PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN BERBASIS LAN PADA AKMI BATURAJA ABSTRAK M. Romzi Dosen Tetap AMIK AKMI Baturaja Perpustakaan AKMI Baturaja saat ini telah memiliki sistem informasi dalam mengelola perpustakaan. Sistem Informasi Perpustakaan yang ada saat ini berbasis single user, hanya dapat digunakan oleh satu pengguna yaitu petugas perpustakaan. Seiring perkembangan jumlah mahasiswa dan jumlah bahan pustaka, maka dipandang perlu untuk mengembangkan sistem informasi perpustakaan yang semula hanya bisa diakses oleh satu pengguna (petugas) menjadi dapat diakses oleh banyak pengguna secara (multi user)bersamaan dalam lingkup jaringan komputer. Sistem yang dikembangkan ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan terutama para anggota perpustakaan dan para tenaga pengajar yang akan mencari informasi tentang pustaka yang ada diperpustakaan AKMI Baturaja. Sistem yang dikembangkan ini dibuat dengan menggunakan Microsoft Visual FoxPro 9.0 untuk pembuatan interface program serta MySQL 5 sebagai server manajemen database. Keyword:sistem informasi perpustakaan, multi user 1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Akademi Manajemen Informatika (AMIK) AKMI Baturaja merupakan satusatunya perguruan tinggi komputer yang ada di kabupaten Ogan Komering Ulu (OKU), yang didirikan pada tahun tahun 2002 oleh Yayasan Pendidikan Mitragama Yogyakarta dengan program studi Manajemen Informatika (MI) dan Teknik Informatika (TI), masing-masing program studi berjenjang Diploma Tiga (D3). Sebagai perguruan tinggi bidang komputer AKMI Baturaja tentunya telah memanfaatkan teknologi informasi guna menunjang layanan kepada semua civitas akademika, diantaranya adalah layanan sistem informasi pada bagian perpustakaan. Sistem informasi pada perpustakaan yang ada berisi layanan pencatatan data buku, data anggota, transaksi peminjaman buku, transaksi pengembalian buku serta pencatatan jumlah denda pengembalian buku.sistem informasi tersebut pada awalnya cukup memenuhi kebutuhan pengguna, akan tetapi seiring dengan perkembangan jumlah mahasiswa serta jumlah bahan pustaka yang meningkat, maka dipandang perlu Jurnal Media Informatika dan Komputer Vol. 1 No.1 Juni 2012 1
untuk meningkatkan kinerja dari sistem informasi perpustakaan. Sistem informasi perpustakaan saat ini berbasis single user yang berjalan pada satu komputer, dimana seluruh proeses pencatatan terpusat pada petugas baik untuk mencatat transaksi maupun memberikan informasi tentang buku yang ditanyakan oleh anggota. Sistem tersebut memiliki beberapa kelemahan antara lain: informasi tentang ketersediaan buku harus melalui petugas, beban petugas perpustakaan cukup tinggi dalam memberikan layanan, dosen harus ke perpustakaan untuk mencari buku, peng-inputan transaksi peminjaman dan pengembalian melalui keyboard karena belum tersedia barcode reader, belum ada pencatatan tentang sumber buku (pembelian, sumbangan atau bantuan). Berdasarkan latar belakang tersebut maka diusulkan pengembangan sistem informasi perpustakaan berbasis jaringan LAN (Local Area Network) dengan tujuan untuk mempermudah dalam memberikan pelayanan. Pada sistem yang baru akan ditambahkan beberapa layanan diantaranya: pencatatan data buku dan data anggota, pencatatan transaksi peminjaman dan pengembalian, pencatatan denda otomatis, pengaksesan informasi perpustakaan melalui beberapa komputer yang telah disediakan, pencatatan sumber buku, pencatatan data sumbangan buku oleh mahasiswa, pembuatan kartu anggota, pembuatan kartu buku, pembuatan kartu bebas pustaka, pembuatan bukti penyerahan laporan magang, pembuatan bukti penyerahan laporan tugas akhir, serta ditunjang beberapa output lainnya. Dari beberapa penambahan tersebut diharapkan dapat meningkatkan mutu layanan dari perpustakaan. 1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, rumusan masalahnya adalah: 1. Semua informasi mengenai buku harus didapat melalui petugas. 2. Dosen harus mengunjungi perpustakaan untuk mencari buku. 3. Beban petugas cukup tinggi dalam memberikan layanan. 4. Peng-inputan transaksi peminjaman dan pengembalian melalui keyboard. 5. Belum memiliki informasi yang lengkap mengenai sumber buku. 1.3. Batasan Masalah Sistem informasi perpustakaan dibuat dengan cakupan: 1. Menghasilkan sistem informasi perpustakaan yang memiliki fasilitas: pembuatan kartu anggota, kartu buku, pencatatan data anggota, pencatatan data buku, pencatatan sumber buku (beli sendiri/bantuan/sumbangan), pencatatan sumbangan 2
