MANAGEMENT SUPPORT SYSTEM
Pengambilan Keputusan Managerial Manajemen adalah proses dalam mengatur pemakaian sumber daya yang ada (man, money, material, time, space, dsb) untuk mendapatkan keluaran yang sesuai dengan tujuan organisasi Ratio dari masukan dan keluaran menunjukkan produktivitas atau tingkat kesuksesan dari pelaku manajemen manajer Tingkat produktivitas manajer tergantung dari kemampuan manajer mengeksekusi fungsi manajemen, yaitu planning, organizing, directing dan controlling
Pengambilan Keputusan (Dulu) Kemahiran yg didapat dari pengalaman yang bertambah Banyak aliran/gaya yang bisa digunakan untuk memecahkan masalah bisnis yang sama dengan sukses Perlu kreativitas, intuisi, pengalaman, kebijaksanaan trial & error Tidak memakai metode kuantitatif yang sistematis berdasarkan pendekatan ilmiah
Pengambilan keputusan (sekarang) Lingkungan manajemen: Berubah dengan cepat menjadi makin kompleks dan besar Faktor-faktor yang mempengaruhi suatu keputusan makin banyak Sulit bergantung pada cara lama (trial & error, dsb) Manajer perlu bantuan teknologi komputer
Faktor-faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan Faktor Teknologi Informasi dan Komputer Perubahan Akibat Banyak Alternatif Meningkat yang harus dipilih Kompleksitas Struktur Kompetisi Pasar Internasional Kestabilan Politik Konsumerisme Kebijaksanaan Pemerintah Meningkat Meningkat Menurun Meningkat Meningkat Biaya bila membuat kesalahan meningkat Ketidakpastian di masa yang akan datang
Pengambilan Keputusan Manajer Aplikasi komputer bergeser dari kegiatan proses transaksi dan monitoring kepada aplikasi analisis solusi permasalahan (problem analysis solution) Sistem informasi melayani manajer dalam kegiatan yang sangat penting pengambilan keputusan (89-keatas, 80 % eksekutif menganggap komputer memegang peran penting) Pengembangan ditingkatkan kepada efektivitas pengambilan keputusan manajer, terutama dalam pekerjaan yang kompleks.
Tipe Keputusan Structured Problem yg rutin, berulang dan memiliki pemecahan yang standar berdasarkan analisa kuantitatif Unstructured Problem yang masih kabur dan cukup kompleks yang tidak ada solusi langsung bisa dipakai Semi structured Sebagian structured dan sebagian unstructured Unstuctured & Semi Structured perlu SPK untuk meningkatkan kualitas informasi, memberi beberapa alternatif solusi.
Hubungan keputusan & Tipe Kontrol Manajemen
Phase Pengambilan Keputusan (Simon) Intelligence Pencarian kondisi yang membutuhkan keputusan (cari informasi, identifikasi objectives) Design Mencari, membangun dan menganalisis kemungkinan solusi (manipulasi informasi, cari alternatif, beri bobot resiko/benefit pada alternatif) Choice Memilih satu solusi untuk diimplementasikan (pilih yg paling baik, statistik alternatif, jelaskan, terangkan)
Management Science Memecahkan masalah terstruktur dan semi terstruktur Memakai analisa kuantitatif Terdiri dari beberapa langkah Mendefinisikan masalah Mengklasifikasikan masalah dalam kategori standard Membentuk model matematika dari problem Menentukan solusi dari model Memilih dan merekomendasikan model
Management Support System (MSS) Menjadi payung dari keluarga teknologi berbantuan komputer yg digunakan untuk membantu manajemen organisasi Macamnya: Transaction Support System (TPS) -- 50an Management Information System (MIS) 60an Office Automation System (OAS) 70an Decision Support Systems (DSS) & GDSS 80an Expert Systems (ES) 90an Executive Information Systems (EIS) 90an Artificial Neural Networks (ANN) -- 91
MSS TPS : melakukan pengolahan data MIS : menyediakan informasi yang diperlukan untuk kepentingan bisnis organisasi DSS: interactive-computer based system untuk membantu pengambil keputusan memanfaatkan data dan model untuk memecahkan masalah semi-struktur & tidak terstruktur GSS : DSS untuk pengambilan keputusan dalam kelompok ES: menggantikan manusia dalam memberi saran EIS : memberi informasi yg mudah dianalisa dan dilihat pada segala waktu untuk pimpinan ANN : memberi informasi tidak semata-mata berdasarkan data, model, pengetahuan tapi juga dari proses belajar dari pengalaman dan proses mengenali pola-pola yg ada (pattern recognizing)
Hubungan MIS dan DSS
