Total Harga, serta link format Surat Pesanan yang dapat diunduh. Untuk membuat paket, tekan tombol Buat Paket. Gambar Halaman Kelola Paket 5 D I R E K T O R A T P E N G E M B A N G A N S I S T E M K A T A L O G - L K P P - RI@ 2 0 1 3
Lalu akan tampil halaman Buat Paket. Isikan data-data yang diperlukan pada text field yang tersedia di halaman Buat Paket. Gambar Halaman Buat Paket Didalam halaman buat paket terdiri dari beberapa sub-judul, diantaranya adalah : a. Sub-Judul Informasi K/L/D/I Jenis, adalah instansi yang melakukan e-purchasing PP-Sheet Pemerintah; Nama Satuan Kerja, adalah nama satuan kerja yang melakukan e-purchasing PP-Sheet Pemerintah; Alamat Satuan Kerja, adalah alamat satuan kerja yang melakukan e-purchasing PP-Sheet Pemerintah; Nama Paket, adalah nama paket e-purchasing PP-Sheet Pemerintah; Kode Anggaran, adalah kode mata anggaran yang akan digunakan untuk e-purchasing PP-Sheet Pemerintah; b. Sub-Judul Persiapan Nama Panitia, adalah nama panitia yang melakukan e-purchasing PP-Sheet Pemerintah; No. Telp. Panitia, adalah nomor telepon panitia yang melakukan e-purchasing PP-Sheet Pemerintah; Nama PPK, adalah nama Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang melakukan e-purchasing PP- Sheet Pemerintah. Tekan tombol Cari untuk mencari nama PPK dan akan keluar pop up window yang menampilkan nama-nama PPK. Terdapat fasilitas pencarian nama PPK berdasarkan nama lengkap, username, atau email. Klik nama PPK yang sudah ditentukan. Apabila nama PPK yang dicari belum terdapat dalam aplikasi e-purchasing, maka PPK tersebut harus melakukan login terlebih dahulu ke dalam aplikasi e-purchasing sehingga data PPK tersebut tercatat di dalam database aplikasi e-purchasing (cara login dapat dilihat pada petunjuk penggunaan aplikasi e-purchasing PP-Sheet PPK). 6 D I R E K T O R A T P E N G E M B A N G A N S I S T E M K A T A L O G - L K P P - RI@ 2 0 1 3
Gambar Pop Up Window Cari PPK NIP PPK, adalah NIP Pejabat Pembuat Komitmen; Jabatan PPK, adalah jabatan struktural Pejabat Pembuat Komitmen; c. Anggota ULP Tekan tombol Tambah Anggota untuk menambah anggota yang melakukan proses e-purchasing PP-Sheet Pemerintah. Akan keluar pop up window yang menampilkan nama-nama Panitia yang terdaftar di dalam e-purchasing PP-Sheet. Gambar Pop Up Window Cari Panitia Terdapat fasilitas pencarian nama Panitia berdasarkan nama lengkap atau username. Klik nama Panitia yang sudah ditentukan. Apabila nama Panitia yang dicari belum terdapat dalam aplikasi e- Purchasing, maka Panitia tersebut harus melakukan login terlebih dahulu ke dalam aplikasi e- Purchasing sehingga data Panitia tersebut tercatat di dalam database aplikasi e-purchasing (cara login dapat dilihat pada petunjuk penggunaan aplikasi e-purchasing PP-Sheet Panitia - Bab 2). Nama Panitia yang sudah dipilih sebagai anggota ULP dapat dilihat di sebelah kanan menu pop up window Daftar Anggota. Nama-nama tersebut dapat dihapus dengan cara klik ikon X berwarna merah yang terdapat di sebelah kiri Nama Panitia. Tekan tombol Ok untuk kembali ke halaman Buat Paket. Pada halaman Buat Paket Anggota ULP, masukkan data NIP dari masing-masing Panitia yang sudah dipilih sebagai anggota ULP. 7 D I R E K T O R A T P E N G E M B A N G A N S I S T E M K A T A L O G - L K P P - RI@ 2 0 1 3
