SISTEM INFORMASI AKADEMIK TERPADU SEKOLAH TINGGI ILMU TARBIYAH MUARA ENIM MENGGUNAKAN PHP & MYSQL Herlinda Kusmiati Jurusan Sistem Informasi STMIK PalComTech Palembang Abstrak Rancangan Sistem Informasi Akademik Terpadu Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah Muara Enim ini dibuat dengan menggunakan alat bantu pengembangan DFD yang merupakan alat bantu yang dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas, ERD yang menggambarkan beberapa file yang digunakan dalam sistem tersebut. Sistem terdiri dari pendataan karyawan, dosen, mahasiswa, matakuliah, jadwal belajar dan mengajar, SAP, ruangan, kelas, absensi mahasiswa dan dosen, program study, RKS dan nilai yang saling terkoneksi satu sama lain. Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah agar aktifitas kegiatan akademik berjalan dengan lebih lancer dan terkontrol dengan baik sehingga menghasilkan informasi yang baik pula. Dalam penulisan ini penulis dapat menyimpulkan bahwa telah dihasilkan sebuah Sistem Informasi Akademik Terpadu Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah Muara Enim Menggunakan PHP & MYSQL. Perangkat lunak yang digunakan untuk membantu pengolahan data akademik di Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah Muara Enim serta menghasilkan laporan yang berupa laporan data karyawan, laporan data dosen, laporan data mahasiswa, laporan nilai mahasiswa dan laporan berita-berita lainnya. Kata Kunci : Sistem Informasi, akademik, Ilmu Tarbiyah, PHP, MYSQL. PENDAHULUAN Pesatnya perkembangan Teknologi Informasi khususnya internet, memungkinkan pengembangan layanan informasi yang lebih baik dalam suatu institusi pendidikan, khususnya dilingkungan perguruan tinggi. Pemanfaatan Teknologi Informasi lainnya yaitu diwujudkan dalam suatu sistem yang disebut electronic university (e-university). Pengembangan e-university bertujuan untuk mendukung penyelenggaraan pendidikan sehingga perguruan tinggi dapat menyediakan layanan informasi yang lebih baik kepada komunitasnya, baik didalam maupun diluar perguruan tinggi tersebut melalui internet. Layanan pendidikan lain yang bisa dilaksanakan melalui sarana internet yaitu dengan menyediakan system pembelajaran berbasis e-learning yang dapat diakses oleh siapa saja yang membutuhkan. Manfaat ini juga yang kini telah dirasakan oleh Sekolah Tinggi lainnya yang berbasis islami. Sebelumnya, kebanyakan Sekolah Tinggi yang berbasis islami belum menerapkan Teknologi Informasi dalam menyediakan layanan informasi yang lebih baik kepada komunitasnya, baik didalam maupun diluar perguruan tinggi. Namun, kini Sekolah Tinggi yang berbasis islami telah mulai membenahi diri masing-masing untuk mengikuti 1
perkembangan Teknologi Informasi untuk dapat memajukan dan memperkenalkan Sekolah Tinggi masing-masing. Salah satunya adalah Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah Muara Enim, yang saat ini akan membenahi diri untuk menerapkan Sistem Informasi mengunakan Teknologi. Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah (STIT) Muara Enim saat ini adalah satu satunya Sekolah Tinggi Ilmu Islam yang ada di Muara Enim yang memiliki 548 orang mahasiswa/mahasiswi yang sedang menempuh pendidikan di Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah Muara Enim tahun ajaran 2010 2011 dan telah memiliki 29 orang dosen serta 6 orang karyawan pendukung sekolah yang tercatat hingga bulan mei 2011. STIT Muara Enim memiliki 2 program studi yaitu Pendidikkan Agama Islam (PAI) untuk guru pendidikan guru agama islam (Strata 1) dan GPAI untuk pendidikan guru agama tingkat SD (Diploma 2). Program yang banyak diminati hingga saat ini adalah program studi PAI. Saat STIT