1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Usaha Kecil Menengah (UKM) merupakan salah satu solusi alternatif dalam penciptaan lapangan kerja baru. Selain itu juga UKM dapat memberikan nilai tambah penghasilan rumah tangga. UKM dapat dikatakan salah satu penggerak perekonomian bangsa. Oleh karena itu UKM harus dapat bersaing dan mampu menangkap setiap kesempatan yang ada agar dapat berkiprah dalam perekonomian bangsa. Terutama dalam persiapan UKM menjelang Masyarakat Ekonomi Asean (MAE) pada tahun 2015. Salah satu masalah umum yang seringkali dihadapi oleh pelaku UKM adalah sistem pengelolaan keuangan yang belum terdata dengan baik. Pengelolaan keuangan merupakan salah satu faktor yang paling penting, sebab pengelolaan keuangan bukan hanya sekedar bagaimana mengelola uang kas. Tapi lebih dari itu, yaitu bagaimana mengelola kekayaan untuk menghasilkan keuntungan dan memanfaatkan sumber modal demi membiayai usaha. Meski sederhana, pelaku UKM perlulah menerapkan sistem pengelolaan keuangan. Suatu usaha akan dapat dikatakan berjalan baik bila sistem pengelolaan keuangan lancar, tepat dan tertata rapih. Sebab dengan begitu pelaku UKM dapat meningkatkan kinerja usahanya dan juga menjadi awal yang baik bila pelaku UKM bermaksud mengajukan dana ke perbankan dan sumber pendanaan lainnya, yang biasanya mensyaratkan pelaporan keuangan. Akan tetapi yang sering terjadi adalah pelaku UKM sering mengabaikan pengelolaan keuangan, sehingga menyebabkan keuangan para pelaku UKM cenderung kurang stabil yang dapat menyebabkan mereka terjebak dengan hutang bahkan mengalami kegagalan. Selain itu juga kondisi yang biasa terjadi umumnya adalah mencampur uang usaha dengan uang pribadi, sehingga sulit untuk membedakan pengeluaran pribadi dan usaha yang mengakibatkan keperluan pribadi sedikit demi sedikit menggerogoti saldo uang usaha. Padahal hakekatnya antara kepentingan bisnis dengan rumah tangga haruslah dipisahkan. 1
2 Banyaknya pelaku UKM yang belum memiliki sistem pengelolaan keuangan yang informatif, hal ini disebabkan masih kurangnya pengetahuan para pelaku UKM akan bagaimana mengelola keuangan. Sehingga para pelaku UKM seringkali melakukan pencatatan hanya dengan menghitung selisih antara uang masuk dengan uang yang keluar, tanpa melihat pengeluaran uang itu untuk atau dari alokasi kegiatan usaha ataupun non usaha. Sehingga seringkali dalam skala UKM hasil usaha dikatakan bagus jika pendapatan sekarang lebih tinggi dibandingkan dengan pendapatan sebelumnya. Padahal indikator dari keberhasilan usaha tidak hanya diukur dari pendapatan saja, diperlukan pengukuran dan pengelompokan atas transaksi atau kegiatan yang terjadi serta pengikhtisaran transaksi-transaksi tersebut. Selain masalah kurangnya pengetahuan para pelaku UKM akan pentingnya pengelolaan keuangan. Masalah lainnya yang sering muncul pada usaha dagang berskala kecil menengah antara lain pada sistem transaksi yang masih dilakukan secara manual yaitu dengan mengandalkan kertas untuk pengarsipan data transaksi. Tentu saja hal yang demikian akan mempersulit dalam pengontrolan data transaksi dan laporan keuangan. Hal ini pula yang dialami oleh salah satu contoh UKM yang dikelola oleh penulis yaitu Toko Nathan dimana toko ini yang menjual berbagai macam barang kebutuhan sehari-hari yang berbentuk grosiran ataupun eceran. Barang yang disediakan adalah barang konsumen yang bergerak cepat yang merupakan produkproduk yang dapat terjual secara cepat dengan harga yang relatif murah, dan biasanya merupakan kebutuhan sehari-hari. Dalam kesehariannya Toko Nathan sudah mempunyai sistem pengelolaan keuangan yang digunakan, akan tetapi sistem tersebut masihlah sangat sederhana dan tidak detail. Akibatnya pemilik usaha tidak mengetahui secara persis berapa jumlah modal usaha yang tersisa, bagaimana perkembangan usaha dari waktu ke waktu dan bagaimana cara mengalokasikan dana kas yang ada sekarang. Permasalahan itu semakin kompleks seiring dengan semakin besarnya kegiatan usaha UKM. Untuk itu diperlukan suatu sistem informasi pengelolaan keuangan yang dapat membantu mengolah data transaksi beserta laporannya yang bisa menyajikan informasi yang berguna bagi pihak yang berkepentingan. Berdasarkan latar belakang yang telah diuraian diatas, maka penulis tertarik untuk mengambil judul Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Pada UKM di Indonesia untuk penulisan skripsi sebagai syarat kelulusan S1. Dengan 2
