REFORMASI BIROKRASI KATA PENGANTAR Sumber Daya Manusia (SDM) Aparatur merupakan elemen terpenting bagi instansi pemerintah yang berperan sebagai penggerak utama dalam mewujudkan visi dan misi serta tujuan organisasi pemerintah. Mengingat begitu pentingnya SDM Aparatur, maka manajemen SDM diperlukan untuk mengelolanya secara sistematis, terencana dan terpola agar tujuan yang diinginkan organisasi pada masa sekarang maupun yang akan datang dapat tercapai secara optimal. Oleh karena itu pula dalam Reformasi Birokrasi aspek SDM Aparatur menjadi aspek penting, sehingga perlu dilakukan penataan secara sistematis. Memperhatikan kebijakan tentang Reformasi Birokrasi, perkembangan konsep dan praktek manajemen SDM saat ini serta adanya kebutuhan untuk menyelaraskan manajemen SDM dengan Rencanan Stratejik Lembaga Administrasi Negara, maka perlu dilakukannya penataan sistem manajemen SDM Aparatur Lembaga Administrasi Negara. Penataan Sistem Manajemen SDM Lembaga Administrasi Negara bertujuan untuk melakukan penyesuaian dan penyempurnaan filosofi, prinsip, komponen, metode, instrumen, dan sistem informasi manajemen kepegawaian selaras dengan sasaran dalam RPJMN, sasaran stratejik Lemabaga Administrasi Negara sehingga mampu meningkatkan profesionalisme dan kinerja SDM Lembaga Administrasi Negara. Sedangkan sasaran yang ingin dicapai adalah terbangunnya dan diaplikasikannya sistem manajemen SDM berbasis kompetensi yang selaras dengan Rencana Stratejik Lembaga Administrasi Negara, Grand Design Reformasi Birokrasi dan Roadmap Reformasi Birokrasi Nasional. Adapun ruang lingkup Penataan sistem manajemen SDM mencakup seluruh dimensi dalam manajemen SDM, mulai dari Perencanaan SDM, manajemen kompetensi, sistem rekrutmen, penilaian kinerja, sistem kompensasi/remunerasi, Program Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur i
hingga sistem informasi manajemen SDM. Secara lebih rinci ruang lingkup penataan sistem manajemen SDM Aparatur Lembaga Administrasi Negara dan hasil yang diharapkan sebagaimana terlampir dalam dokumen ini yang didasarkan pada Permenpan dan RB No. 20 tahun 2010 tentang Roadmap Reformasi Birokrasi 2010-2014 adalah sebagai berikut: RUANG LINGKUP PENATAAN SISTEM MANAJEMEN SDM LAN DAN HASIL YANG DIHARAPKAN NO. KEGIATAN HASIL YANG DIHARAPKAN 1. Penataan sistem rekrutmen pegawai Sistem rekrutmen dan seleksi yang terbuka, transparan dan akuntabel 2. Analisis Jabatan Dokumen peta dan uraian jabatan 3. Evaluasi Jabatan Peringkat (job grade) dan harga jabatan (job price) 4. 5. 6. 7. 8. Penyusunan standar kompetensi jabatan Assessmen individu berdasarkan kompetensi Penerapan sistem penilaian kinerja individu Pembangunan/pengembangan database pegawai Pengembangan pegawai melalui pendidikan dan pelatihan berbasis kompetensi Dokumen kualifikasi jabatan Peta profil kompetensi individu Kinerja individu yang terukur (sistem penilaian dan hasil penilaian kinerja) Ketersediaan data pegawai yang mutakhir dan akurat Pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi (sistem dan hasil analisis kebutuhan diklat, dan terlaksana Dengan telah disusunnya dokumen penataan sistem manajemen SDM Aparatur Lembaga Administrasi Negara ini, maka seluruh penyelenggaraan atau praktek manajemen SDM di lingkungan Lembaga Administrasi Negara harus berdasarkan ii Penataan Sistem Manajemen SDM LAN
REFORMASI BIROKRASI pada dokumen ini sehingga akan tercapai profesionalisme dan kinerja SDM Lembaga Administras Negara. Jakarta, April 2011 Kepala Lembaga Administrasi Negara Asmawi Rewansyah Program Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur iii
