Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan Pusat Layanan Pengadaan Secara Elektronik PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGADAAN LANGSUNG (SIMPeL) Versi 2.0.0 UNTUK PEJABAT PENGADAAN & PPHP Gd. Juanda II Lt.17 Jl. Wahidin I No.1 Jakarta 10710 Telp. (021)3512214, Fax. (021)3512219 Copyright 2014 Pusat LPSE 1
1. Pendahuluan Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung yang disingkat menjadi SIMPeL, antara lain dilatarbelakangi oleh adanya kesulitan dalam melakukan pemantauan dan reporting pelaksanaan pengadaan langsung, karena saat ini pengadaan langsung masih dilaksanakan secara manual dan belum dilakukan melalui sistem. Padahal saat ini sebagian besar pengadaan dilakukan melalui pengadaan langsung. Hal ini sejalan dengan peningkatan batasan pengadaan langsung, yaitu sesuai Perpres 70 tahun 2012, batasan nilai untuk pengadaan langsung yang semula sampai dengan 100 juta menjadi 200 juta untuk pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya, dan pengadaan jasa konsultansi sampai dengan 50 juta. Oleh karena itu, Pembangunan sistem ini, diharapkan dapat memfasilitasi hal tersebut melalui sentralisasi data pengadaan langsung. Disamping hal di atas, sejalan dengan reformasi pengadaan dan reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Keuangan, pembangunan sistem ini juga diharapkan dapat meningkatkan transparansi dan akuntabilitas pengadaan langsung, melakukan manajemen database hasil pengadaan langsung yang baik, yaitu dari sisi pengkatagorisasian barang yang dapat dikembangkan untuk katalog dan analisa standar biaya, database penyedia untuk pengembangan vendor management pengadaan langsung, serta memudahkan aparat pengawas internal dalam melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengadaan langsung. Berdasarkan hal di atas, secara keseluruhan pembangunan sistem ini bertujuan untuk meningkatkan efektifitas, efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas pelaksanaan pengadaan langsung. 1.1 Pejabat Pengadaan Berdasarkan Perpres 70 tahun 2012, Pejabat Pengadaan adalah personil yang ditunjuk untuk melaksanakan Pengadaan Langsung. Dalam Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung (SIMPeL), Pejabat Pengadaan mempunyai wewenang, sebagai berikut : a. Melaksanakan pengadaan langsung dengan SPK, yang terdiri dari : 1) Mereview HPS yang dikirim PPK. 2) Membuat jadwal dan mengirim undangan kepada penyedia yang terpilih dari referensi penyedia. 3) Memasukkan hasil evaluasi administrasi, teknis, harga. 4) Mengundang penyedia yang memenuhi syarat untuk proses klarifikasi teknis dan negosiasi harga. 5) Memasukkan tanggal dan nomor Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung, dan mengirimkannya kepada PPK. Copyright 2014 Pusat LPSE 2
b. Melaksanakan pembelian Langsung untuk fitur pencatatan pembelian, yang terdiri dari : 1) Menginput data referensi penyedia pembelian langsung yang belum terdapat di referensi penyedia. 2) Menginput data kuitansi/bukti pembelian. 3) Merekam detil barang/pekerjaan. 4) Mengirimkan detil barang/pekerjaan ke Pejabat Penerima Hasil Pekerjan (PPHP). 1.2 Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP) Berdasarkan Perpres 70 tahun 2012, Pejabat Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP) adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA/KPA yang bertugas memeriksa dan menerima hasil pekerjaan. Dalam Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung (SIMPeL), PPHP mempunyai wewenang, sebagai berikut : Melaksanakan pemerikaan barang/pekerjaan untuk pembelian langsung menggunakan pencatatan pembelian, yang terdiri dari : 1. Memeriksa per item barang/pekerjaan 2. Memasukkan hasil pemeriksaan barang/pekerjaan 3. Mengirimkan hasil pemeriksaan barang/pekerjaan kepada pejabat pengadaan Copyright 2014 Pusat LPSE 3
1.3 Alur Proses Pengadaan Langsung Pengadaan Langsung Dengan SPK Copyright 2014 Pusat LPSE 4
Copyright 2014 Pusat LPSE 5