Muara Enim yang telah mengalami banyak perubahan dari tahun ke tahun baik itu dari keadaan gedung maupun karyawan pendukung. Bangunan gedung telah menjadi 2 tingkat dengan jumlah 12 ruang belajar, ruang dosen, ruang ketua, musholah, dan perpustakaan. Berikut adalah jumlah dosen dan staff STIT Muara Enim. LANDASAN TEORI Pengertian Informasi Menurut Kristanto (2008:7), informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Menurut Fatta (2007:9), informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Pengertian Akademik Menurut Fadjar (2002:5), Kata akademik berasal dari bahasa Yunani yakni academos yang berarti sebuah taman umum (plasa) di sebelah barat laut kota Athena. Nama Academos adalah nama seorang pahlawan yang terbunuh pada saat perang legendaris Troya. Pada plasa inilah filosof Socrates berpidato dan membuka arena perdebatan tentang berbagai hal. Tempat ini juga menjadi tempat Plato melakukan dialog dan mengajarkan pikiran-pikiran filosofisnya kepada orang-orang yang datang. Sesudah itu, kata acadomos berubah menjadi akademik, yaitu semacam tempat perguruan. Para pengikut perguruan tersebut disebut academist, sedangkan perguruan semacam itu disebut academia.berdasarkan hal ini, inti dari pengertian akademik adalah keadaan orang-orang bisa menyampaikan dan menerima gagasan, pemikiran, ilmu pengetahuan, dan sekaligus dapat mengujinya secara jujur, terbuka, dan leluasa. Pengertian Terpadu Menurut Kamus Bahasa Indonesia (2001:395), Terpadu adalah sudah dipadu (disatukan, atau sudah dileburkan menjadi satu-kesatuan). Jadi, pengertian terpadu dapat disimpulkan bahwa terpadu adalah sesuatu yang saling berhubungan karena telah dipadukan atau disatukan atau telah dilebur menjadi satu-kesatuan dengan yang lain. Pengertian Web Menurut Rianto (2007:2), web adalah fasilitas hypertext yang mampu menampilkan data berupa teks, gambar, suara, animasi dan multimedia lainnya, dimana diantara data-data tersebut saling terkait dan berhubungan satu dengan yang lainnya. Untuk memudahkan dalam 2
membaca data tersebut dibutuhkan sebuah browser seperti internet eksplorer, netscape, opera ataupun mozila firefox. Pengertian PHP Menurut Nugroho (2005:370), PHP singkatan dari Hypertext Preprocessor yang digunakan sebagai bahasa script server side dalam pengembangan web yang disisipkan pada dokumen HTML. Pengertian MySQL Menurut Sukarno (2006:3), MySQL adalah merupakan perangkat lunak untuk sistem manajemen database (Database Management System). Karena sifatnya yang open source dan memiliki kemampuan untuk menampung kapasitas yang sangat besar, maka MySQL menjadi database yang sangat popular dikalangan programmer web. MySQL dapat dijalankan dalam operating system yang sangat popular saat ini, yaitu Windows dan Linux. Menurut perusahaan komputer, dan puluhan hingga ratusan ribu situs sangant mengandalkan MySQL sebagai database-nya. Menurut Nugroho (2005:1), MySQL adalah sebuah program database server yang mampu menerima dan mengirimkan datanya dengan sangat cepat, multi user, serta menggunakan perintah standar SQL. MySQL merupakan FreeSoftware dibawah lisensi GNU/GPL (General Public License). TAHAPAN PENGEMBANGAN SISTEM Siklus hidup sistem informasi dimulai dari fase perencanaan, fase pengembangan, dan dievaluasi terus-menerus untuk menetapkan apakah sistem informasi tersebut masih layak diaplikasikan. Jika tidak, maka sistem informasi tersebut akan diganti dengan yang baru dan dimulai dari perencanaan kembali. 