ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING DALAM PENYUSUNAN IT STRATEGIC PLAN DI FAKULTAS ILMU TERAPAN, UNIVERSITAS TELKOM Bayu Rima Aditya 1, Reza Budiawan 2 1,2 Program Studi Manajemen Informatika, Fakultas Ilmu Terapan, Universitas Telkom e-mail : 1 bayu@tass.telkomuniversity.ac.id, 2 rbudiawan@tass.telkomuniversity.ac.id ABSTRACT Enterprise Architecture Planning (EAP) is a planning process to produce an information architecture that supports company s business processes. EAP is an important thing to be defined in order to support information s flow to support business processes. School of Applied Sciences is one faculty in Telkom University. This faculty consists of seven majors from three institutions which merging to form Telkom University. This makes School of Applied Sciences has several sub-systems that must adapt, either by the outside or inside the faculty. Each major use their own technology to support their needs, which varies depending on the business processes before the merging state. It makes the usefulness of Information Technology (IT) to process data to be information become less optimal. It was not efficient because it used only to satisfy the short-term of functional requirements. It makes a good planning related to IT in School of Applied Science is needed to satisfy the long-term functional requirement. EAP can be used to plan these things. The objective of this study is to propose an IT strategic plan for School of Applied Sciences. IT strategic plan methodology are done with the following steps 1) identifying the strategic objectives 2) conduct an assessment which includes mapping data, applications, technology 3) conduct a gap analysis of the Enterprise Architecture (EA) future 4) preparation of the IT strategic plan. The result of this research is an IT strategic plan for School of Applied Sciences, Telkom University in order to form IT initiatives and IT roadmap. Keywords : information management system, EAP, IT strategic plan, IT roadmap PENDAHULUAN Enterprise Architecture Planning (EAP) sebagai sebuah proses perencanaan arsitektur untuk menghasilkan informasi yang mendukung proses bisnis sebuah perusahaan. EAP merupakan hal penting untuk didefinisikan agar aliran informasi dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin dalam mendukung proses bisnis, salah satunya untuk mendukung proses bisnis di Fakultas Ilmu Terapan (FIT) Universitas Telkom. FIT terdiri dari beberapa program studi yang berasal dari tiga (3) institusi, sehingga terdapat beberapa sub-sistem yang harus beradaptasi, baik dengan sistem dari Universitas maupun dengan sesama prodi dalam Fakultas itu sendiri. Selain itu, FIT terdiri dari prodi dengan penggunaan Information Technology (IT) yang berbeda-beda tergantung proses bisnis yang dimiliki sebelum proses merger Universitas Telkom dilakukan. Hal ini menjadikan penggunaan IT dalam pengolahan data untuk menghasilkan informasi menjadi tidak optimal. Pemanfaatan IT di FIT Universitas Telkom pun masih belum optimal karena penggunaannya hanya untuk memenuhi kebutuhan fungsionalitas sesaat. Hal ini menyebabkan diperlukan suatu usulan IT strategic plan untuk FIT Universitas Telkom dengan menggunakan EAP sebagai acuan dalam pembuatan IT strategic plan. Penelitian ini memiliki tujuan utama untuk menghasilkan usulan IT strategic plan dengan menggunakan pendekatan EAP bagi FIT. Strategic plan merupakan komponen penting dari manajemen strategi bisnis. Hal ini dikarenakan strategic plan tersebut menghasilkan perencanaan jangka panjang dari sebuah enterprise dalam level strategis. Jika sebuah strategic plan sudah dilakukan, maka akan dihasilkan pengaturan yang selaras antara visi, misi dan aksi dalam sebuah perusahaan (Ali, 2014). Terkait dengan penggunaan IT, strategic plan akan berpengaruh pada keefektifan dan keefisienan penggunaan IT yang akan menjadikan sebuah perusahaan menjadi lebih baik dibandingkan kompetitiornya. Enterprise Architecture merupakan suatu prinsip tentang metode dan model yang digunakan untuk mendesain struktur organisasi, proses bisnis, sistem informasi dan infrasturktur sebuah perusahaan (Lankhorst, 2005). Untuk mementukan sebuah Enterprise Architecture, diperlukan proses pendefenisian Enterprise Architecture Planning yang memperlihatkan struktur dan operasi (proses) sistem, hubungannya satu sama lain, termasuk prinsip-prinsip dan guideline pengembangannya. Dalam perencanaan sebuah EA, A-189
