20 3 METODE PENELITIAN 3.1 Tempat dan Waktu Penelitian Penelitian dilaksanakan di perusahaan pengolahan ikan tuna PT X, yang terletak pada kawasan Pelabuhan Perikanan Samudra Muara Baru, Jakarta Utara. Waktu pelaksanaan penelitian ini adalah bulan Agustus-September 2010. 3.2 Tahapan Penelitian Penelitian ini mencakup evaluasi sistem dokumentasi rantai distribusi penanganan tuna yang memiliki kaitan dengan PT X dan dilakukan dalam beberapa tahapan, yaitu: 1. Mempelajari, mendeskripsikan dan memverifikasi jaringan distribusi penanganan ikan tuna yang memiliki kaitan dengan PT X, sebagai mata rantai industri pengolahan tuna loin. 2. Melakukan analisis dan asesmen terhadap praktek implementasi sistem dokumentasi program traceability pada jaringan distribusi penanganan tuna yang memiliki kaitan dengan PT X. Pelaksanaan penerapan dokumentasi program traceability meliputi prosedur perekaman, manajemen perekaman dan sistem pengkodean. Adapun asesmen yang dilakukan menggunakan traceability decission tree, untuk memastikan keperluan tahapan terhadap proses ketelusuran. 3. Analisis dan desain pengembangan sistem informasi dalam jaringan rantai distribusi tuna untuk pelaksanaan penerapan dokumentasi program traceability. Kegiatan pelaksanaan pengembangan sistem informasi yang dilakukan meliputi identifikasi kebutuhan sistem, pengembangan model traceability internal, pengembangan model untuk pertukaran informasi antar aktor (pihak-pihak) yang terlibat dalam rantai distribusi tuna, dan terakhir adalah desain basis data. Secara lengkap masing-masing tahapan tersebut adalah : 3.2.1 Mempelajari, mendeskripsikan dan memverifikasi jaringan distribusi penanganan tuna yang memiliki kaitan dengan PT X. 1) Mempelajari jaringan rantai distribusi tuna yang berkaitan dengan PT X mulai dari penangkapan hingga ekspor.
21 2) Pembuatan jaringan rantai distribusi tuna. 3) Verifikasi dan presentasi jaringan rantai distribusi tuna di PT X. Verifikasi dan presentasi dilakukan dengan konsultasi dan diskusi kepada QC dan manajer umum PT X. 3.2.2 Analisis dan asesmen terhadap praktek implementasi sistem dokumentasi program traceability pada jaringan distribusi penanganan tuna yang berkaitan dengan PT X Analisis sistem merupakan langkah pertama dalam mengembangkan sistem dokumentasi program traceability yaitu melakukan analisis prosedur-prosedur yang ada dalam industri pengolahan ikan tuna untuk menetapkan elemen apa yang telah ada dan memastikan langkah kunci dalam pengembangan sistem telah teridentifikasi. Sedangkan asesmen traceability merupakan sebuah kegiatan menentukan kemampuan suatu prosedur dan perekaman mendukung penerapan sistem traceability di unit pengolahan. 3.2.2.1 Analisis praktek implementasi sistem traceability Analisis sistem traceability yang dilakukan menggunakan data primer maupun data sekunder berupa prosedur-prosedur yang diperoleh di industri penanganan dan pengolahan tuna. Inventarisasi data primer dilakukan secara langsung di lapangan melalui wawancara dan observasi. Sedangkan data sekunder melalui studi pustaka, analisis dokumen, serta informasi dari instansi terkait. Data yang diperoleh di evaluasi kesesuaiannya dengan mengacu pada standar aturan yang berlaku di Uni Eropa (EC No. 178/2002) maupun Amerika (Bioterrorism Act 2002) sebagai negara tujuan ekspor, selain itu juga mengacu kepada standar internasional, Codex Alimentarius Commission (CAC/GL 60-2006) mengenai prinsip traceability sebagai alat untuk inspeksi makanan dan sistem sertifikasi dan The International for Standarization seperti sistem manajemen keamanan pangan ISO 22000. Analisis sistem traceability menurut Derrick dan Dillon (2004) meliputi : 1) Analisis prosedur perekaman proses produksi Analisis prosedur perekaman disusun berpatokan pada diagram alir proses produksi tuna loin beku masing-masing aktor. Pada tahap ini, semua informasi yang berkaitan dengan produk sepanjang proses produksi dipastikan telah didokumentasikan.