3 adanya aplikasi tersebut diharapkan aplikasi tersebut secara khusus dapat menolong penulis sebagai pemilik usaha untuk dapat mengawasi dan mengontrol transaksi keuangan yang terjadi serta dapat mengambil keputusan yang diperlukan untuk kelangsungan usaha. Sedangkan secara umum aplikasi ini diharapkan dapat digunakan oleh usaha UKM yang serupa, sehingga dapat mempermudah para pelaku UKM untuk mengawasi bagaimana kemajuan usaha yang dijalankan, dengan ada aplikasi ini diharapkan juga para pelaku UKM dapat membuat laporan keuangan yang sesuai dengan standar yang diperlukan untuk dapat mengajukan penambahan modal usaha. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, dapat disimpulkan bahwa Toko Nathan tidak mempunyai sebuah sistem informasi pengelolaan keuangan yang informatif dan berbasis komputerisasi yang dapat membantu pemilik toko untuk dapat mengawasi kemajuan usahanya. Untuk itu rumusan masalah yang akan dibahas adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana menyimpan dan mengakumulasikan informasi pengelolaan keuangan yang ada sebelumnya dikerjakan dengan sistem manual menjadi berbasis komputerisasi? 2. Bagaimana membangun sistem informasi pengelolaan keuangan yang sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku? 3. Sejauh mana sistem infomasi pengelolaan keuangan ini dapat membantu pemilik usaha dalam memberikan informasi laporan keuangan usaha dagang berupa buku besar, laporan laba rugi, laporan perubahan modal dan laporan neraca 1.3 Batasan Masalah Batasan masalah yang akan dijadikan dasar desain sistem informasi pengelolaan keuangan yang akan dibuat adalah sebagai berikut : 1. Rancangan sistem pengelolaan keuangan yang dibuat hanya akan berdasarkan kegiatan perusahaan dagang yang berupa pengeluaran kas untuk berbagai macam pembayaran dan penerimaan kas dari berbagai jenis transaksi. 3
4 2. Rancangan sistem pengelolaan keuangan yang dibuat dapat menghasilkan laporan keuangan berupa buku besar, laporan laba rugi, laporan perubahan modal, dan laporan neraca. 1.4 Tujuan Penelitian Adapun tujuan yang diperoleh dalam pembuatan sistem informasi pengelolaan keuangan adalah sebagai berikut : 1. Membangun sistem informasi pengelolaan keuangan berbasis komputerisasi, sehingga dapat mempercepat proses pengolahan data dan menyediakan laporan keuangan. 2. Membantu pemilik usaha untuk dapat mengetahui informasi tentang posisi keuangan usahanya terkini, sehingga dapat membantu pemilik usaha dalam pengambilan keputusan usaha. 1.5 Manfaat Penelitian Manfaat yang dapat diperoleh dalam pembuatan sistem informasi pengelolaan keuangan adalah sebagai berikut : 1. Membantu para pelaku UKM dalam pembuatan laporan keuangan, sehingga dapat mengajukan penambahan modal usaha. 2. Membantu para pelaku UKM dalam mengelola keuangan usaha yang sedang dijalaninya, terutama pelaku UKM yang mempunyai usaha serupa dengan apa yang akan dibahas penulis. 1.6 Jenis dan Metode Pengumpulan Data Jenis data yang diambil dalam penelitian ini adalah data primer. Data primer adalah data yang didapat secara langsung dari sumber. Metode pengumpulan data merupakan salah satu aspek yang berperan dalam kelancaran dan keberhasilan dalam penulisan tugas akhir. Dalam penulisan tugas akhir ini metode pengumpulan data yang digunakan adalah : 1. Metode Observasi. Metode observasi adalah metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara melakukan pengamatan langsung di lapangan mengenai permasalahan yang ditinjau. Pengumpulan data dengan metode observasi mempunyai keuntungan yaitu analis dapat melihat langsung bagaimana sistem lama berjalan, sehingga mampu menghasilkan gambaran lebih baik jika dibandingkan dengan teknik lainnya. 4