harus diketahui kondisi current dari perusahaan tersebut, dan kondisi future yang berperan menjadi goal. Berdasarkan kedua hal tersebut, dirancang sebuah IT strategic plan. IT strategic plan akan menjadi sebuah proses untuk menghubungkan antara EA current dengan EA future yang akan dicapai. METODE PENELITIAN Terdapat 4 (empat) tahapan yang digunakan dalam penelitian ini. Keempat tahapan tersebut dapat dilihat pada Gambar 1. Objective Assessment Analisis Inisiatif & Roadmap Gambar 1. Alur Tahapan Penelitian Pada tahap pertama akan ditentukan sasaran strategis untuk Fakultas Ilmu Terapan yang diturunkan dari visi dan misi Universitas Telkom. Langkah selanjutnya yang dilakukan adalah tahapan assessment. Tahapan ini akan melakukan penaksiran terhadap data, aplikasi, dan teknologi yang ada beserta issue yang terkait. Tahap analisis terdiri dari tahapan perancangan EA future dan gap analysis. Tahapan ini bertujuan untuk penyusunan IT strategic plan yang dilakukan di tahap keempat, untuk menghasilkan inisiatif IT dan roadmap untuk mencapai EA future pada Fakultas Ilmu Terapan, Universitas Telkom. PEMBAHASAN Fakultas Ilmu Terapan merupakan salah satu fakultas di Universitas Telkom yang terbentuk karena penggabungan tujuh program studi (prodi) dari empat Universitas di bawah Telkom Foundation (d/h Yayasan Pendidikan Telkom). Berdasarkan hasil penggabungan menjadi kesatuan dari Universitas Telkom, Fakultas Ilmu Terapan memiliki strategi yang dicapai, yaitu: Ekspansi : membuka program studi baru, memanfaatkan keterlibatan mahasiswa dalam membangun institusi; Konsolidasi dan Penguatan Internal : implementasi, jaminan mutu, efektivitas, optimalisasi dukungan IT; Eksternal : Kerjasama dengan lingkungan luar. Berdasarkan strategi tersebut, kemudian dibentuk inisiatif bisnis yang terdiri dari beberapa aksi yang dapat dilihat pada Tabel 1. Setelah identifikasi inisiatif bisnis dilakukan, kemudian dilakukan mapping proses bisnis dengan menggunakan value chain. Value chain merupakan aktivitas berantai dari sebuah perusahaan untuk menjalankan dan menghasilkan jasa dan produk. Value chain dari Fakultas Ilmu Terapan dapat dilihat pada Gambar 2. Setelah mapping proses telah dilakukan, kemudian diidentifikasi proses-proses yang lebih rinci berdasarkan fungsionalitas area yang mengacu pada value chain tersebut. Proses yang ada di FIT Universitas Telkom teridentifikasi sebanyak 135 proses. Proses identifikasi ini merupakan proses kedua dari empat tahapan yang digunakan dalam penelitian ini, yaitu assessment. Selain mengindentifikasi proses, juga dilakukan identifikasi peran sistem dan teknologi, mapping data, mapping aplikasi, mapping teknologi serta issue yang terkait dengan EA current tersebut. A-190
Tabel 1: Inisiatif Bisnis Fakultas Ilmu Terapan Inisiatif Bisnis Aksi Inisiatif Bisnis Penguatan Organisasi dan Tata Kelola 1. Implementasi Sistem Manajemen Mutu 2. Akreditasi Program Studi 3. Efektivitas Kerja & Organisasi 4. One Stop Solution Service Penguatan Proses Tridharma 1. Peningkatan Mutu Proses Pembelajaran, Bimbingan & Konseling 2. Pembuatan Program Studi Baru 3. Implementasi dan Optimalisasi Penelitian dan Pengabdian Masyarakat 4. Sertifikasi Kompetensi Mahasiswa (Sertifikasi Internasional) Penguatan Infrastruktur 1. Pembangunan Kampus Tahap 2 2. Pengembangan Infrastruktur Sarana dan Prasarana Penguatan Sumber Daya Manusia 1. Kecukupan Kualifikasi Dosen Sesuai BAN PT 2. Monitor & Pelacakan Alumni 3. Prestasi Dosen & Mahasiswa 4. Placement Mahasiswa/ Alumni Penguatan Kerjasama (Partnership) 1. Peningkatan Mutu Penerimaan Mahasiswa Baru 2. Hibah & Kerjasama (input, process, output) Gambar 2. Value Chain Fakultas Ilmu Terapan Hasil dari proses assessment adalah sebagai berikut: Sistem dan Teknologi: Peran sistem dan teknologi informasi di FIT Universitas Telkom tidak hanya sebagai support tetapi lebih sebagai enabler untuk mewujudkan kampus yang memiliki sistem informasi yang handal untuk menghasilkan informasi yang berkualitas. Data: Fungsional area yang ada di FIT Universitas Telkom terdiri dari sepuluh area. Contoh fungsional area yang ada yaitu penjaminan mutu & pengembangan serta fungsional area layanan kemahasiswaan & alumni. Masing-masing fungsional area memiliki entitas data yang digunakan oleh FIT Universitas Telkom untuk menjalankan proses bisnis yang ada, misalnya untuk fungsionalitas area layanan kemahasiswaan dan A-191