22 2) Analisis manajemen perekaman Analisis manajemen perekaman dilakukan meliputi semua ruang lingkup traceability yaitu Supplier traceability, Process traceability dan Customer traceability. 3) Analisis sistem pengkodean Analisis sitem pengkodean dilakukan untuk melihat bagaimana perusahaan memberikan kode identifikasi pada suatu produk dan menjaga keutuhan kode bersama dengan informasi yang terkandung di dalamnya sepanjang proses produksi. Masing-masing analisis diatas dilakukan di seluruh tahap penanganan dan pengolahan yang terjadi di rantai distribusi tuna loin. 3.2.2.2 Asesmen praktek implementasi sistem traceability Tahap selanjutnya adalah melakukan asesmen terhadap praktek implementasi sistem dokumentasi program traceability. Asesmen sistem dokumentasi program traceability adalah penentuan kemampuan prosedur perekaman dan kegiatan perekaman di unit pengolahan yang mampu mendukung penerapan sistem traceability. Metode yang digunakan mengacu pada konsep traceability decision tree (Derrick dan Dillon 2004). Traceability Decision Tree diawali dengan pertanyaan pada masing-masing proses produksi secara berurutan yang meliputi : 4) Identifikasi prosedur dan dokumen perusahaan yang menyangkut traceability. Apabila dokumen dalam tiap proses yang dibutuhkan untuk menjamin traceability tidak ada, maka prosedur harus diganti. 5) Identifikasi apakah kode pengenal suatu batch (batch identification codes) yang dicatat berdasarkan hubungan data proses dengan masing-masing batch. 6) Identifikasi apakah kode pengenal suatu batch (batch identification codes) dipindahkan dengan produk ke tahap selanjutnya. Apabila jawaban semua pertanyaan tersebut adalah tidak, maka perlu dilakukan perubahan prosedur pencatatan untuk memperbaiki pelaksanaan traceabiliy selama di dalam industri. Diagram alir metode traceability decision tree dapat dilihat pada Gambar 4.
23 Q1 Apakah pada tahap ini dibuat rekaman? Tindakan yang diperlukan : Membuat rekaman pada tahap ini Q1a ya Q2 ya tidak Apakah rekaman diperlukan untuk menelusuri produk? tidak Apakah kode nomor lot diikutsertakan dalam rekaman? tidak Tindakan yang diperlukan : Memodifikasi rekaman termasuk nomor lot Q3 Apakah kode nomor lot pada produk diikutsertakan pada tahapan proses selanjutnya? tidak Tindakan yang diperlukan : Mengembangkan metode termasuk kode nomor lot Melanjutkan ke tahap selanjutnya Gambar 4 Skema Traceability Decision Tree (Derrick dan Dillon 2004). 3.2.3 Analisis dan desain atau perancangan sistem informasi untuk mendukung penerapan traceability pada rantai distribusi tuna loin beku Konsep desain atau perancangan sistem informasi berbasis teknologi informasi mengacu pada Thakur dan Hurburgh (2009). Tahapan perancangan sistem informasi dilakukan untuk memberikan gambaran tentang Unit Pengolahan Ikan, dalam hal ini PT X dan kaitannya dengan supplier (pemasok) maupun konsumennya (buyer). Tahapan ini dilaksanakan dalam 4 (empat) aktivitas atau kegiatan yaitu identifikasi kebutuhan sistem, pengembangan model traceability internal, desain model untuk pertukaran informasi antar aktor (pihak-pihak) yang terlibat dalam rantai distribusi tuna, dan terakhir adalah desain basis data. Skematis tahapan pelaksanaan penelitian ini dapat dilihat pada Gambar 5.