REFORMASI BIROKRASI I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Reformasi birokrasi telah menjadi salah satu prioritas dalam RPJMN 2010-2014, dengan sasaran akhir tercapai kinerja dan akuntabilitas dalam penyelenggaraan pemerintahan. Selaras dengan komitmen tersebut maka telah ditetapkan Peraturan Presiden Nomor. 14 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2009-2025. Sebagai tindak lanjut, telah diberlakukan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor. 20 tahun 2010 tentang Roadmap Reformasi Birokrasi 2010-2014. Roadmap tersebut dimaksudkan untuk memberikan arah pelaksanaan reformasi birokrasi di kementerian/lembaga dan pemerintah daerah agar berjalan secara efektif, efisien, terukur, konsisten, terintegrasi, melembaga, dan berkelanjutan. Keberadaan suatu Kementerian/Lembaga Non Kementerian tidak lepas dari tujuan pembangunan nasional yang tertuang dalam RPJMN, tidak terkecuali Lembaga Administrasi Negara (LAN) juga melakukan berbagai penataan sistem. Pelaksanaan tugas dan pencapaian tujuan negara diperlukan administrasi negara yang tidak hanya efisien dan efektif, tetapi juga menjunjung tinggi etika, dan mampu bersikap dan bertindak secara tepat dalam kaitannya dengan lingkungan yang kompleks dan dinamis. LAN sejak didirikan pada tahun 1957 berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1957. Pada saat, ketentuan tentang LAN diatur Program Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur 1
dalam Keppres Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja LPND, sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Perpres Nomor 64 Tahun 2005. LAN mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang administrasi negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dalam melaksanakan tugas LAN menyelenggarakan fungsi : 1. pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional tertentu di bidang administrasi negara; 2. pengkajian kinerja kelembagaan dan sumber daya aparatur dalam rangka pembangunan administrasi negara dan peningkatan kualitas sumber daya aparatur; 3. pengkajian dan pengembangan manajemen kebijakan dan pelayanan di bidang pembangunan administrasi negara; 4. penelitian dan pengembangan administrasi pembangunan dan otomasi administrasi negara; 5. pembinaan dan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan aparatur negara; 6. koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas LAN; 7. fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah di bidang administrasi negara; Lebih lanjut, wewenang sebagaimana ditegaskan dalam Keppres Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja LPND, sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Perpres Nomor 64 Tahun 2005, LAN mempunyai kewenangan : 1. penyusunan rencana nasional secara makro di bidangnya; 2. perumusan kebijakan di bidangnya untuk mendukung pembangunan secara makro; 3. penetapan sistem informasi di bidangnya; 2 Penataan Sistem Manajemen SDM LAN
REFORMASI BIROKRASI 4. kewenangan lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku yaitu : a. perumusan dan pelaksanaan kebijakan tertentu di bidang administrasi negara; b. penyusunan standar dan pedoman penyelenggaraan dan pelaksanaan pendidikan dan pelatihan c. fungsional dan penjenjangan tertentu serta pemberian akreditasi dan sertifikasi di bidangnya. Memperhatikan kedudukan dan peran administarsi negara dalam penyelenggaraan negara dan dalam pencapaian tujuan negara dan tujuan pembangunan nasional, serta memperhatikan tugas dan fungsi serta kewenangan yang dimiliki, maka LAN diharapkan mampu berperan dalam memastikan terwujudnya administrasi negara Indonesia yang tepat, berkualitas dan berkinerja tinggi, yaitu melalui: 1. Perumusan kebijakan dalam bidang administrasi negara; 2. Pengkajian, penelitian, dan pengembangan dalam bidang administrasi negara; 3. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan aparatur negara; 4. Pembinaan pelaksanaan pendidikan dan pelatihan aparatur negara; 5. Perkonsultasian dan advokasi dalam bidang administrasi negara; 6. Pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi administrasi; 7. Peningkatan kapasitas organisasi LAN. Pelaksanaan misi dan perwujudan kontribusi LAN dalam rangka membangun administrasi negara Indonesia secara umum dan pencapaian sasaran reformasi birokrasi nasional tidak lepas dari sumberdaya manusia (SDM) yang Program Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur 3
