1. TUJUAN Menjamin tata cara pelaksanaan registrasi mahasiswa baru secara seragam di semua unit pelaksana dari tingkat universitas sampai prodi, didukung sistem manajemen yang terpadu. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini meliputi: 2.1. Persyaratan dan mekanisme registrasi mahasiswa baru setelah calon mahasiswa dinyatakan diterima pada salah satu program studi (prodi) 2.2. Persyaratan dan mekanisme pemberian Nomor Induk Mahasiswa (NIM), pembuatan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM), serta pengunduran diri mahasiswa baru 3. DEFINISI 3.1. Registrasi adalah proses pendaftaran ulang bagi mahasiswa untuk dapat mengikuti kegiatan akademik di kampus 3.2. Pengunduran diri adalah pembatalan registrasi yang telah dilakukan oleh mahasiswa baru 4. REFERENSI 4.1. Manual Mutu UNDANA 4.2. Peraturan-peraturan dari Dikti 4.3. Surat-surat Keputusan Rektor 4.4. Surat Edaran Pembantu Rektor (WR) I 4.5. Surat Edaran Biro Administrasi Akademik (BAAKPSI) 5. DISTRIBUSI 5.1. Pimpinan universitas 5.2. PPMB 5.3. Humas 5.4. Kepala BAAKPSI 5.5. Direktur Program Internasional 5.6. Pimpinan fakultas 5.7. Biro Keuangan 5.8. Unit Information Technology (IT) 5.9. Ketua Pusat Peningkatan dan Pengembangan Aktivitas Instruksional (P3AI) 5.10. Quality Assurance Center (QAC) Ketua Penjaminan Mutu Prodi (KaPMP) 5.11. Pimpinan prodi 5.12. Kepala Tata Usaha (TU) Halaman 1 dari 5
6. PROSEDUR 6.1. Ketentuan Umum 6.1.1. PPMB melaksanakan tanggung jawab Rektor untuk penyelenggaraan registrasi calon mahasiswa yang telah dinyatakan diterima pada salah satu prodi, dan pengunduran diri mahasiswa baru 6.1.2. Semua prodi yang melakukan penerimaan mahasiswa baru, baik melalui Jalur Reguler, Jalur Prestasi, maupun Jalur Transfer wajib mengikuti proses registrasi mahasiswa melalui pintu PPMB sebagai satu-satunya jalur penerimaan 6.1.3. Prosedur pengunduran diri dilaksanakan melalui PPMB sebagai satu-satunya jalur pengunduran diri 6.2. Ketentuan Khusus Hal-hal yang bersifat spesifik yang belum diatur dalam prosedur ini akan diatur dalam dokumen mutu tersendiri. 6.3. Prosedur 6.3.1. PPMB melayani registrasi calon mahasiswa baru berdasarkan bukti: foto kopi ijazah SLTA yang dilegalisir, foto kopi rapor terakhir, sertifikat kelulusan tes seleksi, sesuai dengan tenggang waktu yang tertera di dalam sertifikat tersebut, telah mengisi formulir data diri mahasiswa baru UNDANA, Pas Photo berwarna berukuran 3 x 4 sebanyak 4 lembar, surat keterangan lulus tes kesehatan (bagi prodi yang mensyaratkan), dan bukti pembayaran registrasi 6.3.1.1. Data diri mahasiswa baru minimal berisikan sejumlah informasi terkait borang Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) dan borang akreditasi 6.3.2. PPMB membuat arsip photo dan sidik jari elektronis mahasiswa baru yang telah melakukan registrasi 6.3.3. PPMB memberi NIM mahasiswa yang telah melakukan registrasi, dan bank mitra UNDANA memberikan KTM 6.3.3.1. KTM sekaligus berfungsi sebagai Kartu Automatic Teller Machine (ATM) dan Kartu Anggota Perpustakaan 6.3.3.2. Calon mahasiswa baru yang telah melakukan registrasi diberi hak untuk mengundurkan diri dengan dikenakan potongan 15% dari biaya registrasi yang telah diserahkan ke UNDANA Halaman 2 dari 5
