PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM APLIKASI PELAKSANAAN PERKULIAHAN SEMESTER PENDEK YANG TERINTEGRASI DENGAN SIAKAD PADA SUB.BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS JAMBI LEMBAGA PENGEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI UNIVERSITAS JAMBI 2015
A. PENDAHULUAN SIAKAD (Sistem Informasi Akademik) merupakan Program Aplikasi berbasis Web yang dikembangkan oleh UPT Komputer Unja guna memberikan pelayanan kepada Mahasiswa, Dosen dan Staf administrasi dan menjamin kelancaran dalam proses akademik. B. PEMAKAI Pemakai adalah pengguna atau user dari aplikasi Siakad Online Universitas Jambi. Daftar pemakai Siakad Online untuk program semester Pendek adalah sebagai berikut : 1. UPT Komputer Administrator Kasubag TU Staf UPT Komputer Akses Program : Data Mahasiswa Data Dosen /Pegawai Data akademik Mahasiswa (Lihat kumpulan KHS, Cetak KHS, Rekapitulasi Nilai) Riwayat Registrasi SKS - Kurikulum (Tambah / ubah / hapus Kurikulum, Isi Dosen pengampu Matakuliah Semester Pendek) - KRS Mahasiswa - Peserta Kuliah Semester Pendek - Mahasiswa aktif KRS - Edit KHS Mahasiswa - Validasi KRS Mahasiswa - Jadwal Pengisian KRS - Jadwal UpLoad Nilai Utility http://siakad.unja.ac.id 1
2. Dosen Akses Program : Data Pribadi Upload dan Download File Mahasiswa Bimbingan (Biodata Mhs, Riwayat Registrasi,KRS Mhs, Kumpulan KHS, Rekapitulasi nilai/transkrip) Matakuliah Semester Pendek Pengampu (download DPNA dan Laporan Nilai Berbasis Komputer, Upload Nilai) Data Akademik Mahasiswa (Lihat kumpulan KHS, Cetak KHS, Rekapitulasi Nilai) 3. Mahasiswa Akses Program : Biodata (Data Pribadi,upload Foto, Data SMTA, upload Ijazah,SKHUN, Data Ortu) Data Akademik (Lihat kumpulan KHS, Cetak KHS, Rekapitulasi Nilai) Riwayat registrasi KSM (Kartu Studi Mahasiswa) KRS (Kartu Rencana Studi) 4. Wakil Dekan BAKSI Akses Program : Data Mahasiswa Riwayat Registrasi Data Akademik Mahasiswa (Lihat kumpulan KHS, Cetak KHS, Rekapitulasi Nilai) Data Dosen/Pegawai SKS - Kurikulum (Tambah/ ubah /hapus Kurikulum, Isi Dosen pengampu Matakuliah Semester Pendek) - KRS Mahasiswa http://siakad.unja.ac.id 2
- Peserta Kuliah Semester Pendek - Mhs Aktif KRS (Ganti P.A Mahasisawa) - Validasi KRS Mahasiswa - Utility (Lihat Sandi, Jadwal Pengisian KRS, Jadwal Upload Nilai) 5. Ketua Jurusan (Kajur) Akses Program : Kurikulum (Tambah/ ubah /hapus Kurikulum, Isi Dosen pengampu Matakuliah Semester Pendek) Data Mahasiswa Data Akademik Mahasiswa (Lihat kumpulan KHS, Cetak KHS, Rekapitulasi Nilai) Riwayat Registrasi Mhs Aktif KRS (Ganti P.A Mahasisawa) Peserta Kuliah Semester Pendek Validasi KRS Mahasiswa Utility (Lihat Sandi, Jadwal Pengisian KRS, Jadwal Upload Nilai) 6. Kabag TU (Ka.TU) Akses Program : Data dosen/pegawai Riwayat Registrasi Data Akademik Mahasiswa (Lihat kumpulan KHS, Cetak KHS, Rekapitulasi Nilai) Peserta Matakuliah Semester Pendek (Rekap Peserta matakuliah Semester Pendek, Absen Matakuliah Semester Pendek : File Excel ) Mahasiswa Aktif KRS 7. Kasubag Akademik/ Pendidikan (kp) Akses Program : Kurikulum (Tambah/ ubah /hapus Kurikulum, Isi Dosen pengampu Matakuliah Semester Pendek) http://siakad.unja.ac.id 3