alumni memiliki tiga entitias data yaitu alumni, perusahaan dan unit kegiatan mahasiswa. Jumlah seluruh entitias data berdasarkan masing-masing fungsionalitas area terpetakan menjadi 36 entitias data. Aplikasi: Aplikasi yang teridentifikasi di FIT Universitas Telkom berjumlah 10 dengan fungsionalitas masing-masing diantaranya adalah sistem informasi akademik, sistem penjadwalan mata kuliah dan lain-lain. Teknologi: Arsitektur Teknologi di FIT Universitas Telkom dimulai dengan bagaimana topologi teknologi yang ada seperti komputer dan komunikasi datanya, topologi jaringan, site arsitektur, server, storage, network security dan lain-lain. Issue aplikasi dan teknologi: dari hasil pemetaan aplikasi dan teknologi, teridentifikasi 26 issue untuk aplikasi dan teridentifikasi 7 issue untuk teknologi. Contoh issue pada salah satu aplikasi yang ada, yaitu sistem informasi akademik adalah ketiadaan dokumentasi pengembangan sistem informasi akademik. Hal ini akan menyulitkan pengembangan sistem. Contoh issue teknologi adalah media penyimpanan email masih terbatas. Berdasarkan hasil assessment dari kondisi yang ada, kemudian dilakukan perancangan EA future. Hal ini dirancang dengan mengacu pada visi dan misi, strategi dan inisiatif bisnis Fakultas Ilmu Terapan, yang diturunkan dari Universitas Telkom. Kondisi future tersebut dijabarkan sebagai berikut: Sistem dan Teknologi: Terdapat beberapa pencapaian yang diharapkan dari segi teknologi, yaitu penambahan sumber daya listrik cadangan, evaluasi access point, penggunaan aplikasi anti-spam dan aplikasi anti-virus, penerapan server policy, penambahan jaringan kabel, penggunaan cloud computing, optimalisasi penggunaan bandwidth, dan instalasi kabel dengan perlindungan kabel conduit. Data dan Aplikasi: Untuk menghasilkan future aplikasi maka dilakukan terlebih dahulu pemetaan matrik antara 135 proses yang ada dengan 36 entitas data yang ada dengan melakukan inputan U (Use) atau C (Create) pada setiap matriks, sehingga dapat terlihat pola data yang pada akhirnya memberikan usulan sistem informasi yang seharusnya ada. Future aplikasi yang dihasilkan dari pemetaan ini adalah gambar application map yang dapat dilihat pada Gambar 3. Gambar 3. Application Map Fakultas Ilmu Terapan, Universitas Telkom Teknologi: Untuk mendukung future aplikasi maka dirancanglah future teknologi. Selain untuk mendukung future aplikasi, future teknologi juga dirancang berdasarkan penanganan current issue yang ada. Contohnya untuk menangani issue teknologi terkait media penyimpanan email yang masih terbatas, future EA terhadap hal ini akan mengacu pada future teknologi yang digunakan, yaitu penggunaan cloud computing (google apps for education). Setelah dilakukan perancangan EA future, kemudian dilakukan analisi gap antara EA future dengan EA current sehingga dihasilkan inisiatif-inisiatif IT. Hasil dari proses gap analysis didapat 30 inisiatif IT, yaitu 13 inisiatif IT terkait data dan aplikasi, 9 inisiatif IT terkait teknologi, dan 8 inisiatif IT terkait proses IT. Berdasarkan inisiatif-inisiatif IT yang telah ditentukan, kemudian inisiatif-inisiatif IT tersebut dituangkan kedalam sebuah matrix priority dengan dua dimensi, yaitu dimensi effort untuk mengimplementasikan dan dimensi impact terhadap bisnis. A-192
Adapun hasil matrix priority tersebut dapat dilihat pada Gambar 4 yang kemudian akan menjadi sebuah roadmap IT sampai tahun 2017. Gambar 4. Priority Matrix roadmap IT Berdasarkan matrix priority pada Gambar 4, kemudian dihasilkan usulan IT Strategic Plan untuk Fakultas Ilmu Terapan Universitas Telkom seperti terlihat pada Tabel 2 dan Tabel 3. Tabel 2: Roadmap IT Tahun 2014-2015 Tabel 3: Roadmap IT Tahun 2016-2017 A-193
KESIMPULAN Kontribusi dari penelitian ini adalah penggunaan EA dalam membuat IT strategic planning untuk Fakultas Ilmu Terapan, Universitas Telkom. Dalam mencapai tujuan tersebut, hal yang didapat adalah pentingnya EA dalam penetapan suatu strategic planning, karena EA sangat berhubungan dengan pengembangan bisnis dan arah yang akan dituju sebuah perusahaan. Hal ini akan membentuk keselarasan IT dalam mencapai tujuan yang ditetapkan oleh Fakultas Ilmu Terapan, Universitas Telkom. UCAPAN TERIMA KASIH Terima kasih kepada pihak Fakultas Ilmu Terapan yang telah memberikan data untuk membantu penelitian ini. DAFTAR PUSTAKA Ali, Shahid. 2014. Strategic Planning Using COBIT 5. COBIT Focus. April, 2014, Vol. 2. Lankhorst, Marc. 2005. Enterprise Architecture at Work. Germany : Springer, 2005. ISBN. A-194