SALINAN BUPATI BELITUNG PROVINSI KEPULAUAN BANGKA BELITUNG PERATURAN BUPATI BELITUNG NOMOR 10 TAHUN 2015 TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BELITUNG DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI BELITUNG, Menimbang : a. bahwa untuk mendayagunakan arsip secara efektif dan efisien dalam pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan, guna tertib pelaksanaan penyusutan arsip dalam rangka penyelamatan arsip sebagai bahan bukti akuntabilitas kinerja aparatur dan pertanggungjawaban nasional serta mempedomani Surat Persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor B-PK.03.09/37/2014 tentang Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Fasilitatif Kepegawaian Aparatur Sipil Negara dan Pejabat Negara dan Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian Pemerintah Daerah Kabupaten Belitung, perlu diatur mengenai Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Kepegawaian di lingkungan Pemerintah Kabupaten Belitung; b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Peraturan Bupati Belitung tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Kepegawaian di lingkungan Pemerintah Kabupaten Belitung; Mengingat :. C:\Users\User\AppData\Local\Temp\10-JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KAB. BELITUNG_41D681.doc 1
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1959 tentang Pembentukan Daerah Tingkat II dan Kotapraja di Sumatera Selatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1959 Nomor 73, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1821); 2. Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2000 tentang Pembentukan Propinsi Kepulauan Bangka Belitung (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2000 Nomor 217, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4033); 3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 4. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587), sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang- Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah Menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679); 5. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5494); 6. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151); 7. Peraturan... C:\Users\User\AppData\Local\Temp\10-JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KAB. BELITUNG_41D681.doc 2
7. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); 8. Keputusan Presiden Nomor 105 tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis; 9. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 100 Tahun 1991 tentang Jadwal Retensi Arsip; 10. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 39 Tahun 2005 tetang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah; 11. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Daerah; Lingkungan Pemerintah 12. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 14 Tahun 2009 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Pemerintahan Kelurahan; Desa/ 13. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 16 Tahun 2009 tentang Rincian Urusan Pemerintah Bidang Kearsipan di Lingkungan Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/ Kota; 14. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 17 Tahun 2009 tentang Prosedur Penetapan Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten/ Kota; 15. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 35 Tahun 2012 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 252); 16. Peraturan Daerah Kabupaten Belitung Nomor 18 Tahun 2007 tentang Pola Organisasi Pemerintahan Daerah Kabupaten Belitung (Lembaran Daerah Kabupaten Belitung Tahun 2007 Nomor 18), sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Daerah Kabupaten Belitung Nomor 10 Tahun 2013 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Daerah Kabupaten Belitung... C:\Users\User\AppData\Local\Temp\10-JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KAB. BELITUNG_41D681.doc 3