d. Penyedia dan PP-Sheet Klik menu drop down Pilih di Nama Penyedia, kemudian akan keluar pilihan Daftar Penyedia, dengan cara klik nama penyedia tersebut pada pilihan menu drop down; PERHATIAN! Pilih penyedia dengan harga yang paling rendah, diantara penyedia PP-Sheet lainya Gambar Pop Up Window Daftar Penyedia Nama penyedia yang telah dipilih akan ditampilkan. Tekan tombol Tambah PP-Sheet untuk memasukkan data PP-Sheet yang akan dibeli. Gambar Pop Up Window Daftar PP-Sheet Akan keluar pop up window Daftar PP-Sheet. Fasiitas pencarian PP-Sheet dapat berdasarkan nama Manufaktur, serta berdasarkan Nama PP-Sheet, Model, Fungsi, dll. Klik nama PP-Sheet di kolom nama PP-Sheet pada tabel hasil pencarian untuk memilih PP-Sheet yang akan dibeli. PP-Sheet yang sudah dipilih dapat dilihat di sebelah kanan pada kolom Daftar PP-Sheet yang dipilih. Panitia dapat menghapus PP-Sheet yang dipilih pada kolom Daftar PP-Sheet yang dipilih dengan cara klik icon X berwarna merah yang terdapat di sebelah kiri nama PP-Sheet. Tekan tombol OK untuk menyimpan data PP-Sheet yang akan dibeli. Gambar Menu Penyedia dan PP-Sheet Aplikasi akan kembali ke halaman Buat Paket. Masukkan kuantitas dan harga satuan per-meter masing-masing PP-Sheet pada text field yang tersedia (format kuantitas/harga satuan per-meter adalah angka, tidak perlu dimasukkan tanda titik (.) atau koma (,)). Setelah memasukkan jumlah 8 D I R E K T O R A T P E N G E M B A N G A N S I S T E M K A T A L O G - L K P P - RI@ 2 0 1 3
kuantitas, aplikasi secara otomatis akan menghitung total harga dari masing-masing PP-Sheet. Pastikan total harga sudah terkakulasi oleh aplikasi sebelum menyimpan paket. Tombol Delete Semua PP-Sheet berfungsi untuk menghapus seluruh data PP-Sheet yang sebelumnya sudah dipilih oleh Panitia per-penyedia. Icon X berwarna merah yang terletak di sebelah PP-Sheet juga berfungsi untuk menghapus data Penyedia atau PP-Sheet sesuai dengan icon X yang dipilih oleh Panitia. e. Pembatalan Paket Aplikasi e-purchasing menyediakan fasilitas untuk pembatalan paket. Pembatalan Paket secara otomatis terisi tidak, tetapi apabila panitia akan membatalkan paket, dapat dilakukan dengan cara memilih Ya (radio button), kemudian isi alasan pembatalan paket tersebut (wajib diisi). f. Simpan Paket Gambar Halaman Buat Paket Pembatalan Paket Cek kembali informasi yang telah diisi pada halaman Buat Paket, kemudian simpan paket tersebut dengan cara tekan tombol Simpan. Gambar Halaman Buat Paket - Simpan Selanjutnya aplikasi akan menampilkan pop up window konfirmasi bahwa paket berhasil disimpan. Tekan tombol OK. Gambar pop up window konfirmasi berhasil menyimpan Setelah berhasil disimpan, aplikasi akan kembali ke halaman Kelola Paket. Tekan nama paket yang sudah dibuat sebelumnya pada kolom tabel Nama Paket di tabel. 9 D I R E K T O R A T P E N G E M B A N G A N S I S T E M K A T A L O G - L K P P - RI@ 2 0 1 3
Gambar Halaman Kelola Paket Kemudian akan tampil pop up window Detail Paket. Pada tab Daftar PP-Sheet, untuk melakukan negosiasi harga, panitia dapat merubah nilai pada kolom Harga Satuan, secara otomatis Total Harga akan dikalkulasi oleh aplikasi, tekan tombol Simpan Negosiasi, kemudian akan keluar konfirmasi Berhasil Menyimpan Negosiasi. Setelah itu, panitia tekan tombol Setuju di bagian negosiasi. Gambar pop up window Detail Paket Gambar pop up window Detail Paket Pantia setuju harga negosiasi Langkah selanjutnya adalah tekan tombol Kirim ke Penyedia untuk mengirimkan paket kepada penyedia. Aplikasi akan menampilkan pop up window konfirmasi pembelian. Panitia dapat mengisi keterangan tambahan pada text area yang sudah disediakan untuk ditujukan kepada penyedia PP-Sheet (opsional), kemudian tekan tombol Submit. 10 D I R E K T O R A T P E N G E M B A N G A N S I S T E M K A T A L O G - L K P P - RI@2013