buku oleh mahasiswa, pencatatan denda buku secara otomatis pencatatan transaksi peminjaman buku, pencatatan transaksi pengembalian buku, pembuatan kartu bebas pustaka, bukti penyerahan laporan magang dan bukti penyerahan laporan tugas akhir. 2. Pemrograman menggunakan Visual FoxPro dan MySQL. 3. Program dapat berjalan pada lingkungan LAN. 1.4. Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penelitian ini untuk meningkatkan kualitas layanan pada perpustakaan AKMI Baturaja dengan harapan dapat: 1. Mempermudah petugas dalam mengelola perpustakaan. 2. Mempermudah pengunjung dalam melakukan pencarian. 3. Akses databuku dapat dilakukan pada computer client yang telah disediakan. 4. Data perpustakaan secara sentral berada pada server. 5. Mempermudah pemeliharaan terhadap data. 2. Kajian Teori 2.1. Sistem Informasi Pengertian sitem menurut Jogianto (1999), adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan pengertian informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Berdasarkan defenisi diatas, sistem informasi dapat diartikan jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk menghasilkan informasi dengan sasaran tertentu. 2.2. Visual FoxPro Visual Foxpro merupakan perangkat lunak pengolah data yang dilengkapi dengan bahasa pemrograman yang bekerja pada sistem operasi windows. Visual FoxPro mendukung pemrograman berorientasi objek disamping kemampuan pemrograman procedural yang tetap diperthankan. Saat ini Visual FoxPro telah mencapai versi 9 yang memiliki kemampuan untuk berinteraksi dengan produk desktop dan client/server serta dapt membangun aplikasi yang berbasis web. 2.3. MySQL 3
MySQL merupakan Database Management System (DBMS) Open Source yang dibuat dan dikembangkan di Swedia oleh David Axmark, Allan Larsson dan Michael Monty Widenius pada tahun 1980-an. MySQL dapat bekerja secara fleksibel pada sejumlah sistem operasi, diantaranya sistem operasi windows. 2.4. LAN (Local Area Network) LAN merupakan jaringan komputer lokal yang terdiri dari beberapa unit komputer yang saling terhubung satu dengan yang lainnya baik melalui kabel maupun wireless. Salah satu keuntungan dari jaringan adalah dapat mengakses data dari satu komputer melalui komputer lainnya, sehingga dapat meningkatkan efesiensi kerja. 3. Metodologi Penelitian Metode penelitian yang digunakan pada penelitian ini adalah metode pengembangan dengan mengunakan model waterfall yang terdiri 5 (lima) tahapan, yaitu: analisis kebutuhan, desain sistem, coding (penulisan kode program), testing (pengujian program), dan implementasi (penerapan program). Gambar 1. Waterfall Model 4
Guna mendukung analisis yang baik dalam pembuatan program, maka diperlukan pengumpulan data. Pada penelitian ini metode pengumpulan data yang digunakan adalah metode pengumpulan data secara langsung dan tidak langsung. Secara langsung dengan melakukan Observasi (pengamatan) pada sistem yang sedang bejalan serta mengajukan interview (Tanya jawab) kepada petugas dan pengunjung perpustakaan tentang beberapa hal pada system yang perlu dikembangkan. Pengumpulan data secara tidak langsung dengan cara mengumpulkan bahan pustaka berkaitan dengan manajemen perpustakaan. 4. Analisa dan Perancangan Sistem 4.1. Analisis Sistem Yang Ada Perpustakaan AKMI Baturaja memiliki berbagai bahan pustaka yang terdiri dari buku, tabloid, majalah, CD Pembelajaran, Kaset Pembelajaran, Modul Kuliah serta bahan pustaka lainnya seperti Laporan Magang dan Laporan Tugas Akhir. Pengelola Perpustakaan AKMI Baturaja terdiri atas Ka. UPT Perpustakaan dan satu petugas. Adapun Sistem Informasi Perpustakaan yang ada sekarang merupakan sistem yang bersifat single user, sistem ini hanya terpasang pada satu unit komputer,yaitu komputer petugas perpustakaan. Pada sistem ini petugas melakukan pencatatan data anggota, data buku dan pencatatan transaksi peminjaman/pengembalian buku. Pada tahapan ini sekilas tidak ada permasalahan, karena pencatatan-pencatan tersebut sudah seharusnya dilakukan oleh petugas perpustakaan. Akan tetapi permasalahan akan muncul apabila anggota perpustakan ingin mencari informasi buku. Untuk pencarian buku anggota harus bertanya dulu kepada petugas perpustakaan atau mencari langsung pada deretan rak-rak buku. Tentunya cara-cara tersebut kurang efektif, apalagi bila anggota tersebut ingin mencari lebih dari satu buku. 5