Belitung Nomor 18 Tahun 2007 tentang Pola Organisasi Pemerintahan Daerah Kabupaten Belitung (Lembaran Daerah Kabupaten Belitung Tahun 2013 Nomor 10); 16. Peraturan Daerah Kabupaten Belitung Nomor 21 Tahun 2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Belitung Tahun 2007 Nomor 21), sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Daerah Kabupaten Belitung Nomor 12 Tahun 2013 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Daerah Kabupaten Belitung Nomor 21 Tahun 2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah (Lembaran Dae rah Kabupaten Belitung Tahun 2013 Nomor 12); 16. Peraturan Daerah Kabupaten Belitung Nomor 14 Tahun 2008 tentang Kewenangan Pemerintahan Kabupaten Belitung (Lembaran Daerah Kabupaten Belitung Tahun 2008 Nomor 14); 17. Peraturan Bupati Belitung Nomor 21 Tahun 2011 tentang Pedoman Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Belitung (Berita Daerah Kabupaten Belitung Tahun 2011 Nomor 21); MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN BUPATI TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP FASILITAIF KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BELITUNG. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan : 1. Daerah adalah Kabupaten Belitung. 2. Pemerintah Daerah adalah kepala daerah sebagai unsur penyelenggara Pemerintah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom. 3. Bupati adalah Bupati Belitung. 4. Lembaga... C:\Users\User\AppData\Local\Temp\10-JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KAB. BELITUNG_41D681.doc 4
4. Lembaga Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat LKD adalah Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Belitung yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintah daerah sebagai Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Belitung. 5. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 6. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip kepegawaian. 7. Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat PNS adalah PNS sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2015 tentang Aparatur Sipil Negara. 8. Retensi Arsip Pejabat Negara, adalah jangka waktu penyimpanan arsip mengenai arsip yang merupakan rekaman perjalanan karier pegawai negeri/ non pegawai negeri yang diangkat sebagai pejabat negara. 9. Pejabat Negara adalah pimpinan dan anggota lembaga negara dan pejabat lainnya berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. 10. Berkas Perseorangan adalah arsip yang tercipta dalam rangka perjalanan karier PNS di lembaga-lembaga negara dan badanbadan pemerintah. 11. Arsip Dokumentasi Kepegawaian adalah arsip yang tercipta dalam rangka perjalanan karier PNS yang tercipta dalam proses pembinaan kepegawaian oleh pejabat yang berwenang. 12. Data Kepegawaian adalah informasi mengenai perkembangan karier PNS yang disusun berdasarkan arsip dokumentasi kepegawaian dari instansi yang bersangkutan. 13. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnyadisingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi... C:\Users\User\AppData\Local\Temp\10-JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KAB. BELITUNG_41D681.doc 5
berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang digunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 14. Unit Pengolah adalah unit yang melaksanakan pengelolaan arsip aktif. 15. Unit Kearsipan adalah unit yang melaksanakan pengelolaan arsip inaktif. BAB II JADWAL RETENSI ARSIP Pasal 2 Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Kepegawaian mengatur ketentuan mengenai retensi arsip fasilitatif kepegawaian Pemerintah Daerah Kabupaten Belitung sebagaimana tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini. Pasal 3 (1) Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Kepegawaian memuat jenis arsip, retensi atau jangka waktu simpan, dan keterangan. (2) Retensi atau jangka waktu simpan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat ( 1) merupakan batas minimal jangka waktu penyimpanan arsip fasilitatif kepegawaian. (3) Retensi arsip atau jangka waktu simpan untuk arsip kepegawaian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditentukan untuk retensi aktif dan retensi inaktif berdasarkan kriteria sebagai berikut : a. retensi aktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan pertanggungjawaban di unit pengolah; dan b. retensi inaktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan unit kerja terkait dan kepentingan lembaga. (4) Keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat rekomendasi yang menetapkan arsip dipermanenkan, dimusnahkan, atau dinilai kembali. C:\Users\User\AppData\Local\Temp\10-JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KAB. BELITUNG_41D681.doc 6
Pasal... Pasal 4 Penentuan retensi arsip sebagaimana dimaksud dalam Lampiran Peraturan ini memperhatikan ketentuan: a. peraturan perundang-undangan yang mewajibkan arsip disimpan dalam jangka waktu tertentu; b. peraturan perundang-undangan yang mengatur daluarsa penuntutan hukum; dan c. kepentingan pertanggungjawaban keuangan. Pasal 5 (1) Penentuan retensi arsip dihitung sejak kegiatan dinyatakan selesai. (2) Kegiatan dinyatakan selesai sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dihitung sejak selesainya hak dan kewajiban, kegiatan dinyatakan selesai dipertanggungjawabkan dan/atau setiap tahun anggaran berakhir. Pasal 6 Rekomendasi yang dituangkan dalam keterangan tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dipermanenkan atau dinilai kembali ditetapkan berdasarkan pertimbangan: a. keterangan musnah ditetapkan apabila pada masa akhir retensi arsip tersebut tidak memiliki nilai guna lagi; b. keterangan permanen ditetapkan apabila dianggap memiliki nilai guna kesejarahan atau nilai guna sekunder; dan c. keterangan dinilai kembali ditetapkan pada arsip yang dianggap berpotensi menimbulkan sengketa hukum. Pasal 7 Jenis arsip fasilitatif kepegawaian Pemerintah Daerah Kabupaten Belitung meliputi : a. formasi pegawai; b. pengadaan pegawai; c. pembinaan karir pegawai; d. penyelesaian pengelolaan keberatan pegawai; e. mutasi pegawai; C:\Users\User\AppData\Local\Temp\10-JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KAB. BELITUNG_41D681.doc 7
f. administrasi pegawai; g. kesejahteraan... g. kesejahteraan pegawai; h. pemberhentian pegawai tanpa hak pensiun; i. perselisihan/ sengketa kepegawaian; j. usul pemberhentian dan penetapan pensiun pegawai/ janda/ dudanya dan PNS yang tewas; k. berkas PNS; l. berkas pejabat negara; m. berkas pejabat lainnya; dan n. berkas kepala desa. BAB III KETENTUAN PENUTUP Pasal 8 Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya memerintahkan pengumuman Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Belitung. Ditetapkan di Tanjungpandan pada tanggal 6 April 2015 BUPATI BELITUNG, Ttd. SAHANI SALEH Diundangkan di Tanjungpandan pada tanggal 6 April 2015 SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN BELITUNG, Ttd. KARYADI SAHMINAN BERITA DAERAH KABUPATEN BELITUNG TAHUN 2015 NOMOR 10 Salinan sesuai dengan aslinya Kepala Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kabupaten Belitung, C:\Users\User\AppData\Local\Temp\10-JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KAB. BELITUNG_41D681.doc 8 IMAM FADLLI, SH PENATA TK. I NIP. 197109152001121002
