SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PEMINJAMAN SENJATA API PADA KEPOLISIAN RESORT KOTA PALEMBANG Abdul Haris Jurusan Sistem Informasi STMIK PalComTech Palembang Abstrak Penggunaan senjata Api haruslah sangat selektif, tidak disetiap kondisi penanganan kejahatan. Anggota kepolisian harus menunjukan, menodongkan bahkan meletuskan senjata api miliknya, sampai saat ini ada beberapa permasalahan yang dihadapi oleh administrasi logistik, permasalahannya lebih kepada penggunaan teknologi karna proses penginputan data pemohon masih menggunakan buku besar dan proses pengarsipan data kurang tertata dengan rapi sehingga sering terjadinya kerusakan dan kehilangan data. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah model Spiral, metode ini digunakan agar lebih selektif dalam penyajian informasi dan proses pengolahan data. Diharapkan dengan adanya sistem informasi manajemen peminjaman senjata api ini dapat membantu PAUR LOG (Perwira Urusan Logistik) lebih mudah dalam pengambilan keputusan yang tepat, sehingga efisiensi waktu dalam pengolahan data ini dapat berjalan dengan baik. Berdasarkan latar belakang tersebut, maka penulis ingin merancang suatu aplikasi pada Kepolisian Resort Kota (Polresta) Palembang ini dengan harapan dapat menyajikan informasi yang akurat, cepat dan tepat. Kata Kunci : Sistem Informasi Manajemen, Peminjaman Senjata Api, Model Spiral. PENDAHULUAN Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan dari sub-sub system yang saling terintegrasi dan berkolaborasi untuk membantu manajemen dalam menyelesaikan masalah dan memberikan informasi yang berkualitas kepada manajemen dengan cara mengolah data dengan komputer sehingga bernilai tambah dan bermanfaat bagi pengguna, atau dengan kata lain sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem informasi berbasis komputer yang digunakan oleh manajemen untuk memproses data dan memberikan informasi yang berkualitas (Taufiq : 2014). Dalam pengoperasianya Kepolisian Resort Kota Palembang memiliki banyak sekali divisi salah satunya Perwira Urasan Logistik (paur log) dimana administrasi logistik ini bertugas untuk melakukan proses pengolahan data senjata api dan bagian urusan senjata api (baur senpi) yang merawat dan memeriksa senjata di gudang senjata Kepolisian Resort Kota Palembang, bagian gudang ini akan meminjamkan jenis senjata api yang sesuai dengan surat ijin anggota dan berdasarkan berita acara penerimaan senjata api, dimana setiap anggota atau personil yang akan melakukan peminjaman senjata api harus memiliki kartu ijin memegang senjata api. Penggunaan senjata Api haruslah sangat selektif, tidak disetiap kondisi penanganan kejahatan, anggota kepolisian harus menunjukan, menodongkan bahkan meletuskan senjata api miliknya, sampai saat ini ada beberapa permasalahan yang dihadapi oleh administrasi logistik, permasalahannya lebih kepada penggunaan teknologi karna proses penginputan data pemohon menggunakan microsoft word sehingga menurut penulis proses penginputan tersebut kurang efisien karna membuka aplikasi membutuhkan waktu beberapa detik lebih lama dan sering membuka dan menutup aplikasi ketika melakukan proses penginputan data yang begitu banyak. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah model Spiral, 1
metode ini digunakan agar lebih selektif dalam penyajian informasi dan proses pengolahan data. Diharapkan dengan adanya sistem informasi manajemen peminjaman senjata api ini dapat membantu PAUR LOG (Perwira Urusan Logistik) lebih mudah dalam pengambilan keputusan yang tepat, sehingga efisiensi waktu dalam pengolahan data ini dapat berjalan dengan baik. Berdasarkan latar belakang tersebut, maka penulis ingin merancang suatu aplikasi pada Kepolisian Resort Kota (Polresta) Palembang ini dengan harapan dapat menyajikan informasi yang akurat, cepat dan tepat. Untuk itulah dalam penelitian ini, penulis ingin membuat suatu perancangan sistem informasi manajemen peminjama senjata api, maka penulis mengambil judul penelitian Sistem Informasi Manajemen Peminjaman Senjata Api Pada Kepolisian Resort Kota Palembang. Sistem Informasi