BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Semakin berkembanganya teknologi informasi menuntut perusahaan untuk melakukan pengembangan internal maupun eksternal organisasi. Hal ini mengakibatkan teknologi informasi telah menjadi bagian penting dalam mendukung setiap proses bisnis dan pertumbuhan perusahaan maupun instansi pemerintah sebagai dasar pemimpin organisasi atau stakeholder dalam pengambilan keputusan. Teknologi informasi juga memainkan peran penting dalam organisasi. Selama bertahun-tahun, TI telah beralih dari memberikan dukungan menjadi sebuah keharusan yang harus ada di dalam organisasi, sehingga memungkinkan adanya manfaat yang memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi. TI juga sangat penting untuk organisasi dalam memberikan kelincahan yang dibutuhkan untuk merespon kekuatan pasar yang kompetitif. Perkembangan teknologi juga berpengaruh terhadap kegiatan aktivitas-aktivitas perusahaan maupun instansi pemerintah. Di perusahaan atau instansi pemerintah implementasi TI telah banyak digunakan dalam kegiatan aktivitas bisnis, namun tidak dapat dirasakan sepenuhnya dikarenakan belum optimalnya penerapan penggunaan fasilitas TI untuk mendukung kegiatan operasional di pemerintahan. Adapun faktor belum maksimalnya penerapan dan penggunaan TI berasal dari people, process, technology yang ada di organisasi. Dewan direksi dan manajemen puncak perlu memahami pentingnya strategi TI dan harus menempatkan IT governance secara tegas pada agenda mereka. Oleh karena itu, memahami isu-isu dan kepentingan strategi TI memungkinkan organisasi untuk mempertahankan kegiatan operasionalnya serta meningkatkan pelaksanaan strategi yang diperlukan untuk memperluas kegiatannya di masa yang datang. Pada intinya, IT governance memperhatikan dua tanggung jawab yaitu memberikan nilai dan mitigasi risiko terkait TI. Dewan dan manajemen eksekutif juga perlu untuk bertanggung jawab dalam kegiatan TI dengan memberikan kepemimpinan, memahami struktur organisasi 1
dan proses untuk memastikan bahwa organisasi dapat menopang TI dan memperluas strategi dan tujuan organisasi (Luc Kordel, 2004). Pentingnya TI juga menjadi prioritas pada organisaasi di sektor publik. Sektor publik melayani masyarakat untuk memberikan strategi layanan. Dengan standar tata kelola yang baik akan memberikan transparasi dan pengambilan keputusan yang jelas dan wewenang serta tanggung jawab struktur di aset sektor publik. Pemerintahan yang baik adalah yang mementingkan aset publik mencakup tata kelola yang baik pada TI (Carlos Juiz, 2014). Sedangakan penelitian tentang tata kelola TI telah berkembang jauh selama periode waktu. Industri membutuhkan suatu kerangka komprehensif yang mencakup semua aspek manajemen TI. Dikarenakan berbagai alasan seperti kebutuhan untuk menyelaraskan strategi bisnis dengan strategi TI dalam menggunakan sumber daya TI secara efektif. Sedangkan untuk kontrol internal yang dilakukan adalah memastikan kesesuaian dengan organisasi dan mencegah masalah yang berkaitan dengan kesalahan software. Kerangka tata kelola TI juga menyediakan standar praktek yang dapat membantu organisasi dalam melaksanakan berbagai proses dan prosedur (George Mangalaraj, 2014). Oleh karena itu, dibutuhkan tata kelola dalam pengelolaan TI yang bertujuan untuk menyelaraskan tujuan bisnis dan tujuan TI. Tata kelola TI memberikan jaminan untuk menyediakan berbagai macam kerangka kerja atau yang dikenal dengan framework dan panduan umum (best practice) yang dapat dijadikan panduan dalam mendukung pelaksanaan IT Governance di perusahaan maupun instansi pemerintahan. Tata kelola TI dapat membantu organisasi mengetahui lebih jelas kebijakan, prosedur maupun dokumen terkait perancangan tata keola TI. Dengan adanya tata kelola TI membantu dalam proses pengambilan keputusan terkai aset TI yang dimiliki organisasi. Tata kelola TI juga harus memiliki kualitas yang baik dan terukur agar dapat mencapai tujuan organisasi dengan optimal. Hal ini disadari oleh Pemerintah Kabupaten Bandung terkait pentingnya TI untuk menopang kegiatan kepemerintahan. Pemerintah Kabupaten Bandung berada di Jl. Raya Soreang. Kabupaten Bandung memiliki luas 2