LAMPIRAN PERATURAN BUPATI BELITUNG NOMOR 10 TAHUN 2015 TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BELITUNG JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BELITUNG JANGKA WAKTU SIMPAN NO JENIS DOKUMEN/ARSIP KET AKTIF 1 Formasi Pegawai a. Usulan dari Unit Kerja/SKPD, disertai: 1) analisa jabatan 2 tahun setelah tahun anggaran berakhir 2) beban kerja b. Usulan Permintaan Formasi kepada MenPAN dan RB 3 tahun setelah tahun dan Kepala BKN anggaran berakhir 2 tahun Musnah 3 tahun Musnah c. Persetujuan Menpan dan RB 3 tahun setelah tahun anggaran berakhir d. Penetapan Formasi PNS 3 tahun setelah tahun anggaran berakhir 3 tahun Musnah 3 tahun Musnah e. Penetapan Formasi Khusus 3 tahun setelah realisasi 3 tahun Permanen 2 Pengadaan Pegawai a. Aparatur Sipil Negara 1) Proses Penerimaan Pegawai meliputi: 2 tahun setelah semua - Pengumuman diangkat ASN - Seleksi Administrasi 3 tahun Musnah Pemanggilan. C:\Users\User\AppData\Local\Temp\10-JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KAB. BELITUNG_41D681.doc 9
JANGKA WAKTU SIMPAN NO JENIS DOKUMEN/ARSIP KET AKTIF - Pemanggilan Peserta Test - Pelaksanaan Ujian Tertulis - Keputusan Hasil Ujian - Wawancara 2) Penetapan Pengumuman Kelulusan 3 tahun setelah semua diangkat ASN 3 tahun Musnah 3) Berkas Lamaran yang tidak diterima 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir - Musnah 4) Nota Usul dan Kelengkapan Penetapan NIP - - Masuk berkas - Surat Lamaran - Ijazah - SKCK - Kartu Kuning - Surat Keterangan Kesehatan - Nota Usul Pengangkatan CASN menjadi ASN lebih dari 2 tahun 2 Tahun setelah SK ditetapkan 3 tahun Masuk berkas - SK CASN/ASN Kolektif 2 Tahun setelah Pelantikan SK ditetapkan 3 tahun Dinilai kembali b. Tenaga Ahli Mulai dari proses penerimaan sampai dengan penetapan sebagai tenaga ahli 1 tahun setelah kontrak selesai 2 Tahun Musnah c. Pegawai. C:\Users\User\AppData\Local\Temp\10-JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KAB. BELITUNG_41D681.doc 10
JANGKA WAKTU SIMPAN NO JENIS DOKUMEN/ARSIP KET AKTIF c. Pegawai Tidak Tetap/ Pegawai Honorer Mulai dari proses penerimaan sampai dengan penetapan sebagai Pegawai Tidak Tetap/ Pegawai Honorer 1 tahun setelah kontrak selesai 2 Tahun Musnah 3 Pembinaan Karir Pegawai a. Diklat/Kursus/Magang/Tugas Belajar/Ujian Dinas/Ijin Belajar Pegawai: 1) Surat Perintah/Surat Tugas/SK/Surat Izin 2) Laporan Kegiatan Pengembangan Diri b. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPL)/Sertifikat 2 tahun setelah SK ditetapkan 2 tahun Musnah - - Masuk berkas c. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP 3)/ Standar Kinerja Pegawai (SKP) 2 tahun setelah SK ditetapkan 3 tahun Musnah d. Daftar Usul Penetapan Angka Kredit 1 tahun anggaran berjalan 2 tahun Musnah, kecuali SK Penetapan Angka Kredit masuk berkas e. Disiplin Pegawai 2 tahun anggaran berjalan 2 tahun Musnah 1) Daftar Hadir 2) Rekapitulasi Daftar Hadir f. Berkas Hukuman Disiplin 2 tahun anggaran berjalan 3 tahun Musnah kecuali BAP dan SK masuk berkas g. Penghargaan. C:\Users\User\AppData\Local\Temp\10-JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KAB. BELITUNG_41D681.doc 11