Riwayat Registrasi Data Akademik Mahasiswa (Lihat kumpulan KHS, Cetak KHS, Rekapitulasi Nilai) Mahasiswa Aktif KRS (Lihat Biodata Mhs, Riw.Registrasi, KRS, Kumpulan KHS, Ganti P.A) Peserta Matakuliah Semester Pendek 8. Prodi Akses Program : Kurikulum (Tambah/ ubah /hapus Kurikulum, Isi Dosen pengampu Matakuliah Semester Pendek) Validasi KRS Mahasiswa Prodi bersangkutan Data Akademik Mahasiswa (Lihat kumpulan KHS, Cetak KHS, Rekapitulasi Nilai) Peserta Matakuliah Semester Pendek ( [Download Rekap Peserta versi Excel], [Download Absen versi Excel] ) Mahasiswa Aktif KRS (Lihat Biodata Mhs, Riw.Registrasi, KRS, Kumpulan KHS, Ganti P.A) Riwayat Registrasi Utility (Isian prodi, Lihat Sandi, Jadwal Pengisian KRS) C. PANDUAN PENGGUNAAN Dalam panduan ini akan di uraikan cara penggunaan Sistem Aplikasi Pelaksanaan Perkuliahan Semester Pendek yang Terintegrasi dengan SIAKAD secara Online bagi Dosen, Jurusan/Program Studi dan Mahasiswa. http://siakad.unja.ac.id 4
Dosen 1. Buka browser dan ketik alamat Program Siakad Universitas Jambi : http://siakad.unja.ac.id Maka muncul Laman sebagai berikut : 2. Login Gunakan NIDN sebagai sebagai pemakai dan masukkan kata sandi. 3. Maka tampil hal berikut : http://siakad.unja.ac.id 5
Terdiri dari menu - Informasi Laman ini menampilkan informasi mengenai program Siakad Universitas Jambi. - Data Pribadi Laman ini menampilkan data pribadi, riwayat pangkat dan riwayat pendidikan dosen yang bersangkutan. - Download Laman ini berisikan file-file yang bisa diunduh melalui Siakad. - Mahasiswa Bimbingan Laman ini menampilkan mahasiswa-mahasiswa bimbingan yang terdiri dari nomor mahasiswa, riwayat registrasi, KRS, kumpulan KHS dan validasi KRS. - Matakuliah Semester Pendek Pengampu Laman ini menampilkan matakuliah Semester Pendek yang diampu oleh dosen yang bersangkutan. - Data Akademik Mahasiswa Laman ini menampilkan menu pencarian untuk melihat KHS dan rekapitulasi nilai mahasiswa. - Online-journal.unja.ac.id Merupakan link yang di direct menuju laman http://online-journal.unja.ac.id/ - Utility Pada laman ini, menu yang disediakan adalah menu untuk melihat sandi mahasiswa 4. Fasilitas program o Melihat Biodata Mahasiswa Bimbingan 1. Klik Menu Mahasiswa Bimbingan 2. Setelah itu muncul laman sebagai berikut : http://siakad.unja.ac.id 6
3. Klik Nomor Mahasiswa untuk melihat Data MahasiswaTampilan laman Biodata Mahasiswa o Melihat Riwayat registrasi 1. Klik Menu Mahasiswa Bimbingan 2. Klik Lihat pada kolom Riwayat registrasi 3. Tampilan laman Riwayat Registrasi http://siakad.unja.ac.id 7
o Melihat KRS Mahasiswa 1. Klik Menu Mahasiswa Bimbingan 2. Klik Lihat pada kolom KRS 3. Tampilan laman KRS Mahasiswa o Melihat kumpulan KHS Mahasiswa 1. Klik Menu Mahasiswa Bimbingan 2. Klik Lihat pada kolom Kumpulan KHS 3. Tampilan laman KHS Mahasiswa http://siakad.unja.ac.id 8