wilayah 176.238,67 Ha dan memiliki 30 SKPD, 31 Kecamatan, 10 Kelurahan, 270 Desa dengan jumlah penduduk 3.215.548 jiwa. Untuk menunjang kegiatan TI, Kabupaten Bandung memiliki Badan Perpustakaan Arsip dan Pengembangan Sistem Informasi (BAPAPSI) yang merupakan salah satu SKPD di pemerintah Kabupaten Bandung untuk mengelola TIK. Tugas dan fungsi BAPASI diatur dalam Peraturan Bupati No. 6/2008 yaitu BAPAPSI sebagai pemimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan tugas-tugas di bidang pelayanan, pengelolaan dan pengembangan informasi yang meliputi sarana komunikasi, informasi dan diseminasi serta pengelolaan sistem informasi dan telematika. BAPAPSI memiliki 4 bidang yaitu bidang perpustakaan, bidang kearsipan, bidang pengelolaan dan pengembangan informasi dan bidang pemberdayaan informasi. Adapun fokus utama dalam penelitian yang dilakukan adalah pada bidang Pengelolaan dan Pengembangan Informasi (PPI) dan tidak menutup kemungkinan keseluruhan bidang di BAPAPSI akan menjadi fokus terkait penggunaan TI. Berdasarkan Peraturan Bupati Bandung No. 6 Tahun 2008 pasal 138 tugas pokok Bidang PPI adalah memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan tugas-tugas di bidang pelayanan pengelolaan dan pengembangan informasi yang meliputi sarana komunikasi, informasi dan diseminasi serta pengelolaaan sistem informasi dan telematika. Untuk menjalankan tugas pokok tersebut Bidang PPI dibantu oleh Sub Bidang Sarana Komunikasi, Informasi dan Diseminasi serta Sub Bidang Pengelolaan Sistem Informasi dan Telematika. Menurut Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat No. 29 Tahun 2010 yaitu tentang Penyelenggaraan Komunikasi dan Informatika. Pada pasal 5 poin b dijelaskan mengenai terwujudnya penyelenggaraan manajemen Pemerintah Daerah. Dari penjelesan diatas Pemerintah Provinsi Jawa Barat telah menjadikan TI sebagai prioritas untuk mengelola penyelenggaraan Pemerintah Daerah dengan baik. Sedangkan pada pasal 5 poin c menjelaskan bahwa terselenggaranya Pemerintahan Daerah yang berbasis Teknologi Informasi. Berdasarkan poin tersebut dapat disimpulkan TIK telah menjadi prioritas bagi terselenggaranya kegiatan yang ada di Pemerintah Daerah. Pemerintah Daerah memerlukan TIK dalam melaksanakan kegiatan 3
kepemerintahannya melalui layanan publik yang berbasis TIK. Dengan adanya TIK perlu adanya pengelolaan yang baik agar proses manajemen dapat berjalan dengan optimal. Adapun peraturan mengenai layanan publik juga diatur dalam Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat No. 6 Tahun 2010 mengenai Penyelenggaraan Pelayanan Publik pasal 45 tentang Pemanfaatan Teknologi Informasi, yaitu : 1. Untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan publik, penyelenggara dapat memanfaatkan teknologi informasi. 2. Pemanfaatan teknologi informasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi alat bantu dalam melaksanakan transparansi dan akuntabilitas pelayanan publik, untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik dalam kerangka pemerintahan elektronik atau electronic government (e-government). 3. Penyelenggara memberikan kemudahan akses bagi masyarakat terhadap pemanfaatan teknologi informasi yang disediakan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. 4. Ketentuan lebih lanjut mengenai pemanfaatan teknologi informasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2), ditetapkan dengan Peraturan Gubernur. Dari pernyataan pasal 45 mengenai Pemanfaatan Teknologi Informasi dapat disimpulkan bahwa pentingnya mewujudkan tata kelola TI yang baik dengan e- governance. Dengan adanya TI dalam pemberian layanan publik untuk masyarakat diharapkan menjadi lebih efektif dan efisien. Dari peraturan yang mengikat kegiatan BAPAPSI, BAPAPSI terus melakukan perbaikan dan pengembangan kualitas dengan tetap memperhatikan kebijakan dan prosedur yang berlaku. Hal ini didukung dengan adanya pemanfaatan teknologi dalam memberikan pelayanan publik kepada warga Kabupaten Bandung. Selain memberikan pelayanan publik, BAPAPSI juga sebagai penyelenggara teknis, koordinasi, pembuat kebijakan dan membantu dalam proses pengambilan keputusan yang diharapkan dapat meningkatkan nilai tambah (value added) dalam memberikan layanan pada 4