DSS vs MIS DSS Masalah yang ditugaskan Menyediakan reprensentasi valid untuk dunia nyata Keputusan disediakan dalam waktu singkat Evolusi searah dengan pembelajaran pengambil keputusan tentang masalah Bisa dikembangkan oleh bukan EDP profesional MIS Ringkasan terstruktur Model yang dibuat bisa jadi sudah usang Model tak tersedia waktu pengembangan lama Aplikasi dikembangkan menggunakan spesifikasi yang diformulasikan selanjutnya Oleh EDP profesional
Mengapa Kita mengambil keputusan? Mengenai apa, dimana, kapan? Kompleksitas suatu keputusan Kompleksitas suatu keputusan Simple Complex Derajat kepastian Meningkat Menurun Parameter terkait Meningkat Meningkat Biaya penambilan keputusan Menurun Meningkat Biaya bila keputusan salah Menurun Meningkat Jumlah manusia terlibat Menurun Meningkat Jumlah manusia terkena Menurun Meningkat Irreversibility Menurun Meningkat Masalah dalam pengambilan keputusan Informasi tidak cukup, terlampau banyak, tidak akurat, waktu terlalu sedikit, tidak mampu mendefinisikan masalah, tidak mampu menganalisis masalah
Mengapa membangun DSS? Mendapatkan Keuntungan DSS Meningkatkan kualitas keputusan Meningkatkan produktivitas Mengurangi waktu dan biaya Meningkatkan kepuasan konsumen dan karyawan Ketidakstabilan ekonomi Kesulitan dalam melacak berbagai tujuan bisnis Kompetisi yang meningkat E-commerce Sistem yang ada tidak mensupport Decision making Butuh informasi lebih akurat Departemen IS terlalu sibuk dsb
Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System)
Deskripsi Kuliah ini membahas teknologi untuk mengembangkan aplikasi Sistem Pendukung Keputusan (SPK), dimana pengambilan keputusan tidak lagi ditunjang hanya oleh intuisi pimpinan (management) melainkan didukung oleh hasil analisis dari kumpulan data yang ada. Topik-topik yang akan dibahas antara lain: konsep, karakteristik, komponen dan arsitektur SPK, Permodelan, perancangan SPK, SPK berkelompok, dan Sistem Informasi Eksekutif.
Perangkat Kuliah Buku Acuan: Decision Support Systems and Intelligent Systems Efraim Turban & Jay E. Aronson 6th edition Prentice Hall, Upper Saddle River, NJ, 2001 Komputerisasi Pengambilan Keputusan Dadan Umar Daihani 1th edition Elex Media Komputindo, Jakarta, 2001 Materi : http://www.cs.ui.ac.id/kuliah/spk
Rancangan Silabus Pekan Materi Keterangan 1 Pengenalan Materi SPK Ch.1 (Materi & Penjelasan Umum) 2 Pengambilan Keputusan Ch.2 (Materi & Pembentukan Kel.) 3 Management Support System Ch. 2 (Materi) 4 Overview of DSS Ch. 3 (Materi) 5 Data Management Ch. 4 (Materi & Proposal) 6 Modelling & Model Management Ch. 5 (Materi & Undian presentasi) 7 Modelling & Model Management Ch. 5 (Materi) 8 Constructing DSS Ch. 7 (Materi & Design Model) 9 Group DSS Ch. 9 (Materi & Bimbingan) 10 Executive Informaion & Support System Ch. 11 (Materi & Bimbingan) 11 Presentasi Proyek Kelompok Demo Program Tertutup 12 Presentasi Proyek Kelompok Demo Program Tertutup 13 Presentasi Proyek Kelompok Demo Program Tertutup 14 Presentasi Proyek Kelompok Demo Program Tertutup
Proyek Kelompok Dikerjakan dalam 1 kelompok (3-4 orang) Pengembangan aplikasi DSS di lingkungan Perguruan Tinggi, Pemerintahan, Industri, Perdagangan, Rumah sakit dll: Bahasa Pemrograman bebas Output: Dokumen Proposal (Minggu ke-5) Rancangan & Design SPK/pemodelan (Minggu 8 s/d UTS) Laporan Akhir (UAS) Email ke arya@stikom.edu Presentasi Kelas (Demo program) Demo Program (Sesuai Undian minggu 6) Cat. Seluruh dokumen + installer dikumpulkan dalam
Penilaian UTS 30 % UAS (Demo Program) 40 % Tugas Proposal 10 % Tugas Permodelan 20 % Terlambat dinyatakan Gugur
FORMAT PROPOSAL I. JUDUL (5 15 kata) Memberikan gambaran mengenai proyek yang akan dikerjakan. II. PENDAHULUAN Latar Belakang Permasalahan Memuat alasan judul, penekanannya pada pentingnya proyek ini dikerjakan, Bisa dimulai dari mengungkapkan fakta, Tidak boleh berupa asumsi atau pendapat pribadi yang tidak bisa dipertanggungjawabkan secara ilmiah, dan Harus relevan dengan perumusan masalah. Perumusan Masalah Merupakan upaya untuk menyatakan secara tersurat pertanyaan yang ingin dicari jawabannya. Dapat dituliskan dalam bentuk kalimat tanya, tanpa diakhiri dengan tanda tanya. Batasan Masalah Menjelaskan ruang lingkup. Memuat hal-hal yang diperhatikan dan yang tidak diperhatikan (sebagai pembatas yang diberikan).