4. Klik Rekapitulasi Nilai untuk mengunduh dan mencetak Transkrip Nilai Sementara, file dalam bentuk format.pdf 5. Klik Cetak KHS untuk mengunduh dan mencetak KHS, file dalam bentuk format.pdf o Validasi KRS Mahasiswa 1. Klik Menu Mahasiswa Bimbingan 2. Jika Dosen Pembimbing Akademik (PA) menyetujui KRS yang diajukan mahasiswa, klik menu Setuju dan jika tidak, klik Perbaiki KRS. o Melihat Matakuliah Semester Pendek yang diampu dan peserta kuliah Semester Pendek 1. Klik Menu Matakuliah Semester Pendek Pengampu 2. Setelah itu muncul laman sebagai berikut : http://siakad.unja.ac.id 9
3. Klik Lihat pada kolom Aksi 4. Setelah itu muncul laman Daftar Peserta Matakuliah Semester Pendek : o Download DPNA versi Excel 1. Ikuti langkah 1 4 diatas (Langkah melihat Matakuliah Semester Pendek yang diampu dan peserta kuliah Semester Pendek) 2. Klik Download DPNA versi Excel 3. Hasil Unduhan, sebagai berikut : http://siakad.unja.ac.id 10
Indikator nama File : DPNA-[Kode Matakulah + Kelas] [Nama Matakuliah Semester Pendek] [Jumlah SKS] 4. Jumlah sheet file Excel : File Excel yang diunduh mempunyai 2 (dua) sheet; DPNA dan Laporan Nilai 5. Contoh tampilan sheet DPNA 6. Contoh tampilan sheet Laporan Nilai 7. Sheet DPNA; merupakan Daftar Hadir Perkuliah Semester Pendekan Dan Rincian Nilai Akhir, sheet ini dapat digunakan oleh Dosen sesuai dengan keperluan masing-masing (dapat diubah). 8. Sheet Laporan Nilai; Isilah Nilai Huruf dimulai pada kolom D12 sesuai nilai DPNA, dengan ketentuan format pada halaman sheet Laporan Nilai tidak boleh diubah. http://siakad.unja.ac.id 11
9. Nilai huruf terdiri dari : A, B+, B, C+, C, D+, D dan E. Nilai huruf dapat berupa huruf besar atau kecil. 10. Isian kolom nilai huruf dapat dikosongkan. 11. Contoh : Nilai Huruf A Keterangan valid B+ valid c+ valid E valid TL Belum valid tidak valid tidak valid - tidak valid B- tidak valid 12. Simpan. o Upload DPNA 1. Klik Menu Matakuliah Semester Pendek Pengampu 2. Setelah itu muncul laman sebagai berikut : Menu Laporan Nilai akan aktif sesuai dengan jadwal pelaporan nilai yang ditetapkan oleh Fakultas masing-masing. 3. Klik Lapor Nilai pada kolom pelaporan nilai 4. Selanjutnya, muncul laman sebagai berikut : http://siakad.unja.ac.id 12
5. Klik Browse 6. Pilih file yang akan di unggah 7. Klik Open 8. Selanjutnya klik Proses 9. Jika data sudah benar, klik Saya Setuju 10. Jika isian kolom nilai huruf tidak valid Jika isian kolom nilai huruf valid http://siakad.unja.ac.id 13
11. Jika data sudah benar, klik Saya Setuju 12. Selanjutnya akan tampil laman sebagai berikut : 13. Selesai Untuk melihat data nilai yang sudah dilaporkan, dapat menggunakan langkah melihat Matakuliah Semester Pendek yang diampu dan peserta kuliah Semester Pendek. http://siakad.unja.ac.id 14