pengelolaan arsip dan pengembangan informasi guna menghasilkan keluaran yang optimal untuk membantu proses pengambilan keputusan. Perbaikan yang dilakukan dapat dilihat pada RPJMD 2010-2015 yang menjelaskan bahwa pemanfaatan teknologi informasi merupakan salah satu sasaran yang harus dicapai. Pada rencana kerja BAPAPSI di tahun 2014 juga membahas mengenai pelaksanaan TI di lingkungan Kabupaten Bandung. Implementasi rencana kerja tersebut dapat dibuktikan dari hasil wawancara dan diskusi dalam pengimplementasian TI di BAPAPSI. Terdapat permasalahan berkaitan dengan tata kelola TI yaitu belum optimalnya TI dalam mendukung jalannya proses bisnis dan tujuan Pemerintah Kabupaten Bandung. Hal ini dapat dilihat dengan adanya interoperabilitas sistem sehingga data belum terintegrasi, belum memadainya jaringan komunikasi di beberapa kecamatan, penyediaan informasi publik yang belum optimal, jaringan internet maupun server yang sering down, respon penanganan insiden yang masih lambat, sumber daya manusia TIK yang belum memadai kapasitasnya. Sehingga teknologi yang diinvestasikan untuk mendukung layanan belum sepenuhnya optimal untuk membantu warga dan SKPD dalam melaksanakan aktivitas operasioanalnya. Oleh karena itu, untuk meningkatkan sumber daya TI dan mengelola kegiatan operasional di BAPAPSI memerlukan panduan agar terciptanya optimalisasi aset TI yang ada. Dengan COBIT 5 membantu dalam mengungkapkan ide-ide konseptual baru dibandingkan versi sebelumnya. COBIT 5 mengusulkan prinsip untuk memandu tata kelola TI. Lima prinsip menekankan pada tujuan dan penciptaan nilai antara para pemangku kepentingan yang berbeda yang mungkin mengharapkan nilai TI yang berbeda pula. COBIT 5 tidak membatasi untuk departemen TI tetapi mencakup seluruh organisasi. COBIT 5 mencakup panduan untuk integrasi dengan tata kelola TI di organisasi untuk penciptaan nilai dengan menentukan peran, kegiatan dan hubungan serta menunjukkan bahwa COBIT 5 bertujuan untuk menjadi framework panduan (Karim Youssfi, 2014). 5
Dari kajian permasalahan diatas, dapat disimpulkan bahwa penerapan tata kelola layanan sistem informasi masih memiliki kelemahan dan belum sepenuhnya mendukung pencapaian strategi bisnis dan strategi TI, serta pelu dilakukannya pemantauan dan evaluasi terhadap performansi dan kesesuaian dalam mencapai tujuan instansi pemerintahan. Sehingga dalam penelitian ini digunakan framework COBIT 5 yang diharapkan dapat membantu organisasi dalam memecahkan permasalahan pada IT Governance untuk memahami serta mengelola risiko sumber daya TI yang berhubungan dengan organisasi. COBIT 5 juga mendefiniskan panduan proses tata kelola TI kedalam 5 domain, yaitu APO (Align, Plan and Organise), BAI (Build, Acquire and Implement), DSS (Deliver, Service and Support), EDM (Evaluate, Direct and Monitor) dan MEA (Monitor, Evaluate and Assess) (ISACA, COBIT 5 Framework, 2012). Dalam domain tersebut terdapat beberapa proses yang harus dicapai dari layanan TI dan memastikan pengelolaan tujuan instansi pemerintah yaitu BAPAPSI dalam mengevaluasi kebutuhan stakeholder, menetapkan prioritas, pengambilan keputusan dan memantau kinerja. Pada penelitian kali ini berfokus pada domain EDM (Evaluate, Direct and Monitoring) dan domain DSS (Deliver, Service, and Support). Pada domain EDM terdapat 5 proses didalamnya yaitu Ensure Governance Framework Setting and Maintenance, Ensure Benefit Delivery, Ensure Risk Optimisation, Ensure Resource Optimisation dan Ensure Stakeholder Transparency. Sedangkan pada domain DSS memiliki 6 proses yakni Manage Operations, Manage Service Requests and Incidents, Manage Problems, Manage Continuty, Manage Security Services dan Manage Business Process (ISACA, COBIT 5 Framework, 2012). Berdasarkan masalah yang terjadi di BAPAPSI, maka dilakukan penelitian terkait perancangan tata kelola TI menggunakan COBIT 5 pada domain EDM (Evaluate, Direct and Monitor) dan domain DSS (Deliver, Service and Support) dengan judul Perancangan Tata Kelola Teknologi Informasi di BAPAPSI Pemkab Bandung menggunakan Framework COBIT 5 pada domain Evaluate, Direct and Monitor (EDM) dan Deliver, Service and Support (DSS). 6