1. Fase Perencanaan Perencanaan pengembangan sistem informasi bertujuan untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan sistem informasi apa saja yang akan dikembangkan, sasaran-sasaran yang ingin dicapai, jangka waktu pelaksanaan serta mempertimbangkan dana yang tersedia dan siapa yang akan melaksanakan. Beberapa studi kelayakan yang menjadi pertimbangan dalam fase perencanaan, yaitu: a. Kelayakan Operasional b. Kelayakan Teknis c. Kelayakan Ekonomis 2. Fase Pengembangan Fase pengembangan ini terbagi menjadi 5 (lima) langkah, yaitu: a. Investigasi Sistem b. Analisis Sistem c. Desain Sistem d. Implementasi Sistem e. Pemeliharaan Sistem 3. Fase Evaluasi Melakukan valuasi untuk memastikan bahwa pelaksanaan pengembangan sistem sudah sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan baik dari segi waktu, biaya maupun teknis. SISTEM YANG DIUSULKAN 3
Desain Data Flow Diagram ( DFD ) Data flow diagram merupakan alat bantu yang dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. berdasarkan hasil analisa penelitian, Penulis memberikan gambaran arus data terhadap sistem yang akan direncanakan sebagai berikut : 1. Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan bagian besar dari aliran arus data sistem akademik pada STIT Muara Enim dapat dilihat pada gambar di bawah ini : Gambar 1. Desain Data Flow Diagram 4
2. Diagram Level 0 RKS Profil mhs Profil Staf tu Akademik Data Staf Akademik Profil staf akdmik 1.0 P Data Staf Akademik Staf akademik Data Program Study 2.0 P Data P.Study Program study Data Daftar Matakuliah 3.0 P Data Daftar Matkul matakuliah Data SAP 4.0 P Data SAP SAP Data Ruangan 5.0 P Data Ruangan Ruangan Data Ruangan Data Jadwal Jadwal Belajar Jadwal Mengajar 6.0 P Data Jadwal Data Matakul Data Prog.Study Data dosen Data RKS Jadwal Profil Staf tu Profil mhs Jadwal Belajar Jadwal Mengajar Profil staf akdmik sap Dosen Data dosen 7.0 P Data Dosen Dosen Data Nilai 8.0 P Data Nilai Nilai Jadwal Mengajar Jadwal Belajar Mahasiswa matakuliah nilai Nilai Data Mahasiswa Profil mhs Profil mhs 9.0 P Data Mahasiswa Mahasiswa Data RKS 10.0 P Data RKS RKS Profil mhs Jadwal Mengajar Profil staf akdmik Jadwal Belajar Tata Usaha Data Staff TU Profil Staf tu 11.0 P Data Cetak KHS Staf TU Berita Artikel Gallery Pengunjung Data Pengunjung 12.0 P Data Pengunjung Bukutamu Jadwal Mengajar Profil staf akdmik Jadwal Belajar Profil mhs Profil Staf tu Admin Data Admin 13.0 P Data admin Admin Data Artikel 14.0 P Data Artikel Data Admin Artikel Data Berita 15.0 P Data Berita Data Admin Berita Data Gallery 16.0 P Data Gallery Data Admin Gallery Ketua Yayasan Laporan Data Staf Akademik Data P.Study Data Matkul Data SAP Data Staff Tu Data Gallery Data Berita Data Artikel 17.0 Laporan Data Admin Data Bukutamu Data RKS Data Mahaiswa Data Nilai Data Dosen Data Jadwal Data Ruangan Gambar 2. Diagram Level 0 5
3. Diagram Level 1 Gambar 3. Diagram Level 1 6
Desain Entity Relationship Diagram (ERD) Diagram Entity Relationship Diagram (ERD) dapat dilihat pada gambar di bawah ini : Gambar 4. Entity Relationship Diagram HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Hasil Halaman Utama Halaman utama ini digunakan sebagai halaman pertama yang menyediakan tiga fasilitas Link, yaitu link untuk login Mahasiswa dan Dosen, link login Staff Tata Usaha dan Staff Akademik, serta link mengenai informasi STIT Muara Enim untuk masyarakat luar. Gambar 5. Hasil Halaman Utama 2. Hasil Halaman Utama Untuk Masyarakat Digunakan untuk masyarakat luar agar dapat mengetahui tentang informasi-infromasi mengenai STIT Muara Enim. 7
Gambar 6. Hasil Halaman Utama Masyarakat Luar 3. Hasil Staff Akademik a. Menu Utama Menu utama adalah tampilan utama untuk mengkontrol semua menu dan kegiatan pada bagian Akademik seperti set jadwal, ruangan, sap, matakuliah, dan program studi. Gambar 7. Menu Utama Satff Akademik b. Penjadwalan Buka kelas Matakuliah digunakan untuk menambahkan kelas mata kuliah. Gambar 8. Penjadwalan c. Tambah data mahasiswa digunakan untuk menambahkan data mahasiwa yang akan mengambil matakuliah tersebut. 8