berkualitas, baik dari aspek jumlah, kompetensi (hard competencies dan soft competencies) maupun integritas; termasuk pula manajemen sumberdaya manusia yang mampu memastikan diperolehnya dan dikembangkannya SDM sebaik mungkin, diberlakukannya sistem manajemen kinerja, diberlakukannya sistem remunerasi yang adil (fair), dan ditingkatkannya kualitas iklim kerja dalam rangka tercapai saling percaya (mutual trust), aktualisasi potensi SDM sebaik mungkin, dan kinerja SDM yang tinggi. Sebagaimana diketahui dan telah diyakini bahwa sumberdaya manusia merupakan faktor sangat penting bagi suatu organisasi. Lebih jauh, manusia (pegawai) lebih diposisikan sebagai aset sehingga telah berkembang disiplin/bidang ilmu yaitu Human Capital Management dan juga Talent Management. Selain itu, konsep dan praktek manajemen pegawai, termasuk pada sektor publik/pemerintah, telah berkembang ke arah Strategic Human resource Management dan penekanan kompetensi sebagai basis sehingga dikenal Competency-based Human Resorce Management (CB-HRM). Tidak dapat dipungkiri bahwa manajemen SDM di LAN selama ini belum mendasarkan dan menggunakan secara komprehensif pada berkembangan terkini, termasuk pula berbagai kebijakan baik terkait dengan manajemen SDM aparatur pemerintah Indonesia secara umum maupun secara khusus terkait dengan program reformasi birokrasi, dan menyangkut paradigma, prinsip, pendekatan dan metode CB-HRM. Memperhatikan berbagai kebijakan tentang reformasi birokrasi dan manajemen kepegawaian, perkembangan konsep dan praktek manajemen SDM, kebutuhan untuk menyelaraskan manajemen SDM dengan Rencanan Stratejik Lembaga Administrasi Negara perlu melakukan penataan sistem manajemen SDM. 4 Penataan Sistem Manajemen SDM LAN
REFORMASI BIROKRASI B. Gambaran Singkat SDM Lembaga Administrasi Negara Tingkat Pendidikan No Unit Kerja S3 S2 S1 S0 Jml 1 Kepala LAN 1 1 0 0 2 2 Sekretariat Utama 0 27 49 120 196 3 Deputi Bid. Kajian Kinerja Kelembagaan & SDA 2 20 9 5 36 4 Deputi Bid. Kajian Mnj. Kebijakan & Pelayanan 0 12 6 2 20 5 Deputi Bid. Litbang Adm. Pemb. & Otomasi Administrasi Negara 1 14 6 5 26 6 Deputi Bid. Pembinaan Diklat Aparatur 4 20 16 18 58 7 Deputi Bid. Diklat SPIMNAS 3 39 26 25 93 8 INSPEKTORAT 0 2 4 3 9 9 PKP2A I LAN Bandung 2 13 24 38 77 10 PKP2A II LAN Makassar 4 13 16 25 58 11 PKP2A III LAN Samarinda 2 5 21 8 36 12 PKP2A IV LAN Aceh 0 6 10 11 27 13 STIA LAN Jakarta 11 25 5 17 58 14 STIA LAN Bandung 2 18 11 11 42 15 STIA LAN Makassar 4 14 14 10 42 16 UNIT DIPEKERJAKAN 1 4 3 0 8 37 233 220 298 788 Program Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur 5
II. TUJUAN DAN SASARAN Penataan Sistem Manajemen SDM LAN bertujuan untuk melakukan penyesuaian dan penyempurnaan filosofi, prinsip, komponen, metode, instrumen, dan sistem informasi manajemen kepegawaian selaras dengan sasaran dalam RPJMN, sasaran stratejik LAN sehingga mampu meningkatkan profesionalisme dan kinerja SDM LAN. Sedangkan sasaran yang ingin dicapai adalah terbangunnya dan diaplikasikannya sistem manajemen SDM berbasis kompetensi yang selaras dengan Rencana Stratejik LAN, Grand Design Reformasi Birokrasi dan Roadmap Reformasi Birokrasi Nasional. III. RUANG LINGKUP HASIL YANG DIHARAPKAN Penataan sistem manajemen SDM pada dasarnya mencakup seluruh dimensi dalam manajemen SDM, mulai dari Perencanaan SDM, manajemen kompetensi, sistem rekrutmen, penilaian kinerja, sistem kompensasi/remunerasi, hingga sistem informasi manajemen SDM. Lebih Rinci, ruang lingkup penataan sistem manajemen SDM LAN dan hasil yang diharapkan didasarkan pada Permenpan dan RB No. 20 tahun 2010 tentang Roadmap Reformasi Birokrasi 2010-2014, sebagaimana disajikan pada tabel di bawah ini. Tabel 1 RUANG LINGKUP PENATAAN SISTEM MANAJEMEN SDM LAN DAN HASIL YANG DIHARAPKAN Berdasarkan Permenpan dan RB NO. 20 TAHUN 2010 tentang Roadmap Reformasi Birokrasi 2010-2014 6 Penataan Sistem Manajemen SDM LAN
REFORMASI BIROKRASI NO. KEGIATAN HASIL YANG DIHARAPKAN 1. Penataan sistem rekrutmen pegawai Sistem rekrutmen dan seleksi yang terbuka, transparan dan akuntabel 2. Analisis Jabatan Dokumen peta dan uraian jabatan 3. Evaluasi Jabatan Peringkat (job grade) dan harga jabatan (job price) 4. 5. 6. 7. 8. Penyusunan standar kompetensi jabatan Assessmen individu berdasarkan kompetensi Penerapan sistem penilaian kinerja individu Pembangunan/pengembangan database pegawai Pengembangan pegawai melalui pendidikan dan pelatihan berbasis kompetensi Dokumen kualifikasi jabatan Peta profil kompetensi individu Kinerja individu yang terukur (sistem penilaian dan hasil penilaian kinerja) Ketersediaan data pegawai yang mutakhir dan akurat Pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi (sistem dan hasil analisis kebutuhan diklat, dan terlaksana Program Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur 7