NO JENIS DOKUMEN/ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN AKTIF KET g. Penghargaan dan Tanda Jasa 2 Tahun setelah SK ditetapkan 2 Tahun Musnah, Kecuali SK Masuk Berkas 4 Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai 1 tahun setelah memperoleh keputusan tetap 5 Mutasi Pegawai a. Alih Status, Pindah Instansi, Pindah Wilayah Kerja, Diperbantukan, 'Dipekerjakan, Penugasan Sementara Mutasi antar Perwakilan, dan Mutasi Antar Unit Kerja 5 tahun Dinilai kembali, kecuali SK penetapan masuk berkas 2 tahun setelah SK ditetapkan 2 tahun Musnah, kecuali SK dan Nota Persetujuan masuk berkas b. Nota Persetujuan/Pertimbangan Kepala BKN - - Masuk berkas c. Mutasi Keluarga - - Masuk berkas 1) Surat Izin Pernikahan/Perceraian 2) Surat Penolakan Izin Pernikahan/Perceraian 3) Surat Nikah /Cerai 4) Akte Kelahiran Anak 5) Surat Keterangan Adopsi Anak 6) Surat Keterangan Meninggal Dunia d. Usul kenaikan pangkat/golongan/jabatan 1 tahun setelah SK ditetapkan 2 tahun Musnah, kecuali SK dan Nota masuk berkas e. Usul. C:\Users\User\AppData\Local\Temp\10-JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KAB. BELITUNG_41D681.doc 12
JANGKA WAKTU SIMPAN NO JENIS DOKUMEN/ARSIP KET AKTIF e. Usul Pengangkatan dan Pemberhentian dalam 1 tahun setelah SK ditetapkan 2 tahun Musnah, kecuali SK Jabatan Struktural/Fungsional masuk berkas f. Usul Penetapan Perubahan Data Dasar/ Status/Kedudukan Hukum Pegawai 1 tahun setelah SK ditetapkan 2 tahun Musnah, kecuali Surat Persetujuan dan SK masuk berkas g. Peninjauan Masa Kerja 2 tahun setelah SK ditetapkan 2 tahun Musnah, kecuali SK dan Nota masuk berkas h. Berkas Baperjakat 1 tahun setelah SK ditetapkan 5 tahun Permanen 6 Administrasi Pegawai a. Surat Perintah Dinas/Surat Tugas 2 Tahun setelah pelaksanaan 2 tahun Musnah kecuali SK masuk berkas b. Cuti Besar 1 tahun setelah SK ditetapkan - masuk berkas c. Cuti Sakit, Cuti Tahunan, Cuti Bersalin 1 tahun setelah pelaksanaan 2 tahun Musnah d. Cuti Alasan Penting 1 tahun setelah pelaksanaan 2 tahun Musnah e. Cuti. C:\Users\User\AppData\Local\Temp\10-JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KAB. BELITUNG_41D681.doc 13
JANGKA WAKTU SIMPAN NO JENIS DOKUMEN/ARSIP KET AKTIF e. Cuti Diluar Tanggungan Negara (CTLN) 3 tahun setelah pelaksanaan - masuk berkas f Dokumentasi Identitas Pegawai 1 tahun setelah identitas 2 tahun Musnah 1) Usul Penetapan Kartu Pegawai/Kartu Pagawai Elektronik/Kartu Istri/Kartu Suami ditetapkan 2) Keanggotaan Organisasi Profesi/Kedinasan - - 3) Laporan Pajak Penghasilan Pribadi (LP2P) 4) Keterangan Penerimaan Pembayaran Penghasilan Pegawai (KP4) g. Berkas Kepegawaian dan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) 2 Tahun - Musnah h. Berkas Pengurusan Kenaikan Gaji Berkala 2 Tahun 1 Tahun Musnah 7 Kesejahteraan Pegawai 2 Tahun - Musnah a. Berkas tentang Layanan Pemeliharaan Kesehatan Pegawai b. Berkas tentang Layanan Asuransi Pegawai/ASKES c. Berkas tentang Layanan Tabungan Perumahan d. Berkas tentang Layanan Bantuan Sosial e. Berkas tentang Layanan Pakaian Dinas f. Berkas tentang Layanan Pegawai yang meninggal karena dinas g. Berkas tentang Pemberian Tali Kasih h. Berkas. C:\Users\User\AppData\Local\Temp\10-JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KAB. BELITUNG_41D681.doc 14
NO JENIS DOKUMEN/ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN AKTIF KET h. Berkas tentang Pemberian Piagam Penghargaan dan Tanda Jasa - - Masuk berkas i Berkas tentang layanan Olah Raga dan Rekreasi 8 Pemberhentian Pegawai Tanpa Hak Pensiun 2 tahun setelah SK ditetapkan 2 tahun masuk berkas 9 Perselisihan /Sengketa Kepegawaian 2 tahun setelah memperoleh 2 tahun sampai keputusan bersifat tetap dengan hak dan kewajiban habis Dinilai kembali 10 Usul Pemberhentian dan Penetapan Pensiun 2 tahun setelah SK ditetapkan 2 tahun Musnah kecuali SK Pegawai/Janda/Duda dan ASN yang Meninggal masuk berkas 11 Berkas Perseorangan Pegawai Negeri Sipil : 2 tahun setelah 2 tahun setelah Musnah,kecuali a. Berkas lamaran yang diterima berhenti/pensiun sampai hak dan pejabat eselon II, b. Nota Penetapan NIP dan Kelengkapannya dengan hak dan kewajiban kewaajibannya dan pejabat lain habis yang secara individu c. Nota Persetujuan/Pertimbangan Kepala BKN habis ditentukan oleh d. SK Pengangkatan CPNS instansi serta ASN e. Hasil Pengujian Kesehatan yang berjasa/ terlibat peristiwa f. SK Pengangkatan PNS berskala nasional, g. SK Peninjauan Masa Kerja permanen h. SK Kenaikkan Pangkat i. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas/Menduduki Jabatan dan Surat Pernyataan Pelantikan j. SK Pengangkatan dalam jabatan atau Pemberhentian dari Jabatan Struktural/Fungsional NO JENIS DOKUMEN/ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN KET k. SK Perpindahan. C:\Users\User\AppData\Local\Temp\10-JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KAB. BELITUNG_41D681.doc 15
AKTIF k. SK Perpindahan Wilayah Kerja l. SK Perpindahan Antar Instansi m. SK Cuti di luar Tanggungan Negara (CLTN) n. Berita Acara Pemeriksaan o. SK Hukuman Jabatan/Hukuman Disiplin PNS p. SK Perbantuan/Dipekerjakan di luar Instansi Induk q. SK Penarikan Kembali dari Perbantuan/Dipekerjakan r. SK Pemberian Uang Tunggu s. SK Pembebasan dari Jabatan Organik karena diangkat sebagai Pejabat Negara t. SK Pengalihan PNS u. SK Pemberhentian sebagai PNS v. SK Pemberhentian Sementara w. Surat Keterangan Pernyataan Hilang x. Surat Keterangan Kembalinya PNS yang dinyatakan hilang y. SK Penggantian Nama z. Surat perbaikan Tanggal Tahun Kelahiran aa. Surat Nikah/Cerai bb. Akta Kelahiran cc. Isian Formulir PUPNS dd. Berita Acara Pengambilan Sumpah/Janji PNS dan Jabatan ee. ff. Surat Permohonan Menjadi Anggota Parpol Surat Keterangan Mutasi Keluarga NO JENIS DOKUMEN/ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN KET gg. Surat. C:\Users\User\AppData\Local\Temp\10-JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KAB. BELITUNG_41D681.doc 16
AKTIF gg. hh. ii. jj. kk. ll. mm nn. oo. pp. qq. rr. ss. tt. uu. Surat Keterangan Meninggal Dunia Surat Keterangan Peningkatan Pendidikan Penetapan Angka Kredit Jabatan Fungsional Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus Surat Pemberitahuan Kenaikkan Gaji Berkala Surat Tugas/ Izin Belajar Dalam/ Luar Negeri Surat Izin Bepergian ke Luar Negeri Kartu Pendaftaran Ulang (Kardaf) PNS Ijazah/Sertifikat SK Penempatan/Penarikan Pegawai SK Pengangkatan pada Jabatan di luar Instansi Induk Surat Pertimbangan Status PNS SK Pengaktifan Kembali Sebagai PNS Surat Pernyataan Pengunduran Diri dari Jabatan Organik karena dicalonkan sebagai Kepala/Wakil Kepala Daerah Sk Pensiun 12 Berkas Perseorangan Pejabat Negara Bupati dan Wakil Bupati Kabupaten 2 tahun setelah berhenti/pensiun 2 tahun sampai dengan hak dan kewajiban habis Permanen 13. Berkas. NO JENIS ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN KET C:\Users\User\AppData\Local\Temp\10-JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KAB. BELITUNG_41D681.doc 17
AKTIF 13 Berkas Perseorangan Pejabat Lainnya a. Ketua, Wakil Ketua, Anggota DPRD 2 tahun setelah berhenti/pensiun b. Ketua, Wakil Ketua, Anggota KPUD, dan Panwaslu Kada c. Ketua, Wakil Ketua, Anggota Komisi Lainnya 14 Berkas Kepala Desa 2 tahun setelah berhenti/pensiun 3 tahun sampai dengan hak dan kewajiban habis 2 tahun sampai dengan hak dan kewajiban habis Permanen Permanen BUPATI BELITUNG, Salinan sesuai dengan aslinya Kepala Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kabupaten Belitung, Ttd. SAHANI SALEH IMAM FADLLI, SH PENATA TK. I NIP. 197109152001121002 C:\Users\User\AppData\Local\Temp\10-JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KAB. BELITUNG_41D681.doc 18