6.3.3.3. Mahasiswa Program Twinning memiliki 1 NIM dan hanya memiliki satu nomor rekening bank dengan kode khusus Pengunduran Diri Mahasiswa Baru 6.3.4. Mahasiswa datang ke Kantor Admisi untuk meminta Formulir Pengunduran Diri di Bagian Sertifikasi 6.3.5. Mahasiswa menyerahkan Formulir Pengunduran Diri yang telah diisi ke Bagian Sertifikasi untuk mendapatkan persetujuan dengan melampirkan foto kopi identitas diri dan kwitansi pembayaran 6.3.6. Mahasiswa menyerahkan Formulir Pengunduran Diri disertai dengan bukti pembayaran registrasi ke Biro Keuangan 6.3.7. Biro Keuangan memverikasi bukti-bukti pembayaran 6.3.8. Biro Keuangan memberikan surat pengantar ke Bank Pembangunan Daerah (BPD) Jateng 6.3.9. Mahasiswa mengambil uang registrasi di BPD Jateng dengan dipotong 15% 6.3.10. PPMB mencoret nama dan NIM dari daftar mahasiswa baru UNDANA, serta menarik kembali KTM dari mahasiswa baru bersangkutan Penutupan Proses Penerimaan Mahasiswa Baru 6.3.11. PPMB membuat laporan tertulis berkaitan dengan pelaksanaan penerimaan mahasiswa baru kepada Rektor paling lambat 20 hari setelah kegiatan PMB selesai; apabila laporan diterima maka kepanitiaan PMB secara resmi dibubarkan 6.3.12. Rektor melakukan evaluasi atas kinerja PPMB 6.3.13. PPMB menyiapkan semua dokumen yang berkaitan dengan proses penerimaan mahasiswa baru sebagai bahan evaluasi 6.3.14. PPMB mengarsip semua arsip dan berita acara pelaksanaan PMB sesuai dengan Prosedur Pengendalian Catatan Mutu Halaman 3 dari 5
Mahasiswa Bagian Sertifikasi PPMB Biro Keuangan Bank / BPD Universitas Nusa Cendana 6.4. Alur Kerja Unit Kegiatan Waktu Dokumen PPMB melayani registrasi calon mahasiswa baru PPMB membuat arsip photo dan sidik jari elektronis mahasiswa baru yang telah melakukan registrasi PPMB memberi NIM mahasiswa yang telah melakukan registrasi, dan bank mitra UNDANA memberikan KTM 1 1 2 2 3 3 3 Sertifikat Kelulusan Tes Seleksi, Formulir Data Diri Mahasiswa Baru, Pas Photo, Kwitansi Registrasi Sidik Jari Elektronis Mahasiswa KTM Pengunduran Diri Mahasiswa Baru: Mahasiswa datang ke Kantor Admisi untuk meminta Formulir Pengunduran Diri di Bagian Sertifikasi 4 4 Mahasiswa menyerahkan Formulir Pengunduran Diri yang telah diisi ke Bagian Sertifikasi untuk 5 5 mendapatkan persetujuan dengan melampirkan foto kopi identitas diri dan kwitansi pembayaran Mahasiswa menyerahkan Formulir Pengunduran Diri disertai dengan bukti 6 6 pembayaran registrasi ke Biro Keuangan Biro Keuangan memverikasi bukti-bukti pembayaran 7 Biro Keuangan memberikan surat pengantar ke Bank Pembangunan Daerah (BPD) Jateng Mahasiswa mengambil uang registrasi di BPD Jateng dengan dipotong 15% PPMB mencoret nama dan NIM dari daftar mahasiswa baru UNDANA, serta menarik kembali KTM dari mahasiswa baru bersangkutan 8 8 9 9 10 Formulir Kwitansi Registrasi Formulir Foto kopi identitas diri, Kwitansi Registrasi Surat Persetujuan Kwitansi Registrasi Surat Persetujuan Foto kopi identitas diri, Kwitansi Registrasi Surat Persetujuan Pengunduran Diri Halaman 4 dari 5
Mahasiswa Bagian Sertifikasi PPMB Biro Keuangan Rektor Universitas Nusa Cendana Alur Kerja (Lanjutan) Unit Kegiatan Waktu Dokumen Penutupan Proses Penerimaan Mahasiswa Baru: PPMB membuat laporan tertulis berkaitan dengan pelaksanaan penerimaan mahasiswa baru kepada Rektor; apabila laporan diterima maka kepanitiaan PMB secara resmi dibubarkan Rektor melakukan evaluasi atas kinerja PPMB PPMB menyiapkan semua dokumen yang berkaitan dengan proses penerimaan mahasiswa baru sebagai bahan evaluasi PPMB mengarsip semua arsip dan berita acara pelaksanaan PMB sesuai dengan Prosedur Pengendalian Catatan Mutu 11 11 13 14 0 12 Paling lambat 20 hari setelah kegiatan PMB selesai Laporan Tertulis PMB Arsip kegiatan PMB Arsip Kegiatan PMB 7. ARSIP 7.1. Sertifikat Kelulusan Tes Seleksi 7.2. Formulir Data Diri Mahasiswa Baru 7.3. Kwitansi Registrasi 7.4. Pas photo 7.5. Sidik Jari Elektronis Mahasiswa 8. LAMPIRAN 8.1. Sertifikat Kelulusan Tes Seleksi 8.2. Formulir Data Diri Mahasiswa Baru Disahkan oleh: Diperiksa oleh: Dipersiapkan oleh: Halaman 5 dari 5
KEBIJAKAN MUTU DAN SASARAN MUTU Halaman 6 dari 5