BAB III ANALISA DAN PERMASALAHAN 3.1 Tinjauan terhadap Perusahaan. Kata perusahaan mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertama manandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan, rumah sakit, balai pengobatan atau klinik, perwakilan pemerintah dan lain-lain. Pengertian yang kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian, sebagi suatu cara dimana kegiatan organisasi di alokasikan atau di tugaskan diantara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien. Tinjauan terhadap organisasi perusahaan secara umum untuk mendukung jalannya suatu sistem organisasi, agar sistem dapat berjalan dengan lebih terencana, terarah dan sesuai dengan peraturan yang harus dipenuhi oleh sistem itu sendiri, sedangkan secara khusus untuk menjalankan suatu sistem pelayanan kesehatan di balai pengobatan pamulang permai II, perlu adanya spesifikasi pekerjaan-pekerjaan, agar bagian-bagian setiap organisasi dapat menjalankan tugasnya dengan lebih baik, terarah sesuai dengan peraturan yang telah ada. Dari kegiatan yang telah ada perlu disusun tingkat pertanggung jawaban secara vertikal dari atas kebawah atau sebaliknya sehingga pengorganisasian pekerjaan lebih sempurna. 21
22 3.2 Sejarah Perusahaan Balai pengobatan umum Pamulang Permai II merupakan balai pengobatan umum yang bernaung dibawah yayasan veteran eka dharma dibawah pengawasan dinas kesehatan, yang terletak di Jl. Benda Permai VI Blok C 29 N0.17 Pamulang Permai II dengan luas area balai pengobatan seluas 62.5 m 2. Fungsi dan peranannya sangatlah dibutuhkan sekali ditengah-tengah masyarakat umum terutama untuk wilayah Pamulang dan sekitarnya, dimana sejak berdirinya tanggal 1 Desember 1989 dengan izin : No. 109/Kep/BK/XVED/XII/1989. Ini merupakan bukti bahwa keberadaan balai pengobatan ini benar-benar diakui dan sangat dibutuhkan di tengahtengah masyarakat umum sekarang ini. Sejak berdirinya tahun 1989 sampai sekarang ini, balai pangobatan pamulang permai II merupakan balai pengobatan umum yang melayani kesehatan rawat jalan dengan dokter umum. 3.3 Struktur Organisasi dan Fungsi Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya dan lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek dalam penyusunan struktur organisasi adalah departementalisasi dan pembagian kerja. Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan sejenis dapat saling berhubungan dikerjakan bersama. Hal ini akan tercermin pada struktur formal suatu organisasi, dan tampak
23 atau ditunjukan oleh suatu bagan organisasi. Pembagian kerja adalah perincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk malaksanakan sekumpulan kegiatan terbatas. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsifungsi, bagian-bagian atau posisi, maupun orang-orang yang menujukan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standarisasi kerja, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja. Untuk itu agar tujuan organisasi pada balai pengobatan umum pamulang permai II tercapai dengan baik maka perlu dibuatkan bagan organisasi. Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi yaitu : 1. Pembagian kerja 2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah 3. Tipe pekerjaan yang diperintahkan 4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan 5. Tingkatan manajemen
24 Ketua Yayasan Pimpinan Balai Pengobatan Bagian Administrasi Bagian Medis Bagian Obat Gambar 3.1 Struktur Organisasi Balai Pengobatan Pamulang Permai II Adapun tugas dan fungsi dari personil balai pengobatan Pamulang Permai II adalah sebagai berikut : a. Ketua Yayasan Tugas dan Fungsinya sebagai berikut :
25 Mengawasi secara tidak langsung balai pengobatan yang bernaung dibawahnya pimpinannya melalui pimpinan balai pengobatan tersebut. Menandatangani dokumen penting. b. Pimpinan balai pengobatan Pamulang Permai II Tugas dan Fungsinya sebagai berikut : Mengelola, mengkoordinasi serta mengawsai seluruh aktifitas balai pengobatan. Penyusunan kepegawaian. Pengorganisasian dalam balai pengobatan. c. Bagian Administrasi Tugas dan Fungsinya sebagai berikut : Menerima pendaftaran pasien yang ingin berobat. Bertanggung jawab atas semua biaya yang masuk dan biaya yang keluar. Membuat laporan bulanan data pasien berobat. d. Bagian Medis Tugas dan Fungsinya sebagai berikut : Memberikan pelayanan medis kepada pasien dengan sebaik-baiknya. Membuat resep untuk pasien. e. Bagian Obat
26 Tugas dan Fungsinya sebagai berikut : Menerima resep yang dibawa oleh pasien dari bagian medis. Pengawasan dan pengadaan obat. Memberikan penjelasan kepada pasien mengenai obat yang diberikan. 3.4 Prosedur Sistem Berjalan Prosedur sistem berjalan pada Balai Pengobatan Umum Pamulang Permai II adalah sebagai berikut : a. Proses Pendaftaran Pasien Baru Bagi yang belum memiliki kartu berobat atau pasien baru, terlebih dahulu harus membuat kartu berobat pada bagian administrasi dengan memberikan KTP atau kartu identitas lainnya sebagai data untuk pembuatan kartu berobat. Kemudian data-data pasien akan dicatat pada arsip data pasien, setelah itu bagian administrasi akan membuat kartu berobat yang akan diberikan kepada pasien dan kartu status yang akan disimpan pada bagian administrasi. b. Proses Pemeriksaan Kesehatan. Sebelum pasien melakukan pemeriksaan kesehatan, pertama-tama pasien terlebih dahulu melakukan pendaftaran berobat pada bagian administrasi. Pasien harus memberikan kartu berobat kepada bagian administrasi kemudian bagian administrasi akan mencatat data pasien yang berobat pada arsip pasien berobat, kemudian bagian administrasi akan mencari kartu status, setelah kartu status pasien ditemukan maka kartu berobat pasien akan dikembalikan
27 dan kartu status pasien akan diberikan kepada bagian medis. Setelah kartu status pasien diberikan kepada bagian medis, maka pasien dapat melakukan pemeriksaan kesehatan pada bagian medis. Selanjutnya bagian medis akan memberikan resep obat kepada pasien. c. Proses Pembayaran. Setelah pasien selesai melakukan pemeriksaan kesehatan dan mendapatkan resep obat dari bagian medis, selanjutnya pasien memberikan resep obat kepada bagian obat, kemudian bagian obat akan memberikan obat dan kwitansi kepada pasien, dan pasien harus melakukan pembayaran saat itu juga. d. Proses Pembuatan Laporan Setiap bulannya bagian administrasi membuat laporan data pasien berobat berdasarkan arsip pasien berobat dan harus diberikan kepada pimpinan balai pengobatan.