1.4 Alur Proses Pembelian Langsung 2 Memulai Aplikasi 2.1 Akses ke dalam Aplikasi SIMPeL Pejabat Pengadaan dan PPHP mendapatkan kode akses (user id dan password) dari Admin Satker pada kantor yang bersangkutan berdasarkan Surat Penunjukan sebagai Pejabat Pengadaan atau PPHP. Pendataran Pejabat Pengadaan Copyright 2014 Pusat LPSE 6
Pendaftaran PPHP Untuk masuk ke dalam aplikasi SIMPeL, pada halaman utama ketik user id dan password, kemudian klik tombol. Pada menu ini juga terdapat tombol lupa password yang digunakan apabila Pejabat Pengadaan dan PPHP lupa password untuk login. Untuk menggunakan tombol lupa password ini, pengguna akan diminta untuk memasukkan alamat email yang terdaftar di sistem, kemudian sistem akan memverifikasi kebenaran alamat email tersebut dan mengirimkan link untuk masuk ke menu perubahan password. Selanjutnya pengguna diminta untuk memasukkan password yang baru. Copyright 2014 Pusat LPSE 7
3 Penjelasan Fitur dan Fungsi Setelah berhasil login, akan tampil halaman yang berisi menu yang dapat digunakan oleh Pejabat Pengadaan dan PPHP untuk dapat menjalankan proses di aplikasi SIMPeL. 3.1.Pejabat Pengadaan 3.1.1 Penyedia Menu ini digunakan untuk melihat referensi penyedia pengadaan langsung yang telah terdaftar di aplikasi SIMPeL, refensi penyedia yang direkam untuk pembelian langsung menggunakan fitur pencatatan pembelian. Untuk penggunaan fitur ini, pejabat pengadaan dapat menambahkan referensi penyedia untuk pembelian langsung yang berlum terdapat di referensi penyedia. List Penyedia Keterangan : : Tombol untuk melihat detil penyedia : Tombol untuk memasukkan nama penyedia ke data kuitansi/bukti pembelian Detil Penyedia Copyright 2014 Pusat LPSE 8
Syarat Pendaftaran Copyright 2014 Pusat LPSE 9
3.1.2 Menu Paket dengan SPK Menu ini digunakan untuk melaksanakan proses pengadaan langsung dengan SPK berdasarkan status pelaksanaan pengadaan, yaitu sent paket pengadaan langsung baru dikirim dari PPK, process paket pengadaan langsung sedang berjalan (dalam proses), dan close paket pengadaan langsung tersebut telah selesai dilaksanakan dan telah diumumkan penyedianya. List Paket Pengadaan Lansung : 3.1.3 Menu Pembelian Langsung Menu ini digunakan untuk melaksanakan pembelian langsung melalui pencatatan Pembelian. Fitur ini baru terbatas untuk mencatat bukti pembelian/kuintasi dan rincian barang/pekerjaan ke dalam aplikasi SIMPeL. 3.2 Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP) Menu ini digunakan untuk memasukkan hasil pemeriksaan per jenis barang/pekerjaan dan mengirimkannya ke Pejabat Pengadaan. 3.3 Menu Ganti Password Menu ini digunakan untuk mengubah password sesuai yang diinginkan untuk keperluan keamanan dan kemudahan mengingat. Copyright 2014 Pusat LPSE 10
3.4 Proses Pengadaan Langsung dengan SPK 3.4.1 Pembuatan Jadwal 1. Pejabat Pengadaan mereview paket dan HPS Pengadaan Langsung yang dikirim oleh PPK. 2. Pejabat Pengadaan membuat Jadwal Pengadaan Langsung dengan mengklik tombol View detil Paket dan Rincian HPS. Copyright 2014 Pusat LPSE 11
Form Jadwal Pengadaan Langsung View Jadwal Pengadaan Langsung Copyright 2014 Pusat LPSE 12
3.4.2 Input Document Pengadaan Untuk menginput document pengadaan, pejabat pengadaan klik tombol Pejabat pengadaan memasukan dokumen pengadaan, dan syarat pengadaan yang diperlukan dalam pengadaan langsung. 3.4.3 Mengundang Penyedia Pejabat Pengadaan dapat mengundang penyedia setelah memasukan dokumen pengadaan, mengisi syarat pengadaan, dan membuat jadwal. Pejabat pengadaan mengundang penyedia yang dipilih dari data referensi penyedia yang dapat difilter sesuai kebutuhan. Pada fitur ini Pejabat Pengadaan dapat melihat kembali detil penyedia. List Penyedia Copyright 2014 Pusat LPSE 13
View detil penyedia 3.4.4 Persetujuan Pakta Integritas Pada saat akan mengirim undangan, pejabat pengadaan diminta untuk membaca dan menyetujui Pakta Integritas. Jika tidak mengklik tombol persetujuan, maka proses tidak dapat dilanjutkan. Copyright 2014 Pusat LPSE 14