Tujuan Memuat sesuatu yang hendak dicapai dalam proyek. Harus dapat diukur tingkat keberhasilannya. Boleh memuat lebih dari satu tujuan. III. DASAR TEORI Memuat teori yang terkait dengan program aplikasi. Sedapat-dapatnya bukan sekedar kumpulan definisi Bisa memuat lebih dari satu teori. IV. PERMODELAN Memuat Model yang akan digunakan. V. JADWAL KEGIATAN
Pengambilan Keputusan
Pengantar Pembuatan Keputusan merupakan bagian kunci kegiatan: Eksekutif Manajer Karyawan Setiap manusia dalam kehidupannya George P. Huber Choice Making vs Problem Solving
Tipe-tipe keputusan Keputusan terprogram (struktur) Dibuat menurut kebiasaan, aturan, prosedur; tertulis maupun tidak Bersifat rutin, berulang-ulang Keputusan tak terprogram (tidak terstruktur) Mengenai masalah khusus, khas, tidak biasa Kebijakan yang ada belum menjawab Mis. Pengalokasian sumber daya
Teknik Keputusan Terprogram Tradisional Kebiasaan Mengikuti prosedur baku Saluran informasi disusun dengan baik Modern Menggunakan teknik operation research : Formula matematika Simulasi komputer Berdasarkan pengolahan data berbantu komputer
Teknik Keputusan Tak Terprogram Tradisional Kebijakan intuisi berdasarkan kreativitas Coba-coba Seleksi dan latihan para pelaksana Modern Teknik pemecahan masalah yang diterapkan pada : Latihan pembuatan keputusan Penyusunan program komputer empiris
Proses pembuatan keputusan Pemahaman dan perumusan masalah Identifikasi gejala yang muncul Cari penyebabnya/masalah utama Cari bagian-bagian yang perlu dipecahkan Pergunakan analisis sebab-akibat Pengumpulan dan analisis data yang relevan Menentukan data yang relevan Mengumpulkan data Mencari pola dari data yang terkumpul Pengembangan alternatif-alternatif Berdasarkan data, disusun beberapa alternatif Untuk setiap alternatif susun pro & kontra, konsekuensi, resiko Semua alternatif harus feasible
Scope of Decision Perencanaan & Pengendalian Operasional : Dipusatkan pada efektifitas dan efisiensi pelaksanaan tugas-tugas yg spesifik. Berpengaruh pada aktivitas yg sedang berlangsung Contoh: Apa yang sebaiknya diproduksi saat ini? Manajemen Pengendalian dan Perencanaan Taktis Focus on effective utilization of resources Dipusatkan pada pemanfaatan sumber daya efektif more longer range planning horizon Cakupan Perencanaan cakupan lebih panjang Contoh: Apa yang sebaiknya diproduksi tahun depan? Perencanaan Strategis Kebijakan Dan Gol jangka panjang untuk alokasi sumber daya Contoh: Apa produksi baru yg harus ditawarkan?
Information Characteristics Characteristics Operational Managerial Strategic Accuracy High Low Level of detail Detailed Aggregate Time horizon Present Future Use Frequent Infrequent Source Internal External Scope Narrow Wide Nature Quantitative Qualitative Age Current Current/old
Proses pembuatan keputusan (2) Evaluasi Alternatif-alternatif Nilai efektivitas dari setiap alternatif, tolok ukur Realistik bila dihubungkan dengan tujuan & sumber daya organisasi Seberapa jauh memecahkan masalah Pemilihan alternatif terbaik Berdasarkan alternatif, alternatif terbaik dipilih atau pilih kompromi dari beberapa alternatif Implementasi keputusan Susun rencana untuk menerapkan keputusan Disiapkan mekanisme laporan periodik Bila perlu bangun sistem peringatan dini Evaluasi hasil keputusan
Pembuatan keputusan secara kelompok : Keunggulan Adanya pengetahuan yang lebih luas Pencarian alternatif keputusan lebih luas Adanya kerangka pandangan yang lebar Resiko keputusan ditanggung kelompok Karena keputusan kelompok, setiap individu termotivasi untuk melaksanakan Dapat terwujudnya kreativitas yang lebih luas, karena adanya berbagai pandangan
Pembuatan keputusan secara kelompok : kelemahan Lempar tanggung jawab mudah terjadi Memakan waktu dan biaya lebih Efisiensi pengambilan keputusan menurun Keputusan kelompok dapat merupakan kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok Bila ada anggota yang dominan, keputusan bukan mencerminkan keinginan kelompok
Alat bantu Pengambilan keputusan Decision Tree Metode operation research Linear programming, queuing theory Network analysis (ie. CPM) Bantuan komputer Information System, Expert System, DSS, EIS
Decision Tree $100M A B $10M $200M -$20M
Linear Programming X = jumlah motor yg diproduksi Y = jumlah mobil yg diproduksi Profit = 800X + 1500Y Batasan Biaya produksi: 1000X + 2000Y <= 200.000 Batasan jumlah motor : X >= 50 Berapa X & Y agar Profit maksimum?