Gambar pop up window konfirmasi berhasil submit dan pengiriman notifikasi email Pada pop up window Detail Paket tab Daftar PP-Sheet, terdapat fasilitas mencetak daftar pesanan PP-Sheet per-penyedia melalui aplikasi e-purchasing PP-Sheet. Untuk mencetak daftar pesanan PP-Sheet, tekan tombol Cetak Pesanan. Aplikasi akan mencetak daftar pesanan PP-Sheet tersebut menjadi file pdf Gambar daftar pesanan PP-Sheet yang dicetak melalui aplikasi e-purchasing PP-Sheet Untuk melihat validasi daftar pesanan PP-Sheet yang telah dicetak melalui aplikasi e-purchasing PP-Sheet, panitia kembali ke halaman Kelola Paket dengan cara tekan tombol Close pada pop up window Detail Paket, kemudian tekan tombol Validasi Cetak Pesanan pada halaman kelola paket. Pada halaman Validasi Cetak Pesanan, terdapat fasilitas pencarian berdasarkan Validasi ID, Nama Paket dan Paket ID. Pada tabel akan ditampilkan Validasi ID, Tanggal Validasi, ID Paket, dan Nama Paket. Validasi ID yang terdapat pada hasil Cetak Pesanan berupa file pdf, dapat dicari pada tabel Validasi ID di aplikasi e-purchasing PP-Sheet. 11 D I R E K T O R A T P E N G E M B A N G A N S I S T E M K A T A L O G - L K P P - RI@2013
Gambar Halaman Validasi Cetak Pesanan Panitia dapat mengunduh softcopy Surat Pemesanan dengan cara tekan tombol download pada kolom Surat Pemesanan di tabel yang tersedia pada halaman Kelola Paket. Format Surat Pemesanan ini dapat dirubah sesuai dengan kebutuhan panitia. Gambar contoh format Surat Pesanan Untuk merubah (edit) paket yang sudah dibuat, Panitia dapat memilih dan klik icon pensil yang terletak di sebelah nama paket pada tabel. 12 D I R E K T O R A T P E N G E M B A N G A N S I S T E M K A T A L O G - L K P P - RI@2013
Gambar Halaman Kelola Paket Tahapan pembuatan paket PP-Sheet e-purchasing PP-Sheet Panitia sudah selesai dan menunggu konfirmasi dari Penyedia. PERHATIAN! Apabila dalam proses konfirmasi penyedia tidak dapat memenuhi seluruh kebutuhan panitia secara kuantitas atau hanya dapat memenuhi sebagian, maka panitia dapat melakukan pembelian kembali seluruh atau sebagian kebutuhan yang tidak dapat dipenuhi kepada penyedia lainnya. g. Proses Paket Hasil Konfirmasi Penyedia Pada menu kelola paket, klik nama paket yang sebelumnya sudah dibuat dan sudah mendapat konfirmasi dari penyedia. Gambar Halaman Kelola Paket Selanjutnya akan tampil pop up window Detail Paket yang akan menampilkan rincian daftar PP- Sheet yang akan dibeli pada tab Daftar PP-Sheet dan data Distributor yang sudah diisikan oleh Penyedia. Apabila Penyedia melakukan negosiasi harga, maka pada bagian Negosiasi, tombol Setuju akan tampil kembali. Apabila Panitia sudah setuju dengan harga negosiasi dari Penyedia, maka tekan tombol Setuju pada bagian negosiasi dan selanjutnya tekan tombol Setuju, kirim ke PPK untuk meneruskan paket ke PPK. Apabila Panitia tidak setuju dan akan melakukan negosiasi harga, maka rubah nilai pada field Harga Satuan atau Ongkos Kirim, kemudian tekan tombol Simpan Negosiasi dilanjutkan dengan menekan tombol Setuju pada bagian Negosiasi. Setelah itu, tekan tombol Tolak, Kirim ke Penyedia. 13 D I R E K T O R A T P E N G E M B A N G A N S I S T E M K A T A L O G - L K P P - RI@2013