Manajemen LANDASAN TEORI Menurut Taufiq (2014:58) Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan dari subsub system yang saling terintegrasi dan berkolaborasi untuk membantu manajemen dalam menyelesaikan masalah dan memberikan informasi yang berkualitas kepada manajemen dengan cara mengolah data dengan komputer sehingga bernilai tambah dan bermanfaat bagi pengguna, atau dengan kata lain sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem informasi berbasis komputer yang digunakan oleh manajemen untuk memproses data dan memberikan informasi yang berkualitas. Komponen komponen sistem informasi manajemen dibagi menjadi 4 (empat), adapun komponen sistem informasi manajemen sebagai berikut : 1. Administrasi dan Operasional 2. Pelaporan 3. Pencarian 4. Data Model sistem informasi manajemen dapat dilihat pada gambar 1. Sumber : (Taufiq, 2014) Gambar 1 Model SIM (Raymond Mc. Leod) 2
Basis data tersebut memuat data yang diberikan oleh sistem pemrosesan transaksi. Selain itu baik data maupun informasi dimasukan dari lingkungan. Lingkungan menjadi terlibat ketika perusahaan berinteraksi dengan organisasi-organisasi lain, seperti pemasok, untuk membentuk suatu sistem informasi antarorganisasi (interorganizational information system - IOS). Dalam kasus seperti ini, SIM akan memasok informasi ke anggota-anggota IOS yang lain sekaligus juga kepada para pengguna perusahaan. Output informasi yang dihasilkan oleh pihak-pihak yang akan memecahkan masalah (baik itu manajer maupun kalangan profesional) dalam pengambilan keputusan guna memecahkan masalah perusahaan. Peminjaman Menurut Sugiarto (2010 : 40) peminjaman adalah keluarnya arsip dari file karena dipinjam baik atasan sendiri, teman seunit kerja, ataupun oleh kolega sekerja dari unit kerja lain dalam organisasi. Karena arsip tersebut dipinjam oleh orang lain dan bukan oleh petugas file itu sendiri, maka keluarnya arsip dari file harus dicatat. Bahkan, kalau perlu, biar petugas file sendiri yang mempergunakan, terutama bila agak lama akan dilakukan pencatatan, agar semua dokumen dapat diketahui apakah sedang berada di dalam file atau sedang diluar file. Pengarsipan Menurut Ali dan Tanzili (2010 : 7) pengarsipan adalah bagian yang sangat penting pada sebuah kantor. Yaitu tempat menyimpan surat-surat dan dokumen-dokumen kantor yang dapat dihadirkan kembali dengan otentik sewaktu diperlukan. Peraturan presiden RI No.19 Tahun 1961 pasal 1 menyatakan sebagai berikut: 1. Pengertian arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis, bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berbentuk, atau dalam satu kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan umumnya. 2. Pengertian arsip secara khusus adalah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara, dibuat secara fisik (kasat mata) atau yuridis (sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku) dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan. Data Primer Menurut Sugiyono (2014 : 225) Data primer adalah sumber data yang langsung memberikan data kepada pengumpul data. Adapun data yang diberikan secara langsung (primer) adalah data surat permohonan atau perpanjangan senjata api, berita acara senjata api, data nota dinas, surat pengantar tes, data senjata api dan data amunisi. Data Sekunder Menurut Sugiyono (2014 : 225) Data sekunder adalah sumber data yang tidak langsung memberikan data kepada pengumpul data. Adapun data yang tidak diberikan secara langsung (sekunder) adalah data profile perusahaan dan data personil. 3