Program Studi 1. Buka browser dan ketik alamat Program Siakad Universitas Jambi : http://siakad.unja.ac.id Maka muncul Laman sebagai berikut : 2. Login Gunakan Username dan password masing-masing program studi. 3. Maka tampil hal berikut : Terdiri dari menu - Informasi Laman ini menampilkan informasi mengenai program Siakad Universitas Jambi. - Kurikulum Laman ini berisikan kurikulum, yang terdiri dari Kode dan Nama Matakuliah Semester Pendek, Kredit semester, Dosen Penanggung Jawab, Jumlah Peserta, dan Kapasitas Kelas. Prodi dapat merubah kurikulum. http://siakad.unja.ac.id 15
- Validasi KRS Mahasiswa Laman ini nama-nama mahasiswa yang telah melakukan pengisian KRS. Prodi dapat melakukan validasi jika Dosen Pembimbing Akademik (PA) berhalangan untuk melakukan validasi KRS mahasiswa. - Data Akademik Mahasiswa Laman ini menampilkan menu pencarian untuk melihat KHS dan rekapitulasi nilai mahasiswa. - Peserta Kuliah Semester Pendek Laman ini menampilkan nama-nama mahasiswa yang mengikuti matakuliah Semester Pendek yang ditawarkan. Prodi dapat mengunduh rekap peserta dan Absen matakuliah Semester Pendek yang bersangkutan. - Mahasiswa Aktif KRS Laman ini menampilkan nama-nama mahasiswa yang aktif melakukan pengisian KRS, dan Prodi dapat mengganti Pembimbing Akademik (PA) masing-masing mahasiswa. - Riwayat registrasi Laman ini menampilkan menu pencarian untuk melihat riwayat registrasi mahasiswa. - Utility Pada laman ini, menu yang disediakan adalah menu Isian Data Program studi, Jadwal Pengisian KRS Mahasiswa, Melihat Sandi Mahasiswa dan Membuat pengumuman untuk Mahasiswa. 4. Fasilitas program o Mengedit Kurikulum Semester Pendek 1. Klik Menu Kurikulum 2. Pilih program studi, klik Lihat Kurikulum Semester Pendek 3. Tampilan laman Kurikulum http://siakad.unja.ac.id 16
4. Ubah data Kurikulum : Klik Rubah 5. Tampilan laman Rubah data kurikulum 6. Jika selesai mengubah data kurikulum, klik Simpan 7. Hapus data kurikulum : Klik Hapus 8. Tambah data kurikulum : Klik Tambah Data 9. Tampilan laman Tambah data kurikulum 10. Masukkan Kode, Nama matakuliah Semester Pendek, Kredit dan Semester, lalu Simpan http://siakad.unja.ac.id 17
o Validasi KRS Mahasiswa 1. Klik Menu Validasi KRS MHS 2. Pilih program studi, klik Validasi KRS 3. Tampilan laman validasi KRS 4. Jika Dosen Pembimbing Akademik (PA) berhalangan dalam validasi Kartu Rencana Studi (KRS) mahasiswa, Prodi dapat melakukan validasi KRS. Jika KRS yang diajukan mahasiswa disetujui, klik menu Setuju dan jika tidak, klik Perbaiki KRS. o Melihat KRS Mahasiswa 1. Klik Menu Validasi KRS MHS 2. Pilih program studi, klik Validasi KRS 3. Klik Lihat pada kolom KRS 4. Tampilan laman KRS Mahasiswa http://siakad.unja.ac.id 18
o Data Akademik Mahasiswa 1. Klik Menu Data Akademik Mhs 2. Masukkan nomor mahasiswa atau nama mahasiswa pada form yang disediakan 3. Klik KHS Mahasiswa 4. Tampilan laman KHS Mahasiswa 5. Klik Rekapitulasi Nilai untuk mengunduh dan mencetak Transkrip Nilai Sementara, file dalam bentuk format.pdf 6. Klik Cetak KHS untuk mengunduh dan mencetak KHS, file dalam bentuk format.pdf o Melihat Peserta Matakuliah Semester Pendek 1. Klik Menu Peserta Matakuliah Semester Pendek 2. Pilih program studi, klik Lihat Peserta http://siakad.unja.ac.id 19