24 Identifikasi kebutuhan sistem Pengembangan model traceability internal Desain model untuk pertukaran informasi antara aktor yang terlibat dalam sistem Desain basis data Gambar 5 Tahapan perancangan sistem informasi (mengacu Thakur dan Hurburgh 2009). 3.2.3.1 Identifikasi kebutuhan sistem Identifikasi kebutuhan sistem merupakan langkah pertama dari analisis dan desain sistem informasi untuk mendukung implementasi dokumentasi program traceability pada rantai distribusi ikan tuna. Tahapan identifikasi kebutuhan sistem bertujuan memenuhi dan menyelaraskan antara berbagai kebutuhan dari seluruh aktor yang terlibat. Pelaksanaan identifikasi kebutuhan sistem meliputi penentuan dari pihakpihak (aktor) yang terlibat dalam rantai distribusi tuna. Batasan terhadap pihakpihak (aktor) dalam penelitian ini adalah aktor yang terkait dengan PT X, baik pihak supplier maupun pihak yang menerima produk akhir hasil produksi dari perusahaan. Secara umum aktor-aktor yang terlibat dengan PT X adalah kapal penangkap ikan, tempat pendaratan ikan (transit), unit pengolah ikan (PT X), grosir (wholesalers), dan retailer. Selanjutnya dari aktor-aktor yang terlibat dibuat interaksinya dalam bentuk gambar model sistem traceability dari rantai distribusi tuna. Gambar model tersebut menggunakan model diagram use case yang mengacu pada Lee dan Xue (1999). Diagram use case ini membantu menjelaskan mengenai hubungan antara aktor dengan setiap use case dalam sistem traceability rantai distribusi tuna yang ada (Gambar 6).
25 Sistem traceability rantai distribusi tuna Use case Aktor Use case Aktor Aktor Use case Aktor Use case Aktor Keterangan: Sistem Aktor Garis penghubung Use case Batasan sistem Gambar 6 Model use case diagram dan bagian-bagiannya. 3.2.3.2 Pengembangan model traceability internal Langkah selanjutnya adalah pengembangan model traceability internal. Traceability internal memiliki peranan yang sangat penting dalam traceability secara keseluruhan (chain traceability). Traceability internal dikembangkan sebagai dasar bagi pengembangan pertukaran informasi pada chain traceability tuna. Traceability internal yang baik akan memudahkan dalam pelacakan produk secara keseluruhan dalam suatu rantai distribusi. Pengembangan model traceability internal dikembangkan dengan menggunakan teknik Integrated Definition Modelling (IDEF0) yang mengacu IDEF0 (1993). Teknik Integrated Definition Modelling (IDEF0) menerangkan mengenai masukan (input), keluaran (output), kontrol (control) dan mekanisme (mechanisms) dari suatu proses (Gambar 7). Model ini dapat disusun secara
26 hierarki dalam bentuk struktur pohon (tree stucture), yaitu berupa sub proses-sub proses dari proses utama (parent process). Kontrol Masukan NAMA PROSES Keluaran Mekanisme Gambar 7 Model umum IDEF0. Langkah pertama dari teknik IDEF0 adalah mengidentifikasi fungsi (proses) utama. Proses utama pada penelitian ini adalah pengembangan sistem traceability internal pada UPI (Unit Pengolahan Ikan) tuna. Setelah mengetahui proses utama maka dilakukan pendefinisian input (sesuatu yang dapat digunakan dari suatu proses untuk menghasilkan suatu output), kontrol (kondisi atau prinsip atau batasan yang dibutuhkan sehingga suatu proses dapat menghasilkan output), mekanisme (bagaimana suatu proses direalisasikan) dan output (data atau obyek yang dihasilkan dari suatu proses) dari proses utama tersebut. Input dan kontrol dipilih secara teoritis mengacu pada standar ISO 22005 : 2007, sedangkan mekanisme dan untuk mencapai output yang diinginkan mengacu pada Thakur dan Humburgh (2009). Input pada penelitian ini adalah regulasi, karakteristik produk dan harapan konsumen dengan acuan standar ISO 22005 : 2007. Mekanisme yang digunakan adalah standar industri, personal dan prosedur-prosedur yang ada, sedangkan output yang ingin dihasilkan adalah dokumentasi proses produksi, sertifikat yang divalidasi, jaminan kualitas keamanan pangan, kepuasan konsumen dan pemenuhan regulasi yang berlaku. Langkah selanjutnya dari teknik IDEF0 ini adalah menguraikan proses utama menjadi sub proses-sub proses. Penguraian proses utama ini dibagi menjadi 5 tahap dimana output dari suatu tahapan merupakan input bagi tahapan yang lain (Thakur dan Humburgh 2009). Kelima tahapan tersebut adalah untuk melihat rencana sistem traceability, penerapan traceability, evaluasi pelaksanaan sistem, validasi sistem dan perawatan sistem (Gambar 8).