Gambar pop up window Detail Paket Bila Panitia sudah setuju dan menekan tombol Setuju, Kirim ke PPK, maka akan tampil pop up window untuk konfirmasi persetujuan pembelian. Panitia dapat mengisi keterangan tambahan yang ditujukan kepada PPK (opsional). Setelah itu tekan tombol Submit. Gambar pop up window konfirmasi persetujuan pembelian Akan tampil pop up window yang menjelaskan bahwa konfirmasi pembelian berhasil disimpan dan aplikasi akan mengirimkan notifikasi email mengenai proses tersebut kepada PPK. tekan tombol OK untuk kembali ke pop up window Detail Paket. Gambar pop up window konfirmasi berhasil submit dan pengiriman notifikasi email Pada pop up window Detail Paket tab Riwayat Pembayaran, Panitia dapat melihat rincian pembayaran dari proses pembelian PP-Sheet. Panitia dapat mengunduh softcopy file kontrak dengan cara klik nama file kontrak pada informasi kontrak. Informasi pada riwayat pembayaran ini akan tampil apabila PPK sudah melakukan input data riwayat pembayaran pada aplikasi e- Purchasing PP-Sheet. Gambar pop up window Detail Paket tab Riwayat Pembayaran Pada pop up window Detail Paket tab Riwayat Paket, Panitia dapat melihat proses e-purchasing PP-Sheet yang telah dilaksanakan mulai dari Panitia, Penyedia, dan PPK. 14 D I R E K T O R A T P E N G E M B A N G A N S I S T E M K A T A L O G - L K P P - RI@2013
Gambar pop up window Detail Paket tab Riwayat Paket Pada pop up window Detail Paket tab Riwayat Negosiasi, Panitia dapat melihat proses negosiasi e- Purchasing PP-Sheet yang telah dilakukan oleh Panitia dan Penyedia. Ikon check list warna hijau di samping tulisan Rev (xx) pada tabel, menandakan persetujuan harga dari pihak Panitia atau Penyedia. Bila ikon check list warna hijau hanya berjumlah 1, maka yang setuju hanya salah satu pihak, tetapi bila ikon check list warna hijau berjumlah 2, maka pihak Panitia dan Penyedia sudah menyetujui harga negosiasi. Gambar pop up window Detail Paket tab Riwayat Negosiasi Tekan tombol Close untuk kembali ke halaman Kelola Paket. Tahapan e-purchasing PP-Sheet Panitia sudah selesai dilaksanakan. 3.3 MENU RIWAYAT AKSES Menu ini berisi informasi riwayat Akses dari Panitia dan pengguna yang sedang online pada aplikasi e-purchasing PP-Sheet. 15 D I R E K T O R A T P E N G E M B A N G A N S I S T E M K A T A L O G - L K P P - RI@2013
Gambar Halaman Riwayat Akses Riwayat Akses Saya Gambar Halaman Riwayat Akses Pengguna Online 3.4 MENU HUBUNGI KAMI Menu ini berisi informasi tentang Communication Center LKPP, apabila terdapat kendala dalam penggunaan aplikasi e-purchasing Alat Kesehatan, dapat menghubungi Communication Center LKPP via telepon atau email. Gambar Halaman Hubungi Kami 16 D I R E K T O R A T P E N G E M B A N G A N S I S T E M K A T A L O G - L K P P - RI@2013
3.5 MENU PETUNJUK PENGGUNAAN Menu ini berisi informasi petunjuk penggunaan aplikasi e-purchasing Alat Kesehatan berupa file pdf yang dapat diunduh. Gambar Halaman Petunjuk Penggunaan IV. MENGAKHIRI APLIKASI Klik tab menu Logout untuk mengakhiri aplikasi. V. PENUTUP Gambar Proses Mengakhiri Aplikasi Petunjuk pengoperasian ini dibuat sesuai dengan versi e-purchasing Alat Kesehatan Pemerintah tertentu. Untuk meningkatkan pelayanan, e-purchasing Alat Kesehatan Pemerintah diperbarui pada waktu tertentu sehingga petunjuk pengoperasian ini pada beberapa bagian, tidak lagi sesuai dengan versi e-purchasing Alat Kesehatan Pemerintah yang sedang digunakan. Jika Anda mendapatkan kesulitan dalam pengoperasian e-purchasing Alat Kesehatan Pemerintah, silakan menghubungi nomor Communication Center LKPP di nomor (021) 7167 3000 / (021) 2953 9700 atau email ke e- catalogue@lkpp.go.id atau helpdesk-lpse@lkpp.go.id. 17 D I R E K T O R A T P E N G E M B A N G A N S I S T E M K A T A L O G - L K P P - RI@2013