3. Setelah itu muncul laman sebagai berikut : 4. Klik Lihat pada masing-masing matakuliah Semester Pendek 5. Selanjutnya tampil laman sebagai berikut : 6. Untuk unduh absen matakuliah Semester Pendek, klik Download Absen versi Excel 7. Contoh Absen http://siakad.unja.ac.id 20
o Mengganti Pembimbing Akademik 1. Klik Menu Mhs Aktif KRS 2. Pilih program studi, klik Lihat Mhs Aktif KRS 3. Klik Ganti P.A pada masing-masing nama mahasiswa 4. Masukkan potongan nama dosen pembimbing Akademik (PA) terbaru, klik Cari 5. Tampilan hasil pengetikan potongan nama dosen 6. Pilih nama dosen PA yang sesuai dengan SK Dosen Pembimbing Akademik, dengan cara klik Ambil 7. Selesai o Melihat Biodata Mahasiswa 1. Klik Menu Mhs Aktif KRS 2. Pilih program studi, klik Lihat Mhs Aktif KRS 3. Tampilan laman Mahasiswa Aktif 4. Klik Nomor Mahasiswa untuk melihat Data Mahasiswa 5. Tampilan laman Biodata Mahasiswa o Melihat Riwayat registrasi 1. Klik Menu Riwayat Registrasi 2. Massukkan Nomor Mahasiswa atau Nama http://siakad.unja.ac.id 21
Mahasiswa pada form yang disediakan 3. Klik Lihat Riwayat Registrasi 4. Tampilan laman Riwayat Registrasi 5. Riwayat Registrasi juga dapat dilihat pada menu Validasi KRS MHS o Jadwal Pengisian KRS Mahasiswa 1. Klik Menu Utility 2. Pilih Menu Jadwal Pengisian KRS Mahasiswa 3. Setelah itu muncul laman sebagai berikut : 4. Klik Ubah 5. Selanjutnya muncul laman sebagai berikut : http://siakad.unja.ac.id 22
6. Ubah tanggal mulai dan tanggal selesai, dengan format [yyyy-mm-dd] atau [tahun bulan hari] 7. Klik Simpan http://siakad.unja.ac.id 23
Mahasiswa 1. Buka browser dan ketik alamat Program Siakad Universitas Jambi : http://siakad.unja.ac.id Maka muncul Laman sebagai berikut : 2. Login Gunakan Nomor Induk Mahasiswa (NIM) sebagai sebagai pemakai dan masukkan kata sandi yang didapat pada saat melakukan daftar ulang di BAK. 3. Maka tampil hal berikut : http://siakad.unja.ac.id 24
Terdiri dari menu - Informasi Laman ini menampilkan informasi mengenai program Siakad Universitas Jambi. - Biodata Laman ini menampilkan data pribadi, data SMTA, data orangtua dan cetak. - Data Akademik Laman ini menampilkan data akademik mahasiswa, seperti melihat dan mencetak KHS dan rekapitulasi nilai mahasiswa. - Riwayat Registrasi Laman ini menampilkan riwayat registrasi mahasiswa. - KSM Laman ini menyediakan menu untuk mencetak Kartu Studi Mahasiswa (KSM) Semester Pendek. - KRS Merupakan laman untuk melakukan kontrak matakuliah Semester Pendek mahasiswa Universitas Jambi 4. Fasilitas program o Mengedit Biodata o Mengupload Foto Mengupload Ijazah dan SKHUN o Melihat dan Mencetak KHS o Melihat dan Mencetak Traskrip Sementara o Melihat Riwayat Registrasi o Mencetak Kartu Studi Mahasiswa (KSM) o Melakukan Kontrak Matakuliah Semester Pendek Jambi, 10 Agustus 2015 Ketua LPTIK Univ. Jambi Ir. Indra Sulaksana, MS http://siakad.unja.ac.id 25