5 2. Metode Literatur. Metode literatur adalah metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengambil data-data yang diperlukan dari literatur-literatur yang berkaitan baik itu dari buku, artikel, karya ilmiah maupun situs internet. 1.7 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem Dalam penelitian ini metode pendekatan dan pengembangan sistem yang digunakan akan dikemukakan secara rinci sebagai berikut : 1. Metode pendekatan yang digunakan adalah metode pendekatan sistem dengan metode pendekatan berorientasi objek. Pendekatan berorientasi objek adalah cara baru dalam memikirkan suatu masalah dengan menggunakan model yang dibuat menurut konsep sekitar dunia nyata. Saat ini metode berorientasi objek banyak dipilih karena metodologi lama banyak menimbulkan masalah seperti adanya kesulitan pada saat mentransformasi hasil dari satu tahap pengembangan ke tahap berikutnya, misalnya pada metode pendekatan terstruktur, jenis aplikasi yang dikembangkan saat ini berbeda dengan masa lalu. Aplikasi yang dikembangkan pada saat ini sangat beragam (aplikasi bisnis. real-time, utility, dan sebagainya) dengan platform yang berbeda-beda, sehingga menimbulkan tuntutan kebutuhan metodologi pengembangan yang dapat mengakomodasi ke semua jenis aplikasi tersebut. Pada pendekatan sistem ini alat bantu yang digunakan adalah dengan menggunakan Unified Modelling Language (UML). 2. Metode pengembangan sistem sangat dibutuhkan dalam pembangunan sebuah sistem karena sebelum memulai pembuatan program hendaknya merancang terlebih dahulu metode pemodelan seperti apa yang harus digunakan dengan memprioritaskan ketepatan waktu selesai dan efektifitas dalam perancangan sebuah aplikasi. Metode yang digunakan dalam pembangunan sistem informasi pengelolaan keuangan ini adalah metode prototipe, yang mana prototipe merupakan suatu metode dalam pengembangan sistem menggunakan pendekatan untuk membuat suatu program dengan cepat dan bertahap. Metode prototipe cocok digunakan untuk menjabarkan kebutuhan pelanggan secara lebih detail karena pelanggan sering kali kesulitan menyampaikan kebutuhannya secara detail 5
6 tanpa melihat gambaran yang jelas. Adapun tahapan-tahapan proses yang harus dilaksanakan adalah sebagai berikut : a. Identifikasi Kebutuhan Sistem. Pada tahap ini merupakan tahap awal dalam membangun sebuah sistem informasi, dimana pemakai sistem (pengguna) menjelaskan tentang kebutuhan sistem yang akan dibangun. b. Membuat Prototipe. Setelah menganalisa sistem serta kebutuhan-kebutuhan yang akan dibangun, pengembang sistem mulai membuat prototipe. c. Menguji Prototipe. Setelah tahap pembuatan prototype selesai, kemudian pengembang sistem dan pengguna melakukan pengujian program agar program dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan dan pengguna memberikan saran atau masukan bila terdapat kekurangan pada program. d. Memperbaiki Prototipe. Pada tahap ini pengembang sistem melakukan perbaikan dan modifikasi sesuai dengan masukan atau saran dari pengguna. e. Mengembangkan Versi Produk. Pada tahap ini pengembang sistem menyelesaikan sistem yang telah dibuatnya sesuai dengan masukan atau saran terakhir dari pemakai sistem. 1.8 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan laporan tugas akhir ini dibagi menjadi empat (4) bab yaitu sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jenis dan metode pengumpulan data, metode pendekatan dan pengembangan sistem, dan sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini mengungkapkan tentang konsep dasar dan teori-teori yang mendukung penyusunan laporan tugas akhir ini yang didapat dari beberapa literatur. 6
7 BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini membahas tentang perancangan sistem informasi pengelolaan keuangan dan gambaran umum rancangannya berupa Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, Class Diagram, perancangan data base sebagai penunjang aplikasi, dan perancangan antarmuka. BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM Bab ini berisi tentang pengimplementasian sistem, basis data dan rancangan antarmuka, serta pengujian sistem dengan menggunakan metode black box dan bagaimana hasil kesimpulannya. BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan dari bab-bab yang ada, sehingga dari kesimpulan ini penulis mencoba untuk memberi saran yang berguna untuk melengkapi dan menyempurnakan pengembangan sistem informasi pengelolaan keuangan ini untuk ke depannya 7