I.2 Perumusan Masalah Perumusan masalah yang dibahas dalam penelitian ini antara lain: 1. Bagaimana rancangan tata kelola teknologi informasi terkait optimalisasi sumber daya di BAPAPSI di Pemerintah Kabupaten Bandung terkait domain EDM (Evaluate, Direct and Monitor)? 2. Bagaimana rancangan tata kelola teknologi informasi terkait pengelolaan operasional di BAPAPSI di Pemerintah Kabupaten Bandung terkait domain DSS (Deliver, Service and Support)? I.3 Tujuan Penelitian Adapun tujuan dilakukan penelitian di BAPAPSI Pemerintah Kabupaten Bandung adalah sebagai berikut: 1. Menganalisis dan merancang tata kelola TI di BAPAPSI Pemerintah Kabupaten Bandung menggunakan framework COBIT 5 pada domain DSS (Deliver, Service and Support). 2. Menganalisis dan merancang tata kelola TI di BAPAPSI Pemerintah Kabupaten Bandung menggunakan framework COBIT 5 pada domain EDM (Evaluate, Direct and Monitor). 3. Memberikan solusi terkait permasalahan yang terjadi di BAPAPSI Pemerintah Kabupaten Bandung guna meningkatkan value business dan value IT bagi instansi pemerintahan. I.4 Batasan Penelitian Adapun batasan masalah dalam penelitian tugas akhir ini dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Penelitian tata kelola TI di BAPAPSI berfokus pada domain EDM (Evaluate, Direct and Monitor) dan DSS (Deliver, Service and Support) menggunakan framework COBIT 5. 2. Proses domain yang dirancang diperoleh berdasarkan prioritas dari hasil tingkat kapabilitas yang dihasilkan. 7
3. Penelitian hanya dilakukan untuk memberikan dokumentasi dan rekomendasi rancangan tata kelola TI di BAPAPSI Pemerintah Kabupaten Bandung. 4. Penelitian ini tidak melakukan pengembangan aplikasi terkait layanan publik untuk warga Kabupaten Bandung. 5. Penelitian ini tidak melakukan pengujian dan implementasi perancangan tata kelola TI yang dihasilkan terkait domain EDM dan DSS. I.5 Manfaat Penelitian Manfaat yang diperoleh dari penelitian tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Memberikan wawasan bagi BAPAPSI Pemerintah Kabupaten Bandung dan pembaca penelitiaan ini terkait pentingnya kondisi tata kelola TI di instansi. 2. Dapat dijadikan pedoman dan acuan bagi BAPAPSI dalam melaksanakan tata kelola TI guna meningkatkan nilai investasi TI bagi BAPAPSI Pemerintah Kabupaten Bandung. I.6 Sistemtika Penulisan Penelitian ini diuraikan dengan sistematika penulisan sebagai berikut. BAB I Pendahuluan Menjelaskan mengenai latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan penelitian, batasan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan. BAB II Tinjauan Pustaka Menjelaskan mengenai teori-teori yang berkaitan dengan permasalahan yang diteliti dan membahas penelitian-penelitian terdahulu. BAB III Metodologi Penelitian Menjelaskan mengenai metodologi penelitian yang digunakan dari model konseptual serta langkah-langkah dalam penyelesaian masalah. BAB IV Pengumpulan, Pengolahan dan Analisis Data Menggambarkan mengenai analisis dan pengolahan dalam penilaian data dengan mengunakan COBIT 5 sebagai panduan yang berfokus pada 8
BAB V BAB VI domain evaluate, direct and monitor (EDM) dan deliver, service and support (DSS). Perancangan dan Analisis Hasil Menggambarkan perancangan struktur organisasi, prosedur dan dokumen yang menjadi rekomendasi bagi BAPAPSI. Kesimpulan dan Saran Memberikan kesimpulan dari seluruh kegiatan penelitian serta saran untuk meningkatkan nilai value antara bisnis dan TI. 9