Gambar 9. Tambah Data Mahasiswa d. Tambah Data SAP Digunakan untuk menambah data SAP tiap matakuliah yang berfungsi sebagai pedoman dalam mengajar dosen di STIT Muara enim. Gambar 10. Tambah data SAP e. Tambah Data Program Study Digunakan untuk menambahkan data program study apa saja yang ada di STIT Muara Enim. Gambar 11. Tambah data Program Study f. Tambah Data Ruangan Digunakan untuk menambah data ruangan yang digunakan dan memberikan informasi mengenai kapasitas ruangan tersebut cukup untuk berapa mahasiswa. 9
Gambar 12. Tambah data Ruangan 4. Hasil Staff Tata Usaha a. Gambar 13. Menu Utama Staff Tata Usaha Tambah Data Dosen Digunakan untuk menambahkan data dosen yang mengajar di STIT Muara Enim. Gambar 14. Tambah data Dosen 10
b. Rekap Data Dosen Digunakan untuk melihat data dosen yang mengajar di STIT Muara Enim. Gambar 15. Lihat Data Dosen c. Tambah Data Mahasiswa Digunakan untuk menambahkan mahasiswa baru yang mendaftar di STIT Muara Enim. Gambar 16. Tambah data Mahasiswa d. Rekap Data Mahasiswa Digunakan untuk melihat data mahasiswa berdasarkan kriteria tertentu, seperti Semua data, tahun masuk, nama, program studi. stud Gambar 17. Cari Data Mahasiswa 11
PENUTUP Simpulan Berdasarkan dari penelitian yang telah dilaksanakan dan sudah diuraikan dari pembahasan dan analisa, tentang Sistem Informasi Akademik Terpadu, maka penulis dapat menarik simpulan, telah dihasilkan sebuah Sistem Informasi Akademik Terpadu Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah Muara Enim Menggunakan PHP & MySQL. Perangkat lunak yang digunakan untuk membantu pengolahan sistem informasi akademik di Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah Muara Enim serta yang menghasilkan laporan berupa data dosen dan karyawan, data mahasiswa, data nilai mahasiswa, data matakuliah, data jadwal, data ruangan. Saran Berdasarkan simpulan yang telah disajikan, maka ada beberapa saran yang penulis ingin sampaikan, antara lain : sesuai dengan kebutuhan pelayanan informasi sekarang dan untuk selanjutnya, disarankan kepada Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah untuk menggunakan sistem informasi akademik serta seiring dengan ilmu pengetahuan dan teknologi, maka tidak menutup kemungkinan sistem yang sudah ada ini, nantinya dikembangkan lagi guna mengatasi segala permasalahan yang timbul di Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah Muara Enim. DAFTAR PUSTAKA Fatta, Hanif Al, 2007, Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, Andi, Yogyakarta. Jogiyanto, 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Cetakan Ketiga, Andi, Yogyakarta. Nugroho, Bunafit, 2005, Database Relational dengan MySQL, ANDI, Yogyakarta. Kuncoro, Mudrajad, 2009, Metode Riset untuk Bisnis dan Ekonomi, Erlangga, Jakarta. Sutabri, Tata, 2004, Analisa Sistem Informasi, Andi Yogyakarta, Yogyakarta. O Brien, James, 2005, Pengantar Sistem Informasi, Salemba Empat, Jakarta. Kristanto, Andri, 2003. Perancangan Sistem Informasi. Gaya Media, Klaten. Ramadhan, Fadjar, 2002, Metode Analisis dalam Pendidikan, Datakom Lintas Batas, Jakarta. Rianto, Slamet, 2007, Membangun Website Dengan Adobe Photoshop dan Macromedia Dreamweaver, Datakom Lintas Batas, Jakarta. Sukarno, Muhamad, 2006, Membangun Website Dinamis Interaktif dengan PHP-MYSQL (Windows & Linux ), Eska Media, Jakarta. Setiawan, Andi, 2004, Mudah Tepat Singkat Pemrograman HTML, Yrama Media, Bandung. Surayin, 2001, Kamus Umum Bahasa Indonesia, Yrama Widya, Bandung. 12