Metode Pengamatan (Observasi). Menurut Yusuf (2014:384), observasi adalah metode pengumpulan data dimana penulis laporan atau kolaboratornya mencatat informasi sebagaimana yang mereka saksikan selama disana. Pada metode ini penulis melakukan observasi langsung pada Kepolisian Resort Kota (Polresta) Palembang, yang menjadi objek penelitian ini dan melihat langsung sistem kerja dari Kepolisian Resort Kota (Polresta) Palembang, khususnya divisi SUBBAG SARPRAS bagian PAUR LOG pada proses sistem peminjaman senjata api. Metode Wawancara (Interview) Menurut Kamdhy (2010:95) Wawancara adalah suatu bentuk tanya jawab dengan narasumber dengan tujuan mendapatkan keterangan, penjelasan, pendapat, fakta, bukti tentang suatu masalah atau suatu peristiwa. Menurut Yusuf (2014:372) Wawancara adalah suatu kejadian atau suatu proses interaksi antara pewawancara (Interviewer) dan sumber informasi atau orang yang diwawancarai (Interviewee) melalui komunikasi langsung. Penulis mengajukan tanya jawab langsung kepada anggota/personil Kepolisian Resort Kota (Polresta) Palembang untuk memperoleh keterangan yang diperlukan untuk penelitian, dalam hal ini petugas Kepolisian Resort Kota (Polresta) Palembang devisi PAUR LOG (Perwira Urusan Logistik) yang memiliki wewenang untuk memberikan data nota dinas dan surat permohonan pinjam pakai senjata api, surat pengantar tes psikologi, daftar nama anggota yang memenuhi syarat, berita acara penyerahan, pengembalian atau penitipan senjata api dan kartu ijin senjata api. Study Pustaka Menurut Lusiana dkk (2015:16) Studi Pustaka merupakan kegiatan penelitian yang dilakukan oleh peneliti dalam rangka mencari landasan teoritis dari permasalahan penelitian. Penulis mengumpulkan berbagai jenis data sekunder yang dilakukan dengan cara mempelajari dan mengutip berbagai teori dari berbagai buku dan mempelajari dan mengutip data dari berbagai dokumen guna untuk memperoleh berbagai data atau informasi yang diperlukan untuk mendeskripsikan objek atau subjek penelitian. Jenis Penelitian Penulis menggunakan studi terapan (Applied Research), menurut (Connaway & Powell 2010) dalam buku metode penelitian bisnis karangan Juliandi dkk (2014 : 10) penelitian terapan adalah penelitian yang berorentasi kepada kegiatan menghasilkan informasi yang digunakan untuk memecahkan permasalahan aktual dan praktis dalam kehidupan manusian. Penelitian Terdahulu Tabel 1. Tabel Penelitian Terdahulu Rancang bangun Sistem Informasi Manajemen arsip rumah sakit Judul bedah surabaya berbasis web. Penulis / Tahun Rizki Alfasca Pascapraharastyan, Antok Supriyanto dan Pantjawati 4
Metode Hasil Sudarmaningtyas (2014). Metode waterfall. setelah melakukan ujicoba dengan metode blackbox, dengan menginput data ke dalam sistem apakah diterima dengan benar oleh sistem dan output yang dihasilkan apakah telah sesuai dengan yang diharapkan. Dan hasil ujicoba yang dilakukan menunjukan bahwa sistem yang dibuat telah memenuhi tujuan dan kebutuhan yang diharapkan serta laporan-laporan yang dihasilkan memberikan informasi yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh RSBS. Rekayasa perangkat lunak aplikasi penjualan pada toko story time Judul factory outlet menggunakan pemrograman java Penulis / Tahun Andry Kurniawan (2012). Metode Metode Spiral. Aplikasi penjualan barang ini dapat menjadi salah satu solusi yang dapat digunakan untuk mempermudah penjual dalam mengolah data penjualan, data barang, laporan data barang, laporan penjualan Hasil barang, serta nota transaksi penjualan barang menjadi lebih mudah, cepat dan efisien sehingga dapat membantu meningkatkan keuntungan Story Time Factory Outlet dalam meningkatkan usahanya. Data Flow Diagram (DFD). Menurut Rosa dan Shalahuddin (2013:69), Data Flow Diagram (DFD) Diagram Alir Data representasi grafik untuk perancangan pemrograman terstruktur yang mengambarkan aliran informasi dan transisi informasi yang diaplikasikan sebagai data yang mengambarkan masukan (input) dan keluaran (output). Entity Relationship Diagram (ERD) Menurut Rosa dan Shalahuddin (2013:50), Entity Relationship Diagram adalah pemodelan awal basis data yang dikembangkan berdasarkan teori himpunan dalam bidang matematika untuk pemodelan basis data relasional. Dalam entitas digunakan untuk menghubungkan antar entitas yang sekaligus menunjukkan hubungan antar data. Flowchart Menurut Rosa dan Shalahuddin (2013:191), flowchart adalah teknik analisis yang dipergunakan untuk mendeskripsikan beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas dan logis. Black Box Testing Teknik pengujian black box testing cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. Jika ada yang tidak sesuai dengan outputnya maka akan dilakukan pengujian kedua yaitu dengan menggunakan white box testing. 5
Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan bagian besar dari aliran arus data perancangan sistem informasi manajemen peminjaman senjata api, dapat dilihat pada gambar 2: Diagram Level 0 Gambar 2 Diagram Konteks Diagram level 0 adalah diagram yang menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem, diagram ini dapat dilihat pada gambar 3. 6
Gambar 3 Diagram Level 0 7
Entity Relationship Diagram (ERD) Berikut ini adalah gambar 4 Entity Relationship Diagram (ERD) yang berisi komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut. Gambar 4 Entity Relationship Diagram (ERD) Desain Alur yang Diusulkan Berikut adalah gambar 5 flowchart sistem informasi manjemen peminjaman senjata api atau flowchart yang diusulkan pada Kepolisian Resort Kota (Polresta) Palembang bagian PAUR LOG (Perwira Urusan Logistik) adalah sebagai berikut: 8
Gambar 5 Alur Sistem Yang Diusulkan 9
HASIL PERANCANGAN Halaman Home Digunakan untuk login paurlog dan baurlog dan berbagai informasi Halaman Login Gambar 6 Tampilan Home Hasil implementasi halaman Login adalah halaman login user atau pengguna website. Halaman Administrasi Logistik Gambar 7 Tampilan Halaman Login Hasil implementasi halaman adminisrasi logistik adalah hasil login user sebagai administrasi logistik. 10
Halaman Bagian Urusan Logistik Gambar 8 Tampilan Administrasi Logistik Hasil implementasi halaman bagian urusan logistik adalah hasil login user sebagai bagian urusan logistik. Dapat dilihat pada gambar 9. Form Input Pemohon / Anggota Gambar 9 Tampilan Bagian Urusan Logistik Hasil implementasi form input pemohon adalah hasil proses penginputan data pemohon atau anggota. 11
Form Input Berita Acara Senjata Api Gambar 10 Tampilan Form Input Pemohon Hasil implementasi form input berita acara senjata api adalah hasil proses penginputan data berita acara penyerahan senjata api. Form Input Senjata Api Gambar 11 Tampilan Form Input Berita Acara Form input senjata api adalah proses penginputan data stock senjata api di gudang senjata Polresta Palembang. 12
Gambar 12 Tampilan Form Input Senjata Api Form Input Amunisi Form input amunisi adalah proses penginputan data stock amunisi di gudang senjata Polresta Palembang. Form Output Pemohon Gambar 13 Tampilan Form Input Amunisi Hasil implementasi form output pemohon adalah hasil dari penginputan data pemohon atau anggota. 13
Gambar 14 Tampilan Form Output Pemohon PENUTUP Berdasarkan dari penelitian yang telah dilaksanakan dan sudah diuraikan dari analisa dan pembahasan tentang Sistem Informasi Manajemen Peminjaman Senjata Api Pada Kepolisian Resort Kota Palembang, maka penulis dapat menarik simpulan bahwa telah dihasilkan sebuah Sistem Informasi Manajemen Peminjaman Senjata Api Di Kepolisian Resort Kota Palembang berbasis web dengan menggunakan PHP dan MySQL yang digunakan untuk membantu kinerja dari perwira urusan logistik dan bagian urusan logistik dalam proses penginputan data. DAFTAR PUSTAKA Adlan Ali, Tanjili.2010.Pedoman Lengkap Menulis Surat. PT. Kawan Pustaka:Jakarta. Andry Kurniawan.2012. Rekayasa perangkat lunak aplikasi penjualan pada took story time factory outlet menggunakan pemrograman java. Skripsi : Padang. Lusiana Novita Dkk.2015.Metodologi Penelitian Kebidanan.Deepublish : Yogyakarta. J.S Kamdhi. 2010. Terampil Berwicara. PT. Grasindo : Jakarta. Juliandi Dkk. 2014.Metode Penelitian Bisnis. Kencana : Jakarta. Yusuf A. Muri, M.Pd. 2014.Metode Penelitian kuantitatifm, Kualitatif Dan Penelitian Gabungan. Kencana : Jakarta. Sugiyono. 2014. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif Dan R&D. Alfabeta : Bandung. Sugiarto.2010.Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: VisiMedia. Rizki Alfasca Pascapraharastyan dkk.2014.rancang bangun Sistem Informasi Manajemen arsip rumah sakit bedah surabaya berbasis web. Jurnal : Surabaya. 14
Rosa A S dan M. Shalahuddin.2013.Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Beroreintasi Objek. Informatika:Bandung. Taufiq Rohmat.2014.Sistem Informasi Manajemen. Graha Ilmu : Yogyakarta. 15