Selanjutnya undangan akan terkirim secara otomatis melalui sistem ke penyedia yang bersangkutan. View undangan melalui email penyedia 3.4.5 Pembukaan Penawaran Pejabat Pengadaan melakukan pembukaan penawaran dan melakukan pengecekan data pendukung penawaran, data penyedia, dan data penawaran. Untuk melakukan proses ini, pejabat pengadaan memilih paket pengadaan langsung yang sesuai dari list data paket dan mengklik tombol untuk melanjutkan proses berikutnya. List Paket Pengadaan Langsung Detai paket pengadaan langsung, yang terdiri dari tab detail barang/pekerjaan sebagai data HPS, tab schedule, dan tab penyedia. Copyright 2014 Pusat LPSE 15
Klik tab penyedia untuk melihat file upload (jika ada), data penyedia, data pendukung, dan data penawaran sebagai bahan untuk evaluasi Data Pendukung Data Penyedia Copyright 2014 Pusat LPSE 16
Data Penawaran 3.4.5 Evaluasi Penawaran sistem. Pejabat pengadaan memasukkan hasil evaluasi administrasi, teknis, harga ke dalam Copyright 2014 Pusat LPSE 17
3.4.6 Undangan Klarifikasi Teknis dan Negosiasi Harga Pejabat Pengadaan mengundang penyedia yang memenuhi syarat yang sesuai untuk proses klarifikasi teknis dan negosiasi harga dengan mengklik tombong Undang Selanjutnya undangan negosiasi tersebut akan muncul di email penyedia yang bersangkutan. Copyright 2014 Pusat LPSE 18
View undangan melalui email 3.4.7 Klarifikasi Teknis dan Negosiasi Harga Pejabat pengadaan melakukan proses klarikasi teknis dan negosiasi harga. Proses ini dilakukan secara manual. Hasilnya saja yang dimasukkan ke dalam sistem. Tampilan sebelum input harga negosiasi Copyright 2014 Pusat LPSE 19
Form Input Hasil Negosiasi Tampilan Setelah Input Hasil Negosiasi 3.4.8 BA Hasil Pengadaan Langsung Pejabat Pengadaan menginput tanggal dan nomor BA Hasil Pengadaan Langsung dengan mengklik tombol. Copyright 2014 Pusat LPSE 20
Form Input BA Hasil Negosiasi Setelah menginput tanggal dan nomor BA Hasil Pengadaan Langsung, pejabat pengadaan mengklik tombol kirim ke PPK dan Umumkan. Selanjutnya BA Hasil Pengadaan Langsung akan muncul di halaman utama. Notifikasi paket pengadaan telah berhasil diumumkan penyedianya. Tampilan di halaman Utama Web Copyright 2014 Pusat LPSE 21
3.5 Pembelian Langsung 3.5.1 Pejabat Pengadaan a. Rekam data kuitansi Pilih menu pembelian langsung muncul daftar kuitansi/bukti pembelian. Selanjutnya klik button Add New untuk menambahkan data kuitansi/bukti pembelian baru. Copyright 2014 Pusat LPSE 22
b. Muncul daftar referensi penyedia. Pilih penyedia yang sesuai, jika tidak ada, dapat merekam penyedia baru untuk pembelian langsung. c. Klik tombol untuk memasukkan nama penyedia ke perekaman kuitansi/bukti pembelian. Copyright 2014 Pusat LPSE 23
Isi jenis barang, data tahun anggaran, kode RUP (tidak wajib), jenis bukti, nomor bukti, kode kegiatan, kode output, kode MAK, jumlah uang, tanggal kuitansi/bukti pembelian, tanggal lunas bayar, nama penerima, jabatan penerima uraian. d. Rekam detail barang Copyright 2014 Pusat LPSE 24
Form Input Barang : e. Kirim ke PPHP f. View dan Cetak Kuitansi/Bukti Pembelian, Rincian Kuitansi, dan Rincian Hasil Pemeriksaan dari PPHP Copyright 2014 Pusat LPSE 25
3.5.2 PPHP a. Klik menu pembelian Langsung, pilih data kuitan/bukti pembelian yang statusnya Sent, kemudian klik button untuk proses selanjutnya. Copyright 2014 Pusat LPSE 26
b. Checklist hasil pemeriksaan barang yang telah sesuai c. View dan Cetak Rincian Hasil Pemeriksaan Barang 3.6 Menu Ganti Password Menu ini digunakan untuk mengubah password sesuai yang diinginkan untuk keperluan keamanan dan kemudahan mengingat. Copyright 2014 Pusat LPSE 27
4. Mengakhiri Aplikasi 5. Penutup Petunjuk pengoperasian ini dibuat mengikuti versi aplikasi SIMPeL yang dirilis. Untuk update aplikasi SIMPeL terbaru, petunjuk pengoperasiannya akan diupload di halaman utama aplikasi SIMPeL. Apabila mendapat kesulitan dalam pengoperasian aplikasi SIMPeL, dapat menghubungi alamat dan nomor telepon unit layanan helpdesk yang terdapat di website aplikasi SIMPeL. Copyright 2014 Pusat LPSE 28