IV. METODOLOGI DAN KERANGKA KERJA Kerangka kerja (framework) penataan sistem manajemen SDM LAN disajikan dalam bagan alir sebagai berikut: Gambar 1 Kerangka kerja dan bagan alir Penataan sistem manajemen SDM LAN Adapun metode pelaksanaan kegiatan Penataan sistem manajemen SDM LAN sebagai berikut: 1. Analisis Jabatan Dilaksanakan dalam rangka menyusun peta jabatan dan uraian jabatan dengan format standar. Pengumpulan data dilakukan secara sensus seluruh pegawai LAN (pimpinan dan staf) dengan menggunakan instrumen berupa Formulir 8 Penataan Sistem Manajemen SDM LAN
REFORMASI BIROKRASI Informasi Jabatan yang diterbitkan oleh Kementerian PAN dan RB. Instrumen tersebut juga dimanfaatkan untuk kegiatan Evaluasi Jabatan. 2. Evaluasi Jabatan Dilaksanakan untuk menetapkan peringkat jabatan (job grade) dan harga jabatan (job price) yang akan digunakan sebagai dasar utama pemberian tunjangan kinerja setelah dipadu dengan hasil penilaian kinerja setiap bulan. Evaluasi jabatan dilakukan dengan metode/pendekatan Factor Evaluation system (FES) dengan instrumen yang ditetapkan oleh Kementerian PAN dan RB. Hasil evaluasi jabatan telah dikonsultasikan kepada BKN dan Kementerian PAN dan RB untuk kepentingan mendapatkan rekomendasi dari kedua instansi tersebut. 3. Penyusunan standar kompetensi jabatan Dilaksanakan untuk merumuskan model kompetensi dan standar kompetensi jabatan struktur dan nonstruktural, dengan format standar dan dengan menyebutkan tingkat kompetensi yang dipersyaratkan (Required Competency Level RCL) untuk setiap jabatan (kualifikasi kompetensi). Kualifikasi nonkompetensi untuk setiap jabatan (kualifikasi/persyaratan formal) dapat dirumuskan mengacu pada hasil analisis jabatan. Data yang digunakan dalam penyusunan standar kompetensi mencakup data sekunder (dalam hal ini uraian jabatan) dan data primer (hasil survai dan behavioral event interview BEI), termasuk pula referensi berupa competency dictionary. Dengan demikian, kualifikasi jabatan tidak lagi hanya didasarkan pada persyaratan formal, tetapi lebih penting adalah persyaratan kompetensi yang terumuskan dalam standar kompetensi. 4. Asesment indovidu berdasarkan kompetensi Dilaksanakan untuk mendapat data/profil kompetensi, yaitu menyangkut sejauhmana kompetensi yang dimiliki setiap pegawai telah memenuhi standar kompetensi untuk jabatan ybs. Asesmen dapat dilakukan secara internal (oleh Program Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur 9
LAN) ataupun outsourching. Metode yang digunakan dapat menggunakan metode konvensional ataupun metode assessment center. Assemen diawali dengan pengembangan kerangka pengukuran dan instrumen pengukuran kompetensi, yaitu sebagai kelanjutan dari penyusunan standar kompetensi. 5. Pengembangan pegawai melalui pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis (CB-T&D) Dilaksanakan untuk merumuskan sistem pengembangan pegawai dengan didasarkan pada prinsip manajemen kompetensi (compeency management) dan menyusun rencana pengembangan individual (Individual Development Plan IDP) untuk kurun waktu/periode tertentu, misalnya 5 atau 10 tahun. Hasil dari kegiatan ini akan menjadidi dasar pelaksanaan pengembangan pegawai, misalnya melalui pendidikan formal dan pelatihan maupun bentuk lain (penugasan, dll). 6. Penerapan sistem penilaian kinerja individu Dilaksanakan dalam rangka merumuskan pendekatan, metode, dan instrumen untuk menilai kinerja pegawai. Hasil kegiatan ini sangat erat hubungannya dengan penetapan dan pemberian tunjangan kinerja setiap bulannya. Penyusunan sistem penilaian kinerja dapat dilakukan dengan metode kajian, benchmarking, dan FGD serta lokakarya. 7. Penyusunan/penataan sistem pengadaan pegawai Dilaksanakan diarahkan untuk menghasilkan sistem rekrutment yang sedapat mungkin dengan basis kompetensi dan web/online. Kegiatan ini dilakukan dengan metode kajian terhadap sistem yang ada untuk mengetahuai kelemahan dan kelebihan serta permasalahan yang dihadapi, metode benchmarking, dan FGD serta lokakarya. 10 Penataan Sistem Manajemen SDM LAN