27 Kontrol Masukan Menentukan Rencana Sistem Traceability Penerapan /Implementasi Traceability Evaluasi Pelaksanaan Sistem Validasi Sistem Perawatan Sistem Keluaran Mekanis Gambar 8 Penguraian model IDEF0 (pengembangan sistem traceability internal tuna). 3.2.3.3 Model pertukaran informasi traceability Model pertukaran informasi pada rantai distribusi tuna (tuna supply chain) dibuat untuk menggambarkan informasi apa saja yang harus disimpan dan dipertukarkan dalam rantai distribusi. Langkah yang dilakukan untuk memodelkan pertukaran informasi dibagi menjadi tiga bagian yang mengacu pada Thakur dan Hurburgh (2009). Langkah pertama adalah memodelkan aliran produk tuna dan aliran informasinya yang terlihat dari gambar rantai distribusi tuna beku. Dari gambar tersebut akan terlihat aktivitas-aktivitas yang terjadi pada suatu produk tuna dan informasi-informasi yang sebaiknya diteruskan oleh masing-masing aktor sepanjang jalur distribusinya. Langkah selanjutnya adalah menggambarkan pertukaran informasi ketika salah satu aktor meminta informasi tambahan terhadap suatu produk yang diduga berbahaya menggunakan sequence diagram mengacu pada Pender (2002). Sequence diagram mengilustrasikan bagaimana suatu obyek berinteraksi dengan obyek lainnya (interaksi antar obyek). Tipe interaksi pada sequence diagram dapat dilihat pada Gambar 9, sedangkan model sequence diagram yang digunakan pada penelitian ini dapat dilihat pada Gambar 10.
28 Pesan yang membutuhkan tanggapan Tanggapan dari suatu pesan Gambar 9 Tipe interaksi pada sequence diagram. Sumber: Pender 2002 Aktor Aktor Aktor Aktor Kirim data produk Pesan tambahan Tanggapan pesan tambahan Kirim data produk Pesan tambahan Tanggapan pesan tambahan Kirim data produk Pesan tambahan Tanggapan pesan tambahan Gambar 10 Model sequence diagram yang digunakan pada penelitian. Langkah terakhir adalah memfasilitasi bagaimana suatu data/informasi dipertukarkan antar aktor dalam suatu rantai distribusi. Hal ini dapat dilakukan menggunakan XML (Extensible Markup Language) (Folinas et al. 2007). XML merupakan bahasa yang digunakan untuk memfasilitasi pertukaran informasi yang berhubungan dengan sistem traceability secara elektronik (electronic exchange) antara berbagai pihak atau organisasi dalam suatu rantai distribusi. 3.2.3.4 Desain basis data Penggunaan basis data pada sistem traceability perusahaan bertujuan untuk mengurangi adanya program data dependence, duplikasi data dan keterbatasan berbagi informasi yang direpresentasikan menggunakan entity relationship diagram (ERD). ERD merupakan suatu diagram yang dapat menunjukkan cara data dan informasi akan disimpan di dalam basis data beserta hubungan antar data. Bagian yang digunakan untuk membangun suatu entity relationship diagram adalah entitas (entity), atribut, dan hubungan/relasi antar entitas (relationship) mengacu pada Hoffer et al. (2002). Tahapan-tahapan dalam dalam melakukan desain basis data dapat dilihat dari Gambar 11.
29 Tahap I: Koleksi & analisis persyaratan Persyaratan Data Persyaratan Proses Tahap II: Rancangan konseptual Rancangan skema eksternal & konseptual (terlepas dari DBMS) E-R model Definisi entitas Rancangan Transaksi Data Tahap III: Pemilihan DBMS Tahap IV: Rancangan logikal Tahap V: Rancangan fisik Rancangan skema eksternal & konseptual (sesuai dengan DBMS terpilih) Rancangan skema internal (sesuai dengan DBMS terpilih) Definisi: tabel, index, view, jalur, akses, format penyimpanan Rancangan program aplikasi Penyusunan program aplikasi Tahap VI: Implementasi Pembangunan Basis Data Operasional program aplikasi Gambar 11 Tahapan perancangan basis data (Elmasri dan Navathe 1994). Langkah yang digunakan pada penelitian ini hanya sampai pada tahap 2. Persyaratan data (tahap 1) berisikan data-data yang dibutuhkan untuk pengembangan basis data yaitu sesuai dengan data-data proses produksi tuna beku di perusahaan. Rancangan konseptual basis data (tahap 2) menghasilkan skema konseptual dari basis data yang bebas dari DBMS (database management system) tertentu. Dalam hal ini digunakan pemodelan ERD (Entity Relationship Diagram) menggunakan program microsoft office visio 2007.