Berikut gambaran dari sistem yang ada sekarang. Gambar 2. Diagram Konteks Sistem Yang Sedang Berjalan 6
4.2. Rancangan Sistem Yang Diajukan 4.2.1. Rancangan DFD Konsteks Gambar 3. Diagram Konteks Sistem Yang Sedang Diajukan Pada sistem yang diajukan ada beberapa revisi untuk pengembangan yaitu pengaksesan sistem informasi untuk kalangan dosen dan karyawan serta pelaporan untuk Ka. UPT Perpustakaan. Selain itu Ka. UPT Perpustakaan memilik hak akses 7
untuk mengatur konfigurasi password petugas dan data petugas yang berwenang untuk mengelola perpustakaan. 4.2.2. Arsitektur Sistem Informasi Sistem informasi yang akan dikembangkan ini rencananya akan menggunakan empat unit komputer, satu unit untuk komputer server, dua unit lomputer untuk petugas mencatat transaksi peminjaman dan pengembalian buku, dua unit komputer untuk digunakan pengunjung mencari informasi buku, dan dua unit lagi diletakkan di ruang dosen untuk mempermudah dosen mencari informasi buku. Gambar 4. Arsitektur Sistem Informasi Perpustakaan yang Diajukan 5. Implementasi dan Pembahasan Sistem Informasi Perpustakaan ini dikembangkan dengan menggunakan perangkat lunak Visual FoxPro 9.0 untuk antarmuka program dan MySQL versi 5 untuk database server. Sistem ini terdiri dari dua program yaitu program untuk petugas dan program untuk anggota. Pada sisi petugas dilengkapi dengan pengaturan hak akses untuk keamanan terhadap data, sedangkan program pada sisi pengguna tidak dilengkapi dengan pengaturan hak akses, hal ini dimaksudkan untuk mempermudah anggota perpustakan dalam mengakses informasi yang terdapat pada sistem tersebut. Sistem ini dikembangkan untuk dapat dijalankan pada sistem operasi Microsoft Windows Xp, baik pada komputer server maupun pada kcomputer client. Berikut salah satu tampilan dari program 8
Gambar 5. Tampilan Form Pencarian Buku Gambar diatas merupakan tampilan program untuk mencari buku. Program tersebut dapat diakses melalui beberapa terminal yang telah disediakan. Untuk mencari buku pengguna terlebih dahulu memilih kategori buku yang akan dicari selanjutnya pengguna dapat mengetikkan judul buku atau potongan judul buku yang akan dicari. Selanjutnya secara otomatis judul buku yang mengandung potongan kata yang dimaksud akan ditampilkan. Berikut keterangan dari tampilan program diatas: NoBuku : Nomor kode buku Kategori : Kategori buku (agama,komputer,ekonomi,umum) dll. Judul : Judul buku Pengarang : Nama pengarang buku Penerbit : Penerbit buku Tahun : Tahun buku diterbitkan Dalam : Jumlah eksemplar buku yang masih tersisa Luar : Jumlah eksemplar buku yang sedang dipinjam Rak : Posisi penempatan buku (A1:Agama,A2:Komputer,A3:Ekonomi) dll. 6. Kesimpulan Pengembangan sistem informasi perpustakaan AKMI Baturaja perlu dilakukan guna meningkatkan layanan pada perpustakaan. Pengembangan meliputi pengembangan jumlah komputer yang digunakan untuk mengolah data pada sisi admin dan komputer pada sisi pengunjung yang dapat digunakan untuk mencari 9
referensi buku yang dicari, serta penggunaan komputer server untuk menyimpan keseluruhan data. Selain pengembangan dari segi hardware seperti tersebut, diikuti jugan dengan pengembangan perangkat lunak DBMS (Database Management System) dengan menggunakan MySQL untuk manajemen databasenya. Diharapkan dengan pengembangan ini dapat meningkatkan kinerja perpustakaan sebagai unsur penunjang Tri Darma Pendidikan Tinggi. Daftar Pustaka : [1] Jogiyanto H. M, 1990, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Pendekatan Terstruktur Teori dan Dan Praktek Aplikasi Bisnis, Edisi Pertama, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta. [2] Presman, Roger S. 2002, Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi, Buku Satu, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta. [3] Hariyanto, Bambang, 2004, Sistem Manajemen Basis Data, Pemodelan Perancangan dan Terapannya, Penerbit Informatika, Bandung. [4] Hentzen, Whil, 2007, MySQL Client-Server Applications with Visual FoxPro, Hentzenwerke Publishing, USA [5] Martina, Inge, 2003, 36 Jam Belajar Komputer, Visual FoxPro 6.0, Elexmedia Komputindo, Jakarta 10