28 3.4.1 Flow Of Document (FOD) Sistem Berjalan Pasien Bag. Adm Bag. Medis Bag. Obat Pimpinan KTP KTP Kartu Status Resep Laporan Pencat atan Pemeri ksaan Pengecek an Pembuata n Kartu Pembuata n Resep Pembuat an Obat Kartu Berobat K. berobat Resep Pembuat an Kwitansi Kartu Status Kwitansi K. Berobat Pencat atan Laporan Resep Kwitansi 3.5 Spesifikasi Sistem berjalan Gambar 3.2 FOD Sistem Berjalan
29 Setiap sistem berjalan memiliki spesifikasi bentuk dokumen masukan dan dokumen keluaran sebagai berikut : 3.5.1 Dokumen Masukan Dokumen masukan adalah segala bentuk input atau masukan yang diperlukan dalam sistem administrasi pelayanan kesehatan dan selanjutnya diolah sesuai dengan kebutuhan. Adapun benruk dokumen masukan yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : a. Nama dokumen : KTP Sumber Tujuan Fungsi Media : Pasien : Bagian Administrasi : Untuk memudahkan pembuatan kartu berobat : Kertas 3.5.2 Dokumen Keluaran Bentuk dokumen keluaran adalah segala macam bentuk laporan atau hasil proses input pada sistem pengolahan data pasien. Adapun bentuk dokumen keluran yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : a. Nama dokumen : Kartu Berobat Sumber Tujuan Fungsi Media : Bagian Administrasi : Pasien : Sebagai kartu tanda pasien : Kertas
30 b. Nama dokumen : Kartu Status Sumber Tujuan Fungsi : Bagian Administrasi : Bagian Medis : Sebagai tempat pencatatan hasil pemeriksaan kesehatan pasien. Media : Kertas c. Nama dokumen : Resep Obat Sumber Tujuan Fungsi : Bagian Medis : Pasien. : Untuk mencatat obat yang diberikan kepada pasien. Media : Kertas d. Nama Dokumen : Kwitansi Sumber Tujuan Fungsi Media : Bagian Obat : Pasien : Sebagai bukti pembayaran pasien : Kertas e. Nama dokumen : Laporan Data Pasien Berobat Sumber Tujuan : Bagian Administrasi. : Pimpinan. Fungsi : Untuk mengetahui jumlah pasien yang berobat
31 Media : Kertas. 3.6 Permasalahan Pokok Permasalahan yang timbul dalam sistem administrasi pelayanan kesehatan pada balai pengobatan umum Pamulang Permai II adalah masih menggunakan caracara manual, sehinggga masih sering terjadi hambatan-hambatan dalam proses pelaksanaannya. Hambatan-hambatan tersebut antara lain : a. Tidak ada formulir pendaftaran bagi pasien baru sehingga apabila pasien tidak membawa kartu identitas maka pembuatan kartu berobat akan sedikit memakan waktu yang lebih lama. b. Adanya waktu pencarian yang lama dalam pencarian data. c. Diperlukannya fasilitas penyimpanan yang besar dalam penyimpanan data. d. Kurang efisiennya laporan setiap bulannya kepada pimpinan Balai Pengobatan. 3.7 Alternatif Pemecahan Masalah Untuk mengatasi semua permasalahan tersebut di atas, maka penulis memberi alternatif jalan keluarnya sebagai berikut : a. Sebaiknya dibuat formulir untuk pasien baru yang akan mendaftar. b. Sebaiknya digunakan media penyimpanan data yang mudah dalam pencarian data kembali. c. Sebaiknya mengunakan alat bantu komputer untuk mengkomputerisasi sistem administrasi pasien dan menyimpan data yang
32 relatif banyak dengan media penyimpanan berupa harddisk dan floopy disk sebagai backup atau copynya. d. Perlu adanya perbaikan dalam laporan bulanan yang diserahkan kepada pimpinan balai pengobatan. Berdasarkan uraian tersebut diatas maka penulis mengajukan sistem usulan dengan alat bantu komputer tanpa meninggalkan pekerjaan yang dilakukan secara manual sebab tidak semua pekerjaan dapat dilakukan dengan alat bantu komputer.